Ryczałt czy kilometrówka? Jak w 2024 r. rozliczać koszty używania przez pracowników prywatnych pojazdów do celów służbowych

• Na jakiej podstawie prywatny pojazd może być używany do celów służbowych
• Jakie są maksymalne stawki za 1 km przebiegu pojazdu
• Jaki jest miesięczny limit kilometrów i ryczałt
• Kilometrówka na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu

Na jakiej podstawie prywatny pojazd może być używany do celów służbowych

Podstawą zwrotu kosztów używania przez pracowników w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli lub motorowerów niebędących własnością pracodawcy jest umowa cywilnoprawna o używanie pojazdu do celów służbowych. 

Umowa powinna zawierać takie elementy jak:

• rodzaj pojazdu i jego dane (w tym pojemność skokowa silnika samochodu w celu ustalenia właściwej stawki za 1 km przebiegu pojazdu),
• wskazanie gminy lub miasta będącego obszarem wyjazdów,
• stawkę za 1 km przebiegu,
• przyznany limit kilometrów.

Zwykle pracownik korzysta z pojazdu, który jest jego własnością. Możliwe jest także korzystanie z pojazdu, który nie jest własnością pracownika, pod warunkiem, że ma on prawo z niego korzystać.

Jakie są maksymalne stawki za 1 km przebiegu pojazdu

Koszty używania przez pracownika prywatnego pojazdu do celów służbowych pokrywa pracodawca. Koszty ustala się według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika:

- do 900 cm³: 0,89 zł,

- powyżej 900 cm³: 1,15 zł,

• dla motocykla: 0,69 zł,
• dla motoroweru: 0,42 zł.

Jaki jest miesięczny limit kilometrów i ryczałt

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca. Limit ustala się w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, a także rodzaju służb, dla których pracownik wykonuje pracę.

Ryczałt oblicza się jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Maksymalne kwoty ryczałtu dla samochodów przedstawiamy w tabeli.

Maksymalne miesięczne kwoty ryczałtu za używanie samochodu

Maksymalne kwoty ryczałtu w przypadku motocykli i motorowerów przedstawiamy w poniższej tabeli.

Maksymalne miesięczne kwoty ryczałtu za używanie motocykla lub motoroweru

Wypłata ryczałtu następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno:

• zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny);
• określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności;
• określać ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kwotę ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kilometrówka na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu

Kilometrówka jest innym od ryczałtu sposobem rozliczenia kosztów służbowych przejazdów lokalnych. Pozwala ona obliczyć koszt wydatków poniesionych przez pracownika w danym miesiącu na podstawie przejechanych kilometrów. W tym celu należy pomnożyć dokładną liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr. Do tego niezbędna jest ewidencja przebiegu pojazdu, prowadzona przez pracownika. 

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej: 

• dane pracownika;
• dane pracodawcy;
• numer rejestracyjny pojazdu, pojemność skokową silnika samochodu;
• miejsce wyjazdu;
• miejsce docelowe;
• cel wykonania przejazdu;
• datę przejazdu;
• liczbę przejechanych kilometrów;
• stawkę za 1 kilometr przebiegu.

Podstawa prawna

• § 1-4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271, ost. zm. Dz.U. z 2022 r., poz. 5)