Dla zakładowych układów zbiorowych pracy rejestr prowadzi właściwy okręgowy inspektor pracy, natomiast dla układów ponadzakładowych – minister właściwy do spraw pracy. Wymóg rejestracji odnosi się także odpowiednio do protokołów dodatkowych do układów zbiorowych, porozumień o stosowaniu układu oraz do protokołów dodatkowych do takich porozumień.

Podstawą jest wniosek

Postępowanie rejestrowe jest wszczynane na wniosek złożony przez jedną lub obie strony układu do organu rejestracyjnego. Właściwego okręgowego inspektora należy ustalić według siedziby pracodawcy będącego stroną układu.

Wniosek o rejestrację układu powinien zawierać:

• datę oraz miejsce zawarcia układu,
• datę wejścia w życie układu,
• termin mocy obowiązującej układu,
• wskazanie stron układu, wraz z ich siedzibami i adresami do korespondencji,
• informację o spełnieniu przez strony warunków wymaganych do zawarcia układu,
• określenie zakresu obowiązywania układu, w szczególności terytorialnego i podmiotowego,
• liczbę pracowników objętych układem,
• oświadczenie odpowiedniego organu o spełnieniu wymogów dotyczących dysponowania odpowiednią ilością środków finansowych (w przypadku rejestrowania układu zawartego dla pracowników jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych).

Do wniosku należy dołączyć:

• zszyty lub oprawiony tekst układu (w liczbie egzemplarzy o 2 sztuki większej od liczby podmiotów, które zawarły układ),
• pełnomocnictwa osób zawierających układ w imieniu organów do tego uprawnionych,
• odpis orzeczenia sądu stwierdzającego reprezentatywność organizacji związkowej będącej stroną układu,
• pismo ogólnokrajowej organizacji międzyzwiązkowej (konfederacji) potwierdzające wchodzenie w jej skład ogólnokrajowego związku zawodowego lub zrzeszenia (federacji) związków zawodowych,
• wyciąg z rejestru organizacji związkowych lub organizacji pracodawców stwierdzający zarejestrowanie danej organizacji,
• wyciąg ze statutu organizacji związkowej lub organizacji pracodawców wskazujący organ tej organizacji właściwy do zawarcia układu,
• tekst układu ponadzakładowego obowiązującego u pracodawcy (w przypadku wniosku o rejestrację układu zakładowego).