REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO a żądanie pracownika kopii akt osobowych

Sylwia Czub-Kiełczewska
Specjalista ds. ochrony danych osobowych i informacji niejawnych
Możliwość żądania kopii danych osobowych przez osobę, której dane dotyczą, na mocy art. 15 ust. 3 RODO jest jednym najbardziej uciążliwych obowiązków dla administratorów. Szczególnie jeżeli żądania są nadmiarowe lub wiążą się z poniesieniem dużych kosztów./Fot. Shutterstock
Możliwość żądania kopii danych osobowych przez osobę, której dane dotyczą, na mocy art. 15 ust. 3 RODO jest jednym najbardziej uciążliwych obowiązków dla administratorów. Szczególnie jeżeli żądania są nadmiarowe lub wiążą się z poniesieniem dużych kosztów./Fot. Shutterstock

REKLAMA

Na mocy przepisów RODO osoba, której dane dotyczą może żądać kopii danych osobowych. W jaki sposób pracodawca powinien zrealizować wniosek pracownika o udostępnienie kopii akt osobowych?

Udostępnianie kopii akt osobowych na wniosek pracownika w kontekście RODO

Możliwość żądania kopii danych osobowych przez osobę, której dane dotyczą, na mocy art. 15 ust. 3 RODO jest jednym najbardziej uciążliwych obowiązków dla administratorów. Szczególnie jeżeli żądania są nadmiarowe lub wiążą się z poniesieniem dużych kosztów.

Autopromocja

Polecamy: RODO 2019. Plusy i minusy zmian od 4 maja

Pisałam już o tym, że Prezes UODO odniósł się do zagadnienia realizowania obowiązku wynikającego z art. 15 ust. 3 RODO w swoich decyzjach administracyjnych, podkreślając, że należy rozróżnić pojęcie „kopii danych” od „kopii dokumentu” (decyzje nr ZSPR.440.913.2018). Przepisy RODO dają osobie, której dane dotyczą prawo do uzyskania wyczerpujących informacji o zakresie i sposobach przetwarzania jej danych, w szczególności poprzez umożliwienie uzyskania kopii danych. Nie wskazują jednak w jaki sposób administrator ma realizować ten obowiązek, dając mu możliwość podjęcia decyzji o tym, czy udostępni tylko informację przetworzoną z zakresem przetwarzanych danych, czy całe kopie dokumentów papierowych lub elektronicznych.

W decyzji nr ZSPR.440.913.2018 Prezes UODO odniósł się do sposobu realizacji żądania o udostępnienie kopii dokumentacji pracowniczej, wniesionego przez byłego pracownika. Pracodawca zamiast kopii akt osobowych udostępnił informację o zakresie przetwarzanych danych, co zostało uznane przez organ za poprawne i zgodne z wymaganiami przepisów RODO postępowanie. Należy jednak podkreślić, że wydana decyzja odnosiła się do stanu prawnego z 2018 roku, więc nie mogła uwzględniać nowelizacji przepisów prawa pracy. Gdyby takie żądanie wpłynęło w dniu dzisiejszym do administratora, musiałby je rozważyć nie tylko w kontekście art. 15 ust. 3 RODO, ale także art. 94^12 kodeksu pracy, który nakłada na pracodawcę obowiązek udostępnienia kopii dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika, byłego pracownika lub innej uprawnionej osoby. Co więcej, przepisy rozporządzenia MRPiPS z dn. 10-12-2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej regulują sposób realizacji tego żądania. W takim wypadku udostępnienie, samego zakresu przetwarzanych danych, tak jak zrobił to pracodawca, o którym mowa we wspomnianej decyzji może stanowić naruszenie przepisów prawa pracy i skutkować dla pracodawcy nieprzyjemnymi konsekwencjami.

Uważam, że nawet jeżeli pracownik skierował do pracodawcy jedynie żądanie o kopię danych osobowych zgodnie z RODO, powinien on dokonać udostępnienia kopii dokumentów, a nie jedynie informacji przetworzonej o przetwarzanych danych. Co do zasady to administrator decyduje w jakiej formie udostępni dane osobowe, jednakże w przypadku żądania dotyczącego danych zawartych w dokumentacji pracowniczej, złożonego przez uprawnioną do tego osobę, zasadne wydaje się udostępnienie kopii dokumentów, aby zadość uczynić przepisom prawa pracy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Powyższy przykład pokazuje, że każde żądanie wynikające z art. 15-22 RODO, administrator powinien oceniać indywidualnie, w kontekście aktualnych przepisów prawa, kosztów i nadmiarowości żądania. Co do zasady, w większości przypadków, samo udostępnienie informacji przetworzonej zawierającej zakres przetwarzanych danych, jest działaniem poprawnym, a jeżeli osoba, której dane dotyczą koniecznie chce uzyskać kopie dokumentów, administrator może rozważyć pobranie od niej opłaty, która jest równa poniesionym kosztom spełnienia żądania (o ile takie żądanie z punktu widzenia administratora jest nadmiarowe i wiąże się z wysokimi kosztami, zgodnie z art. 12 RODO).

Polecamy serwis: Ochrona danych osobowych

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Urlop na żądanie 2024

    Urlop na żądanie w 2024 roku - ile dni przyznaje Kodeks pracy? Czy urlop na żądanie jest płatny? Czy pracodawca może odmówić urlopu? Jakie są zasady korzystania z urlopu na żądanie? Oto wzór wniosku do pobrania.

    Styczeń 2024 – godziny pracy, dni wolne

    Styczeń 2024 - godziny pracy i dni wolne od pracy czyli jaka jest norma godzin w tym miesiącu. Sprawdź kalendarz stycznia 2024 roku. Do końca stycznia pracodawca musi oddać dodatkowy dzień wolny za święto wypadające w sobotę czyli 6 stycznia – Święto Trzech Króli.

    Trybunał Konstytucyjny: Nadgodziny w Straży Granicznej niezgodne z Europejską Kartą Społeczną

    Przepis ustawy o Straży Granicznej mówiący, że za przepracowane nadgodziny przyznawany jest czas wolny od służby „w tym samym wymiarze” jest niezgodny z Europejską Kartą Społeczną – orzekł we wtorek 28 listopada 2023 r. Trybunał Konstytucyjny.

    Co nas czeka na rynku pracy w 2024 roku? Będzie mniej premii i nagród finansowych?

    Ponad połowa Polaków uważa, że 2024 rok będzie lepszy dla pracowników niż 2023. Priorytetem będzie nasze zdrowie psychiczne. Oto wyniki badania.

    REKLAMA

    Urlop bezpłatny 2024

    Czy w 2024 r. będą jakieś zmiany w urlopie bezpłatnym? Czym jest urlop bezpłatny oraz jak długo może trwać? Czy pracownik musi składać wniosek? Czy przysługują jakieś świadczenia z ZUS-u i czy należy się zasiłek po urlopie bezpłatnym? Czy można wziąć urlop bezpłatny na czas pracy u innego pracodawcy?

    Dodatek za szczególne warunki pracy od 1 stycznia 2024 r. wyłączony z minimalnego wynagrodzenia. To od 1 stycznia – 4242 zł, od 1 lipca – 4300 zł brutto

    Dodatek za szczególne warunki pracy zostanie 1 stycznia 2024 r. wyłączony z minimalnego wynagrodzenia. Nie będzie uwzględniany przy ustalaniu, czy wynagrodzenie pracownika jest co najmniej równe minimalnemu wynagrodzeniu. Od początku 2024 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4242 zł, w połowie roku wzrośnie do 4300 zł.

    Urlop okolicznościowy 2024

    Na co przysługuje urlop okolicznościowy w 2024 roku? Jakie są zasady jego udzielania? Ile w 2024 roku można wykorzystać dni urlopu okolicznościowego?

    Pracodawcy uczą pracowników, jak nie zgrzytać zębami. Sprawdź czy masz objawy bruksizmu

    Firmy oferowały już pracownikom masaż biurowy, który ma pomóc zrelaksować się w pracy. Teraz do biur wkraczają warsztaty z fizjoterapeutami stomatologicznymi i logopedami, które mają uchronić zęby pracowników przed skutkami stresu i bruksizmem. Pierwsze firmy już takie „lekcje relaksu” wdrożyły. Ich pomysłodawcą jest Medicover Stomatologia.

    REKLAMA

    Jakie błędy w CV najczęściej popełniają kandydaci z branży IT?

    Do czego rekruterzy i rekruterki wykorzystują sztuczną inteligencję? Z jakich powodów najczęściej odrzucane są aplikacje na stanowiska IT? Czy łatwo znaleźć teraz pracowników w branży?  

    Nowoczesne ścieżki kariery. Jak będzie się zmieniał rynek pracy? Oczekiwania i potrzeby starszych i młodszych pokoleń pracowników

    W szybko zmieniającym się świecie świadomość własnego rozwoju staje się kluczowa dla osób aktywnych zawodowo. Nadchodzące lata będą stawiały przed organizacjami i pracodawcami nowe wyzwania: od adaptacji do zmieniających się stylów zarządzania po radzenie sobie z coraz bardziej zdywersyfikowanymi zespołami. W obliczu szybkiej absorpcji technologii, dynamika rynku pracy będzie wymagała elastyczności i umiejętności szybkiego dostosowania. Jak będzie wyglądała przyszłość rynku pracy?

    REKLAMA