Jak poinformować pracownika o zakresie jego obowiązków?

Fakt wykonywania podporządkowanej pracy określonego, a nie dowolnego rodzaju oraz możliwość wydawania poleceń będących konkretyzacją stosunku pracy powoduje, że pracodawca powinien zapoznać pracowników z zakresem obowiązków związanych pracą. Forma, w jakiej to zrobi, jest w zasadzie pozostawiona swobodnemu uznaniu pracodawcy.

Podstawa prawna zakresu czynności

Kodeks pracy nie zawiera legalnej definicji zakresu czynności, podobnie jak nie wprowadza bezpośrednio obowiązku jego opracowania w szczególnej formie. Artykuł 94 pkt 1 Kodeksu pracy (dalej k.p.), zgodnie z którym pracodawca jest zobowiązany zaznajamiać pracowników podejmujących pracę m.in. z zakresem ich obowiązków oraz sposobem świadczenia pracy, nie może być utożsamiany z podstawą sporządzenia i wręczenia pracownikowi zakresu czynności. Omawiany przepis reguluje jedynie ogólny obowiązek poinformowania pracowników o ich obowiązkach wynikających z umówionej pracy oraz o sposobie ich realizacji. Tak jak wiele praw i obowiązków stron wypływa z samej definicji stosunku pracy, tak i możliwość wydania stałych poleceń mających w praktyce nazwę zakresu czynności lub zakresu obowiązków również można wyprowadzić z istoty stosunku pracy. Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem (art. 22 k.p.).

Forma zakresu czynności

Z uwagi na ogólny charakter obowiązku zapoznania pracowników z zakresem obowiązków oraz brak narzucenia przez ustawodawcę sposobu i formy poinformowania pracowników w tym zakresie, przyjmuje się, że zakres obowiązków może być określony przez pracodawcę w umowie jako wskazanie zespołu czynności, jakie pracownik będzie podejmował w ramach procesu pracy na danym stanowisku. Takie poinformowanie może nastąpić również na podstawie odrębnej informacji niebędącej częścią umowy o pracę w formie zakresu czynności. Zakres ten może być również kształtowany w drodze bezpośrednich poleceń pracodawcy mających związek z wykonywaną pracą.

Pracodawca ma obowiązek zaznajomić pracownika z zakresem jego obowiązków oraz sposobem wykonywania pracy na określonym stanowisku. Nie oznacza to jednak bezwzględnego obowiązku sporządzenia zakresu czynności w formie pisemnej. Tym samym pracownik nie ma roszczenia wobec pracodawcy o wręczenie mu zakresu obowiązków w tej formie.

Podstawy prawnej obowiązku sporządzenia zakresu czynności w formie pisemnej nie można doszukiwać się w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Wprawdzie § 6 ust. 2 pkt 2 tego rozporządzenia reguluje kwestę przechowywania zakresu czynności w części B akt osobowych pracownika, ale nie może to być utożsamiane z obowiązkiem prawnym sporządzenia tego dokumentu w określonej formie tylko z uwagi na to, że rozporządzenie stanowi, iż zakres czynności w formie dokumentu jest fakultatywny.

Niezależnie od tego, że przepisy nie nakładają na pracodawcę zaznajomienia pracowników z obowiązkami na podstawie pisemnego dokumentu, jest to najbezpieczniejsze rozwiązanie z punktu widzenia interesów stron stosunku pracy.

Pisemny zakres czynności może stanowić integralną część umowy o pracę, ponieważ poza obowiązkowymi postanowieniami może ona zawierać elementy o charakterze fakultatywnym. Zakres obowiązków w formie pisemnej może również stanowić dokument odrębny, pozostający jednak w bezpośrednim związku z wykonywaną pracą.

Przyjęcie oraz odmowa przyjęcia zakresu czynności

Pracownik, decydując się na zatrudnienie na określonym stanowisku pracy, co do zasady, wyraża zgodę na wykonywanie czynności mających związek z tą pracą, w tym na realizację poleceń przełożonych dotyczących umówionej pracy. W sytuacji gdy zakres czynności przyjmuje formę pisemnego dokumentu, z reguły jest wręczany pracownikowi na etapie zawierania umowy o pracę. Zgoda pracownika na oferowaną pracę, co do zasady, może być utożsamiana z akceptacją zakresu czynności wynikającego z charakteru pracy. Pracownik podpisując umowę o pracę powinien zatem zapoznać się z takim zakresem oraz podpisać go w celu potwierdzenia faktu zaznajomienia się z jego postanowieniami oraz niewniesienia zastrzeżeń do jego treści. Pracodawca jest zobowiązany wyjaśnić pracownikowi niezrozumiałe dla niego postanowienia zakresu czynności.

W praktyce może powstać sytuacja, kiedy zakres czynności w całości lub w części może nie być zgodny z umówioną pracą. Może to wynikać np. z nieumyślnej pomyłki polegającej na wręczeniu pracownikowi zakresu czynności, odnoszącego się do innego stanowiska pracy lub pomyłkowego przekopiowania (na etapie redagowania dokumentu) niektórych tylko postanowień zakresu czynności związanych z wykonywaniem pracy innej rodzajowo. W takim przypadku pracownik ma możliwość powstrzymania się od akceptacji przedłożonego zakresu czynności. Pracodawca powinien wówczas dokonać korekty przedstawionego zakresu czynności lub sporządzić nowy dokument.

Może się również zdarzyć, że pracownik odmówi akceptacji i podpisania przedłożonego mu zakresu obowiązków. Nie ma przeszkód, aby zakres obowiązków został przedstawiony kandydatowi do pracy, który formalnie nie ma jeszcze statusu pracownika. W takim przypadku brak akceptacji zakresu czynności, co do zasady, uniemożliwia zatrudnienie kandydata na pracownika. Jeśli natomiast szczegółowy zakres czynności zostanie przedstawiony osobie, która już jest pracownikiem, i osoba ta odmówi akceptacji zakresu czynności zgodnego z umówioną pracą, pracodawca ma możliwość wypowiedzenia mu umowy o pracę.

Zobacz również: Odpowiedzialność porządkowa pracowników

---

Inne polecenia pracodawcy dotyczące zakresu obowiązków

Pracodawcy stosujący pisemne zakresy czynności w końcowej części takiego dokumentu często stosują klauzulę „obowiązkiem pracownika jest wykonywanie innych poleceń przełożonego”. Warto rozstrzygnąć, czy stosowanie tego typu zapisów jest dozwolone oraz jak bardzo są wiążące dla pracownika.

Przepisy nie wprowadzają zakazu stosowania przez pracodawców wyżej wskazanego sformułowania, co wynika z ogólnej kompetencji możliwości wydawania pracownikowi poleceń związanych z pracą. Podkreślenia wymaga fakt, że „inne polecenia” nie mogą być dowolne. Muszą pozostawać nie tylko w związku z pracą w rozumieniu ogólnym, ale przede wszystkim być zgodne z rodzajem umówionej pracy.

PRZYKŁAD:

Pracownik został zatrudniony na stanowisku administratora strony internetowej. W pisemnym zakresie obowiązków znajdowała się klauzula zobowiązująca go do wykonywania innych poleceń przełożonych. Pracodawca wydał pracownikowi polecenie umycia jego samochodu. Pracownik odmówił jego wykonania. W omawianym przypadku fakt, że pismo z zakresem czynności zawiera zwrot zobowiązujący pracownika do wykonywania innych poleceń przełożonego, w żadnym przypadku nie stanowi podstawy do wydawania nieograniczonych poleceń. Nie można zatem przyjąć, że skoro pracownik w ramach czasu pracy znajduje się w dyspozycji pracodawcy, to przełożony może wydawać mu w tym czasie dowolne polecenia, które nie pozostają w żadnym związku w umówioną pracą.

W celu uniknięcia nieporozumień dobrą praktyką może być stosowanie przez pracodawcę w ramach pisemnego zakresu czynności zapisu następującej treści: „obowiązkiem pracownika jest wykonywanie innych poleceń przełożonych w ramach umówionej pracy”.

UWAGA!

Zakres obowiązków zawierający ogólne sformułowanie zobowiązujące pracownika do wykonywania innych poleceń przełożonych nie stanowi podstawy do wydawania dowolnych poleceń.

W sytuacji gdy pracodawca powoła się na omawiany zapis zakresu czynności, wydając na jego podstawie polecenie niezwiązane z umówioną pracą, podwładny ma możliwość skutecznej odmowy jego wykonania. Pracodawca nie powinien z tego powodu wyciągać wobec pracownika negatywnych konsekwencji w postaci np. ukarania karą porządkową. W szczególności odmowa wykonania polecenia niezgodnego z umówioną pracą i wynikającym z niej zakresem czynności nie może stanowić podstawy rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę.

Zmiana zakresu czynności

W praktyce, podczas trwania stosunku pracy może zdarzyć się konieczność zmiany zakresu obowiązków pracownika. Może wtedy powstać wątpliwość, czy wystarczy zmienić pracownikowi zakres czynności, czy niezbędne będzie dokonanie wypowiedzenia zmieniającego warunki jego pracy. Bez wątpienia obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie pracownika o zmianie zakresu jego obowiązków oraz o sposobie ich realizacji. Zatem fakt, że pracodawca na początkowym etapie zatrudnienia zaznajomił pracownika w tym zakresie, nie oznacza, że jest on na przyszłość zwolniony z obowiązku informacyjnego wynikającego ze zmiany zakresu czynności oraz związanego z tym nowego sposobu wykonywania pracy.

PRZYKŁAD:

Kancelaria prawna zatrudnia pracownika na stanowisku specjalisty ds. zamówień publicznych. Umowa o pracę określała szczegółowy zakres obowiązków pracownika dotyczących udzielania klientom kancelarii pomocy prawnej w związku z prowadzeniem i nadzorowaniem postępowań w zakresie zamówień publicznych. Po pewnym czasie pracodawca postanowił, że pracownik będzie świadczył pracę jako windykator. Taka zmiana wiąże się z dodatkowymi obowiązkami dla pracownika. W pierwszej kolejności niezbędne staje się wręczenie pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego przynajmniej warunki pracy. Ponadto niezbędne jest zaznajomienie pracownika z nowymi obowiązkami oraz sposobem ich wykonywania. W omawianym przypadku za niewystarczające należy uznać samo polecenie pracodawcy, że od określonego terminu pracownik będzie świadczył pracę jako windykator, wykonując tym samym zupełnie nowe czynności, niezwiązane z zakresem określonym w umowie o pracę.

Wypowiedzenie zmieniające warunki pracy lub płacy jest podstawowym sposobem zmiany treści stosunku pracy. Zmiana ta dochodzi w wyniku jednostronnego oświadczenia pracodawcy. Wypowiedzenie zmieniające ma skutek w sytuacji, kiedy pracodawca zaproponuje pracownikowi w formie pisemnej nowe warunki (art. 42 § 2 k.p.). O wypowiedzeniu zmieniającym, zgodnie z poglądem ukształtowanym przez orzecznictwo, można mówić wtedy, gdy pracodawca wypowiada dotychczasowe warunki pracy lub płacy proponując jednocześnie w ich miejsce nowe warunki. Pisemne oświadczenie woli pracodawcy, zawierające nowe postanowienia w zakresie pracy lub płacy, nie będzie stanowiło wypowiedzenia zmieniającego, jeżeli nie zawiera oświadczenia o wypowiedzeniu dotychczasowych warunków.

W praktyce może powstać problem, czy do każdego rodzaju zmian w zakresie warunków pracy lub płacy należy stosować wypowiedzenie zmieniające. Wypowiedzenie jest niezbędne, gdy zmiana dotyczy tzw. istotnych warunków pracy lub płacy lub gdy nie jest korzystna dla pracownika. Do istotnych warunków pracy należy zaliczyć przede wszystkim rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wymiar czasu pracy oraz wysokość wynagrodzenia za pracę. Nieistotne zmiany warunków nie stanowią zatem przesłanki uzasadniającej stosowanie przez pracodawcę wypowiedzenia zmieniającego.

Polecamy: Kodeks pracy 2013 z komentarzem - praktycznie o rewolucyjnych zmianach

---

Co do zasady, zmiana zakresu obowiązków nie wymaga stosowania wypowiedzenia zmieniającego w przypadku, gdy nowy zakres obowiązków mieści się w ramach rodzaju pracy umówionej przez strony na etapie zawierania umowy o pracę. Inaczej jest w sytuacji, gdy strony zawierając umowę o pracę zawarły w jej treści zakres obowiązków. Wówczas może zaistnieć potrzeba zastosowania wypowiedzenia zmieniającego. W wyroku z 2 października 2008 r., sygn. akt I PK 73/08), Sąd Najwyższy wskazał, że:

 (...) rodzaj pracy może być określony w sposób bardziej lub mniej szczegółowy. (...) Zakres czynności pracownika jest konkretyzacją umówionego rodzaju pracy, stanowiąc tym samym zbiorcze polecenie pracodawcy niewymagające co do zasady zgody pracownika na zmianę (...).

Sąd podkreślił, że w przypadku gdy strony poczynią szczegółowe ustalenia co do rodzaju pracy w umowie o pracę, stają się one istotnymi elementami umowy z woli samych zainteresowanych (stron stosunku pracy). Według sądu, zmiana takich postanowień wymaga zgody pracownika, a w przypadku jej braku – wypowiedzenia zmieniającego.

PRZYKŁAD:

Pracodawca prowadzący firmę budowlaną zatrudnił pracownika na stanowisku malarza. Strony stosunku pracy zamieściły w umowie o pracę postanowienia, zgodnie z którymi do obowiązków zatrudnionego pracownika będą należały prace malarskie. Po pewnym czasie pracodawca otrzymał wiele zleceń w zakresie robót ziemnych oraz dekarskich. Pracodawca chcąc skierować pracownika (zatrudnionego jako malarz i posiadającego kwalifikacje zawodowe tylko w tym zakresie) do wykonywania nowych prac, powinien to uczynić przez wręczenie mu wypowiedzenia zmieniającego. W tym przypadku zatrudniający nie będzie miał możliwości skorzystania z delegowania pracownika na okres do 3 miesięcy z uwagi na fakt, że nowe prace nie mieszczą się w zakresie kwalifikacji zawodowych pracownika.

Polecamy serwis: Spory zbiorowe

Odmowa przyjęcia nowego zakresu czynności

W praktyce może się zdarzyć, że pracownik nie zaakceptuje zmienionego (nowego) zakresu czynności. Do zachowania pracownika nie można mieć zastrzeżeń, jeżeli brak jego akceptacji wynika z faktu, że zakres czynności nie jest zgodny z umówioną pracą. W takim przypadku pracodawca nie powinien wyciągać w stosunku do pracownika negatywnych konsekwencji.

Zupełnie inaczej będzie natomiast wtedy, gdy pracownik odmówi podpisania nowego zakresu czynności będącego doprecyzowaniem umówionej pracy. Pracodawca ma wówczas możliwość rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy. Odmowa przyjęcia zakresu czynności stanowi bowiem przejaw niepodporządkowania się poleceniom pracodawcy z zakresu organizacji i sposobu wykonywania pracy.

Zakres czynności a odpowiedzialność pracownika

Zakres obowiązków pracownika jest ściśle związany z odpowiedzialnością za jego nieprzestrzeganie. Można zatem stwierdzić, że zakres czynności wyznacza granice odpowiedzialności. Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy pracodawca może stosować karę upomnienia oraz karę nagany (art. 108 k.p.). Wykonywanie przez pracownika pracy w sposób niezgodny z zakresem czynności może stanowić naruszenie zarówno organizacji, jak i porządku wykonywania pracy. W sytuacji gdy pracownik został prawidłowo zapoznany z zakresem swoich obowiązków, w tym z ustaloną organizacją i porządkiem panującym w zakładzie pracy, pracodawca będzie miał możliwość zastosowania kary porządkowej w związku z naruszeniem przez pracownika zakresu czynności regulujących kwestie organizacyjne i porządkowe.

Pracownik nie powinien ponosić ujemnych konsekwencji z tytułu niewykonania obowiązku, o którym nie został poinformowany. Jeśli pracodawca nie zaznajomi lub częściowo zaznajomi pracownika z jego obowiązkami, powinien mieć świadomość, że ewentualny zarzut niedopełnienia lub niewłaściwego wypełnienia obowiązków może okazać się niezasadny. Odpowiedzialność pracownika, który w związku z niewłaściwym poinformowaniem go o zakresie obowiązków oraz sposobie wykonywania pracy wyrządzi szkodę, musi być oceniana przez pryzmat niedopełnienia określonych obowiązków przez pracodawcę. Może to prowadzić do ustaleń, że do powstania lub zwiększenia szkody przyczynił się pracodawca bądź osoba działająca w jego imieniu. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 17 lutego 2000 r., sygn. akt I PKN 539/99, OSNP 2001/14/463, brak poinformowania pracownika o jego obowiązkach pracowniczych, w sytuacji gdy nie jest do końca jasny ich zakres, powoduje, że naruszenie obowiązków pracowniczych nie może zostać zakwalifikowane jako podstawa rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Podstawa prawna:

• art. 22, art. 42, art. 94, art. 108 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1028
• § 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika – Dz.U. Nr 62, poz. 286; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 115, poz. 971

Zadaj pytanie: Forum Kadry

Więcej przeczytasz w SPOSOBIE NA PŁACE >>>