Kategorie

Jak wydać duplikat świadectwa pracy

Jadwiga Krukowska
Jak wydać duplikat świadectwa pracy/fot.Shutterstock
Jak wydać duplikat świadectwa pracy/fot.Shutterstock
fot.Shutterstock
W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy możliwe jest wydanie wyłącznie dwóch dokumentów – świadectwa pracy, a w uzasadnionych przypadkach – odpisu tego dokumentu. Jak wydać duplikat świadectwa pracy, jeżeli jego treść nie zgadza się z pismem o rozwiązaniu umowy o pracę?

Problem

Były pracownik wystąpił do nas z prośbą o wystawienie mu duplikatu świadectwa pracy, ponieważ oryginał świadectwa zostawił w kadrach swojej nowej firmy. Chce on podjąć dodatkową pracę, gdzie żądają od niego oryginału świadectwa pracy. Wypożyczyliśmy z archiwum zakładowego akta tego pracownika. Okazało się, że w świadectwie pracy podany jest tryb rozwiązania umowy jako porozumienie stron, a w dokumentach znajduje się pismo o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Jaki tryb rozwiązania umowy o pracę mamy podać w duplikacie świadectwa pracy? Czy powinniśmy użyć obecnie obowiązującej nas pieczątki, ponieważ przekształciliśmy się i firma zmieniła swoją nazwę?

Rada

Nie powinni Państwo wydawać odpisu świadectwa pracy. Należy natomiast sprostować świadectwo pracy i podać w nim właściwy tryb rozwiązania umowy o pracę, tj. rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia. Nowe świadectwo pracy powinno zostać opatrzone aktualną pieczątką firmy.

Polecamy: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami

Uzasadnienie

Oryginał świadectwa pracy został wydany przez Państwa pracownikowi z istotnym błędem. Zamiast wzmianki o rozwiązaniu umowy o pracę na mocy porozumienia stron, w świadectwie powinna być zawarta informacja o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Dane wpisane do świadectwa pracy muszą pokrywać się ze stanem faktycznym, dlatego Państwo powinni sprostować ten dokument z własnej inicjatywy. Należy zatem sporządzić nowe, poprawne świadectwo pracy i przekazać je pracownikowi. W tej sytuacji warto dołączyć do świadectwa pracy pismo i wyjaśnić pracownikowi, dlaczego wystawiono nowy dokument oraz poprosić go o zwrot świadectwa zawierającego błąd. W nowym świadectwie pracy należy podać bieżącą datę jego wydania i użyć aktualnych pieczątek pracodawcy. W ust. 1 świadectwa pracy w rubryce "był zatrudniony" należy wpisać nazwę poprzedniego pracodawcy i zaznaczyć, że obecny pracodawca jest jego następcą prawnym.

Po kilku latach od wydania pracownikowi świadectwa pracy kadrowa zorientowała się, że wydała ten dokument z nieprawidłowym okresem zatrudnienia, który nie jest zgodny z wystawionym wcześniej do ZUS dokumentem RP-7. Wystawiła więc nowe, prawidłowe świadectwo pracy z własnej inicjatywy i wysłała je na adres domowy pracownika, informując go o przyczynie wydania nowego dokumentu. Pracownik zwrócił błędnie wystawione świadectwo pracy. Takie postępowanie było prawidłowe.

Świadectwa pracy nie można sprostować poprzez wydanie odpisu (duplikatu). W związku z tym nie powinno się wydawać odpisu świadectwa pracy w sytuacji, gdy zawiera ono błąd. Odpis powinien w swej treści być zgodny z dokumentem pierwotnym, który wcześniej został wydany pracownikowi. Sprostowanie świadectwa pracy oznacza natomiast wydanie nowego dokumentu z poprawną treścią.

Pracownik nie może skutecznie dochodzić sprostowania świadectwa pracy w części dotyczącej stwierdzenia, że stosunek pracy został rozwiązany przez pracodawcę bez wypowiedzenia z winy pracownika, kwestionując zgodność z prawem tego rozwiązania, bez wystąpienia z powództwem o roszczenia z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania stosunku pracy (uchwała Sądu Najwyższego z 4 listopada 2009 r., I PZP 4/09, OSNP 2010/13-14/154).

W przedstawionej sytuacji należy zwrócić uwagę, że firma, w której pracownik został zatrudniony, nie miała prawa umieszczać w aktach osobowych oryginału świadectwa pracy, lecz tylko kserokopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem.

Kopię świadectwa pracy przechowuje się w części C akt osobowych pracownika. Jedynie w uzasadnionych przypadkach pracodawca wydaje pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika odpis tego świadectwa pracy (§ 6 ust. 2 pkt 3 lit. b rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

Były pracownik zwrócił się z prośbą do kadr o wydanie mu nowego świadectwa pracy, ponieważ zagubił oryginał, który otrzymał w dniu rozwiązania umowy o pracę. Kadrowa sporządziła dokument zgodny z kopią, która znajdowała się w aktach pracownika. Przepisała więc dokładnie wszystkie dane, które znajdowały się we wcześniej wydanym świadectwie pracy. Na dokumencie zaznaczyła, że jest to odpis. Postępowanie kadrowej było prawidłowe.

Podstawa prawna

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Tylko teraz
Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Czy kwarantanna przerywa urlop?

    Czy kwarantanna przerywa urlop wypoczynkowy? Co na to Kodeks pracy? Czy można pracować na kwarantannie?

    Wypłata wynagrodzenia za pracę po ustaniu zatrudnienia

    Wypłata wynagrodzenia za pracę po ustaniu zatrudnienia to obwiązek pracodawcy. Kiedy wypłaca się ekwiwalent za urlop, odprawę i odszkodowanie? Co w przypadku śmierci pracownika lub pracodawcy?

    Dofinansowanie pensji z tarczy - zmiany w rozliczaniu

    Dofinansowanie pensji pracowników z tarczy antykryzysowej trzeba rozliczyć. Co się zmieni? Pracodawca zwróci środki pobrane na jednego pracownika, a nie wszystkie dopłaty.

    Potrącenie zaległości ZUS z emerytury od 2022 r.

    Potrącenie zaległości składkowych z emerytury i renty będzie możliwe od 2022 r. ZUS odliczy składkę zdrowotną, podatek i należności składkowe nieopłacone w terminie. Do jakiej wysokości? Co z zasiłkami?

    Niemcy: niezaszczepieni bez rekompensaty za czas kwarantanny

    Niezaszczepieni nie otrzymają rekompensaty za czas kwarantanny. Nowe przepisy w Niemczech zaczną obowiązywać od 1 listopada 2021 r.

    Praca zdalna a work-life balance

    Praca zdalna a work-life balance - za dużo work i za mało life? Z badania "Candidate Pulse" wynika, ze praca zdalna zachwiała balansem między życiem prywatnym i zawodowym. Pracownicy odczuwają również więcej presji ze strony pracodawców.

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid [VIDEO]

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid? Najpewniej tak, ale na zasadzie dobrowolności. Co to oznacza? Na to i inne pytania odpowiada Stanisław Szwed, wiceminister pracy, polityki społecznej i rodziny.

    Obniżenie wieku emerytalnego jako fatalna decyzja [VIDEO]

    Obniżenie wieku emerytalnego było fatalną decyzją. Ekonomiści negatywnie oceniają niższy i zróżnicowany dla kobiet i mężczyzn wiek emerytalny w Polsce.

    Co pandemia uświadomiła menadżerom? [VIDEO]

    Pandemia a zarządzanie - co kryzys wywołany pandemią uświadomił menadżerom? Okazało się, że kapitał ludzki jest niezwykle ważny. Duże znaczenie ma także zdolność do szybkich zmian.

    Kodeks pracy art. 30

    Kodeks pracy w art. 30 wylicza sposoby rozwiązania umowy o pracę: porozumienie stron, wypowiedzenie, dyscyplinarka i upływ czasu.

    Kontroferta dla pracownika - co to jest?

    Kontroferta dla pracownika - co to jest i w jakim celu się ją stosuje? Czy warto przyjąć kontrofertę?

    Jesienna rekrutacja w logistyce - jak zachęcić do pracy w firmie?

    Startuje jesienna rekrutacja w logistyce. Jakich pracowników brakuje? Jak zachęcić do pracy w danej firmie? Co przyciąga pracowników?

    Kontrole PIP na małych budowach 2021 - wyniki

    Kontrole PIP na małych budowach zostały wzmożone w 2021 r. Z danych statystycznych wynika, że to właśnie na małych budowach jest najwięcej wypadków przy pracy. Jakie są wyniki kontroli PIP?

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców przez cały rok

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców nie są sezonowe. Przypomina o tym PIP w kampanii "Prawa przez cały rok". Jak zatrudnić cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę sezonową? Czym jest umowa o pomocy przy zbiorach?

    Europejskie Porozumienie dotyczące aktywnego starzenia się

    Europejskie Porozumienie podpisane w 2017 r. dotyczy aktywnego starzenia się i podejścia międzypokoleniowego w pracy. Realizując je, w Polsce powstało "Porozumienie strony pracowników oraz strony pracodawców RDS na rzecz aktywnego starzenia". Wypracowano w nim szereg rozwiązań na rzecz aktywnego starzenia się.

    Kiedy zmiana czasu na zimowy w 2021?

    Kiedy jest zmiana czasu na zimowy w 2021 r.? Czy ostatni raz przestawiamy zegarki jesienią? Jak zmiana czasu wpływa na czas pracy w nocy?

    Wypłata wynagrodzenia za pracę w sobotę, niedzielę

    Wypłata wynagrodzenia za pracę to podstawowy obowiązek pracodawcy. Co w przypadku, gdy dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w sobotę lub niedzielę?

    Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na 4 falę covid?

    4 fala covid przewidywana jest na jesień 2021 r. Statystyki wskazują na tendencję wzrostową zakażeń. Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na ten trudny czas?

    Weryfikacja szczepień pracowników - projekt

    Weryfikacja szczepień pracowników - trwają prace nad projektem nowych przepisów. Czy pracodawcy będą mogli sprawdzić fakt zaszczepienia się przeciw COVID-19 przez pracowników?

    Umowa o dzieło - ZUS, zgłoszenie

    Umowa o dzieło - zgłoszenie do ZUS jest obowiązkowe od 2021 r. Jaki jest termin na zgłoszenie? Kto musi zgłosić umowę do ZUS?

    Zmiany w ubezpieczeniach społecznych od 18 września 2021 r.

    Najnowsze zmiany w ubezpieczeniach społecznych weszły w życie 18 września 2021 r. Sprawdź, co się zmieni.

    Wypalenie zawodowe podstawą zwolnienia lekarskiego od 2022 r.

    Wypalenie zawodowe od 2022 r. będzie podstawą do otrzymania zwolnienia lekarskiego (l4). Czym jest wypalenie? Jakie są objawy? Jak przeciwdziałać?

    Przeniesienie urlopu na kolejną umowę - wzór porozumienia

    Przeniesienie urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę może nastąpić na mocy porozumienia stron. Jak je prawidłowo sporządzić? Oto wzór porozumienia.

    Ostatnie dni na wniosek o zwolnienie z ZUS!

    Wniosek o zwolnienie z ZUS - sklepiki szkolne i piloci muzealnych wycieczek mają ostatnie dni na ubieganie się o zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS.

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń - covid

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń została przewidziana w tarczy na czas pandemii COVID-19. Kogo dotyczy? Ile wynosi?