Wprowadzenie regulaminu wynagradzania przez pracodawcę

• Treść regulaminu wynagradzania
• Wejście regulaminu w życie
• Zmiany treści regulaminu
• Koniec mocy prawnej regulaminu wynagradzania

Postanowienia regulaminu obowiązują wszystkich pracowników, z wyjątkiem osób zarządzających zakładem pracy w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.

WAŻNE!

Obowiązek stworzenia regulaminu ciąży zarówno na pracodawcach, którzy rozpoczynają działalność i od pierwszego dnia zatrudnienie będzie wynosiło co najmniej 20 pracowników, jak i na tych pracodawcach, u których stan zatrudnienia wzrośnie do liczby minimum 20 pracowników.

Przykładowo, pracodawca prowadzi działalność od 2008 r. Do czerwca 2011 r. zatrudniał 19 osób i nie miał obowiązku tworzenia regulaminu wynagradzania, a zasady wynagrodzenia za pracę były ustalane w umowie o pracę. W lipcu 2011 r. przyjęto jednak 2 kolejne osoby, stan zatrudnienia wzrósł do 21 osób, w konsekwencji należy wprowadzić regulamin wynagradzania.

Treść regulaminu wynagradzania

W regulaminie należy zamieścić postanowienia dotyczące warunków wynagradzania pracowników, a także warunków wypłacania innych świadczeń związanych z pracą. Zapisy te muszą być skonstruowane w taki sposób, aby możliwe było ustalenie indywidualnych warunków umów o pracę.

W treści regulaminu zamieszcza się zapisy dotyczące:

• systemu wynagradzania (np. system czasowy – miesięczny lub godzinowy, system akordowy, czasowo-prowizyjny, czasowo-premiowy),
• stawek wynagradzania, zasad przyznawania premii lub prowizji,
• innych świadczeń związanych z pracą, np. premii, nagród, nagród jubileuszowych, dodatków do wynagrodzenia (funkcyjnych, stażowych itp.) oraz warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych.

Regulamin wynagradzania wprowadza pracodawca, jednak tryb ustalenia jego treści zależy od tego, czy u danego pracodawcy działają organizacje związkowe czy też nie.

---

W przypadku gdy u pracodawcy nie działają związki zawodowe, wówczas pracodawca samodzielnie ustala treść regulaminu oraz wprowadza go w życie.

WAŻNE!

W regulaminie wynagradzania nie mogą znaleźć się zapisy dyskryminujące poszczególnych pracowników lub ich grupy.

U pracodawców, u których działają organizacje związkowe, treść regulaminu wymaga uzgodnienia ze związkami. Możliwość wprowadzenia regulaminu zależy od liczby związków zawodowych funkcjonujących u danego pracodawcy. Jeżeli działa tylko jeden związek, to dopóki treść regulaminu nie zostanie uzgodniona z tym związkiem, pracodawca nie może wprowadzić go w życie.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy jest kilka organizacji związkowych. Związki zawodowe po zapoznaniu się z propozycją regulaminu wynagradzania mogą przedstawić wspólne stanowisko w jego sprawie w terminie 30 dni od dnia, kiedy otrzymały projekt. Jeżeli takiego stanowiska nie uzgodnią i nie przedstawią pracodawcy, wówczas regulamin ustala sam pracodawca po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Natomiast jeśli związki uzgodnią wspólne stanowisko i przedstawią je we wskazanym wyżej terminie, wówczas, jeżeli jest pozytywne, regulamin można wprowadzić, gdyż doszło do jego uzgodnienia. Jednak gdyby stanowisko organizacji związkowych było negatywne, negocjacje należy prowadzić aż do pełnego uzgodnienia jego treści. W wyroku z 12 lutego 2004 r. Sąd Najwyższy stwierdził, że regulamin wynagradzania nie może wejść w życie bez uzgodnienia z organizacją związkową działającą u pracodawcy. Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, stosuje się art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych. Oznacza to, że jeśli organizacje związkowe przedstawią wspólne, negatywne stanowisko, to regulamin wynagradzania nie może być przez pracodawcę ustalony (I PK 349/03).

Wejście regulaminu w życie

Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia, w którym został podany do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. W praktyce podanie do wiadomości pracowników może odbyć się przez wywieszenie regulaminu na tablicy ogłoszeń, poinformowanie pracowników o regulaminie na zebraniu i udostępnienie go do wglądu w sekretariacie albo zamieszczenie jego treści w intranecie. W wyroku z 5 grudnia 2006 r. Sąd Najwyższy stwierdził, że pracodawca ma obowiązek podać do wiadomości regulamin wynagradzania w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie, dla ważności tego nie jest jednak wymagane zapoznanie się z nim pracowników (II PK 124/06).

Samo jednak wejście w życie regulaminu wynagradzania nie zawsze oznacza zmiany w zakresie wynagradzania pracowników. Z mocy prawa od dnia wejścia w życie regulaminu będą obowiązywać zapisy korzystniejsze niż dotychczas obowiązujące (np. podwyżki wynagrodzenia, wprowadzenie dodatku stażowego lub nagród jubileuszowych). Zapisy mniej korzystne dla pracownika wymagają jednak wypowiedzenia lub porozumienia zmieniającego warunki pracy i płacy.

---

Zmiany treści regulaminu

Zmiany do regulaminu wprowadza się tym samym trybem jak sam regulamin, tzn. w przypadku gdy działają organizacje związkowe, treść zmian wymaga uzgodnienia ze związkami.

Zmiany wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od podania ich do wiadomości pracowników i tak jak przy wprowadzaniu regulaminu mniej korzystne należy wprowadzić w drodze wypowiedzenia lub porozumienia zmieniającego, korzystniejsze zaś obowiązują z mocy prawa.

Koniec mocy prawnej regulaminu wynagradzania

Regulamin wynagradzania przestanie obowiązywać wówczas, gdy pracownicy objęci zostaną układem zbiorowym pracy. Wówczas również należy odpowiednio zmienić pracownikom warunki umów.

Natomiast regulamin wynagradzania nie traci mocy prawnej, jeżeli zatrudnienie spadnie poniżej 20 pracowników. A zatem, nawet jeżeli stan zatrudnienia spadnie poniżej 20 pracowników, regulamin nadal obowiązuje. Niektórzy komentatorzy stoją na stanowisku, że pracodawca, który chciałby zlikwidować regulamin, musiałby wszelkie postanowienia dotyczące wynagradzania pracowników wprowadzić bezpośrednio do umów o pracę w drodze wypowiedzenia lub porozumienia zmieniającego. Inni autorzy, których stanowisko podzielam, stoją na stanowisku, że wobec braku przepisów dotyczących rozwiązania regulaminu w związku ze spadkiem zatrudnienia, nie ma prawnej możliwości jego zakończenia.

Podstawa prawna:

• art. 77¹, art. 77⁵ § 3 Kodeksu pracy,
• art. 30 ust. 3–5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.).

Orzecznictwo:

• wyrok SN z 12 lutego 2004 r. (I PK 349/03, OSNP 2005/1/4),
• wyrok SN z 5 grudnia 2006 r. (II PK 124/06, M.Prawn. 2007/4/174).