Telepraca - ekwiwalent za używanie własnego sprzętu

• Ustalenie ekwiwalentu za używanie prywatnych narzędzi w pracy
• Ekwiwalent a składki ZUS i zaliczka na podatek

Pracodawca i telepracownik mogą w umowie określić zasady wykorzystywania sprzętu będącego własnością telepracownika, niezbędnego do wykonywania telepracy. Z tytułu używania własnych urządzeń przy codziennej pracy telepracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Jest on wyłączony z podstawy opodatkowania i oskładkowania ZUS.

Telepraca to forma zatrudnienia, w której bardzo często dochodzi do korzystania przez pracownika z jego prywatnego sprzętu przy wykonywaniu przypisanych mu obowiązków służbowych.

Telepracownikowi używającemu własnych urządzeń przy codziennej pracy przysługuje z tego tytułu ekwiwalent pieniężny w wysokości wskazanej w:

● porozumieniu zawieranym między pracodawcą a związkiem zawodowym lub

● regulaminie ustalonym po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – gdy u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, bądź
● odrębnej umowie zawartej pomiędzy stronami stosunku pracy.

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem (książka)

Właściwe wyznaczenie kwoty wspomnianego ekwiwalentu pozwala na wyłączenie tego świadczenia z podstawy opodatkowania i oskładkowania.

Porozumienie w sprawie używania sprzętu pracownika do wykonywania telepracy

Zasadniczo pracodawca w odniesieniu do telepracownika zobowiązany jest do:

● dostarczenia i ubezpieczenia sprzętu wymaganego do świadczenia pracy w formie telepracy,
● pokrycia wydatków związanych z jego instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją,
● zapewnienia pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie jego obsługi (art. 67¹¹ § 1 ustawy – Kodeks pracy; dalej: k.p.).

Alternatywnie pracodawca może na mocy odrębnej umowy porozumieć się z telepracownikiem w kwestii wykorzystywania do pracy sprzętu (spełniającego wymagania bhp) stanowiącego własność zatrudnionego (art. 67¹¹ § 2 pkt 1 k.p.). Dzięki takiej umowie pracodawca może zwolnić się od konieczności zaopatrzenia pracownika w urządzenia potrzebne do realizowania zadań służbowych. Jej postanowienia mogą uwzględniać przede wszystkim:

● jakiego rodzaju prywatne urządzenia będą wykorzystywane przez telepracownika,
● w jakiej wysokości i w jakich terminach należny będzie z tego tytułu ekwiwalent,
● na podstawie jakich dokumentów regulowany będzie ekwiwalent,
● reguły finansowania kosztów ewentualnych napraw i bieżącej konserwacji sprzętu, np. ze wskazaniem, w jakiej części obciążają pracodawcę.

Telepracownikowi używającemu własnych urządzeń przy codziennej pracy przysługuje z tego tytułu ekwiwalent pieniężny.

Co ważne, omawiany dokument jest zawierany za obopólną zgodą, a zatem telepracownika nie można przymusić do posługiwania się w pracy prywatnym sprzętem.

W sytuacji, w której pracownik posiada tylko część sprzętu i godzi się na jego eksploatację, podmiot zatrudniający musi doposażyć go w pozostałe urządzenia niezbędne do prawidłowego wywiązywania się z pracowniczych powinności.

Do właściwej realizacji wyznaczonych przez pracodawcę zadań telepracownik potrzebuje komputera, drukarki (a więc także tonerów, papieru i innych artykułów biurowych), skanera, routera z dostępem do internetu, tokena oraz czytnika kart elektronicznych. Będąc posiadaczem laptopa podpisał on z zakładem odrębną umowę, godząc się na jego wykorzystywanie w pracy. Pozostałe wymienione urządzenia musiał dostarczyć mu pracodawca, który zobowiązał się do pokrywania kosztów instalacji, serwisu i eksploatacji.

Zobacz serwis: Dokumentacja pracownicza

---

Ustalenie ekwiwalentu za używanie prywatnych narzędzi w pracy

Przepisy nie dają precyzyjnej odpowiedzi wprost na pytanie, jak określać wysokość ekwiwalentu należnego telepracownikowi za korzystanie z własnego sprzętu. Dają jednak pewne ogólne wskazówki w tym zakresie. Zgodnie z nimi przy ustalaniu kwoty ekwiwalentu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe (art. 67¹¹ § 3 k.p.).

W pojęciu słownikowym ekwiwalent to odpowiednik, równoważnik, rzecz zastępująca inną rzecz o równej wartości.

Bezsprzecznie z punktu widzenia ustalania opisywanego świadczenia duże znaczenie powinny więc mieć:

● rodzaj pracy,
● wartość sprzętu i częstotliwość jego wykorzystywania,
● stopień zużycia sprzętu.

Regulacje prawne nie wyznaczają limitu ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnego sprzętu przez pracownika do telepracy. W niczym nie zmienia to jednak faktu, że jego kwota powinna odpowiadać poniesionym przez telepracownika wydatkom. Oznacza to, że musi zachodzić racjonalny związek między naliczonym świadczeniem a wartością używanych dla celów podmiotu zatrudniającego urządzeń oraz stopniem ich zużycia dokonanego w czasie pełnienia obowiązków pracowniczych. Zatem za nieuzasadnione należy uznawać wypłacanie ekwiwalentu w uznaniowej kwocie odbiegającej od rzeczywiście wydatkowanych przez zatrudnioną osobę kwot.

W praktyce wartość ekwiwalentu nierzadko ustala się na podstawie przepisów podatkowych dotyczących amortyzacji, odzwierciedlającej zmniejszanie się wartości danego składnika majątku w pewnym okresie w wyniku starzenia się lub używania. Zwolennicy takiego rozwiązania uznają, że odpis amortyzacyjny stanowi wymierny wyznacznik zużywania się urządzeń w czasie. Oblicza się go według stawek amortyzacyjnych:

● wykazanych w załączniku do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub prawnych,
● stosowanych do wartości rynkowej sprzętu z dnia jego przyjęcia do używania przy wykonywaniu pracy.

W pewnych okolicznościach, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy lub intensywnością eksploatacji sprzętu, przy szacowaniu ekwiwalentu dla telepracownika pracodawcy posługują się podwyższoną stawką amortyzacyjną, wykorzystywaną przykładowo dla urządzeń poddanych szybkiemu postępowi technicznemu. W ich przypadku maksymalny współczynnik wynosi 2, co daje prawo do podwojenia wartości danej stawki amortyzacyjnej, dla uzyskania wyższej kwoty ekwiwalentu.

Telepracownik zatrudniony na stanowisku przedstawiciela handlowego zawarł z pracodawcą umowę o używanie w pracy własnego laptopa, którego cena rynkowa na dzień podpisania umowy kształtowała się na poziomie 4000 zł.

Roczna stawka amortyzacyjna dla komputerów (symbol Klasyfikacji Środków Trwałych 491) wynosi 30%, a co za tym idzie roczny odpis to 1200 zł (4000 zł × 30%), a miesięczny 100 zł (1200 zł : 12 miesięcy).

Oznacza to, że telepracownik będzie otrzymywał ekwiwalent przysługujący z racji używania prywatnego sprzętu do celów służbowych w wysokości 100 zł miesięcznie.

Gdyby założyć, że w opisanych okolicznościach zatrudniona osoba pracowałaby na stanowisku programisty w pełnym wymiarze czasu pracy z dużą intensywnością eksploatacji komputera, wówczas zasadne byłoby posłużenie się stawką amortyzacyjną 60% (30% × współczynnik 2). W takiej sytuacji ekwiwalent w skali miesiąca wynosiłby 200 zł, co wynika z wyliczenia: 4000 zł × 60% : 12.

Zdarza się, że firmy kwotę ekwiwalentu wyliczają poprzez podzielenie wartości rynkowej określonego urządzenia przez liczbę miesięcy, w czasie których będzie ono wykorzystywane przy świadczeniu pracy. Przy użytkowaniu sprzętu z różną częstotliwością, ustaloną miesięczną stawkę ekwiwalentu można dzielić przez liczbę roboczogodzin spędzonych w miesiącu przez telepracownika na pracy na własnym sprzęcie. Takie działanie będzie skutkować zmienną wartością ekwiwalentu, w zależności od intensywności użytkowania prywatnych składników majątku przy realizacji wyznaczonych przez pracodawcę zadań.

---

Należy zaznaczyć, że na kwotę ekwiwalentu składać się może nie tylko zużycie sprzętów, lecz także m.in. koszt energii, rozmów telefonicznych czy dostępu do internetu. Z tego powodu różnicowanie wysokości ekwiwalentu w poszczególnych miesiącach jest jak najbardziej uzasadnione.

Anna G. wykonująca swe obowiązki na pełnym etacie w formie telepracy korzysta z różną częstotliwością z własnego komputera, sporządzając raporty ze sprzedaży. W oparciu o zapisy odrębnej umowy ma przyznany na okres 12 miesięcy z tego powodu ekwiwalent pieniężny, którego wysokość jest ustalana na bazie wartości rynkowej komputera (wynoszącej 2400 zł) i liczby roboczogodzin poświęconych na pracę na nim. Anna G. co miesiąc odnotowuje liczbę godzin wykorzystywania własnego sprzętu na potrzeby pracodawcy. W kwietniu 2016 r. pracowała w sumie przez 30 godzin na prywatnym komputerze. W związku z tym ustalenie ww. ekwiwalentu powinno wyglądać następująco:

Zobacz serwis: Urlopy pracownicze

Krok 1. Ustalamy stawkę ekwiwalentu za godzinę w kwietniu:

2400 zł : 12 miesięcy = 200 zł;

200 zł : 168 godz. czasu nominalnego obowiązującego w kwietniu = 1,19 zł;

Krok 2. Ustalamy ekwiwalent za kwiecień

1,19 zł × 30 godz. = 35,70 zł.

Ekwiwalent a składki ZUS i zaliczka na podatek

W stosunku do pieniężnego ekwiwalentu wypłaconego w związku ze świadczeniem pracy przez telepracownika przy użyciu własnego sprzętu można zastosować wyłączenie podatkowo-składkowe na mocy:

● art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
● § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Przywołane przepisy określają, że z podatku dochodowego oraz składek ZUS zwolnione są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Aby pracodawca nie musiał odprowadzać podatku i składek ZUS od ekwiwalentu za używanie swojego sprzętu do telepracy musi zostać spełnionych łącznie kilka warunków (kryteriów):

kryterium formy	ekwiwalent musi mieć postać pieniężną (nie może przybierać formy stałego ryczałtu kalkulowanego w oderwaniu od faktycznych kosztów użytkowania w pracy prywatnych składników majątku ponoszonych przez telepracownika)
kryterium ekwiwalentności	kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, a więc musi zachodzić racjonalny związek między wypłaconą pracownikowi kwotą a wartością używanych w toku pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem ich zużycia dokonanego w trakcie tego używania
kryterium własności	narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika potwierdzoną odpowiednimi dowodami, jak np. fakturą zakupu, umową sprzedaży itp. (sprzęt nie może być np. użyczony czy wynajęty pracownikowi przez osoby trzecie)
kryterium zastosowania	narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach podatkowych, np. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 8 maja 2015 r., nr IPTPB1/4511-153/15-4/MD oraz 1 września 2015 r., nr IPTPB1/4511-295/15-4/SJ.

Dołącz do grona ekspertów portalu Infor.pl!

Podstawa prawna:

● art. 67¹¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; ost. zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1268),

● art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 361; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 195),

● § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236).