REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowy katalog danych wymaganych od kandydata do pracy i pracownika od 4 maja 2019 r.

Subskrybuj nas na Youtube
Nowy katalog danych wymaganych od kandydata do pracy i pracownika od 4 maja 2019 r./ fot. Shutterstock
Nowy katalog danych wymaganych od kandydata do pracy i pracownika od 4 maja 2019 r./ fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Od 4 maja 2019 r. obowiązują zmiany w Kodeksie pracy dotyczące danych osobowych, jakich może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie i od pracownika.

Zgodnie z przepisami dostosowującymi regulacje Kodeksu pracy do przepisów RODO, pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących (art. 221 § 1 Kodeksu pracy):

REKLAMA

REKLAMA

1) imię (imiona) i nazwisko,

2) datę urodzenia,

3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,

REKLAMA

4) wykształcenie,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

5) kwalifikacje zawodowe,

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Jednak danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracodawca żąda tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Nowelizacja zmienia katalog danych, jakich można żądać od kandydata do pracy. Nie można będzie bowiem już wymagać od tych osób imion rodziców i adresu zamieszkania. Natomiast będzie można żądać danych kontaktowych, ale sama osoba ubiegająca się o zatrudnienie zdecyduje, jakiego rodzaju to będą dane. Ponadto w niektórych przypadkach będzie można od kandydatów do pracy wymagać informacji o kwalifikacjach zawodowych, co było dotychczas zabronione.

Tabela. Dane wymagane od kandydata do pracy - porównanie

Przed zmianą przepisów

Po zmianie przepisów

Zgodnie z dotychczasowymi przepisami, pracodawca miał prawo żądać od kandydata do pracy podania następujących danych:

1) imienia (imion) i nazwiska,

2) imion rodziców,

3) daty urodzenia,

4) miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji),

5) wykształcenia,

6) przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca ma prawo żądać od kandydata do pracy podania następujących danych:

1) imienia (imion) i nazwiska,

2) daty urodzenia,

3) danych kontaktowych wskazanych przez taką osobę,

4) wykształcenia,

5) kwalifikacji zawodowych,

6) przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w pkt 4-6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Nowe przepisy nakładają na pracodawców konieczności oceny, jakie dane z tych, których można wymagać od kandydata do pracy, są potrzebne do zatrudnienia określonej osoby. Nie każdy stosunek pracy uzasadnia bowiem gromadzenie informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych lub przebiegu dotychczasowego zatrudnienia osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Przykład

Kandydatka do pracy ubiega się o stanowisko recepcjonistki. W swoim dotychczasowym 20-letnim okresie zatrudnienia pracowała jako pracownik biurowy, niania, pedagog szkolny. W tej sytuacji pracodawca może żądać podania danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia na stanowiskach biurowych. Pozostałe dane nie są konieczne w przypadku ubiegania się przez kandydatkę o zatrudnienie na stanowisku recepcjonistki.

Po zmianie przepisów nie można żądać od kandydata do pracy adresu zamieszkania. Tym samym nie zawsze będzie można go wpisywać do umowy o pracę, która jest zawierana jeszcze z kandydatem do pracy. Adres zamieszkania będzie można wpisać tylko wtedy, gdy kandydat do pracy poda go pracodawcy w ramach wskazanych danych kontaktowych lub też za jego zgodą. Bezwarunkowo pracodawca będzie mógł żądać adresu zamieszkania dopiero od pracownika.

Obecne przepisy nie przewidują już wzorów kwestionariuszy osobowych dla kandydata do pracy i pracownika. Pomocnicze wzory w tym zakresie znajdują się na stronie resortu pracy. Posiadane dokumenty pracownicze w zakresie pozyskiwanych danych, np. kwestionariusze osobowe, należy więc dostosować do nowych przepisów. Dotyczy to jednak dokumentów gromadzonych od dnia wejścia w życie nowych przepisów. Zatem po wejściu w życie zmian pracodawcy będą mogli pozostawić w aktach osobowych pracowników - w niezmienionej postaci - kwestionariusze złożone przez pracowników przed nowelizacją. Jeżeli więc kwestionariusze te zostały złożone zgodnie ze stanem prawnym obowiązującym na dzień ich złożenia - nie będzie potrzeby ich uaktualniania do nowego stanu prawnego.

Pracodawcy nie będą musieli dostosowywać kwestionariuszy osobowych do nowych przepisów Kodeksu pracy.

Po zmianie przepisów pracodawca będzie mógł natomiast żądać od kandydata do pracy danych kontaktowych. Jakiego rodzaju będą to dane, zdecyduje sam kandydat. Najczęściej będzie to np. numer telefonu, adres zamieszkania lub adres e-mail.

Dodatkowych danych osobowych można żądać od pracownika. Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca może żądać od pracownika podania oprócz danych osobowych wymaganych od kandydata do pracy danych obejmujących (art. 221 § 3 Kodeksu pracy):

1) adres zamieszkania;

2) numer PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;

5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Zmiany w katalogu danych wymaganych od pracownika wynikają ze zmian danych, jakich można żądać od kandydata do pracy, co zostało opisane wcześniej. W związku z tym dopiero od pracownika można wymagać adresu zamieszkania lub w niektórych przypadkach danych o wykształceniu czy przebiegu zatrudnienia.

Przykład

Na etapie procesu rekrutacyjnego osoba ubiegająca się o pracę przedłożyła dokumenty obrazujące jej przebieg dotychczasowego zatrudnienia w ciągu ostatnich 3 lat. Pozostałe zatrudnienie nie miało związku ze stanowiskiem, o które się ubiegała. W celu naliczenia pracownicy stażu urlopowego pracodawca ma prawo żądać od pracownika udokumentowania pozostałego okresu zatrudnienia.

Pracodawca może domagać się od pracownika podania innych danych osobowych niż wprost określone w katalogu wskazanym w przepisach Kodeksu pracy, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Obowiązek taki może wynikać zarówno z przepisów Kodeksu pracy, jak i z odrębnych przepisów prawnych. Przykładem takiej regulacji może być art. 4 ustawy o służbie cywilnej, zgodnie z którym w służbie cywilnej może być zatrudniona osoba, która nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Nadal zasadą będzie, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia (art. 22 § 5 Kodeksu pracy).

Pracodawca może np. żądać okazania dowodu tożsamości przez pracownika w zakresie koniecznym do zweryfikowania jego tożsamości.

Nowe przepisy regulują również zasady przetwarzania danych osobowych za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Do tej pory nie było szczególnych regulacji w tym zakresie. Zgoda kandydata do pracy lub pracownika pozwala na przetwarzanie innych niż wymienione w przepisach Kodeksu pracy danych, z wyłączeniem danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych (art. 10 RODO).

Oznacza to, że tego rodzaju dane osobowe będą mogły być przetwarzane wyłącznie w przypadku, kiedy przepis prawa będzie przewidywać obowiązek ich żądania przez pracodawcę lub obowiązek ich udostępnienia przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika. W uzasadnieniu ustawy nowelizującej wskazuje się, że biorąc pod uwagę istniejącą praktykę, pokazującą silne dążenie pracodawców do pozyskiwania tego rodzaju danych oraz nierówność stron stosunku pracy, istnieje zbyt duże ryzyko, że dane te byłyby w stosunkach pracy pobierane za zgodą niepotrzebnie. Taka regulacja ma zatem zapobiec tego rodzaju sytuacjom.

Zgoda musi odpowiadać wszystkim wymogom przewidzianym zarówno w RODO, jak i w przepisach Kodeksu pracy. W szczególności w przypadku danych szczególnie chronionych, dane osobowe będą mogły być przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika (w przeciwieństwie do przetwarzania danych zwykłych, które mogą być pozyskiwane z inicjatywy pracodawcy, pracownika lub osoby ubiegającej się o zatrudnienie).

Aby zgoda kandydata/pracownika była wiążąca, musi mieć następujące cechy:

● powinna być dobrowolna,

● musi być konkretna,

● powinna być złożona świadomie,

● powinna być wyrażona swobodnie,

● musi być wyraźna,

● musi istnieć możliwość jej wycofania,

● forma jej wyrażenia może być dowolna: oświadczenie lub wyraźne działanie potwierdzające.

Ponadto administrator danych musi umieć wykazać, że uzyskał zgodę na przetwarzanie danych osobowych,

Jednocześnie ustawodawca zastrzega, że brak zgody lub jej wycofanie nie mogą być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie mogą powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Przede wszystkim nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Nowe przepisy regulują także przetwarzanie w stosunkach pracowniczych tzw. danych wrażliwych. Zgodnie z nimi, zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych wrażliwych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (danych m.in. o pochodzeniu rasowym, stanie zdrowia czy danych biometrycznych), wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Również w tym przypadku brak zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Przede wszystkim nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Oprócz tego przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Przykład

Pracodawca stosuje system rejestracji przyjść i wyjść na teren zakładu pracy za pomocą odcisków linii papilarnych. Zgodnie z nowymi przepisami, taka praktyka będzie zawsze dopuszczalna za zgodą pracownika. W poprzednim stanie prawnym Urząd Ochrony Danych Osobowych wypowiadał się przeciwko takiej możliwości, nawet gdyby odbywało się to za zgodą pracownika.

Do przetwarzania tzw. wrażliwych danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych, wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są zobowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych powinno być zawsze połączone z zobowiązaniem do zachowania poufności przekazywanych danych.

Ocena zmian

Omawiana zmiana jest w pewnym zakresie niekorzystana dla pracodawców. W jej wyniku mogą oni bowiem żądać od kandydatów do pracy mniej danych niż dotychczas. Po zmianie przepisów nie można już bowiem żądać od kandydata do pracy imion rodziców czy adresu zamieszkania. Natomiast danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracodawca żąda tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Dotychczas natomiast od każdej osoby ubiegającej się o pracę mógł wymagać danych dotyczących wykształcenia czy przebiegu zatrudnienia. Po zmianie przepisów na pewno będzie problemem ustalenie, czy żądanie przez pracodawcę danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia jest uzasadnione. Korzystna dla pracodawców jest natomiast możliwość przetwarzania innych danych osobowych niż wskazane w przepisach Kodeksu pracy za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub za zgodą pracownika. Do tej pory nie było szczególnych regulacji w tym zakresie. Taka zgoda może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych wrażliwych np. danych biometrycznych. Dotychczas natomiast przetwarzanie danych biometrycznych było jedynie dopuszczalne wtedy, gdy podanie takich danych było niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 4 ustawy z 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. z 2019 r. poz. 730);

● art. 221-221b ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 730);

● art. 9-10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L z 2016 r. Nr 119, s. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE L z 2018 r. Nr 127, s. 2).

Artykuł niniejszy jest fragmentem publikacji: RODO 2019. Plusy i minusy zmian od 4 maja

RODO 2019. Plusy i minusy zmian od 4 maja

Infor.pl

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
ZUS: Miała dług wobec ZUS ponad 300 000 zł. Opłaty dla ZUS 151 959 zł. Dług dalej nie spadł poniżej 300 000 zł

Taką historię przedstawiła dr Katarzyna Kalata. Osoba winna ZUS-owi sporo pieniędzy zapłaciła przez kilka lat ponad 60 000 zł, ale nie spłaciła ani złotówki kapitału. ZUS doliczył jej łącznie 151 959 zł opłat prolongacyjnych. Dziś nadal musi spłacić… ponad 328 000 zł. Tyle samo, co 4 lata temu.Dlaczego?Bo zgodnie z mechanizmem stosowanym przez ZUS, każda wpłata najpierw pokrywa odsetki i koszty egzekucyjne – dopiero potem zaliczana jest na należność główną.

PPK: czy można obniżyć wpłatę podstawową? Znaczenie ma kwota 5599,20 zł

Czy w programie Pracowniczych Planów Kapitałowych można obniżyć wpłatę podstawową? Okazuje się, że uczestnik PPK zatrudniony u kilku pracodawców sam musi sprawdzić, czy ma prawo do obniżenia wpłaty podstawowej.

ZUS tylko online? Sejm proceduje projekt ustawy ułatwiający życie przedsiębiorcom

Przedsiębiorcy mogą szykować się na duże ułatwienie. Do Sejmu trafił projekt ustawy, który znosi obowiązek przechowywania przez 5 lat papierowych kopii zgłoszeń do ZUS wysłanych drogą elektroniczną. Jeśli przepisy wejdą w życie, firmy zyskają mniej biurokracji, niższe koszty i pełną cyfryzację procesu.

Jakich informacji może żądać rada pracowników?

W wielu przypadkach pracodawcy zastanawiają się, czy i jakie informacje muszą, a jakie mogą być – jeżeli taką wolę wykaże zarząd – przekazane radzie pracowników. Artykuł prezentuje najważniejsze przepisy i przykłady dobrych praktyk.

REKLAMA

Pracownik nie przychodzi do pracy - co robić? Jak go zwolnić?

Jeśli pracownik nie przychodzi do pracy nie wywiązuje się ze swoich podstawowych obowiązków. Pracodawca może nałożyć na niego kary porządkowe. Jak go zwolnić? Znaczenie ma tutaj rodzaj nieobecności. Jeśli jest usprawiedliwiona, pracodawca posłuży się inną podstawą prawną, a jeśli jest nieusprawiedliwiona, może zwolnić go dyscyplinarnie.

Ostrzeżenie ZUS przed oszustami: wygląda jak oficjalna korespondencja z ZUS, ale to phishing

ZUS ostrzega ubezpieczonych przed oszustami, którzy wysyłają fałszywe wiadomości e-mail. Wygląda to jak oficjalna korespondencja z ZUS, ale to phishing. Może skutkować kradzieżą danych osobowych, haseł i przejęciem kontroli nad komputerem, także kont bankowych ofiary.

Nowy urlop w Kodeksie pracy. 105 dni wolnego płatnego w 100 proc. Sprawdź, komu przysługuje!

W 2025 roku wprowadzono do Kodeksu pracy nowy rodzaj urlopu, który przeznaczony jest dla rodziców wcześniaków oraz dzieci, które po urodzeniu wymagają dłuższego pobytu w szpitalu. Maksymalny czas jego trwania wynosi 15 tygodni. Oto szczegóły.

W okresie ochronnym przed emeryturą pracodawca może wręczyć wypowiedzenie zmieniające

Zasadą wynikającą z prawa pracy jest ochrona pracownika w wieku przedemerytalnym przed wypowiedzeniem umowy o pracę. Pracodawca może jednak wręczyć mu wypowiedzenie zmieniające. Jeśli osoba zatrudniona nie zaakceptuje nowych warunków pracy, dochodzi wówczas do rozwiązania stosunku pracy. Kiedy dopuszcza się wypowiedzenie zmieniające w trakcie okresu ochronnego przed emeryturą?

REKLAMA

Reforma PIP: inspektor pracy sam wyda decyzję o przekształceniu umowy w umowę o pracę. Wykonalność będzie natychmiastowa

Reforma PIP przewiduje m.in. uprawnienie inspektora pracy do wydania decyzji o przekształceniu umowy cywilnej w umowę o pracę. Wykonalność takiej decyzji będzie natychmiastowa. Aktualnie inspektorzy PIP muszą kierować się w tej sprawie do sądu. Jakie jeszcze zmiany wprowadza Projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw?

W końcu będzie ustawa o układach zbiorowych pracy. Rząd przyjął projekt

Projekt ustawy o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych został opracowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Rząd przyjął propozycję nowych przepisów. Czym są układy zbiorowe? Co wprowadza ustawa?

REKLAMA