Kategorie

Jak wydać duplikat świadectwa pracy

Jadwiga Krukowska
Jak wydać duplikat świadectwa pracy/fot.Shutterstock
fot.Shutterstock
W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy możliwe jest wydanie wyłącznie dwóch dokumentów – świadectwa pracy, a w uzasadnionych przypadkach – odpisu tego dokumentu. Jak wydać duplikat świadectwa pracy, jeżeli jego treść nie zgadza się z pismem o rozwiązaniu umowy o pracę?

Problem

Były pracownik wystąpił do nas z prośbą o wystawienie mu duplikatu świadectwa pracy, ponieważ oryginał świadectwa zostawił w kadrach swojej nowej firmy. Chce on podjąć dodatkową pracę, gdzie żądają od niego oryginału świadectwa pracy. Wypożyczyliśmy z archiwum zakładowego akta tego pracownika. Okazało się, że w świadectwie pracy podany jest tryb rozwiązania umowy jako porozumienie stron, a w dokumentach znajduje się pismo o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Jaki tryb rozwiązania umowy o pracę mamy podać w duplikacie świadectwa pracy? Czy powinniśmy użyć obecnie obowiązującej nas pieczątki, ponieważ przekształciliśmy się i firma zmieniła swoją nazwę?

Rada

Nie powinni Państwo wydawać odpisu świadectwa pracy. Należy natomiast sprostować świadectwo pracy i podać w nim właściwy tryb rozwiązania umowy o pracę, tj. rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia. Nowe świadectwo pracy powinno zostać opatrzone aktualną pieczątką firmy.

Polecamy: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami

Uzasadnienie

Reklama

Oryginał świadectwa pracy został wydany przez Państwa pracownikowi z istotnym błędem. Zamiast wzmianki o rozwiązaniu umowy o pracę na mocy porozumienia stron, w świadectwie powinna być zawarta informacja o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Dane wpisane do świadectwa pracy muszą pokrywać się ze stanem faktycznym, dlatego Państwo powinni sprostować ten dokument z własnej inicjatywy. Należy zatem sporządzić nowe, poprawne świadectwo pracy i przekazać je pracownikowi. W tej sytuacji warto dołączyć do świadectwa pracy pismo i wyjaśnić pracownikowi, dlaczego wystawiono nowy dokument oraz poprosić go o zwrot świadectwa zawierającego błąd. W nowym świadectwie pracy należy podać bieżącą datę jego wydania i użyć aktualnych pieczątek pracodawcy. W ust. 1 świadectwa pracy w rubryce "był zatrudniony" należy wpisać nazwę poprzedniego pracodawcy i zaznaczyć, że obecny pracodawca jest jego następcą prawnym.

Po kilku latach od wydania pracownikowi świadectwa pracy kadrowa zorientowała się, że wydała ten dokument z nieprawidłowym okresem zatrudnienia, który nie jest zgodny z wystawionym wcześniej do ZUS dokumentem RP-7. Wystawiła więc nowe, prawidłowe świadectwo pracy z własnej inicjatywy i wysłała je na adres domowy pracownika, informując go o przyczynie wydania nowego dokumentu. Pracownik zwrócił błędnie wystawione świadectwo pracy. Takie postępowanie było prawidłowe.

Świadectwa pracy nie można sprostować poprzez wydanie odpisu (duplikatu). W związku z tym nie powinno się wydawać odpisu świadectwa pracy w sytuacji, gdy zawiera ono błąd. Odpis powinien w swej treści być zgodny z dokumentem pierwotnym, który wcześniej został wydany pracownikowi. Sprostowanie świadectwa pracy oznacza natomiast wydanie nowego dokumentu z poprawną treścią.

Reklama

Pracownik nie może skutecznie dochodzić sprostowania świadectwa pracy w części dotyczącej stwierdzenia, że stosunek pracy został rozwiązany przez pracodawcę bez wypowiedzenia z winy pracownika, kwestionując zgodność z prawem tego rozwiązania, bez wystąpienia z powództwem o roszczenia z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania stosunku pracy (uchwała Sądu Najwyższego z 4 listopada 2009 r., I PZP 4/09, OSNP 2010/13-14/154).

W przedstawionej sytuacji należy zwrócić uwagę, że firma, w której pracownik został zatrudniony, nie miała prawa umieszczać w aktach osobowych oryginału świadectwa pracy, lecz tylko kserokopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem.

Kopię świadectwa pracy przechowuje się w części C akt osobowych pracownika. Jedynie w uzasadnionych przypadkach pracodawca wydaje pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika odpis tego świadectwa pracy (§ 6 ust. 2 pkt 3 lit. b rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

Były pracownik zwrócił się z prośbą do kadr o wydanie mu nowego świadectwa pracy, ponieważ zagubił oryginał, który otrzymał w dniu rozwiązania umowy o pracę. Kadrowa sporządziła dokument zgodny z kopią, która znajdowała się w aktach pracownika. Przepisała więc dokładnie wszystkie dane, które znajdowały się we wcześniej wydanym świadectwie pracy. Na dokumencie zaznaczyła, że jest to odpis. Postępowanie kadrowej było prawidłowe.

Podstawa prawna

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry

    Składka zdrowotna 2021 – działalność gospodarcza

    Składka zdrowotna w 2021 r. a działalność gospodarcza - ile wynosi wysokość składki zdrowotnej? Jak Nowy Ład wpłynie na wysokość składki zdrowotnej?

    Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron - wzór

    Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron - pobierz wzór druku. Jak rozwiązać umowę zgodnie z art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy? W jakiej formie dokonać porozumienia?

    Czy można zwolnić pracownika z powodu braku szczepienia?

    Zwolnienie niezaszczepionego pracownika - czy prawo pracy pozwala na rozwiązanie umowy z pracownikiem, który nie zaszczepił się przeciwko COVID-19?

    Kiedy pracownik ponosi odpowiedzialność materialną?

    Odpowiedzialność materialna pracownika - pracownik ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych i za mienie powierzone w ramach dodatkowej umowy.

    Składki KRUS III kwartał 2021

    Składki KRUS w III kwartale 2021 r. - ile wynoszą rolnicze składki wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie?

    Wyższe podwyżki dla służby zdrowia od 1 lipca 2021 r.

    Wyższe podwyżki dla służby zdrowia od 1 lipca 2021 r. - takie rozwiązanie proponuje Senat. Sprawdź, ile wzrośnie wynagrodzenie lekarzy, pielęgniarek, położnych i innych pracowników medycznych.

    Ile osób w Polsce pracuje zdalnie? [GUS]

    Praca zdalna - ile osób w Polsce pracuje zdalnie? Gdzie najwięcej osób pracuje z domu?

    Płaca minimalna - średnie wynagrodzenie w powiecie

    Płaca minimalna będzie zależała od powiatu? Proponuje się, aby wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę wynosiła tyle, ile średnie wynagrodzenie w powiecie.

    Świadczenie rehabilitacyjne - ile wynosi w 2021 r.?

    Świadczenie rehabilitacyjne - ile wynosi w III kwartale 2021 r.? Znamy nowy wskaźnik waloryzacji podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.

    Powrót do pracy stacjonarnej czy praca zdalna?

    Powrót do pracy stacjonarnej - czy Polacy chcą wracać do biur? Czy praca zdalna zostanie? Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami i pracownikami?

    12 czerwca - Dzień Sprzeciwu Wobec Pracy Dzieci

    Dzień Sprzeciwu Wobec Pracy Dzieci przypada na 12 czerwca. Pandemia COVID-19 wpłynęła negatywnie na to zjawisko.

    Umowa o zabezpieczeniu społecznym z Turcją już funkcjonuje

    Umowa o zabezpieczeniu społecznym z Turcją funkcjonuje od 1 czerwca 2021 r. Jakie kwestie reguluje?

    Odszkodowanie z tytułu wypadku przy pracy - wszystko, co musisz wiedzieć

    Jednorazowe odszkodowanie z tytułu wypadku przy pracy - komu i kiedy przysługuje? Kto je wypłaca? Jak odwołać się od decyzji ZUS?

    PPK: stan oszczędności można sprawdzać na bieżąco

    PPK - stan oszczędności na swoim rachunku w PPK można sprawdzać na bieżąco. Jak to zrobić?

    Nowy Ład – kalkulator wynagrodzeń 2022

    Nowy Ład - kalkulator wynagrodzeń w 2022 r. pozwala obliczyć wysokość wynagrodzeń dla umów o pracę. Jak Nowy Ład wpływa na wysokość płacy minimalnej w 2022 r.? Wyższa kwota wolna od podatku powoduje brak podatku przy minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Ile wyniesie najniższa krajowa?

    Minimalne wynagrodzenie pielęgniarek i położnych od lipca 2021 r.

    Minimalne wynagrodzenie pielęgniarek i położnych od lipca 2021 r. - to rozwiązanie dla wszystkich medyków. Co ze wzrostem wynagrodzeń do 2027 r.?

    Przedłużenie kadencji organów związków zawodowych

    Przedłużenie kadencji organów statutowych związków zawodowych, organizacji przedsiębiorców i społecznych inspektorów pracy przewiduje projekt nowelizacji ustawy covidowej.

    Bezrobocie w maju 2021 r. najniższe w UE

    Bezrobocie w maju 2021 r. - ile wyniosła szacowana stopa bezrobocia rejestrowanego? Czy Polska ma najniższe bezrobocie w UE?

    Doradca podatkowy - zarobki 2021

    Doradca podatkowy - jakie są zarobki w 2021 r.? Gdzie zarabia się najlepiej? Jak zrobić szybką karierę w podatkach? Oto kilka wskazówek.

    Zatrudnienie programisty - rekrutować seniora czy juniora?

    Zatrudnienie programisty może stać się prawdziwym wyzwaniem. Polskie firmy muszą konkurować o najlepszych specjalistów z pracodawcami z Zachodu. Jak w takiej sytuacji zatrudnić dobrego programistę?

    4 cechy, jakie powinien posiadać dobry program do obsługi PPK

    Obsługa PPK może być albo koszmarem działu kadr, albo procesem, o którym, jak o oddychaniu, po prostu się nie myśli. Wszystko zależy od tego, jakie oprogramowanie (i czy w ogóle) wspomaga dział personalny w realizacji zadań związanych z obsługą PPK. Jaki zatem powinien być program, który pozwoli na sprawną realizację PPK bez nadmiernego obciążania pracowników?

    PPK w firmie - jak wdrożyć?

    PPK w firmie - jak wdrożyć Pracownicze Plany Kapitałowe dla swoich pracowników? Co powinien zawierać program do obsługi PPK? Kto może oszczędzać w PPK?

    Regionalizacja płacy minimalnej - rekomendacje

    Regionalizacja płacy minimalnej i powiązanie jej z obiektywnym parametrem ekonomicznym to rekomendacje raportu, którego partnerem jest Biuro Rzecznika MŚP.

    Czerwiec 2021 - godziny pracy, dni wolne

    Czerwiec 2021 - godziny pracy i dni wolne czyli jaki jest wymiar czasu pracy. Kalendarz czerwca w 2021 r. zawiera 1 święto wolne od pracy.

    Niedziela handlowa - czerwiec 2021

    Niedziela handlowa - czerwiec 2021 r. ma 4 niedziele. Czy 13 czerwca, 20 czerwca lub 27 czerwca jest niedziela handlowa? Kalendarz niedziel handlowych.