REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO a żądanie pracownika kopii akt osobowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Sylwia Czub-Kiełczewska
Specjalista ds. ochrony danych osobowych i informacji niejawnych
Możliwość żądania kopii danych osobowych przez osobę, której dane dotyczą, na mocy art. 15 ust. 3 RODO jest jednym najbardziej uciążliwych obowiązków dla administratorów. Szczególnie jeżeli żądania są nadmiarowe lub wiążą się z poniesieniem dużych kosztów./Fot. Shutterstock
Możliwość żądania kopii danych osobowych przez osobę, której dane dotyczą, na mocy art. 15 ust. 3 RODO jest jednym najbardziej uciążliwych obowiązków dla administratorów. Szczególnie jeżeli żądania są nadmiarowe lub wiążą się z poniesieniem dużych kosztów./Fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Na mocy przepisów RODO osoba, której dane dotyczą może żądać kopii danych osobowych. W jaki sposób pracodawca powinien zrealizować wniosek pracownika o udostępnienie kopii akt osobowych?

Udostępnianie kopii akt osobowych na wniosek pracownika w kontekście RODO

Możliwość żądania kopii danych osobowych przez osobę, której dane dotyczą, na mocy art. 15 ust. 3 RODO jest jednym najbardziej uciążliwych obowiązków dla administratorów. Szczególnie jeżeli żądania są nadmiarowe lub wiążą się z poniesieniem dużych kosztów.

REKLAMA

Polecamy: RODO 2019. Plusy i minusy zmian od 4 maja

REKLAMA

Pisałam już o tym, że Prezes UODO odniósł się do zagadnienia realizowania obowiązku wynikającego z art. 15 ust. 3 RODO w swoich decyzjach administracyjnych, podkreślając, że należy rozróżnić pojęcie „kopii danych” od „kopii dokumentu” (decyzje nr ZSPR.440.913.2018). Przepisy RODO dają osobie, której dane dotyczą prawo do uzyskania wyczerpujących informacji o zakresie i sposobach przetwarzania jej danych, w szczególności poprzez umożliwienie uzyskania kopii danych. Nie wskazują jednak w jaki sposób administrator ma realizować ten obowiązek, dając mu możliwość podjęcia decyzji o tym, czy udostępni tylko informację przetworzoną z zakresem przetwarzanych danych, czy całe kopie dokumentów papierowych lub elektronicznych.

W decyzji nr ZSPR.440.913.2018 Prezes UODO odniósł się do sposobu realizacji żądania o udostępnienie kopii dokumentacji pracowniczej, wniesionego przez byłego pracownika. Pracodawca zamiast kopii akt osobowych udostępnił informację o zakresie przetwarzanych danych, co zostało uznane przez organ za poprawne i zgodne z wymaganiami przepisów RODO postępowanie. Należy jednak podkreślić, że wydana decyzja odnosiła się do stanu prawnego z 2018 roku, więc nie mogła uwzględniać nowelizacji przepisów prawa pracy. Gdyby takie żądanie wpłynęło w dniu dzisiejszym do administratora, musiałby je rozważyć nie tylko w kontekście art. 15 ust. 3 RODO, ale także art. 94^12 kodeksu pracy, który nakłada na pracodawcę obowiązek udostępnienia kopii dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika, byłego pracownika lub innej uprawnionej osoby. Co więcej, przepisy rozporządzenia MRPiPS z dn. 10-12-2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej regulują sposób realizacji tego żądania. W takim wypadku udostępnienie, samego zakresu przetwarzanych danych, tak jak zrobił to pracodawca, o którym mowa we wspomnianej decyzji może stanowić naruszenie przepisów prawa pracy i skutkować dla pracodawcy nieprzyjemnymi konsekwencjami.

REKLAMA

Uważam, że nawet jeżeli pracownik skierował do pracodawcy jedynie żądanie o kopię danych osobowych zgodnie z RODO, powinien on dokonać udostępnienia kopii dokumentów, a nie jedynie informacji przetworzonej o przetwarzanych danych. Co do zasady to administrator decyduje w jakiej formie udostępni dane osobowe, jednakże w przypadku żądania dotyczącego danych zawartych w dokumentacji pracowniczej, złożonego przez uprawnioną do tego osobę, zasadne wydaje się udostępnienie kopii dokumentów, aby zadość uczynić przepisom prawa pracy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Powyższy przykład pokazuje, że każde żądanie wynikające z art. 15-22 RODO, administrator powinien oceniać indywidualnie, w kontekście aktualnych przepisów prawa, kosztów i nadmiarowości żądania. Co do zasady, w większości przypadków, samo udostępnienie informacji przetworzonej zawierającej zakres przetwarzanych danych, jest działaniem poprawnym, a jeżeli osoba, której dane dotyczą koniecznie chce uzyskać kopie dokumentów, administrator może rozważyć pobranie od niej opłaty, która jest równa poniesionym kosztom spełnienia żądania (o ile takie żądanie z punktu widzenia administratora jest nadmiarowe i wiąże się z wysokimi kosztami, zgodnie z art. 12 RODO).

Polecamy serwis: Ochrona danych osobowych

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
4 najczęstsze błędy pracodawców przy zatrudnianiu cudzoziemców w 2025 roku. Kary od 3 do nawet 50 tys. zł

Drobny błąd może oznaczać dziesiątki tysięcy złotych kary. Jakie są 4 najczęstsze błędy przy zatrudnianiu cudzoziemców w 2025 roku? Grozi za nie kara od 3 do nawet 50 tys. zł. Co zmieniła ustawa, która weszła w życie 1 czerwca 2025 roku?

Pracownicy z Filipin – na co zwrócić uwagę? Praktyczny poradnik dla pracodawców

Coraz więcej firm w Polsce zatrudnia pracowników z Azji, w tym z Filipin. Zjawisko to przybiera na sile. Co warto wiedzieć o pracy z Filipińczykami? Poradnik zawiera informacje dotyczące podejścia do obowiązków, relacji w zespole, aż przez skuteczne działania adaptacyjne i formalności związane z legalizacją zatrudnienia.

Powrót wysokiej inflacji i nieuczciwi klienci: tego obecnie najbardziej obawiają się przedsiębiorcy. RAPORT: Bieżące lęki i obawy przedsiębiorców 2025

Choć w ostatnich miesiącach spadła inflacja, obecnie obawia się jej aż 39,4% liderów biznesu. To najczęściej wskazywany lęk z listy 29 wymienionych w raporcie autorstwa UCE RESEARCH i platformy ePsycholodzy.pl. Szczegóły poniżej.

Ile mam pieniędzy w ZUS? Jak sprawdzić?

Ile mam pieniędzy w ZUS? Można to sprawdzić na PUE ZUS. Zakład nie wysyła już listownie IOSKU czyli Informacji o stanie konta ubezpieczonego. NA PUE ZUS należy wejść w panel Ubezpieczonego. Co dalej?

REKLAMA

Co dalej z nowelizacją specustawy? Rynek pracy i status Ukraińców w Polsce pod znakiem zapytania

Decyzja prezydenta Karola Nawrockiego o zawetowaniu nowelizacji specustawy o pomocy obywatelom Ukrainy otworzyła gorącą dyskusję o stabilności polskiego rynku pracy i przyszłości setek tysięcy pracowników zza wschodniej granicy. W tle toczą się spory o świadczenia, dostęp do opieki zdrowotnej i konsekwencje gospodarcze, które mogą przyczynić się do wzrostu szarej strefy i osłabienia dynamiki polskiego PKB. Co dalej?

Wsparcie zawodowe opiekunów osób niepełnosprawnych – edycja 2025

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej uruchamia w 2025 roku wyjątkowy program „Wsparcie aktywizacji zawodowej opiekunów osób niepełnosprawnych”. Celem tej inicjatywy jest wyrównanie szans na rynku pracy dla osób, które na co dzień sprawują opiekę nad bliskimi z orzeczoną niepełnosprawnością. Dzięki kompleksowemu podejściu wsparcie zostanie dostosowane do realnych potrzeb zarówno zawodowych, jak i psychicznych opiekunów.

Wrzesień 2025. Kalendarz do druku [PDF]

Pobierz kalendarz września 2025 do druku z miejscem na notatki w formacie PDF. Wrzesień 2025 roku ma 8 dni wolnych od pracy. Jakie ważne dni występują we wrześniu? Wydrukuj i zrób notatki na nowy miesiąc.

Webinar: Jawność i równość wynagrodzeń w pytaniach i odpowiedziach + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „Jawność i równość wynagrodzeń w pytaniach i odpowiedziach” poprowadzą Renata Bugiel i Justyna Burska – prawniczki, ekspertki prawa pracy, partnerki w kancelarii GKR Legal. Uczestnicy dowiedzą się, jak zaplanować i efektywnie przeprowadzić w firmie wdrożenie przepisów Dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń oraz poznają odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Każdy z uczestników otrzyma imienny certyfikat i dostęp do retransmisji webinaru wraz z materiałami dodatkowymi.

REKLAMA

Zmiany w funkcjonowaniu NFZ i systemie ubezpieczenia zdrowotnego

Polska ochrona zdrowia stoi przed gruntownymi przekształceniami, które mają na celu nie tylko uszczelnienie systemu finansowania, ale także dostosowanie go do rosnących potrzeb pacjentów i standardów unijnych. Ministerstwo Zdrowia przygotowało kompleksowy projekt ustawy, który wprowadza szereg kluczowych zmian w funkcjonowaniu Narodowego Funduszu Zdrowia (NFZ) oraz w całym systemie ubezpieczenia zdrowotnego.

Czas na rynek pracy otwarty dla osób z niepełnosprawnościami [Gość Infor.pl]

Polska może się pochwalić jednym z najniższych wskaźników bezrobocia w Europie. To bez wątpienia świetna wiadomość, ale jednocześnie sygnał ostrzegawczy – coraz trudniej o pracowników. Ekonomiści zwracają uwagę, że mamy jeszcze niewykorzystane zasoby: osoby, które chcą i mogą pracować, ale z różnych powodów pozostają poza rynkiem. Wśród nich duża grupa to osoby z niepełnosprawnościami. O tym, jak przełamać bariery i wykorzystać potencjał tej grupy, opowiadał w rozmowie z Szymonem Glonkiem, Łukasz Bednarek, prezes Agencji Optymalizacji Zatrudnienia i osoba, która sama zmaga się z niepełnosprawnością.

REKLAMA