REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Telepraca - ekwiwalent za używanie własnego sprzętu

Mariusz Pigulski
ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej
Telepraca - ekwiwalent za używanie własnego sprzętu
Telepraca - ekwiwalent za używanie własnego sprzętu

REKLAMA

REKLAMA

Telepracownikowi, który używa własnych urządzeń przy codziennej pracy przysługuje z tego tytułu ekwiwalent pieniężny. Strony mogą w umowie określić zasady wykorzystywania sprzętu będącego własnością telepracownika, który jest niezbędny do wykonywania telepracy.

Pracodawca i telepracownik mogą w umowie określić zasady wykorzystywania sprzętu będącego własnością telepracownika, niezbędnego do wykonywania telepracy. Z tytułu używania własnych urządzeń przy codziennej pracy telepracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Jest on wyłączony z podstawy opodatkowania i oskładkowania ZUS.

Autopromocja

Telepraca to forma zatrudnienia, w której bardzo często dochodzi do korzystania przez pracownika z jego prywatnego sprzętu przy wykonywaniu przypisanych mu obowiązków służbowych.

Telepracownikowi używającemu własnych urządzeń przy codziennej pracy przysługuje z tego tytułu ekwiwalent pieniężny w wysokości wskazanej w:

● porozumieniu zawieranym między pracodawcą a związkiem zawodowym lub

● regulaminie ustalonym po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – gdy u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, bądź
● odrębnej umowie zawartej pomiędzy stronami stosunku pracy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem (książka)

Właściwe wyznaczenie kwoty wspomnianego ekwiwalentu pozwala na wyłączenie tego świadczenia z podstawy opodatkowania i oskładkowania.

Porozumienie w sprawie używania sprzętu pracownika do wykonywania telepracy

Zasadniczo pracodawca w odniesieniu do telepracownika zobowiązany jest do:

● dostarczenia i ubezpieczenia sprzętu wymaganego do świadczenia pracy w formie telepracy,
● pokrycia wydatków związanych z jego instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją,
● zapewnienia pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie jego obsługi (art. 6711 § 1 ustawy – Kodeks pracy; dalej: k.p.).

Alternatywnie pracodawca może na mocy odrębnej umowy porozumieć się z telepracownikiem w kwestii wykorzystywania do pracy sprzętu (spełniającego wymagania bhp) stanowiącego własność zatrudnionego (art. 6711 § 2 pkt 1 k.p.). Dzięki takiej umowie pracodawca może zwolnić się od konieczności zaopatrzenia pracownika w urządzenia potrzebne do realizowania zadań służbowych. Jej postanowienia mogą uwzględniać przede wszystkim:

● jakiego rodzaju prywatne urządzenia będą wykorzystywane przez telepracownika,
● w jakiej wysokości i w jakich terminach należny będzie z tego tytułu ekwiwalent,
● na podstawie jakich dokumentów regulowany będzie ekwiwalent,
● reguły finansowania kosztów ewentualnych napraw i bieżącej konserwacji sprzętu, np. ze wskazaniem, w jakiej części obciążają pracodawcę.

Telepracownikowi używającemu własnych urządzeń przy codziennej pracy przysługuje z tego tytułu ekwiwalent pieniężny.

Autopromocja

Co ważne, omawiany dokument jest zawierany za obopólną zgodą, a zatem telepracownika nie można przymusić do posługiwania się w pracy prywatnym sprzętem.

W sytuacji, w której pracownik posiada tylko część sprzętu i godzi się na jego eksploatację, podmiot zatrudniający musi doposażyć go w pozostałe urządzenia niezbędne do prawidłowego wywiązywania się z pracowniczych powinności.

Do właściwej realizacji wyznaczonych przez pracodawcę zadań telepracownik potrzebuje komputera, drukarki (a więc także tonerów, papieru i innych artykułów biurowych), skanera, routera z dostępem do internetu, tokena oraz czytnika kart elektronicznych. Będąc posiadaczem laptopa podpisał on z zakładem odrębną umowę, godząc się na jego wykorzystywanie w pracy. Pozostałe wymienione urządzenia musiał dostarczyć mu pracodawca, który zobowiązał się do pokrywania kosztów instalacji, serwisu i eksploatacji.

Zobacz serwis: Dokumentacja pracownicza


Ustalenie ekwiwalentu za używanie prywatnych narzędzi w pracy

Przepisy nie dają precyzyjnej odpowiedzi wprost na pytanie, jak określać wysokość ekwiwalentu należnego telepracownikowi za korzystanie z własnego sprzętu. Dają jednak pewne ogólne wskazówki w tym zakresie. Zgodnie z nimi przy ustalaniu kwoty ekwiwalentu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe (art. 6711 § 3 k.p.).

W pojęciu słownikowym ekwiwalent to odpowiednik, równoważnik, rzecz zastępująca inną rzecz o równej wartości.

Bezsprzecznie z punktu widzenia ustalania opisywanego świadczenia duże znaczenie powinny więc mieć:

● rodzaj pracy,
● wartość sprzętu i częstotliwość jego wykorzystywania,
● stopień zużycia sprzętu.

Regulacje prawne nie wyznaczają limitu ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnego sprzętu przez pracownika do telepracy. W niczym nie zmienia to jednak faktu, że jego kwota powinna odpowiadać poniesionym przez telepracownika wydatkom. Oznacza to, że musi zachodzić racjonalny związek między naliczonym świadczeniem a wartością używanych dla celów podmiotu zatrudniającego urządzeń oraz stopniem ich zużycia dokonanego w czasie pełnienia obowiązków pracowniczych. Zatem za nieuzasadnione należy uznawać wypłacanie ekwiwalentu w uznaniowej kwocie odbiegającej od rzeczywiście wydatkowanych przez zatrudnioną osobę kwot.

W praktyce wartość ekwiwalentu nierzadko ustala się na podstawie przepisów podatkowych dotyczących amortyzacji, odzwierciedlającej zmniejszanie się wartości danego składnika majątku w pewnym okresie w wyniku starzenia się lub używania. Zwolennicy takiego rozwiązania uznają, że odpis amortyzacyjny stanowi wymierny wyznacznik zużywania się urządzeń w czasie. Oblicza się go według stawek amortyzacyjnych:

● wykazanych w załączniku do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub prawnych,
● stosowanych do wartości rynkowej sprzętu z dnia jego przyjęcia do używania przy wykonywaniu pracy.

W pewnych okolicznościach, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy lub intensywnością eksploatacji sprzętu, przy szacowaniu ekwiwalentu dla telepracownika pracodawcy posługują się podwyższoną stawką amortyzacyjną, wykorzystywaną przykładowo dla urządzeń poddanych szybkiemu postępowi technicznemu. W ich przypadku maksymalny współczynnik wynosi 2, co daje prawo do podwojenia wartości danej stawki amortyzacyjnej, dla uzyskania wyższej kwoty ekwiwalentu.

Telepracownik zatrudniony na stanowisku przedstawiciela handlowego zawarł z pracodawcą umowę o używanie w pracy własnego laptopa, którego cena rynkowa na dzień podpisania umowy kształtowała się na poziomie 4000 zł.

Roczna stawka amortyzacyjna dla komputerów (symbol Klasyfikacji Środków Trwałych 491) wynosi 30%, a co za tym idzie roczny odpis to 1200 zł (4000 zł × 30%), a miesięczny 100 zł (1200 zł : 12 miesięcy).

Oznacza to, że telepracownik będzie otrzymywał ekwiwalent przysługujący z racji używania prywatnego sprzętu do celów służbowych w wysokości 100 zł miesięcznie.

Gdyby założyć, że w opisanych okolicznościach zatrudniona osoba pracowałaby na stanowisku programisty w pełnym wymiarze czasu pracy z dużą intensywnością eksploatacji komputera, wówczas zasadne byłoby posłużenie się stawką amortyzacyjną 60% (30% × współczynnik 2). W takiej sytuacji ekwiwalent w skali miesiąca wynosiłby 200 zł, co wynika z wyliczenia: 4000 zł × 60% : 12.

Zdarza się, że firmy kwotę ekwiwalentu wyliczają poprzez podzielenie wartości rynkowej określonego urządzenia przez liczbę miesięcy, w czasie których będzie ono wykorzystywane przy świadczeniu pracy. Przy użytkowaniu sprzętu z różną częstotliwością, ustaloną miesięczną stawkę ekwiwalentu można dzielić przez liczbę roboczogodzin spędzonych w miesiącu przez telepracownika na pracy na własnym sprzęcie. Takie działanie będzie skutkować zmienną wartością ekwiwalentu, w zależności od intensywności użytkowania prywatnych składników majątku przy realizacji wyznaczonych przez pracodawcę zadań.


Należy zaznaczyć, że na kwotę ekwiwalentu składać się może nie tylko zużycie sprzętów, lecz także m.in. koszt energii, rozmów telefonicznych czy dostępu do internetu. Z tego powodu różnicowanie wysokości ekwiwalentu w poszczególnych miesiącach jest jak najbardziej uzasadnione.

Anna G. wykonująca swe obowiązki na pełnym etacie w formie telepracy korzysta z różną częstotliwością z własnego komputera, sporządzając raporty ze sprzedaży. W oparciu o zapisy odrębnej umowy ma przyznany na okres 12 miesięcy z tego powodu ekwiwalent pieniężny, którego wysokość jest ustalana na bazie wartości rynkowej komputera (wynoszącej 2400 zł) i liczby roboczogodzin poświęconych na pracę na nim. Anna G. co miesiąc odnotowuje liczbę godzin wykorzystywania własnego sprzętu na potrzeby pracodawcy. W kwietniu 2016 r. pracowała w sumie przez 30 godzin na prywatnym komputerze. W związku z tym ustalenie ww. ekwiwalentu powinno wyglądać następująco:

Zobacz serwis: Urlopy pracownicze

Krok 1. Ustalamy stawkę ekwiwalentu za godzinę w kwietniu:

2400 zł : 12 miesięcy = 200 zł;

200 zł : 168 godz. czasu nominalnego obowiązującego w kwietniu = 1,19 zł;

Krok 2. Ustalamy ekwiwalent za kwiecień

1,19 zł × 30 godz. = 35,70 zł.

Ekwiwalent a składki ZUS i zaliczka na podatek

W stosunku do pieniężnego ekwiwalentu wypłaconego w związku ze świadczeniem pracy przez telepracownika przy użyciu własnego sprzętu można zastosować wyłączenie podatkowo-składkowe na mocy:

art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
● § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Przywołane przepisy określają, że z podatku dochodowego oraz składek ZUS zwolnione są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Aby pracodawca nie musiał odprowadzać podatku i składek ZUS od ekwiwalentu za używanie swojego sprzętu do telepracy musi zostać spełnionych łącznie kilka warunków (kryteriów):

kryterium formy

ekwiwalent musi mieć postać pieniężną (nie może przybierać formy stałego ryczałtu kalkulowanego w oderwaniu od faktycznych kosztów użytkowania w pracy prywatnych składników majątku ponoszonych przez telepracownika)

kryterium ekwiwalentności

kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, a więc musi zachodzić racjonalny związek między wypłaconą pracownikowi kwotą a wartością używanych w toku pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem ich zużycia dokonanego w trakcie tego używania

kryterium własności

narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika potwierdzoną odpowiednimi dowodami, jak np. fakturą zakupu, umową sprzedaży itp. (sprzęt nie może być np. użyczony czy wynajęty pracownikowi przez osoby trzecie)

kryterium zastosowania

narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach podatkowych, np. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 8 maja 2015 r., nr IPTPB1/4511-153/15-4/MD oraz 1 września 2015 r., nr IPTPB1/4511-295/15-4/SJ.

Dołącz do grona ekspertów portalu Infor.pl!

Podstawa prawna:

● art. 6711 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; ost. zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1268),

art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 361; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 195),

§ 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236).

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Jak uzyskać świadczenie wspierające z ZUS: wnioski, terminy, kwoty

    Świadczenie wspierające jest formą pomocy dla osób niepełnosprawnych. W 2024 r. świadczenie dostępne jest dla osób z niepełnosprawnościami z najwyższymi poziomami potrzeby wsparcia, tj. od 87 do 100 punktów. Jak wygląda procedura uzyskania świadczenia wspierającego?

    28 lutego 2024 r. upływa termin przekazania ubezpieczonym informacji ZUS IMIR

    Płatnicy składek są zobowiązani do sporządzenia informacji rocznej (ZUS IMIR) dotyczącej ubezpieczonych, za których w 2023 r. rozliczali składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Ww. informację należy przekazać ubezpieczonym do 28 lutego 2024 r.

    1780,96 najniższej emerytury, renty rodzinnej i renty z tytułu całkowitej niezdolności do pracy oraz renty socjalnej od 1 marca 2024

    Są już znane kwoty najniższych świadczeń z ZUS i KRUS, które będą należne od 1 marca 2024 r.! Będzie to przykładowo: 1780,96 najniższej emerytury, renty rodzinnej i renty z tytułu całkowitej niezdolności do pracy oraz renty socjalnej. Skąd taki wzrost i na czym polega waloryzacja świadczeń emerytalno-rentowych? Czy trzeba złożyć wniosek o waloryzację emerytury? Jakie świadczenia podlegają waloryzacji? Czy będzie 13 i 14 emerytura w 2024? 

    Dofinansowanie z ZUS na poprawę BHP. Można dostać nawet 300000,00 zł dofinansowania!

    ZUS organizuje konkurs na projekty dotyczące utrzymania zdolności do pracy przez cały okres aktywności zawodowej realizowane w 2025 r. (Konkurs nr 2024.01). Można zdobyć dofinansowanie w wysokości 300000,00 zł. Wnioski o dofinansowanie należy składać od 26 lutego do 27 marca 2024 r.

    REKLAMA

    Szkolenia policjantów i skoszarowanie: ważny komunikat MSWiA

    Szkolenia w systemie skoszarowanym w Policji mogą odbywać jedynie osoby realizujące w Policji powszechny obowiązek obrony, albo funkcjonariusze odbywający szkolenie/doskonalenie zawodowe w nadzwyczajnych okolicznościach jak np. w stanie klęski żywiołowej. Wynika z tego, że policjanci odbywający szkolenie/doskonalenie zawodowe w zwykłych okolicznościach nie mogą być szkoleni w systemie skoszarowanym. Jak być powinno? Komenda Główna Policji zadeklarowała szczegółową analizę postanowień aktów wewnętrznych obowiązujących w poszczególnych jednostkach szkoleniowych. Szykują się kontrole!

    Zatrudnianie cudzoziemców. Zezwolenie na pracę ma aż sześć typów: A, B, C, D, E, S. Który wybrać?

    Zezwolenie na pracę to dokument legalizujący pracę w Polsce cudzoziemca, który nie jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia. Polskie przepisy przewidują zezwolenia sześciu typów. Rodzaj zezwolenia na pracę, który musi posiadać cudzoziemiec zależy od tego, przez jaki okres zamierza pracować w Polsce, jaki charakter ma mieć jego praca, oraz – czy będzie pracował dla podmiotu polskiego, czy zagranicznego.

    Postępowanie karne o umyślnie przestępstwo lub przestępstwo skarbowe w zawodach medycznych

    Postępowanie karne o umyślnie przestępstwo lub przestępstwo skarbowe w zawodach medycznych - to zagadnienie okazało się problematyczne, na etapie ubiegania się o wykonywanie zawodu lekarza, pielęgniarki, położnej czy dentysty. W związku z tym Minister Zdrowia Izabela Leszczyna rozważy propozycję zmiany legislacyjnej w zakresie składanego oświadczenia co do prowadzonego postępowania karnego przeciwko osobom mającym wykonywać zawód medyczny. Być może dojdzie do zmiany w sprawie procedury otrzymywania przez lekarzy, lekarzy dentystów oraz pielęgniarki i położne uprawnień do wykonywania tych zawodów.

    Szukasz dobrej pracy? Pamiętaj o liście motywacyjnym. Musi być profesjonalnie przygotowany!

    List motywacyjny to dokument, w którym składająca go osoba wyjaśnia, z jakich powodów ubiega się np. o zatrudnienie. Chociaż złożenie listu motywacyjnego nie zawsze jest wymagane przez potencjalnego pracodawcę, to warto mu pokazać, że składającemu naprawdę zależy na podjęciu zatrudnienia.

    REKLAMA

    Pracownicy naukowi dostaną podwyżki o 30%. Profesor zarobi co najmniej 9370 zł miesięcznie, profesor uczelni – 7777,10 zł, adiunkt – 6840,10 zł, inny nauczyciel akademicki – 4685 zł [Wyrównanie od 1 stycznia 2024 r.]

    Wynagrodzenia pracowników naukowych pójdą w górę. Minister nauki Dariusz Wieczorek podpisał rozporządzenie, dzięki któremu podwyżki otrzymają pracownicy naukowi zatrudnieni na uczelniach publicznych oraz w Polskiej Akademii Nauk. Wynagrodzenie zasadnicze profesora wzrośnie z 7210 zł do 9370 zł. Naukowcy dostaną podwyżki z wyrównaniem od 1 stycznia 2024 r.

    Urząd do spraw kombatantów ma nowego szefa. Został nim Lech Parell

    Urząd do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych ma nowego szefa. Po odwołaniu Jana Józefa Kasprzyka premier Donald Tusk powołał na to stanowisko Lecha Parella. Akt powołania wręczyła mu minister rodziny, pracy i polityki społecznej.

    REKLAMA