Jak rozliczyć zagraniczną podróż służbową przy umowie cywilnoprawnej?

Zagraniczna podróż służbowa - umowa zlecenie

PROBLEM

Osoba mieszka i pracuje we Francji, dodatkowo została zatrudniona przez polską firmę na podstawie umowy cywilnoprawnej. Do wykonania zlecenia niezbędne jest odbycie podróży i w ramach zapisów umowy cywilnoprawnej, może otrzymać od zleceniodawcy zwrot jej kosztów na zasadach określonych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (aby zwrócone należności były wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych). Zleceniodawca zlecił podróż z Francji do Polski w celu wykonania określonego zadania.

1. Czy na tle Rozporządzenia mamy do czynienia z podróżą krajową, czy zagraniczną?

2. Czy zleceniobiorcy należą się ryczałty na pokrycie kosztów dojazdów, o których mowa w Rozporządzeniu i w jakiej wysokości?

RADA

W stosunku do osób zatrudnionych na podstawie elastycznych form zatrudnienia nie mają zastosowania przepisy prawa pracy dotyczące podróży służbowych w tym podróży zagranicznych. Umowa zlecenie może wiązać się z koniecznością o przemieszczenia się - jednak kwestie wzajemnych rozliczeń powinny wynikać w tym przypadku z umowy cywilnoprawnej, wyłączając stosowanie przepisów prawa pracy.

UZASADNIENIE

W przeważającej większości przypadków pracownik ma stacjonarne miejsce pracy, bez konieczności przemieszczania się. Odrębną kwestią jest oczywiście dojazd do pracy i powrót z pracy do domu. W niektórych jednak przypadkach pracownicy muszą wykonać zadanie służbowe poza stałym miejscem pracy lub poza miejscowością w której znajduje się zakład pracy. W powyższym przypadku występuje coś co określa się mianem podróży służbowej.

Zasadą wynikającą z Kodeksu pracy jest, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Kodeks pracy nie zawiera oczywiście wszystkich uregulowań z tym związanych. Zawarte są one w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

W praktyce istnieje możliwość świadczenia pracy na podstawie stosunku pracy - co sprawia, iż zatrudniony jest pracownikiem i mają do niego zastosowanie przepisy prawa pracy, w tym dotyczące rozliczania podróży służbowych – istnieje również możliwość zatrudnienia na podstawie umów prawa cywilnego. Ta druga opcja powoduje, iż zatrudniony nie ma statusu pracownika i tym samym za wyjątkiem jakim są przepisy z zakresu technicznego bezpieczeństwa pracy, regulacje prawa pracy w tym dotyczące rozliczania podróży służbowych nie mają względem takiej osoby zastosowania.

Tym samym wszelkie kwestie dotyczące wzajemnych rozliczeń w związku z koniecznością przemieszczania się w ramach umowy zlecenia powinny zostać określone w treści umowy.

Przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej nie zawierają legalnej definicji podróży zagranicznej. Wskazują jedynie, że czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju. W przypadku komunikacji lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju.

Zleceniobiorca z racji braku statusu pracownika nie ma bezpośrednich roszczeń w sprawie należności, o których mowa w rozporządzeniu - w tym w zakresie ryczałtów na pokrycie kosztów dojazdów. Wszelkie kwestie rozliczeniowe z podmiotem zatrudniającym powinna określać umowa cywilnoprawna.

Podstawa prawna:

art. 775 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2022 r., poz. 1510),

§ 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

Sebastian Kryczka

Artykuł pochodzi z kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX. Zamów bezpłatny 14-dniowy dostęp do INFORLEX »