Jak rozliczyć koszty noclegu pracownika transportu w podróży służbowej?

• Pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową – przewozy krajowe
• Gdzie się określa warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej?
• Pokrycie kosztów związanych z pracą kierowców – przewozy międzynarodowe
• Czym jest ryczałt za nocleg kierowcy?

Pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową – przewozy krajowe

Zgodnie z ustawą z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1473, dalej: ustawa) kierowca, który wykonuje krajowe przewozy drogowe znajduje się w podróży służbowej. W związku z tym kierowcy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego. Ustalenie należnych środków odbywa się na zasadach określonych w przepisach art. 77⁵ § 3-5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510, dalej: KP).

Gdzie się określa warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej?

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu jako kierowca w przewozach krajowych, określa się:

• w układzie zbiorowym pracy;
• w regulaminie wynagradzania;
• w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania;
• odpowiednio według zasad obowiązujących w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U z 2013 r. poz 167, dalej: rozporządzenie).

Rozporządzenie wskazuje na: wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju - walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

Przykład:

Pracodawca dużej spółki przewozowej uznał, że jego pracownik wykonujący transporty towarów tirem w Polsce może nocować w kabinie, a pracodawca nie będzie mu wypłacał żadnego dodatku z tytułu noclegu. Ponadto pracodawca wskazał, że w zakładzie pracy nie obowiązują żadne wewnętrzne regulacje co do wypłaty takich świadczeń, a sama umowa o pracę jasno reguluje, że takie świadczenia się nie należą. Czy pracodawca ma rację? Nie, pracodawca nie ma racji, a pracownik ma prawo do świadczeń. Nawet zawarcie w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę postanowienia, że pracownikowi (kierowcy) nie przysługuje ryczałt za nocleg, gdy miał możliwość nocowania w przystosowanej do tego kabinie pojazdu, oznacza brak regulacji kwestii rozliczenia kosztów noclegu pracownika w podróży służbowej, co pozwala na zastosowanie przepisów rozporządzeń wykonawczych wydanych na podstawie art. 77⁵ § 2 KP (zob. postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 10 marca 2022 r., sygn. I PSK 154/21). Tak więc, sam nocleg w kabinie pojazdu, nawet o podwyższonym standardzie, nie niweczy zasadności żądania zasądzenia ryczałtów za noclegi w związku z podróżą służbową;

Pokrycie kosztów związanych z pracą kierowców – przewozy międzynarodowe

W odróżnieniu od przewozów krajowych, kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵ § 1 KP (tak stanowi art. 21b ustawy). Pomimo powyższego przepisu, Sąd Najwyższy w uchwale składu siedmiu sędziów z 26 października 2017 r., III PZP 2/17, uznał że do pracowników-kierowców w transporcie międzynarodowym znajdują zastosowanie ogólne reguły rozliczania kosztów podróży służbowej przewidziane w art. 77⁵ KP. Wynika to bezpośrednio z art. 5 KP oraz jego odpowiednika, czyli art. 4 ustawy.

Ryczałt za nocleg w podróży służbowej kierowcy zatrudnionego w transporcie międzynarodowym może zostać określony w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę (art. 77⁵ § 3 KP) poniżej 25% limitu, o którym mowa w § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.) oraz w § 16 ust. 2 rozporządzenia.

Czym jest ryczałt za nocleg kierowcy?

Istota ryczałtu jako świadczenia kompensacyjnego polega na tym, że świadczenie wypłacane w takiej formie z założenia jest oderwane od rzeczywiście poniesionych kosztów. W zależności od konkretnego przypadku kwota ryczałtu pokrywa więc pracownikowi koszty noclegu w wymiarze mniejszym albo większym niż faktycznie przez niego poniesione. Ryczałtowy sposób rozliczania ma na celu uproszczenie wzajemnych rozliczeń. W rezultacie, nawet jeżeli pracownik kosztów tych rzeczywiście nie poniesie, to i tak przysługuje mu ustalony ryczałt, który stanowi wówczas jego dodatkowy dochód. Ryczałt określony w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę może być niższy od ustalonego w przepisach wykonawczych, powinien być jednak tak ukształtowany, aby dawał rzeczywistą, a nie iluzoryczną możliwość zrealizowania tej potrzeby.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510)

Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1473)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U z 2013 r. poz 167)