Kategorie

Telepraca - ekwiwalent za używanie własnego sprzętu

Mariusz Pigulski
Telepraca - ekwiwalent za używanie własnego sprzętu
Telepraca - ekwiwalent za używanie własnego sprzętu
Telepracownikowi, który używa własnych urządzeń przy codziennej pracy przysługuje z tego tytułu ekwiwalent pieniężny. Strony mogą w umowie określić zasady wykorzystywania sprzętu będącego własnością telepracownika, który jest niezbędny do wykonywania telepracy.

Pracodawca i telepracownik mogą w umowie określić zasady wykorzystywania sprzętu będącego własnością telepracownika, niezbędnego do wykonywania telepracy. Z tytułu używania własnych urządzeń przy codziennej pracy telepracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Jest on wyłączony z podstawy opodatkowania i oskładkowania ZUS.

Telepraca to forma zatrudnienia, w której bardzo często dochodzi do korzystania przez pracownika z jego prywatnego sprzętu przy wykonywaniu przypisanych mu obowiązków służbowych.

Telepracownikowi używającemu własnych urządzeń przy codziennej pracy przysługuje z tego tytułu ekwiwalent pieniężny w wysokości wskazanej w:

● porozumieniu zawieranym między pracodawcą a związkiem zawodowym lub

● regulaminie ustalonym po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – gdy u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, bądź
● odrębnej umowie zawartej pomiędzy stronami stosunku pracy.

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem (książka)

Właściwe wyznaczenie kwoty wspomnianego ekwiwalentu pozwala na wyłączenie tego świadczenia z podstawy opodatkowania i oskładkowania.

Porozumienie w sprawie używania sprzętu pracownika do wykonywania telepracy

Zasadniczo pracodawca w odniesieniu do telepracownika zobowiązany jest do:

● dostarczenia i ubezpieczenia sprzętu wymaganego do świadczenia pracy w formie telepracy,
● pokrycia wydatków związanych z jego instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją,
● zapewnienia pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie jego obsługi (art. 6711 § 1 ustawy – Kodeks pracy; dalej: k.p.).

Reklama

Alternatywnie pracodawca może na mocy odrębnej umowy porozumieć się z telepracownikiem w kwestii wykorzystywania do pracy sprzętu (spełniającego wymagania bhp) stanowiącego własność zatrudnionego (art. 6711 § 2 pkt 1 k.p.). Dzięki takiej umowie pracodawca może zwolnić się od konieczności zaopatrzenia pracownika w urządzenia potrzebne do realizowania zadań służbowych. Jej postanowienia mogą uwzględniać przede wszystkim:

● jakiego rodzaju prywatne urządzenia będą wykorzystywane przez telepracownika,
● w jakiej wysokości i w jakich terminach należny będzie z tego tytułu ekwiwalent,
● na podstawie jakich dokumentów regulowany będzie ekwiwalent,
● reguły finansowania kosztów ewentualnych napraw i bieżącej konserwacji sprzętu, np. ze wskazaniem, w jakiej części obciążają pracodawcę.

Telepracownikowi używającemu własnych urządzeń przy codziennej pracy przysługuje z tego tytułu ekwiwalent pieniężny.

Co ważne, omawiany dokument jest zawierany za obopólną zgodą, a zatem telepracownika nie można przymusić do posługiwania się w pracy prywatnym sprzętem.

W sytuacji, w której pracownik posiada tylko część sprzętu i godzi się na jego eksploatację, podmiot zatrudniający musi doposażyć go w pozostałe urządzenia niezbędne do prawidłowego wywiązywania się z pracowniczych powinności.

Do właściwej realizacji wyznaczonych przez pracodawcę zadań telepracownik potrzebuje komputera, drukarki (a więc także tonerów, papieru i innych artykułów biurowych), skanera, routera z dostępem do internetu, tokena oraz czytnika kart elektronicznych. Będąc posiadaczem laptopa podpisał on z zakładem odrębną umowę, godząc się na jego wykorzystywanie w pracy. Pozostałe wymienione urządzenia musiał dostarczyć mu pracodawca, który zobowiązał się do pokrywania kosztów instalacji, serwisu i eksploatacji.

Zobacz serwis: Dokumentacja pracownicza


Ustalenie ekwiwalentu za używanie prywatnych narzędzi w pracy

Przepisy nie dają precyzyjnej odpowiedzi wprost na pytanie, jak określać wysokość ekwiwalentu należnego telepracownikowi za korzystanie z własnego sprzętu. Dają jednak pewne ogólne wskazówki w tym zakresie. Zgodnie z nimi przy ustalaniu kwoty ekwiwalentu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe (art. 6711 § 3 k.p.).

W pojęciu słownikowym ekwiwalent to odpowiednik, równoważnik, rzecz zastępująca inną rzecz o równej wartości.

Bezsprzecznie z punktu widzenia ustalania opisywanego świadczenia duże znaczenie powinny więc mieć:

● rodzaj pracy,
● wartość sprzętu i częstotliwość jego wykorzystywania,
● stopień zużycia sprzętu.

Regulacje prawne nie wyznaczają limitu ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnego sprzętu przez pracownika do telepracy. W niczym nie zmienia to jednak faktu, że jego kwota powinna odpowiadać poniesionym przez telepracownika wydatkom. Oznacza to, że musi zachodzić racjonalny związek między naliczonym świadczeniem a wartością używanych dla celów podmiotu zatrudniającego urządzeń oraz stopniem ich zużycia dokonanego w czasie pełnienia obowiązków pracowniczych. Zatem za nieuzasadnione należy uznawać wypłacanie ekwiwalentu w uznaniowej kwocie odbiegającej od rzeczywiście wydatkowanych przez zatrudnioną osobę kwot.

Reklama

W praktyce wartość ekwiwalentu nierzadko ustala się na podstawie przepisów podatkowych dotyczących amortyzacji, odzwierciedlającej zmniejszanie się wartości danego składnika majątku w pewnym okresie w wyniku starzenia się lub używania. Zwolennicy takiego rozwiązania uznają, że odpis amortyzacyjny stanowi wymierny wyznacznik zużywania się urządzeń w czasie. Oblicza się go według stawek amortyzacyjnych:

● wykazanych w załączniku do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub prawnych,
● stosowanych do wartości rynkowej sprzętu z dnia jego przyjęcia do używania przy wykonywaniu pracy.

W pewnych okolicznościach, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy lub intensywnością eksploatacji sprzętu, przy szacowaniu ekwiwalentu dla telepracownika pracodawcy posługują się podwyższoną stawką amortyzacyjną, wykorzystywaną przykładowo dla urządzeń poddanych szybkiemu postępowi technicznemu. W ich przypadku maksymalny współczynnik wynosi 2, co daje prawo do podwojenia wartości danej stawki amortyzacyjnej, dla uzyskania wyższej kwoty ekwiwalentu.

Telepracownik zatrudniony na stanowisku przedstawiciela handlowego zawarł z pracodawcą umowę o używanie w pracy własnego laptopa, którego cena rynkowa na dzień podpisania umowy kształtowała się na poziomie 4000 zł.

Roczna stawka amortyzacyjna dla komputerów (symbol Klasyfikacji Środków Trwałych 491) wynosi 30%, a co za tym idzie roczny odpis to 1200 zł (4000 zł × 30%), a miesięczny 100 zł (1200 zł : 12 miesięcy).

Oznacza to, że telepracownik będzie otrzymywał ekwiwalent przysługujący z racji używania prywatnego sprzętu do celów służbowych w wysokości 100 zł miesięcznie.

Gdyby założyć, że w opisanych okolicznościach zatrudniona osoba pracowałaby na stanowisku programisty w pełnym wymiarze czasu pracy z dużą intensywnością eksploatacji komputera, wówczas zasadne byłoby posłużenie się stawką amortyzacyjną 60% (30% × współczynnik 2). W takiej sytuacji ekwiwalent w skali miesiąca wynosiłby 200 zł, co wynika z wyliczenia: 4000 zł × 60% : 12.

Zdarza się, że firmy kwotę ekwiwalentu wyliczają poprzez podzielenie wartości rynkowej określonego urządzenia przez liczbę miesięcy, w czasie których będzie ono wykorzystywane przy świadczeniu pracy. Przy użytkowaniu sprzętu z różną częstotliwością, ustaloną miesięczną stawkę ekwiwalentu można dzielić przez liczbę roboczogodzin spędzonych w miesiącu przez telepracownika na pracy na własnym sprzęcie. Takie działanie będzie skutkować zmienną wartością ekwiwalentu, w zależności od intensywności użytkowania prywatnych składników majątku przy realizacji wyznaczonych przez pracodawcę zadań.


Należy zaznaczyć, że na kwotę ekwiwalentu składać się może nie tylko zużycie sprzętów, lecz także m.in. koszt energii, rozmów telefonicznych czy dostępu do internetu. Z tego powodu różnicowanie wysokości ekwiwalentu w poszczególnych miesiącach jest jak najbardziej uzasadnione.

Anna G. wykonująca swe obowiązki na pełnym etacie w formie telepracy korzysta z różną częstotliwością z własnego komputera, sporządzając raporty ze sprzedaży. W oparciu o zapisy odrębnej umowy ma przyznany na okres 12 miesięcy z tego powodu ekwiwalent pieniężny, którego wysokość jest ustalana na bazie wartości rynkowej komputera (wynoszącej 2400 zł) i liczby roboczogodzin poświęconych na pracę na nim. Anna G. co miesiąc odnotowuje liczbę godzin wykorzystywania własnego sprzętu na potrzeby pracodawcy. W kwietniu 2016 r. pracowała w sumie przez 30 godzin na prywatnym komputerze. W związku z tym ustalenie ww. ekwiwalentu powinno wyglądać następująco:

Zobacz serwis: Urlopy pracownicze

Krok 1. Ustalamy stawkę ekwiwalentu za godzinę w kwietniu:

2400 zł : 12 miesięcy = 200 zł;

200 zł : 168 godz. czasu nominalnego obowiązującego w kwietniu = 1,19 zł;

Krok 2. Ustalamy ekwiwalent za kwiecień

1,19 zł × 30 godz. = 35,70 zł.

Ekwiwalent a składki ZUS i zaliczka na podatek

W stosunku do pieniężnego ekwiwalentu wypłaconego w związku ze świadczeniem pracy przez telepracownika przy użyciu własnego sprzętu można zastosować wyłączenie podatkowo-składkowe na mocy:

art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
● § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Przywołane przepisy określają, że z podatku dochodowego oraz składek ZUS zwolnione są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Aby pracodawca nie musiał odprowadzać podatku i składek ZUS od ekwiwalentu za używanie swojego sprzętu do telepracy musi zostać spełnionych łącznie kilka warunków (kryteriów):

kryterium formy

ekwiwalent musi mieć postać pieniężną (nie może przybierać formy stałego ryczałtu kalkulowanego w oderwaniu od faktycznych kosztów użytkowania w pracy prywatnych składników majątku ponoszonych przez telepracownika)

kryterium ekwiwalentności

kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, a więc musi zachodzić racjonalny związek między wypłaconą pracownikowi kwotą a wartością używanych w toku pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem ich zużycia dokonanego w trakcie tego używania

kryterium własności

narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika potwierdzoną odpowiednimi dowodami, jak np. fakturą zakupu, umową sprzedaży itp. (sprzęt nie może być np. użyczony czy wynajęty pracownikowi przez osoby trzecie)

kryterium zastosowania

narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach podatkowych, np. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 8 maja 2015 r., nr IPTPB1/4511-153/15-4/MD oraz 1 września 2015 r., nr IPTPB1/4511-295/15-4/SJ.

Dołącz do grona ekspertów portalu Infor.pl!

Podstawa prawna:

● art. 6711 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; ost. zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1268),

art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 361; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 195),

§ 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236).

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.