REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019 - uwagi Pracodawców RP

Subskrybuj nas na Youtube
Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019 - ocena Pracodawców RP.
Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019 - ocena Pracodawców RP.

REKLAMA

REKLAMA

Zmiany w dokumentacji pracowniczej wejdą w życie w 2019 r. Polegają na wprowadzeniu formy elektronicznej jako sposobu prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Pracodawcy RP odnoszą się pozytywnie do tej zmiany. Zgłaszają również szereg wątpliwości w celu uniknięcia ewentualnych problemów z wykonywaniem nowych obowiązków przez działy kadrowe.

Stanowisko Pracodawców Rzeczpospolitej Polskiej dotyczące projektu rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej

REKLAMA

Autopromocja
  1. Uwagi ogólne

REKLAMA

Pracodawcy Rzeczypospolitej Polskiej w pełni popierają konieczność doprecyzowania zakresu, sposobu i warunków prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej. Wprowadzenie możliwości stosowania formy elektronicznej jako sposobu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, a także istotne ograniczenie czasu jej przechowywania stanowi odpowiedź na potrzebę digitalizacji pracy stosunkach pracy, jako konsekwencji postępujących zmian technologicznych. Z aprobatą odnosimy się do wszelkich inicjatyw zmierzających do złagodzenia ciążących na pracodawcach obowiązków o charakterze administracyjnym. Z tego względu projekt przygotowany przez Ministerstwo Rozwoju uznajemy za odpowiedź na zgłaszane od lat postulaty pracodawców. Przede wszystkim popieramy wprowadzenie regulacji umożliwiających zapewnienie bezpieczeństwa informacji przechowywanych w formie elektronicznej oraz wygodne i szybkie ich przekazywanie między stronami stosunku pracy. Za kluczowe w tym zakresie uważamy doprecyzowanie możliwości prowadzenia dokumentacji zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, nie poprzestając jedynie na pozostawieniu alternatywy rozłącznej. Niemniej jednak uregulowanie tej materii w praktyce okazuje się problematyczne i skomplikowane, stąd niektóre przepisy zawarte w projekcie budzą nasze wątpliwości.

Zwracamy jednocześnie uwagę na kilka kluczowych zmian w prowadzeniu akt osobowych pracowników przez ogół pracodawców. Nowelizacja przepisów wynikająca z rozporządzenia ma zatem daleko idące konsekwencje dla działów kadrowych, dlatego staramy się wskazać na ewentualne problemy z wykonywaniem nowych obowiązków. 

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

  1. Uwagi szczegółowe

1. Uwagi dot. części akt osobowych

Dalszy ciąg materiału pod wideo

§ 3 pkt 1

W ocenie Pracodawców Rzeczypospolitej Polskiej ustawodawca powinien określić, że we wskazanej regulacji chodzi o skierowanie na badania i orzeczenie z poprzedniego zatrudnienia, aktualnego na dzień rozwiązania stosunku pracy, o ile nowe zatrudnienie następuje w ciągu 30 dni od daty rozwiązania umowy z poprzednim pracodawcą. Propozycja przepisu oznacza, że kandydat powinien przedstawić wszelkie skierowania i orzeczenia. Naszą wątpliwość wzbudza również przypadek, kiedy następuje ponowne zatrudnienie u tego samego pracodawcy w ciągu 30 dni, a kandydat nie przedłoży skierowania i orzeczenia z badań lekarskich. Rodzi się pytanie: czy pracodawca powinien wykonać kopię dotychczasowych akt osobowych z części B i wpiąć je do części A, kontynuując prowadzenie akt w przypadku ponownego zatrudnienia.

§ 3 pkt 2 lit. e (informacja o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu - art. 222 § 8 k.p.).

Wskazana regulacja oznacza dodanie nowego dokumentu do akt osobowych. W naszej ocenie informacja może być częścią Regulaminu Pracy i pracownik powinien potwierdzać zapoznanie się z całym regulaminem, w tym w części dotyczącej o monitoringu. Proponujemy zatem wprowadzenie innego zapisu rozwiązania tak, aby fakt zapoznania się z monitoringiem był częścią dokumentu o zapoznaniu się z Regulaminem Pracy,  chyba że pracodawca nie ma obowiązku tworzenia tego aktu.

§ 3 pkt 2 lit. o

Proponujemy pozostawienie dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowania co najmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat poza aktami osobowymi, z uwagi na skalę dokumentów i możliwość wykorzystania dni opieki nad zdrowym dzieckiem także w godzinach. W ciągu roku z tego tytułu może powstać nawet 16 dodatkowych dokumentów, co znacznie zwiększy objętość akt osobowych.

§ 3 pkt 2 lit. s

Zwracamy uwagę na niejednoznaczność projektowanego § 3 pkt 2 lit. s rozporządzenia. Literalne brzmienie regulacji na nią nie wskazuje, jednak już z treści uzasadnienia projektu można wysnuć wniosek, iż intencją ustawodawcy jest nałożenie na pracodawcę obowiązku przechowywania wszystkich wniosków urlopowych w aktach osobowych w części C. W aktualnym stanie prawnym wnioski urlopowe przechowywane są osobno, poza aktami osobowymi, na krótki okres (na okres przedawnienia roszczeń pracowniczych, tj. 3 lata). W przypadku konieczności zamieszczania tych wniosków w aktach osobowych pracowników, ten okres zwiększy się ponad 3-krotnie, tj. do 10 lat. Powyższe nie znajduje uzasadnienia prawnego, w szczególności nie spowoduje zwiększenia ochrony praw pracowniczych, gdyż wszelkie roszczenia jakich pracownicy mogą dochodzić w związku z tymi wnioskami, czy też uprawnienia jakie mogą z tego tytułu uzyskać, podlegają 3-letniemu okresowi przedawnienia. Powoduje to, że już w czwartym roku po dacie złożenia wniosku, traci on znaczenie dla stron stosunku pracy. Co istotne, przepisy prawa pracy nie wymagają dla wniosków o udzielenie urlopu formy pisemnej, co powoduje wątpliwości w zakresie możliwości wypełnienia przewidywanego obowiązku u tych pracodawców, u których praktyką jest uzgadnianie terminów urlopów w formie ustnej. ocenie sugerujemy, aby wnioski urlopowe były przechowywane wraz z ewidencją czasu pracy (dodanie do § 6 pkt 1 – lit. f o treści, że w skład ewidencji czasu pracy wchodzą wnioski urlopowe pracownika).

§ 3 pkt 2 lit. t

Naszym zdaniem włączenie skierowań na badania profilaktyczne do akt osobowych zwiększy koszty po stronie pracodawcy, a także objętość akt pracowniczych. Jeden egzemplarz w formie papierowej otrzymuje pracownik , drugi zaś - placówka medyczna. Ponadto, w Polsce są już placówki realizujące badania profilaktyczne, które działają na podstawie e-skierowań. Rekomendujemy pozostawienie dopuszczalnej formy elektronicznych skierowań i archiwizacji kopii skierowań poza aktami osobowymi.

§ 3 pkt 3 i 4

Pracodawcy RP popierają wyodrębnienie dedykowanej części dla kar porządkowych, która jest konieczna   z uwagi na obowiązek zatarcia kary po roku nienagannej pracy. Rekomendujemy jednak niezmienianie dotychczasowej nomenklatury, tj. aby część C pozostała dla spraw związanych z ustaniem stosunku pracy, a nowa część dotycząca kar znalazła się w części D. Taka numeracja pozwoli na zachowanie obecnych akt i jedynie dodanie nowej części, co jest zdecydowanie prostsze do wykonania Nie każdy pracownik podczas zatrudnienia otrzymuje karę porządkową, zaś część C dotyczy wszystkich pracowników.

§ 3 pkt 4 lit. e, g

Proponujemy umieszczenie wskazanych zapisów w części B akt osobowych pracownika, tj. dokumentach dotyczących przebiegu zatrudnienia.

§ 4 pkt 3

Niezrozumiały jest przepis dotyczący konieczności przenumerowywania dokumentów w części C, kiedy dochodzi do usunięcia dokumentu nałożenia kary. Pozostaje wątpliwość, czy  propozycja oznacza usunięcie  samego pisma o pozostawieniu kary i pozostawienie innych dokumentów związanych z procesem ukarania, np. protokołu wysłuchania, czy też dotyczy usunięcia wszystkich dokumentów związanych z nałożeniem kary.

  1. Uwagi dotyczące dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

§ 6

W ocenie Pracodawców RP regulacja nie wyjaśnia, czy wspomniana dokumentacja ma być odrębnym zbiorem i znajdować się poza aktami pracowniczymi, jak również czy ma być prowadzona obowiązkowo w wersji papierowej , czy też może być zapisana w wersji elektronicznej. Projekt wprost nie przewiduje możliwości prowadzenia dokumentacji pracowniczej w sposób łączony (np. akt osobowych w wersji papierowej, a ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej).

§ 6 pkt 1 lit. a

Przepis nakazuje pracodawcy przechowywanie kopii rozkładu czasu pracy z potwierdzeniem otrzymania rozkładu przez pracownika. W związku powstaje wątpliwość, jak powinien postępować pracodawca, gdy rozkład czasu pracy jest zdefiniowany w regulaminach (innych dokumentach o charakterze ogólnym). Wątpliwości budzi również kwestia obowiązków pracodawcy w przypadku harmonogramów w systemie pracy zmianowej i dni wolnych. Są one często wywieszane w publicznym miejscu w formie papierowej i nie mają formy elektronicznej. Wskazany przepis rodziłby po stronie pracodawców obowiązek indywidualnego informowania pracownika o rozkładzie czasu pracy i gromadzenia obszernej dokumentacji obrazującej wypełnienie przez pracownika obowiązku zapoznania się z każdym kolejnym harmonogramem. Powyższe skutkowałoby również nagromadzeniem obszernej dokumentacji pracowniczej. Z tego punktu widzenia, obowiązek może okazać się niewykonalny.

  1. Uwagi dotyczące doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji i sposobu jej odbioru

§ 15

  1. że zawiadomienie, o którym mowa we wskazanej regulacji pracodawca powinien wysłać dopiero po zakończeniu terminu przechowywania dokumentacji. Zawiadamianie byłych pracowników o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej może być w wielu przypadkach nieskuteczne z uwagi na zmiany adresu zamieszkania lub adresu e-mail, co utrudni wielu pracownikom zbieranie dokumentacji koniecznej do ustalania świadczeń emerytalno-rentowych. Z uwagi na skrócenie okresu przechowywania akt osobowych do 10 lat wywoła to istotny problem, np. w przypadku zagubienia lub zniszczenia świadectwa pracy przez pracownika.

§ 16

W naszej ocenie brzmienie przepisu budzi wątpliwości interpretacyjne. Nie zostało bowiem sprecyzowane co ustawodawca rozumie pod pojęciem „upoważnienie”, a także jak należy rozumieć zwrot „jednoznaczne zidentyfikowanie osoby” - w przypadku wysyłania dokumentacji drogą elektroniczną. Naszą wątpliwość budzi ponadto brak regulacji dotyczących możliwości dostarczania dokumentacji pracowniczej w inny sposób niż osobiście i za pokwitowaniem, czyli np. za pośrednictwem np. poczty lub usług kurierskich.

§ 18 ust. 1

Ustawodawca nie precyzuje, w jakich sytuacjach pracodawca pozostawia u siebie kopie dokumentacji. Cytowana regulacja nie określa kto decyduje o formie wydania kopii.

  1. Uwagi dot. okresu dostosowania

§ 19

Pracodawcy Rzeczypospolitej Polskiej rekomendują okres 12 miesięcy na dostosowanie sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej do nowych przepisów. Założony czas 6 miesięcy jest zbyt krótki na dostosowanie systemów oraz wprowadzenie zmian porządkujących w samych aktach osobowych.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Pracodawcy RP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Raz w roku 14 dni z rzędu urlopu wypoczynkowego? Czy to obowiązek pracownika?

Czy pracownik musi raz w roku kalendarzowym wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu? Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł: nowe przepisy już w mocy. Poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł. Aż 9. krotnie poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Kto zyska a kto straci i dlaczego tak się stało? Ustawodawca reaguje na bieżącą sytuację na rynku pracy. Tym samym znowelizowano najistotniejszą ustawą w obszarze ubezpieczeń społecznych jaką jest ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zatem za co można nałożyć taką grzywnę?

REKLAMA

Sprawdź, którym liderem jesteś: kontroler, terapeuta, mesjasz, eko-lider [Zarządzanie]

Dr Simon Western wyróżnia 4 typy liderów w firmach: terapeuta, mesjasz, kontroler i eko-lider. Który typ przywództwa został uszyty na miarę naszych czasów? Sprawdź, którym typem lidera jesteś.

Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co się zmieni?

94% kandydatów do pracy przez brak widełek płacowych w ogłoszeniu rezygnuje z aplikowania, nawet jeśli oferta jest atrakcyjna dla rozwoju ich ścieżki kariery. Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co to oznacza? Czy podanie widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę będzie obowiązkowe?

Lipiec 2025: jakie zmiany i ważne daty w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych?

Lipiec 2025 r. przyniósł ważne zmiany w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. Zmiany mają wpływ na sytuację pracowników, pracodawców, osób z niepełnosprawnościami, przedsiębiorców, osób bezrobotnych, stażystów i dla wielu innych grup. Wchodzi w życie sporo nowych przepisów - jedne są bardziej niszowe - bo dotyczące np. zatrudnienia w służbach, a drugie mniej, odnoszące się do wielu osób. Przypominamy też jakie są ważne terminy kadrowo-płacowe, które powinny być dochowane w lipcu 2025 r.

Czy certyfikacja ISO nadal ma sens?

Zarządzanie jakością, zarządzanie środowiskowe, systemy zapewniania bezpieczeństwa i higieny pracy czy czystości mikrobiologicznej – nowoczesne organizacje, szczególnie te, działające globalnie, porządkują wewnętrzne procesy własnymi procedurami. Czy w tej sytuacji certyfikacja ISO nadal ma sens? – Bez wątpienia. I to nie tylko po to, żeby zwiększyć konkurencyjność i wiarygodność w oczach kontrahentów – przekonuje Katarzyna Petrusiewicz, ekspert CWS Workwear.

REKLAMA

Najbardziej szanowane zawody 2025. B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę

Jakie zawody są obecnie najbardziej szanowane przez społeczeństwo? Na końcu listy znajdują się posłowie, europosłowie, samorządowcy, influencerzy i youtuberzy. Zmienia się idealna wizja pracy - B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę.

Pracodawca powinien redukować przebodźcowanie pracowników [SPOSOBY]

Współcześnie pracujemy za dużo, za głośno i za szybko. Wpływa to na przebodźcowanie, co z kolei powoduje niezdolność do koncentracji, złe samopoczucie, a nawet problemy psychiczne. Raport Pracuj.pl “Neurokomfort w pracy i rekrutacji, czyli przed jakimi wyzwaniami stajemy jako neuroróżnorodni w świecie pełnym bodźców” przedstawia problem i podaje pracodawcom sposoby na redukowanie przebodźcowania pracowników.

REKLAMA