ZUS Rp-7 – 4 najczęstsze błędy

Jak prawidłowo wypełnić zaświadczenie ZUS Rp-7

ZUS Rp-7

Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ZUS Rp-7 jest dokumentem potwierdzającym wysokość wynagrodzenia, okresy składkowe i nieskładkowe. Stanowi dowód do ustalenia m.in. podstawy wymiaru kapitału początkowego, renty z tytułu niezdolności do pracy (w tym renty z tytułu niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy czy chorobą zawodową), renty szkoleniowej, a także podstawy wymiaru emerytury obliczanej na „starych” zasadach.

POBIERZ FORMULARZ: ZUS Rp-7

Pracodawca powinien wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu opierając się na dokumentacji płacowej (np. listy płac). Jeśli jednak dokumentacja płacowa nie zachowała się, zaświadczenie powinien wystawić na podstawie dokumentacji osobowej (np. umowy o pracę, pism o powołaniu, mianowaniu).

Z dokumentacji płacowej, będącej podstawą do wypełnienia ZUS Rp-7, powinno wynikać:

• czy od danego składnika wynagrodzenia była opłacana składka na ubezpieczenie społeczne (za okres do 31 grudnia 1998 r.) lub ubezpieczenia emerytalne i rentowe (za okresy przypadające począwszy do 1 stycznia 1999 r.),
• za jaki okres zatrudnienia wypłacono dane wynagrodzenie (jego składnik),
• w jakiej wysokości i za jaki okres zostały wypłacone zasiłki z ubezpieczenia społecznego (chorobowe, opiekuńcze, macierzyńskie) oraz wynagrodzenie za czas choroby.

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami

W zaświadczeniu o zatrudnieniu i wynagrodzeniu należy wypełnić obligatoryjnie każdy punkt przez wpisanie danych lub stwierdzenia, np.: „tak”, „nie”, „nie pobierał”, „nie dotyczy”.

W punkcie 3 zaświadczenia ZUS Rp-7 pracodawca podaje informację o osiąganym przez pracownika: wynagrodzeniu, przychodzie (dochodzie), uposażeniu – w rozbiciu na składniki stałe, zmienne, inne wypłaty, a także o wynagrodzeniu za czas niezdolności do pracy i świadczeń z ubezpieczenia społecznego za poszczególne lata kalendarzowe.

Pracodawca obliczając łączną kwotę wynagrodzenia za dany rok kalendarzowy powinien zsumować:

• składniki wynagrodzenia (przychodu) stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne,
• wynagrodzenie chorobowe oraz kwoty zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku wyrównawczego, świadczenia lub dodatku wyrównawczego.

Forum Kadry - ZUS i Płace

Błąd 1. Wykazywanie zarobków zgodnie z datą wypłaty, zamiast okresu, za który przychód był należny

Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych stosuje się generalną zasadę przyjmowania wypłat przysługujących za okres, za który zostały wypłacone. Zatem poszczególne składniki wynagrodzenia wypłacone w odstępach czasu dłuższych niż miesiąc pracodawca ustala w stosunku miesięcznym i dolicza do wynagrodzenia z tych miesięcy (lat) zatrudnienia, za które wynagrodzenie to przysługuje.

Dotyczy to przykładowo wynagrodzenia miesięcznego, tzw. trzynastki, premii kwartalnej, mimo że zarówno wypłata, jak i składka do ZUS zostały przekazane w następnym roku.

W lutym 2013 r. pracownikowi wypłacono nagrodę z zakładowego funduszu nagród, tzw. trzynastkę, przysługującą za 2012 r. Pracodawca wystawiając ZUS Rp-7 za 2012 r. powinien wykazać tę nagrodę w kolumnie 2 punktu 3 formularza. Mimo że została wypłacona w 2013 r. i w tym roku opłacono od niej składkę, podlega doliczeniu do 2012 r.

Pracodawca wystawił ZUS Rp-7 za lata 1995–1997. Pracownik w styczniu każdego roku otrzymywał premię kwartalną za IV kwartał poprzedniego roku. Ponadto wynagrodzenie za poszczególne miesiące otrzymywał 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Wystawiając ZUS Rp-7 pracodawca błędnie wskazał kwoty wynagrodzenia za lata 1995, 1996 i 1997, ponieważ zsumował kwoty za poszczególne lata, kierując się jedynie zasadą przyjmowania kwot z daty wypłaty, a nie uwzględniania kwot za okres, którego dotyczą. Pracodawca powinien wskazać w zaświadczeniu zarobki uzyskane za:

• 1995 r. jako sumę wynagrodzeń wypłaconych w lutym za styczeń, w marcu za luty itd., łącznie z wynagrodzeniem wypłaconym w styczniu 1996 r. za grudzień 1995 r. oraz z nagrodą kwartalną wypłaconą w styczniu 1996 r. za IV kwartał 1995 r.,
• 1997 r. i 1998 r. w taki sam sposób jak wynagrodzenie przyjmowane do podstawy wymiaru emerytury uzyskane w 1995 r.

Błąd 2. Niewykazywanie w zaświadczeniu przychodów przekraczających kwotę rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych

Powtarzającym się błędem popełnianym przy wystawianiu zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (ZUS Rp-7) jest ograniczenie kwoty wynagrodzenia do maksymalnej podstawy wymiaru składek. W ZUS Rp-7 należy wskazać cały przychód za dany rok, bez ograniczenia do 30-krotności podstawy wymiaru składek. Przekroczenie maksymalnej podstawy wymiaru składek dla danego roku może mieć miejsce w sytuacji, gdy w następnym roku (latach) nastąpiła wypłata wynagrodzenia, premii dotycząca roku, w którym wystąpiło przekroczenie podstawy wymiaru składek.

Wyższy wiek emerytalny

Ubezpieczonemu urodzonemu 6 września 1955 r. ZUS przyznał od 18 grudnia 2012 r. rentę z tytułu niezdolności do pracy. Do obliczenia podstawy wymiaru renty przyjął zarobki z okresu 10 kolejnych lat kalendarzowych z lat 2002–2011. Maksymalna podstawa wymiaru składek za 2002 r. wynosiła 64 620 zł. Przekroczenie maksymalnej kwoty składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nastąpiło w październiku 2002 r. Składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie jest płacona od listopada 2002 r. Wystawiając zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu za 2002 r. płatnik składek wskazał kwotę 64 620 zł (w kolumnie 3 punktu 7 druku ZUS Rp-7). Zatem ZUS do obliczenia renty z tytułu niezdolności do pracy przyjął wskaźnik wysokości wynagrodzenia 252,44% (64 620 zł : 25 598,52 zł – roczna kwota przeciętnego wynagrodzenia, ogłoszonego za dany rok kalendarzowy x 100). Ubezpieczony, dla którego było wystawione zaświadczenie, otrzymywał wynagrodzenie w miesiącu za dany miesiąc. Jednak w styczniu 2002 r. otrzymał nagrodę za 2001 r. w wysokości 12 000 zł, a w styczniu 2003 r. – nagrodę za 2002 r. w kwocie 18 000 zł. Pracodawca wystawiając ZUS Rp-7 powinien za 2002 r. odjąć od maksymalnej podstawy wymiaru składek za 2002 r. (64 620 zł) kwotę wypłaconej nagrody za 2001 r. (12 000 zł, a uwzględnić nagrodę roczną w kwocie 18 000 zł. W miejsce błędnie wskazanej kwoty 64 620 zł w kolumnie 7 pracodawca powinien wstawić kwotę 70 620 zł. Obliczony wskaźnik wysokości podstawy wymiaru wyniesie zatem 279,15% (70 620 zł : 25 298,52 zł x 100). Zaniżenie wskaźnika wysokości podstawy wymiaru renty (z powodu błędu w Rp-7) może mieć wpływ na ustalenie wysokości podstawy wymiaru, a w konsekwencji i wysokości renty.

3. Wynagrodzenie – przychód (dochód) – uposażenie* – w wybranym okresie wynosił(o):

Rok kalendarzowy	Wynagrodzenie - przychód (dochód) - uposażenie*							Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy – świadczenia z ubezpieczenia społecznego wypłacone zamiast wynagrodzenia – przychodu	Łączna kwota wynagrodzenia – przychodu – świadczeń pieniężnych – uposażenia: Autopromocja Zatrudnianie cudzoziemców. Procedury i rozliczenia Sprawdź
	Składniki stałe zł	Składniki zmienne		Inne		Świadczenia w naturze
		kwota zł	rodzaj	kwota zł	rodzaj	kwota zł	rodzaj
1	2	3		4		5		6	7 (2+3+4+5+6)
2002	52 620 – limit X 2002	–	–	18 000	nagroda roczna za 2002 r. wypłacona styczniu 2003 r.	–	–	–	70 620 zł

Roczną podstawę wymiaru składek należy wykazać w kolumnie 2 z komentarzem „limit”, podając także miesiąc, w którym nastąpiło przekroczenie tego limitu. Jeżeli za rok, w którym osiągnięto „limit”, zostały dokonane wypłaty (np. nagroda roczna, trzynastka), należy je doliczyć do tego roku, za który przysługują, jeśli w roku wypłaty stanowiły one podstawę wymiaru składek. Takie doliczenie powoduje wyłączenie powyższych wypłat z limitu za rok, w którym je wypłacono.

Przychód, co do którego nie ma możliwości ustalenia, za jaki okres pracy został wypłacony, należy doliczyć do roku, w którym nastąpiła wypłata.

Zasadę uwzględniania przychodu za okres, a nie „z dnia wypłaty” należy stosować jedynie wówczas, gdy istnieje możliwość ustalenia okresu, za który dana wypłata przysługuje, jak to ma miejsce w przypadku np. premii kwartalnej, trzynastki, nagrody z zysku.

Jeżeli z uwagi na specyfikę przychodu nie jest możliwe ustalenie okresu, jakiego dana wypłata dotyczy, to taki przychód dolicza się do miesiąca, w którym nastąpiła ta wypłata. Przykładem może być nagroda wypłacona nauczycielowi za szczególne osiągnięcia zawodowe, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy czy premia bilansowa.

Pracodawca wystawia ZUS Rp-7 na potrzeby ustalenia kapitału początkowego. W marcu 1997 r. pracownikowi została wypłacona premia bilansowa za sporządzenie bilansu za 1996 r. Przy ustalaniu łącznej kwoty przychodu za 1997 r. pracodawca powinien wykazać wypłaconą w 1997 r. premię bilansową dotyczącą sporządzenia bilansu za 1996 r. Z uwagi na specyfikę tej wypłaty, a więc na to, że praca przy sporządzaniu bilansu za 1996 r. była wykonywana w 1997 r., kwotę premii uzyskanej za jej wykonanie przyjmuje się za przychód 1997 r., a nie 1996 r., którego dotyczy sporządzony bilans.

Błąd 3. Niewłaściwa kwalifikacja wypłaty i uwzględnianie jej w nieprawidłowym punkcie zaświadczenia ZUS Rp-7

Jeżeli pracodawca ma wątpliwość, które z wypłaconych pracownikowi kwot powinny zostać uwzględnione w zaświadczeniu ZUS Rp-7, powinien kierować się zasadą, że dany składnik należy uwzględnić (w pkt 3 formularza), jeżeli wypłata:

• nie została zaliczona przez przepisy o klasyfikacji wynagrodzeń do bezosobowego funduszu płac,
• była zagwarantowana umową o pracę lub wynikała z obowiązującego systemu płac,
• miała charakter stały (miesięczny, kwartalny).

W każdym przypadku, gdy pracodawcy nie udało się rozstrzygnąć wątpliwości, nie należy spornej wypłaty uwzględniać w tabeli w punkcie 3 druku ZUS Rp-7, ale bezwzględnie podać tę kwotę w punkcie 6 zaświadczenia ZUS Rp-7 wraz z okresem i tytułem wypłaty lub informację tę zamieścić w stosownym załączniku do zaświadczenia. O tym, czy wypłata będzie uwzględniona przy naliczaniu świadczenia emerytalnego i rentowego, zdecyduje ZUS na podstawie informacji przekazanych przez płatnika.

Emerytury i renty

Błąd 4. Pominięcie w zaświadczeniu kwot zasiłków

Pracodawca w ZUS Rp-7 w punkcie 3 w kolumnie 6 powinien podać informację o łącznej kwocie świadczeń pieniężnych wypłaconych z ubezpieczenia społecznego, tj.:

• zasiłku chorobowego,
• zasiłku macierzyńskiego,
• zasiłku opiekuńczego,
• zasiłku wyrównawczego,
• dodatku wyrównawczego,
• świadczenia rehabilitacyjnego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłaconych przez pracodawcę.

Powyższe kwoty są uwzględniane przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych.

Błędnie wystawione zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu albo zawierające niepełne informacje skutkuje nieprawidłowym ustaleniem wysokości kapitału początkowego lub świadczeń emerytalno-rentowych. W sytuacji gdyby świadczenie zostało ustalone i wypłacone przez ZUS w zawyżonej wysokości z powodu błędnych informacji przekazanych przez płatnika, ZUS ustali prawidłową wysokość świadczenia od miesiąca wpływu poprawionego zaświadczenia oraz obciąży nadpłatą pracodawcę. Jeżeli z powodu błędnie wystawionego zaświadczenia ZUS Rp-7 wysokość świadczenia zostanie obniżona, ewentualna zmiana wysokości emerytury lub renty (na skutek wydania prawidłowego druku ZUS Rp-7) będzie mogła nastąpić nie wcześniej niż od miesiąca, w którym wpłynęło zaświadczenie korygujące. Pracownikowi będzie wówczas przysługiwało roszczenie odszkodowawcze w stosunku do pracodawcy, z którego winy świadczenie zostało ustalone na zaniżonym poziomie.

Podstawa prawna:

• art. 15–18, art. 177, art. 125–125a, art. 183 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – j.t. Dz.U. Nr 153 poz. 1227; ost.zm. Dz.U z 2013 r., poz. 1036
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe – Dz.U. Nr 237, poz. 1412
• rozporządzenie Rady Ministrów z 1 kwietnia 1985 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru emerytur i rent – Dz.U. z 1989 r. Nr 11, poz. 63; ost.zm. Dz.U. z 1990 r. Nr 71, poz. 418
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. z 1998 r. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 127, poz. 860