REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO a żądanie pracownika kopii akt osobowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Sylwia Czub-Kiełczewska
Specjalista ds. ochrony danych osobowych i informacji niejawnych
Możliwość żądania kopii danych osobowych przez osobę, której dane dotyczą, na mocy art. 15 ust. 3 RODO jest jednym najbardziej uciążliwych obowiązków dla administratorów. Szczególnie jeżeli żądania są nadmiarowe lub wiążą się z poniesieniem dużych kosztów./Fot. Shutterstock
Możliwość żądania kopii danych osobowych przez osobę, której dane dotyczą, na mocy art. 15 ust. 3 RODO jest jednym najbardziej uciążliwych obowiązków dla administratorów. Szczególnie jeżeli żądania są nadmiarowe lub wiążą się z poniesieniem dużych kosztów./Fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Na mocy przepisów RODO osoba, której dane dotyczą może żądać kopii danych osobowych. W jaki sposób pracodawca powinien zrealizować wniosek pracownika o udostępnienie kopii akt osobowych?

Udostępnianie kopii akt osobowych na wniosek pracownika w kontekście RODO

Możliwość żądania kopii danych osobowych przez osobę, której dane dotyczą, na mocy art. 15 ust. 3 RODO jest jednym najbardziej uciążliwych obowiązków dla administratorów. Szczególnie jeżeli żądania są nadmiarowe lub wiążą się z poniesieniem dużych kosztów.

REKLAMA

REKLAMA

Polecamy: RODO 2019. Plusy i minusy zmian od 4 maja

Pisałam już o tym, że Prezes UODO odniósł się do zagadnienia realizowania obowiązku wynikającego z art. 15 ust. 3 RODO w swoich decyzjach administracyjnych, podkreślając, że należy rozróżnić pojęcie „kopii danych” od „kopii dokumentu” (decyzje nr ZSPR.440.913.2018). Przepisy RODO dają osobie, której dane dotyczą prawo do uzyskania wyczerpujących informacji o zakresie i sposobach przetwarzania jej danych, w szczególności poprzez umożliwienie uzyskania kopii danych. Nie wskazują jednak w jaki sposób administrator ma realizować ten obowiązek, dając mu możliwość podjęcia decyzji o tym, czy udostępni tylko informację przetworzoną z zakresem przetwarzanych danych, czy całe kopie dokumentów papierowych lub elektronicznych.

W decyzji nr ZSPR.440.913.2018 Prezes UODO odniósł się do sposobu realizacji żądania o udostępnienie kopii dokumentacji pracowniczej, wniesionego przez byłego pracownika. Pracodawca zamiast kopii akt osobowych udostępnił informację o zakresie przetwarzanych danych, co zostało uznane przez organ za poprawne i zgodne z wymaganiami przepisów RODO postępowanie. Należy jednak podkreślić, że wydana decyzja odnosiła się do stanu prawnego z 2018 roku, więc nie mogła uwzględniać nowelizacji przepisów prawa pracy. Gdyby takie żądanie wpłynęło w dniu dzisiejszym do administratora, musiałby je rozważyć nie tylko w kontekście art. 15 ust. 3 RODO, ale także art. 94^12 kodeksu pracy, który nakłada na pracodawcę obowiązek udostępnienia kopii dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika, byłego pracownika lub innej uprawnionej osoby. Co więcej, przepisy rozporządzenia MRPiPS z dn. 10-12-2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej regulują sposób realizacji tego żądania. W takim wypadku udostępnienie, samego zakresu przetwarzanych danych, tak jak zrobił to pracodawca, o którym mowa we wspomnianej decyzji może stanowić naruszenie przepisów prawa pracy i skutkować dla pracodawcy nieprzyjemnymi konsekwencjami.

REKLAMA

Uważam, że nawet jeżeli pracownik skierował do pracodawcy jedynie żądanie o kopię danych osobowych zgodnie z RODO, powinien on dokonać udostępnienia kopii dokumentów, a nie jedynie informacji przetworzonej o przetwarzanych danych. Co do zasady to administrator decyduje w jakiej formie udostępni dane osobowe, jednakże w przypadku żądania dotyczącego danych zawartych w dokumentacji pracowniczej, złożonego przez uprawnioną do tego osobę, zasadne wydaje się udostępnienie kopii dokumentów, aby zadość uczynić przepisom prawa pracy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Powyższy przykład pokazuje, że każde żądanie wynikające z art. 15-22 RODO, administrator powinien oceniać indywidualnie, w kontekście aktualnych przepisów prawa, kosztów i nadmiarowości żądania. Co do zasady, w większości przypadków, samo udostępnienie informacji przetworzonej zawierającej zakres przetwarzanych danych, jest działaniem poprawnym, a jeżeli osoba, której dane dotyczą koniecznie chce uzyskać kopie dokumentów, administrator może rozważyć pobranie od niej opłaty, która jest równa poniesionym kosztom spełnienia żądania (o ile takie żądanie z punktu widzenia administratora jest nadmiarowe i wiąże się z wysokimi kosztami, zgodnie z art. 12 RODO).

Polecamy serwis: Ochrona danych osobowych

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracownik nie przychodzi do pracy - co robić? Jak go zwolnić?

Jeśli pracownik nie przychodzi do pracy nie wywiązuje się ze swoich podstawowych obowiązków. Pracodawca może nałożyć na niego kary porządkowe. Jak go zwolnić? Znaczenie ma tutaj rodzaj nieobecności. Jeśli jest usprawiedliwiona, pracodawca posłuży się inną podstawą prawną, a jeśli jest nieusprawiedliwiona, może zwolnić go dyscyplinarnie.

Ostrzeżenie ZUS przed oszustami: wygląda jak oficjalna korespondencja z ZUS, ale to phishing

ZUS ostrzega ubezpieczonych przed oszustami, którzy wysyłają fałszywe wiadomości e-mail. Wygląda to jak oficjalna korespondencja z ZUS, ale to phishing. Może skutkować kradzieżą danych osobowych, haseł i przejęciem kontroli nad komputerem, także kont bankowych ofiary.

Nowy urlop w Kodeksie pracy. 105 dni wolnego płatnego w 100 proc. Sprawdź, komu przysługuje!

W 2025 roku wprowadzono do Kodeksu pracy nowy rodzaj urlopu, który przeznaczony jest dla rodziców wcześniaków oraz dzieci, które po urodzeniu wymagają dłuższego pobytu w szpitalu. Maksymalny czas jego trwania wynosi 15 tygodni. Oto szczegóły.

W okresie ochronnym przed emeryturą pracodawca może wręczyć wypowiedzenie zmieniające

Zasadą wynikającą z prawa pracy jest ochrona pracownika w wieku przedemerytalnym przed wypowiedzeniem umowy o pracę. Pracodawca może jednak wręczyć mu wypowiedzenie zmieniające. Jeśli osoba zatrudniona nie zaakceptuje nowych warunków pracy, dochodzi wówczas do rozwiązania stosunku pracy. Kiedy dopuszcza się wypowiedzenie zmieniające w trakcie okresu ochronnego przed emeryturą?

REKLAMA

Reforma PIP: inspektor pracy sam wyda decyzję o przekształceniu umowy w umowę o pracę. Wykonalność będzie natychmiastowa

Reforma PIP przewiduje m.in. uprawnienie inspektora pracy do wydania decyzji o przekształceniu umowy cywilnej w umowę o pracę. Wykonalność takiej decyzji będzie natychmiastowa. Aktualnie inspektorzy PIP muszą kierować się w tej sprawie do sądu. Jakie jeszcze zmiany wprowadza Projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw?

W końcu będzie ustawa o układach zbiorowych pracy. Rząd przyjął projekt

Projekt ustawy o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych został opracowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Rząd przyjął propozycję nowych przepisów. Czym są układy zbiorowe? Co wprowadza ustawa?

PIP zmieniła 3200 umów cywilnych na etaty. Po wejściu w życie nowych przepisów będzie ich dużo więcej

Będą nowe przepisy o PIP. Przewidują wyższe kary, więcej uprawnień inspektorów, kontrole zdalne. Najbardziej rewolucyjna zmian to możliwość wydawania przez inspektorów decyzji o przekształceniu umów cywilnoprawnych w etaty z natychmiastowym skutkiem – bez czekania na rozstrzygnięcie sądu.

3 miesiąc ciąży a umowa o pracę. Co mówią przepisy?

Jestem w 3 miesiącu ciąży. Z końcem września 2025 r. upływa termin, na jaki podpisałam umowę z moim pracodawcą. Czy pracodawca musi przedłużyć umowę? Jakie prawa mi przysługują?

REKLAMA

Jak można usprawiedliwić nieobecność w pracy?

Nieobecność w pracy należy usprawiedliwić. W przeciwnym razie nieusprawiedliwione nieobecności w pracy mogą skutkować nawet zwolnieniem dyscyplinarnym. Kiedy i w jaki sposób informuje się pracodawcę o nieobecności? Jak można usprawiedliwić nieobecność w pracy?

Co oznacza kod niepełnosprawności 03-L w 2025 roku?

Symbol przyczyny niepełnosprawności 03-L w orzeczeniu o stopniu niepełnosprawności oznacza zaburzenia głosu, mowy i choroby słuchu. Czy pracownicy z takim orzeczeniem mają prawo do wyższego dofinansowania z PFRON? Jakie zasiłki, świadczenia i ulgi można uzyskać w 2025 roku?

REKLAMA