Zasady rozliczania składek na ubezpieczenie społeczne z umów cywilnoprawnych

Które umowy podlegają ubezpieczeniu społecznemu?

Według ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu oraz ubezpieczeniu wypadkowemu podlegają osoby fizyczne, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej wykonują pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub innej umowy o świadczeniu usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Ubezpieczenie chorobowe jest natomiast dobrowolne – aby do niego przystąpić, zainteresowany musi złożyć odpowiedni wniosek.

Zasady rozliczania składek

Zadanie obliczania, potrącania i rozliczania składek na ubezpieczenie społeczne z umów cywilnoprawnych spoczywa na płatniku, czyli osobie powierzającej dokonanie pewnych czynności. Zleceniodawca jest zobowiązany regulować składki za każdy miesiąc kalendarzowy trwania umowy stanowiącej tytuł do ubezpieczenia.

Płatnik składek jest zobligowany za każdy miesiąc kalendarzowy złożyć komplet dokumentów rozliczeniowych:

• raport imienny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach ZUS RCA,
• raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne ZUS RZA, jeżeli zleceniobiorca podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu,
• raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek ZUS RCA,
• deklarację rozliczeniową ZUS DRA.

Dokumenty rozliczeniowe należy składać do 15 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni, a gdy zleceniodawcą jest jednostka budżetowa, zakład budżetowy lub gospodarstwo pomocnicze – do 5 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Te same terminy obowiązują płatnika za umowę cywilnoprawną, z której obowiązek ubezpieczeniowy wygasł w trakcie miesiąca kalendarzowego.

Chcesz otrzymywać więcej informacji? Zapisz się na nasz newsletter

Raporty imienne

Imienne raporty powinny zawierać: dane identyfikacyjne płatnika składek, miesiąc i rok, których raport dotyczy, dane identyfikacyjne ubezpieczonego, tytuł ubezpieczenia, podstawę wymiaru składek, kwotę składek – z uwzględnieniem podziału między płatnika a ubezpieczonego, podstawę wymiaru i kwotę składki na ubezpieczeni zdrowotne, rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenie społeczne, informacje o wypłaconych zasiłkach i wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy, oświadczenie płatnika składek, że dane zawarte w raporcie są zgodne ze stanem faktycznym, datę sporządzenia raportu miesięcznego i podpis płatnika składek lub osoby upoważnionej.

Obowiązek składania raportu imiennego o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach ZUS RCA istnieje także w sytuacji, gdy z umowy cywilnoprawnej zleceniobiorca nie uzyskuje żadnego przychodu. Taki raport należy złożyć z zerową podstawą wymiaru i zerową kwotą składek.

Gdy po zakończeniu umowy cywilnoprawnej i wyrejestrowaniu ubezpieczonego zleceniodawca dokonuje wypłaty przychodu z tego tytułu, składki powinny być wykazane w imiennym raporcie o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczeń 30 00 XX.

Dane z imiennych raportów zleceniodawca przekazuje zleceniobiorcy na piśmie w celu ich weryfikacji.

Zobacz też: Emeryci i renciści bez prawa do zasiłku chorobowego - wyrok TK

Deklaracja rozliczeniowa

W deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA rozlicza się składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenia zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, a także zasiłki, w tym rodzinne i pielęgnacyjne. Nie podlegają rozliczeniu w tej deklaracji zasiłki wypłacone przez płatnika bezpodstawnie.

Deklaracja rozliczeniowa zawiera: dane identyfikacyjne płatnika składek, informacje o liczbie ubezpieczonych, informacje o uprawnieniu płatnika składek do wypłaty zasiłków, zestawienie należnych składek na poszczególne rodzaje ubezpieczeń społecznych, z uwzględnieniem podziału na składki finansowane przez ubezpieczonego i przez płatnika oraz przez budżet państwa i Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, kwoty wypłaconych zasiłków, kwoty wynagrodzeń z tytułu niezdolności do pracy, zestawienie należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne oraz Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, a także oświadczenie płatnika składek, że dane zawarte w deklaracji są zgodne ze stanem faktycznym i podpis płatnika lub osoby przez niego upoważnionej.

Informacje dotyczące składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz zasiłki podawane w deklaracji rozliczeniowej muszą być zgodne z danymi zawartymi w imiennych raportach za konkretny miesiąc.

Poprawianie i zmiana dokumentów

Zmiana dokumentów złożonych do ZUS należy dokonać w następujących przypadkach:

• konieczna jest korekta danych wykazanych w imiennym raporcie miesięcznym w związku z zawiadomieniem o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS,
• konieczna jest korekta danych wykazanych w imiennym raporcie miesięcznych z związku z wydaniem decyzji dotyczącej obowiązku ubezpieczeń,
• płatnik składek stwierdza fakt podania błędnych danych w złożonym raporcie miesięcznym,
• nieprawidłowości w opłacaniu składek zostały ustalone w drodze kontroli przeprowadzonej przez ZUS.

W razie stwierdzenia błędów zleceniodawca składa do ZUS imienne raporty korygujące i deklaracje rozliczeniowe korygujące. Sporządza i przekazuje do ubezpieczyciela za dany miesiąc komplet dokumentów korygujących.

Ubezpieczenie zdrowotne osób wykonujących umowy cywilnoprawne

Termin na złożenie poprawek wynosi 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości w przypadku stwierdzenia jej we własnym zakresie, w przypadku otrzymania zawiadomienia od ZUS. Podobnie termin 7 dniowy na złożenie poprawek biegnie od dnia uprawomocnienia się decyzji stwierdzającej nieprawidłowość.

Na dokonanie poprawy imiennych miesięcznych raportów, w których nieprawidłowości zostały dostrzeżone w trakcie kontroli, płatnik ma 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. 

Jeżeli błąd dotyczy tylko deklaracji rozliczeniowej, wystarczy złożyć ją ponownie w wersji poprawionej – nie ma konieczności składania także imiennego raportu korygującego.

Skorygowaniu nie podlegają nieprawidłowości nieprzekraczające kwoty 2,20zł.

Dokumenty należy przekazywać do ubezpieczyciela poprzez teletransmisji danych, w formie elektronicznego dokumentu. Płatnicy rozliczający nie więcej niż 5 osób mogą przekazywać wymienione dokumenty w drodze dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru lub w formie wydruku z oprogramowania

Zakładu Ubezpieczeń Społecznych ma uprawnienie do korygowania błędów w złożonych dokumentach, jeżeli możliwe jest poprawienie ich we własnym zakresie. Ponadto może z urzędu sam sporządzić dokumenty rozliczeniowe lub korygujące w sytuacji, gdy płatnik uchyla się od ich złożenia pomimo uprawomocnienia się decyzji ZUS.

Płatnik składek jest zobowiązany do przechowywania przez okres 10 lat kopii dokumentów przekazanych do ZUS i dokumentów korygujących. Przez 5 lat należy zachować kopie dokumentów zgłoszeń płatnika do ubezpieczeń społecznych lub dokumentów korygujących zgłoszenia. Dozwolone jest przechowywanie dokumentów zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej.

Sposób opłacania składek

Zakład Ubezpieczeń Społecznych wskazuje zleceniobiorcy rachunki bankowe, na które ten jest obowiązany wpłacać składki za pracowników. Osobno opłaca się składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenia zdrowotne oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Termin składania imiennych raportów i deklaracji rozliczeniowych jest jednocześnie terminem opłacania składek. Płatnik ma na to czas do 15 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni, a w przypadku gdy zleceniodawcą jest jednostka budżetowa, zakład budżetowy lub gospodarstwo pomocnicze – do 5 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Zadaj pytanie na forum kadry