RODO a zaświadczenie o zarobkach

Problem

Nasi pracownicy często wnioskują o wystawienie im zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach. Czy od dnia obowiązywania RODO pracownicy powinni wyrażać dodatkowe zgody na przetwarzanie swoich danych zawartych w tych zaświadczeniach?

Rada

Nie. Wydawanie pracownikom na ich prośbę zaświadczeń o zatrudnieniu lub zarobkach nie wymaga uzyskiwania od nich dodatkowej zgody na przetwarzanie danych zawartych w tych dokumentach. Szczegóły w uzasadnieniu.

Uzasadnienie

Od 25 maja 2018 r. obowiązuje rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO). Przetwarzanie danych jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy - i w takim zakresie, w jakim - jest spełniony co najmniej jeden z warunków wskazanych w art. 6 i art. 9 RODO w odniesieniu do szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak np. pochodzenie rasowe, poglądy polityczne czy przekonania religijne.

KONFERENCJA: Outsourcing kadrowo-księgowy. Praktyczne wskazówki z budowania oraz realizacji kontraktów outsourcingowych

Przetwarzanie danych osobowych uznaje się za dokonywane w zgodzie z prawem m.in. wtedy, gdy:

• jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (np. pracodawcy) lub
• osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie w jednym lub większej liczbie określonych celów (art. 6 ust. 1 RODO).

Należy przy tym zauważyć, że wymóg wydania przez pracodawcę zaświadczenia o zatrudnieniu lub wynagrodzeniu:

• wynika niekiedy z powszechnie obowiązujących przepisów prawa (np. z art. 125a ust. 3 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, który obliguje pracodawców do wystawiania zaświadczeń dla celów emerytalno-rentowych, np. ZUS Rp-7),
• w przypadku braku odpowiedniego (konkretnego) przepisu (np. w odniesieniu do zaświadczeń o zarobkach wystawianych w celu przedłożenia w instytucji finansowej, np. w banku) należy uzasadnić obowiązkiem pracodawcy dbałości o dobro pracownika wynikającej z zasad współżycia społecznego. Uzasadnienie tego poglądu można odnaleźć m.in. w postanowieniu Sądu Najwyższego z 16 września 1999 r. (I PKN 331/99, OSNP 2001/9/314), w którym przypomniano, że pracodawca jest zobowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika (art. 111 Kodeksu pracy) oraz wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego (art. 94 pkt 10 Kodeksu pracy).