Nowe obowiązki pracodawcy w 2018 r.

• Wyższa płaca minimalna
• Wyższe składki do ZUS
• Nowe prawo obejmie też pracodawców
• Akta pracownicze krócej przechowywane

W 2018 roku pracodawca powinien pamiętać o podwyżce dla najmniej zarabiających pracowników, a co za tym idzie o zapłaceniu wyższych składek do ZUS.

W 2017 pracownicy nabyli szereg uprawnień, a w 2018 roku jeszcze zostaną one zwiększone. To skutkuje także kolejnymi obowiązkami po stronie pracodawcy.

Wyższa płaca minimalna

Pracodawca musi więc pamiętać, że od 2018 roku rośnie płaca minimalna i będzie ona wynosić 2100 zł. (podwyżka o 100 zł w porównaniu z 2017 rokiem). W praktyce pracodawca wypłaci nie tylko wyższe wynagrodzenie pracownikowi, bowiem z płacą minimalną  wzrosną też świadczenia z nią powiązane, w tym odprawa z tytułu zwolnień grupowych, odszkodowanie z tytułu mobbingu lub dyskryminacji oraz dodatek za pracę w nocy. 

Ponadto, jeśli pracownik jest zatrudniony na umowie zleceniu, to podwyższeniu ulegnie także minimalna stawka godzinowa. Jest ona bowiem powiązana z płacą minimalną, więc od 2018 roku wzrośnie do 13,70 zł, czyli o 0,70 gr więcej niż obecnie. 

Polecamy książkę: Dokumentacja kadrowa. Wzory dokumentów i wyjaśnienia

Wyższe składki do ZUS

Wzrost pensji minimalnej oznacza także wzrost kosztów pracy - w 2018 roku "na rękę" pracownik otrzyma minimalnie 1 530 zł. Pozostałe koszty to między innymi składki na ubezpieczenie emerytalno-rentowe i na Fundusz Pracy, opłacane przez pracodawcę. Minimalna wysokość składek, jakie będzie musiał pokryć pracodawca w 2018 roku wyniesie:

• składka emerytalna – 9,76 proc., a więc 2 100 zł x 9,76 proc. = 204,96 zł,
• składka rentowa – 6,5 proc., a więc 2 100 zł x 6,50 proc. = 136,50 zł,
• składka wypadkowa – 1,8 proc., a więc 2 100 zł x 1,80 proc. = 37,80 zł
• składka na Fundusz Pracy – 2,45 proc., a więc 2 100 zł x 2,45 proc. = 51,45 zł,
• składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 0,10 proc., a więc 2 100 zł x 0,10 % = 2,10 zł.

W sumie składki finansowane przez pracodawcę przy zatrudnieniu pracownika na umowę o pracę wyniosą więc 20,61 proc. wynagrodzenia brutto, czyli w 2018 roku 432,81 zł.

Nowe prawo obejmie też pracodawców

Ponadto pojawiło się kilka propozycji prawnych, które dotyczyć będą także pracodawców. Zgodnie ze skierowanym do Sejmu projektem prezydenta Andrzeja Dudy, w razie niewydania przez pracodawcę świadectwa pracy, pracownik miałby prawo wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o zobowiązanie pracodawcy do wydania dokumentu. Teraz pracownik musi wytoczyć powództwo w trybie Kodeksu postępowania cywilnego. Zgodnie z nowymi przepisami, jeśli pracodawca nie wydałby świadectwa mimo wyroku sądowego, sąd mógłby wydać orzeczenie zastępujące świadectwo pracy. Podobne prawo będzie przysługiwało w razie zaprzestania działalności pracodawcy lub wystąpienia innych przyczyn uniemożliwiających wydanie dokumentu.

Wydłużone miałyby zostać również terminy do wystąpienia z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy do pracodawcy oraz żądaniem jego sprostowania do sądu pracy - z 7 do 14 dni. Ponadto kara za niewydanie świadectwa pracy uległaby zwiększeniu do wysokości od 1 tys. zł do 30 tys. zł.

Akta pracownicze krócej przechowywane

Natomiast dopiero od 2019 roku - a nie od 2018 roku, jak pierwotnie planowano w rządowym projekcie - skrócony z 50 do 10 lat zostanie okres przechowywania przez pracodawcę dokumentacji osobowej i płacowej pracowników oraz zleceniobiorców, zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., zasadą będzie przechowywanie dokumentacji przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Pracodawca będzie dobrowolnie mógł skrócić ten okres do 10 lat, jeśli złoży w ZUS oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów także dla tych pracowników. Nowe przepisy nie obejmą pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz osób wykonujących pracę górniczą i prace równorzędne - dla nich nadal będzie obowiązywał 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Natomiast, jeśli pracodawca zdecyduje się formę elektroniczną dokumentacji, nie będzie już musiał przechowywać papierowej - będą one teraz wywoływały takie same skutki prawne, także na gruncie ubezpieczeń społecznych. Elektroniczna forma dokumentacji będzie wymagała opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Rząd zaproponował również wprowadzenie bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzeń jako podstawowej formy przekazania płacy zatrudnionemu. Obecnie pracownik musi wyrazić pisemną zgodę na przekazanie mu wynagrodzenia na konto bankowe.Nadal jednak, na wniosek pracownika, będzie możliwość wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych.

Autor: Agnieszka Brzostek