Jak ustalać ryczałt za pracę w nocy

Pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej. Pracodawca, zamiast ustalać dodatki za każdą godzinę pracy w nocy, może ustalić należności z tego tytułu w formie ryczałtu. Jednak możliwość taka jest ograniczona jedynie do pracowników wykonujących pracę w porze nocnej stale poza zakładem pracy.

Organizacja czasu pracy może przewidywać pracę w porze nocnej. Praca taka, jako uciążliwa i niedogodna, jest dodatkowo gratyfikowana.

Pora nocna w przepisach wewnętrznych

Porę nocną, która obejmuje 8 godzin między godzinami 21.00 a 7.00, pracodawca powinien wskazać:

• w regulaminie pracy - który ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników; dotyczy to pracodawców zobligowanych do tworzenia tego aktu (zatrudniających co najmniej 50 pracowników) lub pracodawców posiadających taki regulamin mimo mniejszej liczby pracowników (art. 104 i 104¹ ustawy Kodeks pracy, dalej k.p.) lub
• w pisemnej informacji dla pracownika - wydawanej przez pracodawców nieposiadających regulaminu pracy (art. 29 § 3 k.p.).

Pracownik, którego rozkład czasu pracy obejmuje w każdej dobie co najmniej 3 godziny pracy w porze nocnej lub którego co najmniej 1/4 czasu pracy w okresie rozliczeniowym przypada na porę nocną, jest pracującym w nocy. Czas pracy takich osób nie może przekraczać 8 godzin na dobę, jeżeli wykonują prace szczególnie niebezpieczne albo związane z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym, co jednak nie dotyczy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy czy biorących udział w akcjach ratowniczych lub usuwaniu awarii (art. 151⁷ k.p.).

Polecamy książkę: Świadczenia na rzecz pracowników – podatki, ZUS, ewidencja

Ryczałt zamiast dodatku za każdą godzinę

Pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej. Zatem, generalnie praca w porze nocnej powinna być odnotowywana w karcie ewidencji czasu pracy prowadzonej odrębnie dla każdego pracownika. Za każdą godzinę nocną dodatek wynosi 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę, obowiązującego w danym roku kalendarzowym (art. 151⁸ k.p.). Ze względu na to, że poszczególne miesiące różnią się nominałem czasu pracy, dodatek również przysługuje w zróżnicowanej wysokości. Stawkę godzinową uzyskuje się, dzieląc kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu. W 2017 r. 20% stawka godzinowa waha się pomiędzy 2,17 zł a 2,63 zł.

Zamiast obliczania dodatków za każdą godzinę pracy nocnej dopuszczalne jest ustalenie należności z tego tytułu w formie ryczałtu, czyli pewnej stałej miesięcznej kwoty. Jednak - uwaga - nie jest to rozwiązanie możliwe do zastosowania u każdego pracownika. Kodeks pracy ogranicza rozliczanie ryczałtowe jedynie do pracowników wykonujących pracę w porze nocnej stale poza zakładem pracy (art. 151⁸ § 2 k.p.). Tylko wtedy dodatek w ujęciu godzinowym, za faktycznie przepracowany czas w porze snu, może być zastąpiony ryczałtem, którego wysokość odpowiada przewidywanemu wymiarowi pracy w porze nocnej.

Zatem, po pierwsze, ryczałt można wprowadzić jedynie pracownikom stale wykonującym pracę poza zakładem pracy, kiedy skrupulatne zapisywanie poszczególnych godzin jest wysoce utrudnione lub wręcz niemożliwe. Przykładowo, dotyczy to kierowców, przedstawicieli handlowych, dozorców, serwisantów. Określenie "stale poza zakładem pracy" nie oznacza wykonywania pracy "bez przerwy" bądź "wyłącznie" w innym miejscu. Wystarczy, że są to powtarzające się, zaplanowane okresy poza zakładem (wyrok SN z 13 listopada 2009 r., III PK 44/09). Część pobocznych obowiązków może być więc realizowana w firmie. Nie chodzi więc o to, by pracownik w ogóle nie pojawiał się w firmie, ale by regularnie swoje kluczowe zadania pełnił poza nią.

Po drugie, w stosunku do pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy (art. 149 § 2 k.p.). Nie oznacza to, że pracodawca w ogóle jest zwolniony z prowadzenia ewidencji czasu pracy dla takiego pracownika. Ewidencja przybiera tu formę uproszczoną, co oznacza odnotowywanie dni pracy oraz dni wolnych, urlopów, czy dni niezdolności do pracy.