Strona główna » Kadry » Zbiorowe prawo pracy » Związki zawodowe » Reprezentacja pracowników

Reprezentacja pracowników

08 grudnia 2014, 14:45
[Data aktualizacji 10 grudnia 2014, 14:57]

Dorota Strzelec

Agnieszka Janowska

Organizacje, w których nie działają związki zawodowe, nie są zwolnione z obowiązku zasięgania opinii o swoich decyzjach z pracownikami. W wielu przypadkach przepisy wymagają konsultowania ważniejszych zmian w firmie z tzw. reprezentacją pracowników. Czym jest ten organ, jakie są zasady jego działania i co jego funkcjonowanie niesie z sobą dla pracodawcy?

Reprezentacja pracowników

Kodeks pracy oraz inne przepisy prawa pracy coraz częściej wskazują rodzaj wprowadzanych w firmie zmian czy decyzji pracodawcy, które wymagają uzgodnienia z reprezentacją załogi. W przypadku braku istnienia w firmie związków zawodowych czy rady pracowników, będą to przedstawiciele pracowników powoływani w trybie przyjętym u danego pracodawcy. O ile cele i sposób działania związków zawodowych i rad pracowników zostały szczegółowo określone w odrębnych ustawach (ustawa z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych oraz ustawa z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji), o tyle żaden z przepisów nie reguluje sposobu powoływania oraz kompetencji przedstawicieli pracowników. Oznacza to, że w ramach ogólnie obowiązujących przepisów prawa pracy, pracodawca ma pewną swobodę określenia zasad funkcjonowania przedstawicieli pracowników w swojej firmie, np. sposobu ich wyboru, liczebności, szczegółowych kompetencji etc. Brak szczegółowych regulacji budzi jednak wiele wątpliwości pracodawców.

Najrozsądniejszym rozwiązaniem dla przedsiębiorstw zatrudniających powyżej 20 pracowników, w których nie działa związek zawodowy ani rada pracowników, jest ustalenie w regulaminie pracy lub innym wewnętrznym dokumencie, dostępnym dla ogółu pracowników, sposobu wyboru i zasad działania przedstawicieli pracowników. W firmach zatrudniających poniżej 20 pracowników z pewnością łatwiej będzie konsultować określone decyzje z ogółem zatrudnionych.

Sposób wyboru

Z przepisów prawa wynika, że przedstawiciel załogi to pracownik wybrany przez ogół zatrudnionych do reprezentowania jej interesów. Jedyną właściwą formą powoływania przedstawicieli pracowników są demokratyczne wybory.

Nowość: Umowy zlecenia 2015

Sposób wyboru reprezentacji załogi powinien dokładnie określać regulamin pracy lub inny wewnętrzny dokument pracodawcy, wskazując m.in.:

liczbę przedstawicieli pracowników w danej firmie – zależnie od liczby zatrudnionych oraz zakresu konsultacji (np. w firmie poniżej 50 zatrudnionych może to być jeden reprezentant, w firmie do 100 zatrudnionych dwóch reprezentantów itd.),
termin i tryb zgłaszania kandydatów na przedstawicieli (np. możliwość zgłaszania kandydatów indywidualnie lub też przez grupy pracowników, wymóg pisemnej zgody kandydata itp.),
termin podania nazwisk kandydatów do wiadomości załogi,
data wyborów przedstawicieli,
tryb przeprowadzania wyborów (np. w formie tajnego głosowania na specjalnych kartach, które będą zwracane do urny w dziale kadr),
tryb wyłaniania przedstawicieli spośród kandydatów (np. na przedstawicieli zostaną wybrane osoby, które zdobyły największą liczbę głosów),
termin i sposób podania do wiadomości załogi wyników wyborów.

Zadaj pytanie na FORUM

Niechęć do współdecydowania

Pracodawcy często wskazują, że mimo możliwości, jakie są przez nich stwarzane, pracownicy niechętnie współdecydują o losach firmy. Tym samym coraz częściej zdarzają się sytuacje, w których mimo działań zarządu zgodnie z przepisami prawa, reprezentacja załogi nie zostaje wybrana. Jak rozwiązać taki problem?

Oczywiście, może dojść do sytuacji, w której pracownicy nie będą zainteresowani powołaniem swoich przedstawicieli lub nie będzie chętnych do kandydowania. Pracownicy mogą też celowo unikać wyłonienia reprezentacji w celu blokowania wprowadzenia niekorzystnych z ich punktu widzenia zmian organizacyjnych (np. wprowadzenia elastycznego czasu pracy). Pracodawca, z jednej strony, nie może ingerować w proces wyborczy, zaś z drugiej strony, nie może ponosić konsekwencji bierności załogi. Tym samym może przygotować się na taki rozwój wypadków, zapewniając minimum środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych pracownikom do wyboru reprezentacji (np. w postaci pisemnej procedury wyborczej i organizacji zebrania załogi). Jeżeli w przypadku opisywanych powyżej problemów zdoła wykazać, że pracownicy mieli zapewnione możliwości wyboru reprezentacji, a z nich nie skorzystali, pracodawca będzie mógł wprowadzać planowane zmiany bez konsultacji z załogą. Jest to istotne dla ważności wdrożonych zmian. Co równie ważne, w przypadku dojścia do sporu prawnego, właściwy sąd będzie analizował, czy reprezentacja pracowników została wybrana w sposób właściwy, a w przypadku jej niewyłonienia, czy pracodawca zapewnił warunki do demokratycznego przeprowadzenia tego procesu.

Rada pracowników - skład i zadania

Przedmiot konsultacji	Podstawa prawna
Zamiar i zasady przeprowadzania zwolnień grupowych (w tym treść regulaminu zwolnień grupowych)	Art. 2 ust. 7 i art. 3 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników
Ustalenie warunków korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych	Art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych
Utworzenie pracowniczego programu emerytalnego (PPE)	Art. 11 ust. 3 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych
Uzgadnianie wykazu prac w warunkach szczególnie uciążliwych lub szczególnie szkodliwych dla zdrowia oraz monotonnych i w ustalonym z góry tempie, a także wykazu prac, które powinny być wykonywane przez co najmniej dwie osoby dla asekuracji	Art. 145 oraz art. 225 ustawy – Kodeks pracy
Wszelkie działania związane z bezpieczeństwem i higieną pracy	Art. 237^11a ustawy – Kodeks pracy
Zawieszanie postanowień prawa zakładowego lub umów o pracę	Art. 9¹ oraz art. 23^1a ustawy – Kodeks pracy
Ustalanie warunków telepracy	Art. 67⁶ ustawy – Kodeks pracy
Wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego	Art. 150 ustawy – Kodeks pracy
Wprowadzenie ruchomego rozkładu czasu pracy	Art. 150 ustawy – Kodeks pracy
Wprowadzenie przerywanego systemu czasu pracy	Art. 139 ustawy – Kodeks pracy

Kompetencje przedstawicieli załogi

Przepisy prawa pracy zawierają katalog decyzji pracodawcy wymagających konsultacji z przedstawicielami pracowników. Należy jednak pamiętać, że kompetencje przedstawicieli pracowników obejmują tylko wyrażanie opinii na temat odpowiednich zagadnień, ostateczną decyzję podejmuje zawsze i wyłącznie pracodawca (zarząd).

Wątpliwości pracodawców budzi również zakres działania reprezentacji. Sporne jest, czy raz wyłoniona w sposób demokratyczny reprezentacja załogi ma wyrażać opinię we wszystkich bieżących sprawach, czy też za każdym razem należy powoływać nową lub oddzielną reprezentację? Wydaje się, że odpowiedzi na te pytania będą wynikały ze specyfiki danego przedsiębiorstwa i ilości spraw wymagających konsultacji. Wskazane jest, by już na etapie powoływania przedstawicieli załogi ustalić te kwestie i zapisać je w regulaminie pracy czy innym wewnętrznym dokumencie. Ustalenia powinny dotyczyć także tego, jakie kompetencje ma wybrana reprezentacja oraz w jakim trybie będzie zmieniany lub uzupełniany jej skład (np. w przypadku rezygnacji czy odejścia z pracy któregoś z wybranych przedstawicieli). W większych firmach (zatrudniających co najmniej 50 pracowników), przy dużej częstotliwości konsultacji z przedstawicielami załogi, można rozważyć powołanie rady pracowników działającej kadencyjnie i na podstawie przepisów ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji.

Z kim pracodawca powinien konsultować zwolnienia grupowe?

Przedstawiciele pracowników nie mogą ponosić jakichkolwiek negatywnych dla nich konsekwencji z tytułu pełnienia swojej funkcji (np. nie mogą być dyskryminowani w przypadku typowania do szkoleń czy awansów lub zwolnieni z pracy z uwagi na wyrażanie w konsultowanych sprawach opinii sprzecznych z planami pracodawcy).

Angażowanie ogółu pracowników w decyzje

Spotykaną praktyką jest też to, że w większych firmach, niezależnie od działalności reprezentacji załogi zajmujące się kwestiami o strategicznym znaczeniu dla firmy (np. sposób gospodarowania środkami funduszu socjalnego czy zmiana systemu czasu pracy), sprawy mniej istotne lub takie, w których prawo w ogóle nie wymaga obowiązku konsultacji, są uzgadniane z ogółem zatrudnionych. Dotyczy to w szczególności świadczeń pracowniczych, spraw organizacyjnych czy wyposażenia biura. Przykładem takiego działania jest rozsyłanie przez dział kadr do wszystkich pracowników e-maili z informacją, że zarząd firmy rozważa np. zmianę dostawcy usług dodatkowej opieki medycznej z przychodni A na przychodnię B, na podstawie załączonej analizy porównawczej obu ofert usług. Pracownicy, którzy popierają taką zmianę, proszeni są o wysłanie do działu kadr e-maila ze słowem „TAK” w tytule w określonym terminie. Po jego upływie dział kadr informuje ogół zatrudnionych tą samą drogą, że wobec faktu poparcia proponowanej przez zarząd zmiany przez większość zatrudnionych zostanie ona dokonana (lub zaniechana w przypadku negatywnej opinii większości zatrudnionych). Taka forma angażowania pracowników powinna być stosowana jak najczęściej, ponieważ stanowi skuteczne narzędzie zwiększania satysfakcji i lojalności załogi, a także minimalizowania ryzyka wewnętrznych konfliktów.

Status i ochrona prawna

Pracodawca ma obowiązek zapewnić właściwie wyłonionej reprezentacji pracowników odpowiednie warunki do przeprowadzania konsultacji. Co ważne, przedstawicielom pracowników przysługuje prawo do normalnego wynagrodzenia za czas przeznaczony na konsultacje w godzinach pracy.

Tym, co odróżnia sposób funkcjonowania przedstawicieli pracowników od związków zawodowych i rady pracowników, są mniejsze kompetencje, brak odrębnych regulacji funkcjonowania oraz brak ochrony prawnej reprezentantów załogi.

Istotne jest, że pracodawca nie jest związany w swoich decyzjach opinią przedstawicieli pracowników, co teoretycznie redukuje ryzyko działań odwetowych. Jednakże reprezentant załogi nie ma żadnej ochrony na czas pełnienia swojej funkcji, tzn. w uzasadnionych przypadkach stosunek pracy może być z nim rozwiązany na zasadach ogólnych bez związku z pełnioną funkcją (np. w przypadku redukcji zatrudnienia w danym dziale z powodu utraty konkretnych zleceń czy też zastrzeżeń co do jakości jego pracy). Jest jednak bardzo prawdopodobne, że w przypadku jakiegokolwiek sporu sądowego z obecnym czy byłym przedstawicielem pracowników, kwestia ta będzie podnoszona i sąd pracy będzie analizował, czy fakt pełnienia funkcji przedstawiciela załogi miał wpływ na niekorzystne dla niego decyzje pracodawcy.

Więcej przeczytasz w czasopiśmie Personel i Zarządzanie >>>