Kategorie

ZUS Rp-7 – 4 najczęstsze błędy

Sebastian Tomaszewski
ZUS Rp-7. /Fot. Fotolia
ZUS Rp-7. /Fot. Fotolia
Jednym z dokumentów, na podstawie którego ustala się wysokość emerytury i renty, jest zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, sporządzane na druku ZUS Rp-7. Błędne informacje w wystawianym przez pracodawcę druku Rp-7 mogą spowodować nadpłatę lub niedopłatę świadczenia należnego ubezpieczonemu.

Jak prawidłowo wypełnić zaświadczenie ZUS Rp-7

ZUS Rp-7

Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ZUS Rp-7 jest dokumentem potwierdzającym wysokość wynagrodzenia, okresy składkowe i nieskładkowe. Stanowi dowód do ustalenia m.in. podstawy wymiaru kapitału początkowego, renty z tytułu niezdolności do pracy (w tym renty z tytułu niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy czy chorobą zawodową), renty szkoleniowej, a także podstawy wymiaru emerytury obliczanej na „starych” zasadach.

POBIERZ FORMULARZ: ZUS Rp-7

Pracodawca powinien wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu opierając się na dokumentacji płacowej (np. listy płac). Jeśli jednak dokumentacja płacowa nie zachowała się, zaświadczenie powinien wystawić na podstawie dokumentacji osobowej (np. umowy o pracę, pism o powołaniu, mianowaniu).

Z dokumentacji płacowej, będącej podstawą do wypełnienia ZUS Rp-7, powinno wynikać:

  • czy od danego składnika wynagrodzenia była opłacana składka na ubezpieczenie społeczne (za okres do 31 grudnia 1998 r.) lub ubezpieczenia emerytalne i rentowe (za okresy przypadające począwszy do 1 stycznia 1999 r.),
  • za jaki okres zatrudnienia wypłacono dane wynagrodzenie (jego składnik),
  • w jakiej wysokości i za jaki okres zostały wypłacone zasiłki z ubezpieczenia społecznego (chorobowe, opiekuńcze, macierzyńskie) oraz wynagrodzenie za czas choroby.

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami

W zaświadczeniu o zatrudnieniu i wynagrodzeniu należy wypełnić obligatoryjnie każdy punkt przez wpisanie danych lub stwierdzenia, np.: „tak”, „nie”, „nie pobierał”, „nie dotyczy”.

W punkcie 3 zaświadczenia ZUS Rp-7 pracodawca podaje informację o osiąganym przez pracownika: wynagrodzeniu, przychodzie (dochodzie), uposażeniu – w rozbiciu na składniki stałe, zmienne, inne wypłaty, a także o wynagrodzeniu za czas niezdolności do pracy i świadczeń z ubezpieczenia społecznego za poszczególne lata kalendarzowe.

Pracodawca obliczając łączną kwotę wynagrodzenia za dany rok kalendarzowy powinien zsumować:

  • składniki wynagrodzenia (przychodu) stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne,
  • wynagrodzenie chorobowe oraz kwoty zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku wyrównawczego, świadczenia lub dodatku wyrównawczego.

Forum Kadry - ZUS i Płace

Błąd 1. Wykazywanie zarobków zgodnie z datą wypłaty, zamiast okresu, za który przychód był należny

Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych stosuje się generalną zasadę przyjmowania wypłat przysługujących za okres, za który zostały wypłacone. Zatem poszczególne składniki wynagrodzenia wypłacone w odstępach czasu dłuższych niż miesiąc pracodawca ustala w stosunku miesięcznym i dolicza do wynagrodzenia z tych miesięcy (lat) zatrudnienia, za które wynagrodzenie to przysługuje.

Dotyczy to przykładowo wynagrodzenia miesięcznego, tzw. trzynastki, premii kwartalnej, mimo że zarówno wypłata, jak i składka do ZUS zostały przekazane w następnym roku.

W lutym 2013 r. pracownikowi wypłacono nagrodę z zakładowego funduszu nagród, tzw. trzynastkę, przysługującą za 2012 r. Pracodawca wystawiając ZUS Rp-7 za 2012 r. powinien wykazać tę nagrodę w kolumnie 2 punktu 3 formularza. Mimo że została wypłacona w 2013 r. i w tym roku opłacono od niej składkę, podlega doliczeniu do 2012 r.

Pracodawca wystawił ZUS Rp-7 za lata 1995–1997. Pracownik w styczniu każdego roku otrzymywał premię kwartalną za IV kwartał poprzedniego roku. Ponadto wynagrodzenie za poszczególne miesiące otrzymywał 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Wystawiając ZUS Rp-7 pracodawca błędnie wskazał kwoty wynagrodzenia za lata 1995, 1996 i 1997, ponieważ zsumował kwoty za poszczególne lata, kierując się jedynie zasadą przyjmowania kwot z daty wypłaty, a nie uwzględniania kwot za okres, którego dotyczą. Pracodawca powinien wskazać w zaświadczeniu zarobki uzyskane za:

  • 1995 r. jako sumę wynagrodzeń wypłaconych w lutym za styczeń, w marcu za luty itd., łącznie z wynagrodzeniem wypłaconym w styczniu 1996 r. za grudzień 1995 r. oraz z nagrodą kwartalną wypłaconą w styczniu 1996 r. za IV kwartał 1995 r.,
  • 1997 r. i 1998 r. w taki sam sposób jak wynagrodzenie przyjmowane do podstawy wymiaru emerytury uzyskane w 1995 r.

Błąd 2. Niewykazywanie w zaświadczeniu przychodów przekraczających kwotę rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych

Powtarzającym się błędem popełnianym przy wystawianiu zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (ZUS Rp-7) jest ograniczenie kwoty wynagrodzenia do maksymalnej podstawy wymiaru składek. W ZUS Rp-7 należy wskazać cały przychód za dany rok, bez ograniczenia do 30-krotności podstawy wymiaru składek. Przekroczenie maksymalnej podstawy wymiaru składek dla danego roku może mieć miejsce w sytuacji, gdy w następnym roku (latach) nastąpiła wypłata wynagrodzenia, premii dotycząca roku, w którym wystąpiło przekroczenie podstawy wymiaru składek.

Wyższy wiek emerytalny

Ubezpieczonemu urodzonemu 6 września 1955 r. ZUS przyznał od 18 grudnia 2012 r. rentę z tytułu niezdolności do pracy. Do obliczenia podstawy wymiaru renty przyjął zarobki z okresu 10 kolejnych lat kalendarzowych z lat 2002–2011. Maksymalna podstawa wymiaru składek za 2002 r. wynosiła 64 620 zł. Przekroczenie maksymalnej kwoty składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nastąpiło w październiku 2002 r. Składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie jest płacona od listopada 2002 r. Wystawiając zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu za 2002 r. płatnik składek wskazał kwotę 64 620 zł (w kolumnie 3 punktu 7 druku ZUS Rp-7). Zatem ZUS do obliczenia renty z tytułu niezdolności do pracy przyjął wskaźnik wysokości wynagrodzenia 252,44% (64 620 zł : 25 598,52 zł – roczna kwota przeciętnego wynagrodzenia, ogłoszonego za dany rok kalendarzowy x 100). Ubezpieczony, dla którego było wystawione zaświadczenie, otrzymywał wynagrodzenie w miesiącu za dany miesiąc. Jednak w styczniu 2002 r. otrzymał nagrodę za 2001 r. w wysokości 12 000 zł, a w styczniu 2003 r. – nagrodę za 2002 r. w kwocie 18 000 zł. Pracodawca wystawiając ZUS Rp-7 powinien za 2002 r. odjąć od maksymalnej podstawy wymiaru składek za 2002 r. (64 620 zł) kwotę wypłaconej nagrody za 2001 r. (12 000 zł, a uwzględnić nagrodę roczną w kwocie 18 000 zł. W miejsce błędnie wskazanej kwoty 64 620 zł w kolumnie 7 pracodawca powinien wstawić kwotę 70 620 zł. Obliczony wskaźnik wysokości podstawy wymiaru wyniesie zatem 279,15% (70 620 zł : 25 298,52 zł x 100). Zaniżenie wskaźnika wysokości podstawy wymiaru renty (z powodu błędu w Rp-7) może mieć wpływ na ustalenie wysokości podstawy wymiaru, a w konsekwencji i wysokości renty.

3. Wynagrodzenie – przychód (dochód) – uposażenie* – w wybranym okresie wynosił(o):

Rok
kalendarzowy

Wynagrodzenie - przychód (dochód) - uposażenie*

Wynagrodzenie
za czas niezdolności do pracy
– świadczenia
z ubezpieczenia społecznego wypłacone
zamiast wynagrodzenia
– przychodu

Łączna kwota wynagrodzenia – przychodu
– świadczeń pieniężnych
– uposażenia:

Składniki stałe

Składniki
zmienne

Inne

Świadczenia
w naturze

kwota

rodzaj

kwota

rodzaj

kwota

rodzaj

1

2

3

4

5

6

7
(2+3+4+5+6)

2002

52 620
– limit X 2002

18 000

nagroda roczna za 2002 r.
wypłacona styczniu 2003 r.

70 620 zł

Roczną podstawę wymiaru składek należy wykazać w kolumnie 2 z komentarzem „limit”, podając także miesiąc, w którym nastąpiło przekroczenie tego limitu. Jeżeli za rok, w którym osiągnięto „limit”, zostały dokonane wypłaty (np. nagroda roczna, trzynastka), należy je doliczyć do tego roku, za który przysługują, jeśli w roku wypłaty stanowiły one podstawę wymiaru składek. Takie doliczenie powoduje wyłączenie powyższych wypłat z limitu za rok, w którym je wypłacono.

Przychód, co do którego nie ma możliwości ustalenia, za jaki okres pracy został wypłacony, należy doliczyć do roku, w którym nastąpiła wypłata.

Zasadę uwzględniania przychodu za okres, a nie „z dnia wypłaty” należy stosować jedynie wówczas, gdy istnieje możliwość ustalenia okresu, za który dana wypłata przysługuje, jak to ma miejsce w przypadku np. premii kwartalnej, trzynastki, nagrody z zysku.

Jeżeli z uwagi na specyfikę przychodu nie jest możliwe ustalenie okresu, jakiego dana wypłata dotyczy, to taki przychód dolicza się do miesiąca, w którym nastąpiła ta wypłata. Przykładem może być nagroda wypłacona nauczycielowi za szczególne osiągnięcia zawodowe, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy czy premia bilansowa.

Pracodawca wystawia ZUS Rp-7 na potrzeby ustalenia kapitału początkowego. W marcu 1997 r. pracownikowi została wypłacona premia bilansowa za sporządzenie bilansu za 1996 r. Przy ustalaniu łącznej kwoty przychodu za 1997 r. pracodawca powinien wykazać wypłaconą w 1997 r. premię bilansową dotyczącą sporządzenia bilansu za 1996 r. Z uwagi na specyfikę tej wypłaty, a więc na to, że praca przy sporządzaniu bilansu za 1996 r. była wykonywana w 1997 r., kwotę premii uzyskanej za jej wykonanie przyjmuje się za przychód 1997 r., a nie 1996 r., którego dotyczy sporządzony bilans.

Błąd 3. Niewłaściwa kwalifikacja wypłaty i uwzględnianie jej w nieprawidłowym punkcie zaświadczenia ZUS Rp-7

Jeżeli pracodawca ma wątpliwość, które z wypłaconych pracownikowi kwot powinny zostać uwzględnione w zaświadczeniu ZUS Rp-7, powinien kierować się zasadą, że dany składnik należy uwzględnić (w pkt 3 formularza), jeżeli wypłata:

  • nie została zaliczona przez przepisy o klasyfikacji wynagrodzeń do bezosobowego funduszu płac,
  • była zagwarantowana umową o pracę lub wynikała z obowiązującego systemu płac,
  • miała charakter stały (miesięczny, kwartalny).

W każdym przypadku, gdy pracodawcy nie udało się rozstrzygnąć wątpliwości, nie należy spornej wypłaty uwzględniać w tabeli w punkcie 3 druku ZUS Rp-7, ale bezwzględnie podać tę kwotę w punkcie 6 zaświadczenia ZUS Rp-7 wraz z okresem i tytułem wypłaty lub informację tę zamieścić w stosownym załączniku do zaświadczenia. O tym, czy wypłata będzie uwzględniona przy naliczaniu świadczenia emerytalnego i rentowego, zdecyduje ZUS na podstawie informacji przekazanych przez płatnika.

Emerytury i renty

Błąd 4. Pominięcie w zaświadczeniu kwot zasiłków

Pracodawca w ZUS Rp-7 w punkcie 3 w kolumnie 6 powinien podać informację o łącznej kwocie świadczeń pieniężnych wypłaconych z ubezpieczenia społecznego, tj.:

  • zasiłku chorobowego,
  • zasiłku macierzyńskiego,
  • zasiłku opiekuńczego,
  • zasiłku wyrównawczego,
  • dodatku wyrównawczego,
  • świadczenia rehabilitacyjnego,
  • wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłaconych przez pracodawcę.

Powyższe kwoty są uwzględniane przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych.

Błędnie wystawione zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu albo zawierające niepełne informacje skutkuje nieprawidłowym ustaleniem wysokości kapitału początkowego lub świadczeń emerytalno-rentowych. W sytuacji gdyby świadczenie zostało ustalone i wypłacone przez ZUS w zawyżonej wysokości z powodu błędnych informacji przekazanych przez płatnika, ZUS ustali prawidłową wysokość świadczenia od miesiąca wpływu poprawionego zaświadczenia oraz obciąży nadpłatą pracodawcę. Jeżeli z powodu błędnie wystawionego zaświadczenia ZUS Rp-7 wysokość świadczenia zostanie obniżona, ewentualna zmiana wysokości emerytury lub renty (na skutek wydania prawidłowego druku ZUS Rp-7) będzie mogła nastąpić nie wcześniej niż od miesiąca, w którym wpłynęło zaświadczenie korygujące. Pracownikowi będzie wówczas przysługiwało roszczenie odszkodowawcze w stosunku do pracodawcy, z którego winy świadczenie zostało ustalone na zaniżonym poziomie.

Podstawa prawna:

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Tylko teraz
Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Kiedy zmiana czasu na zimowy w 2021?

    Kiedy jest zmiana czasu na zimowy w 2021 r.? Czy ostatni raz przestawiamy zegarki jesienią? Jak zmiana czasu wpływa na czas pracy w nocy?

    Wypłata wynagrodzenia za pracę w sobotę, niedzielę

    Wypłata wynagrodzenia za pracę to podstawowy obowiązek pracodawcy. Co w przypadku, gdy dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w sobotę lub niedzielę?

    Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na 4 falę covid?

    4 fala covid przewidywana jest na jesień 2021 r. Statystyki wskazują na tendencję wzrostową zakażeń. Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na ten trudny czas?

    Weryfikacja szczepień pracowników - projekt

    Weryfikacja szczepień pracowników - trwają prace nad projektem nowych przepisów. Czy pracodawcy będą mogli sprawdzić fakt zaszczepienia się przeciw COVID-19 przez pracowników?

    Umowa o dzieło - ZUS, zgłoszenie

    Umowa o dzieło - zgłoszenie do ZUS jest obowiązkowe od 2021 r. Jaki jest termin na zgłoszenie? Kto musi zgłosić umowę do ZUS?

    Zmiany w ubezpieczeniach społecznych od 18 września 2021 r.

    Najnowsze zmiany w ubezpieczeniach społecznych weszły w życie 18 września 2021 r. Sprawdź, co się zmieni.

    Wypalenie zawodowe podstawą zwolnienia lekarskiego od 2022 r.

    Wypalenie zawodowe od 2022 r. będzie podstawą do otrzymania zwolnienia lekarskiego (l4). Czym jest wypalenie? Jakie są objawy? Jak przeciwdziałać?

    Przeniesienie urlopu na kolejną umowę - wzór porozumienia

    Przeniesienie urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę może nastąpić na mocy porozumienia stron. Jak je prawidłowo sporządzić? Oto wzór porozumienia.

    Ostatnie dni na wniosek o zwolnienie z ZUS!

    Wniosek o zwolnienie z ZUS - sklepiki szkolne i piloci muzealnych wycieczek mają ostatnie dni na ubieganie się o zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS.

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń - covid

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń została przewidziana w tarczy na czas pandemii COVID-19. Kogo dotyczy? Ile wynosi?

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy - szczepienie

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy z powodu szczepienia - kiedy jest możliwe? Czy szczepienie dziecka uzasadnia zwolnienie od pracy?

    Kobiety najwięcej ucierpiały na pandemii

    Kobiety najwięcej straciły w czasie pandemii. To one częściej były zwalniane. Spadł na nie ciężar opieki nad dziećmi i pracy jednocześnie. Jak wpłynęło to na ich zdrowie?

    Płace rosną, bo firmy walczą o pracowników

    Płace rosną wszędzie. Wszystkie kody PKD odnotowały w sierpniu 2021 r. podwyżki wynagrodzeń. Firmy walczą w ten sposób o pracowników.

    Jak można podzielić urlop ojcowski?

    Urlop ojcowski przysługuje w wymiarze 2 tygodni. Jak można go podzielić? Do kiedy należy go wykorzystać?

    Skrócenie izolacji i dopuszczenie pracownika do pracy

    Skrócenie izolacji i dopuszczenie pracownika do pracy - czy jest możliwe? Co na to prawo? Jakie świadczenia przysługują za czas izolacji?

    Składki KRUS - IV kwartał 2021 r.

    Składki KRUS w IV kwartale 2021 r. - ile wynosi miesięczna składka na ubezpieczenie wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie?

    Dyscyplinarka za brak szkolenia BHP

    Czy brak szkolenia BHP może być podstawą dyscyplinarki? Czy można uznać to za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracownika?

    Dzień Pracownika Służby BHP

    Dzień Pracownika Służby BHP przypada na 19 września każdego roku. Z tej okazji Minister Rodziny i Polityki Społecznej przygotowała list z podziękowaniami i życzeniami dla pracowników służb BHP.

    Dobre i złe nawyki pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna pomaga łączyć pracę z życiem prywatnym. Jakie są dobre i złe nawyki zdalnych pracowników? Oto wyniki badania przeprowadzonego w Wielkiej Brytanii, Francji i Niemczech.

    Płaca minimalna a gospodarka - podcast premiera

    Jaki wpływ na gospodarkę ma płaca minimalna? Czym skutkuje brak godziwego wynagrodzenia? Premier wystartował z autorskim podcastem.

    Składka zdrowotna 9% średniej płacy krajowej

    Składka zdrowotna liczona od średniej płacy krajowej to propozycja Rzecznika MŚP. Czy 9% przeciętnej płacy w gospodarce przy podatku liniowym to dobre rozwiązanie? Ile wyniosłaby w 2022 r.?

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę?

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę? Co roku rośnie kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę (tzw. najniższej krajowej, płacy minimalnej) i minimalnej stawki godzinowej. Już dziś wiadomo, że minimalne wynagrodzenie wzrośnie w 2022 r. do 3010 zł brutto (w 2021 roku wynosi 2800 zł). Pracownicy i pracodawcy mają wątpliwości, czy z uwagi na wzrost płacy minimalnej od nowego roku trzeba zmienić postanowienia wszystkich umów o pracę, które obecnie opiewają na kwotę niższą niż 3010 zł? Czy można nie zmieniać umów a np. uzupełniać wynagrodzenie za pracę, premią do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę? Co może zrobić pracownik, jeżeli pracodawca nie wypłaca mu minimalnego wynagrodzenia? Wyjaśnień w tym zakresie udzieliła Państwowa Inspekcja Pracy.

    Jak zapewnić bezpieczeństwo pracownikom zdalnym?

    Bezpieczeństwo pracowników zdalnych może stanowić duże wyzwanie. To w domu zdarza się najwięcej wypadków. Za co odpowiada pracodawca? Jakie są przepisy BHP?

    Potwierdzenie danych w ZUS - instrukcja

    Potwierdzenie danych w ZUS można otrzymać przez PUE ZUS. Jak samodzielnie utworzyć dokument? Oto instrukcja jak zrobić to krok po kroku.

    Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze także świadczeniobiorca

    Elektroniczne Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze teraz także świadczeniobiorca, np. potwierdzenie prawa do emerytury, renty, zasiłku.