REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Procesy kadrowo-płacowe a ochrona danych osobowych – w praktyce

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Accace Polska
Kompleksowa obsługa prawna, doradztwo podatkowe, doradztwo transakcyjne, outsourcing księgowości, kadr i płac.
Procesy kadrowo-płacowe a ochrona danych osobowych – w praktyce/fot.shutterstock
Procesy kadrowo-płacowe a ochrona danych osobowych – w praktyce/fot.shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Przyspieszenie postępowań ws. przypadków nieprzestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych i wprowadzenie kar finansowych to tylko niektóre założenia wstępnego projektu nowej ustawy o ochronie danych osobowych, który ma być przedstawiony w czerwcu 2017 roku. Proces legislacyjny zakończy się na początku 2018 r., natomiast sama ustawa powinna zacząć obowiązywać 25 maja 2018 r. Projekt ten ma wdrożyć rozporządzenie Unii Europejskiej przyjęte w maju 2016 r. czyli wprowadzić Nowy Krajowy System Ochrony Danych Osobowych.

REKLAMA

REKLAMA

Tymczasem już obecne przepisy ustawy o ochronie danych osobowych (Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 1997 nr 133 poz. 883 z póź. zmianami), nakładają na pracodawców działających na terenie Polski gromadzących dane osobowe, szereg obowiązków. Przepisy jasno określają, że za spełnienie wszystkich wymagań ustawowych dotyczących ochrony danych osobowych pracowników, a także konsekwencje prawne za ich nieprzestrzeganie ponosi administrator danych osobowych czyli pracodawca. Warto więc upewnić się czy obowiązek ochrony danych osobowych pracowników jest realizowany prawidłowo.

Zgodnie z ww. ustawą danymi osobowymi są wszystkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficz­nych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. Informacji nie uważa się za umożli­wiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wyma­gałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań.

Polecamy książkę: Kodeks pracy 2017 Praktyczny komentarz z przykładami

Minimalne wymogi, jakie musi spełniać pracodawca - administrator danych osobowych

Musi on pamiętać o trzech kluczowych elementach, które stanowią absolutne minimum gwarantujące spełnienie wymogów Ustawy. Są to:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • Legalność przetwarzania danych osobowych

Każda osoba, której dane przetwarzamy musi wyrazić na to zgodę. Najlepiej, aby zgoda taka była częścią kwestionariusza osobowego, który jest pierwszym dokumentem, na podstawie którego wprowadzamy dane pracownika do naszego systemu.

  • Obowiązek informacyjny

Polega na poinformowaniu osoby, od której są zbierane dane, o tym, kto jest administratorem tych danych oraz o prawie do wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie swoich danych.

  • Obowiązek zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych

REKLAMA

Możemy wyodrębnić zabezpieczenia organizacyjne i fizyczne. Organizacyjnym zabezpieczeniem będzie przede wszystkim dokumentacja z zakresu ochrony danych osobowych czyli polityka bezpieczeństwa, instrukcja zarządzania systemem informatycznym, upoważnienia dla pracowników i rejestr upoważnień oraz umowy powierzenia. Z kolei zabezpieczeniem fizycznym jest system dostępu do zbiorów danych osobowych – zarówno tych papierowych jak i przetwarzanych w systemach informatycznych. Mowa tu o zabezpieczeniu pomieszczeń, szaf do przechowywania akt osobowych, komputerów i systemów, na których dane są przetwarzane, a także systemów dostępu uprawnionych osób, które to mają pisemne upoważnienia, udzielone przez administratora danych osobowych lub powołanego przez niego administratora bezpieczeństwa informacji (ABI).

Administrator danych ma także obowiązek przeprowadzania cyklicznych kontroli stanu bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, które zakończone są sporządzeniem sprawozdań. Audyt bezpieczeństwa teleinformatycznego powinien być przeprowadzany co najmniej raz na 5 lat.


Zwolnienia z obowiązku rejestracji zbioru danych

Pracodawca – określony w Ustawie jako administrator danych osobowych, art.7, pkt. 4 – który gromadzi dane osobowe tylko do celów kadrowo - płacowych jest zwolniony z obowiązku rejestracji zbioru danych u Generalnego Inspektora Ochrony Danych (GIODO), art. 43 ust. 1 pkt. 1-11 Ustawy.

Zgodnie z art. 43, ust.1, pkt. 4 przywołanego przepisu, z obowiązku rejestracji zbioru danych są zwolnieni „administratorzy danych, przetwarzanych w związku z zatrudnieniem u nich, świadczeniem im usług na podstawie umów cywilnoprawnych, a także dotyczących osób u nich zrzeszonych lub uczących się”.

Musimy jednak pamiętać, że art. 221 Kodeksu Pracy precyzyjnie wskazuje, jakiego typu dane pracodawca może zażądać od osoby podejmującej pracę. Wykroczenie poza wymieniony w Kodeksie zakres będzie naruszeniem prawa, a ponadto skutkuje koniecznością rejestracji zbioru danych osobowych.

Kary za nieprzestrzeganie obowiązku ochrony danych osobowych

Wykrycie nieprawidłowości w zakresie przetwarzania danych osobowych, może skutkować przede wszystkim wydaniem decyzji nakazującej zaprzestanie przetwarzania tych danych, co w praktyce prowadzi do utraty możliwości prowadzenia działalności. Ponadto po wykryciu nieprawidłowości, kontrolujący inspektor może zawiadomić o popełnianiu przestępstwa polegającego na przykładowo na niezgłoszeniu do rejestracji zbioru danych lub przetwarzaniu danych osobowych niezgodnie z Ustawą, niewłaściwego ich zabezpieczenia. Tego typu przestępstwo grozi karą pozbawienia wolności nawet do 2 lat oraz karą finansową w wysokości do 10.000 zł dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz do 50.000 zł dla osób prawnych. Grzywna wyniesie do 50.000 zł w przypadku jednorazowego naruszenia i do 200.000 zł w przypadku wielokrotnego naruszenia obowiązków o charakterze niepieniężnym.

Outsourcing w zakresie ochrony danych osobowych

Outsourcing funkcji administratora bezpieczeństwa informacji (ABI) to sprawdzona i akceptowana przez GIODO forma przejęcia obowiązków związanych z ochroną danych osobowych. Możliwość powierzania tych obowiązków określa art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych stanowiąc, że administrator danych może powierzyć innemu podmiotowi, w drodze umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie danych. Główna zaletą tego rozwiązania jest umożliwienie administratorowi (pracodawcy) korzystanie z wiedzy i doświadczenia podmiotów wyspecjalizowanych w świadczeniu określonego rodzaju usług oraz zagwarantowanie bezpieczeństwa danych.

Autor: Ilona Węgłowska-Hajnus, Payroll Supervisor, Accace

Źródło: Accace

Sprawdź: Wskaźniki i stawki

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe zawody w klasyfikacji od 2026 roku. MRPiPS opublikowało projekt rozporządzenia [Projekt z 9 lipca 2025 r.]

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało projekt nowego rozporządzenia dotyczącego klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy. Dokument trafił 14 lipca 2025 r. do konsultacji publicznych i opiniowania. Nowe przepisy mają wejść w życie 1 stycznia 2026 roku.

Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

REKLAMA

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

REKLAMA

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

REKLAMA