Jak poinformować pracownika o zakresie jego obowiązków?

Fakt wykonywania podporządkowanej pracy określonego, a nie dowolnego rodzaju oraz możliwość wydawania poleceń będących konkretyzacją stosunku pracy powoduje, że pracodawca powinien zapoznać pracowników z zakresem obowiązków związanych pracą. Forma, w jakiej to zrobi, jest w zasadzie pozostawiona swobodnemu uznaniu pracodawcy.

Podstawa prawna zakresu czynności

Kodeks pracy nie zawiera legalnej definicji zakresu czynności, podobnie jak nie wprowadza bezpośrednio obowiązku jego opracowania w szczególnej formie. Artykuł 94 pkt 1 Kodeksu pracy (dalej k.p.), zgodnie z którym pracodawca jest zobowiązany zaznajamiać pracowników podejmujących pracę m.in. z zakresem ich obowiązków oraz sposobem świadczenia pracy, nie może być utożsamiany z podstawą sporządzenia i wręczenia pracownikowi zakresu czynności. Omawiany przepis reguluje jedynie ogólny obowiązek poinformowania pracowników o ich obowiązkach wynikających z umówionej pracy oraz o sposobie ich realizacji. Tak jak wiele praw i obowiązków stron wypływa z samej definicji stosunku pracy, tak i możliwość wydania stałych poleceń mających w praktyce nazwę zakresu czynności lub zakresu obowiązków również można wyprowadzić z istoty stosunku pracy. Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem (art. 22 k.p.).

Forma zakresu czynności

Z uwagi na ogólny charakter obowiązku zapoznania pracowników z zakresem obowiązków oraz brak narzucenia przez ustawodawcę sposobu i formy poinformowania pracowników w tym zakresie, przyjmuje się, że zakres obowiązków może być określony przez pracodawcę w umowie jako wskazanie zespołu czynności, jakie pracownik będzie podejmował w ramach procesu pracy na danym stanowisku. Takie poinformowanie może nastąpić również na podstawie odrębnej informacji niebędącej częścią umowy o pracę w formie zakresu czynności. Zakres ten może być również kształtowany w drodze bezpośrednich poleceń pracodawcy mających związek z wykonywaną pracą.

Pracodawca ma obowiązek zaznajomić pracownika z zakresem jego obowiązków oraz sposobem wykonywania pracy na określonym stanowisku. Nie oznacza to jednak bezwzględnego obowiązku sporządzenia zakresu czynności w formie pisemnej. Tym samym pracownik nie ma roszczenia wobec pracodawcy o wręczenie mu zakresu obowiązków w tej formie.

Podstawy prawnej obowiązku sporządzenia zakresu czynności w formie pisemnej nie można doszukiwać się w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Wprawdzie § 6 ust. 2 pkt 2 tego rozporządzenia reguluje kwestę przechowywania zakresu czynności w części B akt osobowych pracownika, ale nie może to być utożsamiane z obowiązkiem prawnym sporządzenia tego dokumentu w określonej formie tylko z uwagi na to, że rozporządzenie stanowi, iż zakres czynności w formie dokumentu jest fakultatywny.

Niezależnie od tego, że przepisy nie nakładają na pracodawcę zaznajomienia pracowników z obowiązkami na podstawie pisemnego dokumentu, jest to najbezpieczniejsze rozwiązanie z punktu widzenia interesów stron stosunku pracy.

Pisemny zakres czynności może stanowić integralną część umowy o pracę, ponieważ poza obowiązkowymi postanowieniami może ona zawierać elementy o charakterze fakultatywnym. Zakres obowiązków w formie pisemnej może również stanowić dokument odrębny, pozostający jednak w bezpośrednim związku z wykonywaną pracą.

Przyjęcie oraz odmowa przyjęcia zakresu czynności

Pracownik, decydując się na zatrudnienie na określonym stanowisku pracy, co do zasady, wyraża zgodę na wykonywanie czynności mających związek z tą pracą, w tym na realizację poleceń przełożonych dotyczących umówionej pracy. W sytuacji gdy zakres czynności przyjmuje formę pisemnego dokumentu, z reguły jest wręczany pracownikowi na etapie zawierania umowy o pracę. Zgoda pracownika na oferowaną pracę, co do zasady, może być utożsamiana z akceptacją zakresu czynności wynikającego z charakteru pracy. Pracownik podpisując umowę o pracę powinien zatem zapoznać się z takim zakresem oraz podpisać go w celu potwierdzenia faktu zaznajomienia się z jego postanowieniami oraz niewniesienia zastrzeżeń do jego treści. Pracodawca jest zobowiązany wyjaśnić pracownikowi niezrozumiałe dla niego postanowienia zakresu czynności.

W praktyce może powstać sytuacja, kiedy zakres czynności w całości lub w części może nie być zgodny z umówioną pracą. Może to wynikać np. z nieumyślnej pomyłki polegającej na wręczeniu pracownikowi zakresu czynności, odnoszącego się do innego stanowiska pracy lub pomyłkowego przekopiowania (na etapie redagowania dokumentu) niektórych tylko postanowień zakresu czynności związanych z wykonywaniem pracy innej rodzajowo. W takim przypadku pracownik ma możliwość powstrzymania się od akceptacji przedłożonego zakresu czynności. Pracodawca powinien wówczas dokonać korekty przedstawionego zakresu czynności lub sporządzić nowy dokument.

Może się również zdarzyć, że pracownik odmówi akceptacji i podpisania przedłożonego mu zakresu obowiązków. Nie ma przeszkód, aby zakres obowiązków został przedstawiony kandydatowi do pracy, który formalnie nie ma jeszcze statusu pracownika. W takim przypadku brak akceptacji zakresu czynności, co do zasady, uniemożliwia zatrudnienie kandydata na pracownika. Jeśli natomiast szczegółowy zakres czynności zostanie przedstawiony osobie, która już jest pracownikiem, i osoba ta odmówi akceptacji zakresu czynności zgodnego z umówioną pracą, pracodawca ma możliwość wypowiedzenia mu umowy o pracę.

Zobacz również: Odpowiedzialność porządkowa pracowników