Czy kandydat na pracownika ma obowiązek podpisać CV?

Tydzień temu rozpoczęliśmy rekrutację na stanowisko asystenta managera. W odpowiedzi na naszą ofertę otrzymaliśmy kilka CV. Część z nich nie była podpisana. Czy z uwagi na brak podpisu kandydata na jego CV mamy pominąć złożoną przez niego aplikację?

Curriculum vitae, zwane również CV lub życiorysem, stanowi dokument, w którym kandydat na pracownika przedstawia ewentualnemu pracodawcy swoją osobę. CV obejmuje personalia kandydata na pracownika, wskazanie miejsca jego zamieszkania, historię zatrudnienia, posiadane wykształcenia itp. Inaczej mówiąc, zawiera ono dane osobowe kandydata na pracownika.

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U.z 2016 roku, poz. 922), zwana dalej ustawą o ochronie danych osobowych, rozróżnia dane osobowe zwykłe i wrażliwe. Do danych osobowych wrażliwych należą dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz dane dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeniach wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym (art. 27 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych).

Polecamy książkę: Kodeks pracy 2017 Praktyczny komentarz z przykładami

Dane osobowe, które kandydaci na pracowników umieszczają w CV, należą do danych osobowych zwykłych.

Przesłanki przetwarzania danych osobowych zwykłych określa art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych. Wynika z niego, iż przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:

1. osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych,
2. jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
3. jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,
4. jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,
5. jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Wskazane powyżej przesłanki przetwarzania danych osobowych mają charakter równoprawny. Żadna z nich nie posiada szczególnego uprzywilejowania i nie wyklucza zastosowania innych przesłanek. 

Kandydat na pracownika podpisując CV wyraża zgodę na przetwarzanie zawartych w tym dokumencie danych osobowych (art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych). W przypadku braku zgody, tj. braku podpisu, dopuszczalność przetwarzanie danych osobowych zawartych w CV związana jest z realizacją przez pracodawcę uprawnień wynikających z przepisu prawa (art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych). Stosownie bowiem do dyspozycji art. 22¹ § 1 k.p. pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1. imię (imiona) i nazwisko;
2. imiona rodziców;
3. datę urodzenia;
4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
5. wykształcenie;
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Ponadto przetwarzanie danych osobowych zawartych w CV uzasadnione jest realizacją przez pracodawcę prawnie usprawiedliwionych celów (art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych). Celami tymi jest konieczność do przeprowadzenia rekrutacji i podjęcia decyzji o zatrudnieniu.

W doktrynie wskazuje się również, iż dopuszczalność przetwarzania danych osobowych znajdujących się w CV związana jest z podjęciem działań niezbędnych do zawarcia umowy o pracę i jej realizacji. Przy czym w tym przypadku przetwarzanie danych osobowych musi następować na żądanie (z inicjatywy) osoby, której dane dotyczą, tj. kandydata na pracownika (art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych).

Polecamy serwis: Obowiązki pracodawcy i pracownika