REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dane osobowe w rekrutacji – jak nie naruszać przepisów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Olx
Dane osobowe w rekrutacji – jak nie naruszać przepisów /Fot. Fotolia
Dane osobowe w rekrutacji – jak nie naruszać przepisów /Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Obawy przed RODO doprowadziły w niektórych firmach do zabawnych, ale czasem i kosztownych sytuacji. Kupowanie szaf dostosowanych do wymagań RODO czy usuwanie wszystkich kandydatów z bazy to tylko dwa przykłady nadinterpretacji przepisów. Są jednak też przypadki firm, które do tej pory nie spełniają części z wymogów.

Gromadzenie danych niezbędnych do zrealizowania celu

Pracodawca nie może wymagać od kandydatów danych nadmiarowych. Co oznacza, że wymaganie informacji, które nie powinny być brane pod uwagę w procesie rekrutacji, jest błędem, np. proszenie kandydatów o podanie stanu cywilnego. Zaświadczenie o niekaralności może pracodawca wymagać, jeśli jest uprawniony w tym zakresie, co jest określone w przepisach w Ustawie o Krajowym Rejestrze Karnym art. 6 ust. 1 pkt 10.

REKLAMA

Kandydat, wysyłając więcej informacji na swój temat, niż te które zostały przewidziane w Kodeksie pracy w art. 22 (1), może zostać poproszony o dołączenie odpowiedniej klauzuli w CV bądź zaznaczenie odpowiedniego checkboxa w formularzu rekrutacyjnym. Jednakże musimy pamiętać, że samo przesłanie CV z większą ilością danych osobowych może być traktowane jako automatyczna zgoda na ich przetwarzanie. Zgoda ta będzie wyrażona bezpośrednim działaniem kandydata do pracy, który dołączając CV, zaznacza przycisk „Aplikuj”. Ważne, by przyszły pracodawca poinformował o tym kandydata w tzw. obowiązku informacyjnym.

Wielu ekspertów w zakresie danych osobowych uważa, że jeśli kandydat nie uwzględni w aplikacji zgody na przetwarzanie danych osobowych, jego CV wciąż można rozpatrywać w procesie rekrutacji (i nie musi zostać zniszczone). W związku z tym, że kandydat przesyła nam daną dokumentację, możemy zakładać, że robi to świadomie, a sama czynność stanowi wyrażenie zgody tzw. konkludentnej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zdarza się, że poszukujący pracy nie mają pełnej świadomości tego, jakich danych może od nich wymagać potencjalny pracodawca. Bywa, że pod pretekstem potwierdzenia kwalifikacji, np. na stanowisko kierowcy, ktoś żąda od nas skanu prawa jazdy lub dowodu osobistego, by potwierdzić pełnoletność np. kandydata na barmana. Pod żadnym warunkiem nie możemy się zgodzić na przesłanie takich dokumentów, to zabieg zwykle służący wyłudzeniu danych. Alarmujące powinny być absolutnie wszystkie prośby o przesłanie zaświadczeń, np. o niekaralności, gdy zasady zatrudniania danej kategorii pracowników tego nie wymagają. Niedopuszczalne jest też żądanie od potencjalnego kandydata przesłania skanów dokumentów osobistych. Nie odpowiadajmy na takie ogłoszenia i od razu zgłośmy je w serwisie OLX za pomocą przycisku „Zgłoś naruszenie”. To samo dotyczy ogłoszeń, w których żąda się wpłacenia zaliczki, np. na rzecz materiałów szkoleniowych czy jakiejkolwiek innej opłaty. W OLX odnotowujemy w ostatnich miesiącach niewielką liczbę prób dodawania takich ogłoszeń. Udało się to osiągnąć dzięki pracy moderatorów i administratorów serwisu, ale także dzięki aktywności naszych użytkowników, którzy skrupulatnie zgłaszali nam podejrzane oferty – wyjaśnia Paulina Rezmer, PR Specialist OLX.

Obowiązek informacyjny

Pracodawca ma obowiązek poinformować kandydatów o tym, w jaki sposób ich dane będą przetwarzane. Taka informacja powinna uwzględniać takie elementy, jak:

  • pełną nazwę i adres swojej siedziby,
  • dane kontaktowe inspektora ochrony danych (o ile go wyznaczyli, reguły wyznaczania takiej osoby zostały określone w artykule 37 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, tzw. RODO),
  • cel przetwarzania danych oraz podstawę prawną przetwarzania; jeśli w trakcie rekrutacji są pobierane dane szczególnej kategorii, np. informacje o stanie zdrowia, poglądach politycznych, to również należy poinformować kandydata o tym, zgodnie z jakim prawem je gromadzimy (art. 9 ust. 2 lit. a RODO),
  • okres, przez który dane będą przetwarzane, bądź kryteria ustalania tego okresu,
  • informacje o przysługujących prawach do żądania dostępu do danych, w tym otrzymania ich kopii, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania,
  • informacje o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (jeżeli dane są zbierane na podstawie zgody),
  • informacje o prawie wniesienia skargi do prezesa UODO,
  • informacje o dobrowolności lub obowiązku podania danych i konsekwencjach, w przypadku gdy się ich nie poda.

Tworzenie bazy kandydatów

Co do zasady, dane osób, które odrzuciliśmy w trakcie rekrutacji, powinny zostać usunięte po jej zakończeniu. Jeśli chcemy w przyszłości, podczas kolejnej rekrutacji, wykorzystać dane kandydata, powinniśmy uzyskać od niego właściwą zgodę. Należy jednak pamiętać, że nawet jeśli kandydat wyrazi odpowiednią zgodę, nie możemy jej traktować jako bezterminowej. Urząd Ochrony Danych Osobowych w swojej klauzuli przewiduje czas przechowywania danych na sześć miesięcy. Jednak czas przetwarzania danych aplikacyjnych nie został prawnie określony, więc firmy decydują o tym terminie samodzielnie.

Współpraca z dostawcami

Jeśli firma korzysta z systemu, w którym przetwarzane są dane osobowe kandydatów, do których dostawca, tzw. podmiot przetwarzający, ma dostęp, powinna podpisać z nim umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

– W umowie tej powinny znaleźć się, m.in. informacje o poleceniu przetwarzania danych osobowych, zobowiązanie pracowników firmy, która ma dostęp do danych osobowych kandydatów, do zapewnienia poufności, nadania im stosownych upoważnień, poinformowania o zamiarze podpowierzenia tych danych, w szczególności do krajów spoza europejskiego obszaru gospodarczego. Dodatkowo umowa ta powinna określać sposoby realizacji praw kandydatów do pracy opisanych w rozdziale III RODO, jak i zobowiązać podmiot przetwarzający do stosowania odpowiednich zabezpieczeń na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka oraz świadczenia pomocy w zakresie zgłaszania incydentów bezpieczeństwa, zawiadamiania osób fizycznych czy pomocy w przeprowadzeniu oceny skutków dla przetwarzania danych osobowych. Dobrą praktyką są zapisy, zgodnie z którymi podmiot przetwarzający będzie zobowiązany do przekazania wszystkich informacji na temat naruszenia danych osobowych umożliwiający pełne zgłoszenie do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych wymagane w treści  formularza dostępnego na stronie organu w dniu zgłoszenia – wyjaśnia Damian Dziuba z serwisu rodokontrola.pl.

Uczestnictwo w rekrutacji pracowników spoza działu HR

Jeśli w proces rekrutacji są zaangażowani pracownicy spoza działu HR i mają dostęp do CV kandydata, należy przygotować proces w taki sposób, żeby po zakończeniu rekrutacji nie mieli dostępu do danych osobowych kandydatów. W firmach, w których są wykorzystywane narzędzia rekrutacyjne, ten wymóg nie powinien stanowić problemu. Warto w tym przypadku nadawać czasowy dostęp do bazy kandydatów lub zamykać określoną rekrutację w systemie po jej zakończeniu.

Jeśli natomiast CV są przesyłane przez e-mail, należy zadbać o to, żeby zostały one usunięte po zakończeniu rekrutacji w taki sposób, żeby menedżerowie nie mieli wglądu do tych danych. Każdy pracownik pracujący z danymi kandydatów powinien otrzymać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

Określenie procedur zgłaszania incydentu

Firmy powinny również poinformować swoich pracowników, jakie działania powinni podjąć w sytuacji incydentu. Należy również pamiętać, że w sytuacji, gdyby doszło do wycieku danych kandydatów, trzeba natychmiast powiadomić Inspektora Danych Osobowych oraz osoby zainteresowane, czyli aplikujących. W niektórych sytuacjach należy powiadomić Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w terminie do 72 godzin.

– Niezależnie, czy będziemy zgłaszać incydent do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, czy też nie, zawsze musimy odnotować naruszenie w obowiązkowo prowadzonym rejestrze naruszeń, w którym należy opisać okoliczności, skutki oraz podjęte działania zaradcze. Zgodnie z art. 33 ust. 5 RODO dokumentacja ta musi pozwolić organowi nadzorczemu weryfikowanie przestrzegania przepisów. Zgłoszenia do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dokonuje się za pośrednictwem formularza zamieszczonego na stronie organu. Należy także mieć na uwadze, że w przypadku, gdy incydent dotyczący bezpieczeństwa danych osobowych, np. kandydatów do pracy, powodować może wysokie naruszenie ich praw lub wolności. Zgodnie z art. 34 RODO trzeba bez zbędnej zwłoki poinformować ich o tym. W takim zawiadomieniu musimy posługiwać się prostym językiem, wskazując możliwe konsekwencje incydentu, np. kradzieży tożsamości, zgodnie z zasadą przejrzystości – tłumaczy Damian Dziuba z serwisu rodokontrola.pl.

Przeszkolenie pracowników

Większość niedociągnięć w kwestii ochrony danych osobowych wynika z nieumiejętnego obsługiwania dokumentacji przez pracowników. Dlatego dobrym rozwiązaniem może być zwrócenie uwagi osobom zatrudnionym na takie kwestie, jak:

  • praktyczne sposoby zabezpieczenia danych osobowych,
  • zagrożenia socjotechniczne,
  • zachowanie w przypadku zidentyfikowania naruszeń,
  • przechowywanie dokumentów,
  • korzystanie ze sprzętu służbowego poza miejscem pracy,
  • bezpieczeństwo zdalnego dostępu do danych osobowych,
  • postępowanie w przypadku otrzymania wniosku o realizację prawa (np. usunięcia danych, uzyskania kopii danych etc.),
  • weryfikacja tożsamości.

Prawo do bycia zapomnianym

Kandydaci biorący udział w procesach rekrutacyjnych posiadają dodatkowe prawa wynikające z przepisów RODO. Każdy kandydat ma prawo do wycofania udzielonej zgody, usunięcia danych, ich sprostowania czy też uzyskania kopii przekazanych danych. Wiele firm zapomina o prawnie określonych terminach, w których należy przekazać kandydatowi odpowiedź. Ważne jest, żeby w przypadku takiego zapytania ze strony kandydata, dokładnie zweryfikować tożsamość osoby wnioskującej. 

Jeśli pracujemy nad zmianami w procesie rekrutacji, możemy już na etapie planowania reorganizacji procesów uwzględnić kwestię bezpieczeństwa informacji. Prawodawca unijny nazwał ten wymóg privacy by design.

Wprowadzając w firmie zmiany w zakresie ochrony danych osobowych, warto pamiętać, że RODO ma na celu ochronę praw i wolności osób fizycznych. Wymagać to będzie wprowadzenia procedur i środków ochrony na podstawie oszacowanego ryzyka, które realnie będą zabezpieczać dane, mimo że mogą utrudniać przebieg różnych procesów w firmie, są po to, żeby nas chronić i wzmocnić naszą prywatność.

Źródło: olx

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

REKLAMA

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

REKLAMA