REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO a zaświadczenie o zarobkach

Mariusz Pigulski
ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej
RODO a zaświadczenie o zarobkach/fot.Shutterstock
RODO a zaświadczenie o zarobkach/fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Czy pracownik musi wyrazić zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych z zaświadczenia o zarobkach?

Problem

Nasi pracownicy często wnioskują o wystawienie im zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach. Czy od dnia obowiązywania RODO pracownicy powinni wyrażać dodatkowe zgody na przetwarzanie swoich danych zawartych w tych zaświadczeniach?

Autopromocja

Rada

Nie. Wydawanie pracownikom na ich prośbę zaświadczeń o zatrudnieniu lub zarobkach nie wymaga uzyskiwania od nich dodatkowej zgody na przetwarzanie danych zawartych w tych dokumentach. Szczegóły w uzasadnieniu.

Uzasadnienie

Od 25 maja 2018 r. obowiązuje rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO). Przetwarzanie danych jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy - i w takim zakresie, w jakim - jest spełniony co najmniej jeden z warunków wskazanych w art. 6 i art. 9 RODO w odniesieniu do szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak np. pochodzenie rasowe, poglądy polityczne czy przekonania religijne.

KONFERENCJA: Outsourcing kadrowo-księgowy. Praktyczne wskazówki z budowania oraz realizacji kontraktów outsourcingowych

Przetwarzanie danych osobowych uznaje się za dokonywane w zgodzie z prawem m.in. wtedy, gdy:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (np. pracodawcy) lub
  • osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie w jednym lub większej liczbie określonych celów (art. 6 ust. 1 RODO).

Należy przy tym zauważyć, że wymóg wydania przez pracodawcę zaświadczenia o zatrudnieniu lub wynagrodzeniu:

  • wynika niekiedy z powszechnie obowiązujących przepisów prawa (np. z art. 125a ust. 3 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, który obliguje pracodawców do wystawiania zaświadczeń dla celów emerytalno-rentowych, np. ZUS Rp-7),
  • w przypadku braku odpowiedniego (konkretnego) przepisu (np. w odniesieniu do zaświadczeń o zarobkach wystawianych w celu przedłożenia w instytucji finansowej, np. w banku) należy uzasadnić obowiązkiem pracodawcy dbałości o dobro pracownika wynikającej z zasad współżycia społecznego. Uzasadnienie tego poglądu można odnaleźć m.in. w postanowieniu Sądu Najwyższego z 16 września 1999 r. (I PKN 331/99, OSNP 2001/9/314), w którym przypomniano, że pracodawca jest zobowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika (art. 111 Kodeksu pracy) oraz wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego (art. 94 pkt 10 Kodeksu pracy).

Zatem przygotowanie zaświadczeń o zatrudnieniu lub zarobkach jest jednym z obowiązków pracodawcy mających swoje źródło w przepisach prawa pracy. Należy uznać, że wystawianie pracownikom takich zaświadczeń na ich prośbę nie wymaga wyrażania przez nich dodatkowych zgód na przetwarzanie danych wykazywanych w tych dokumentach.

Warto zaznaczyć, że w rozumieniu RODO "przetwarzanie" oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, takich jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Tak szeroka definicja przetwarzania danych osobowych oznacza w praktyce, że pracodawca jako administrator danych powinien upoważnić do ww. przetwarzania wszystkie osoby, które mają dostęp do przedmiotowych danych. Dotyczy to głównie osób zajmujących się u pracodawcy sprawami kadrowo-płacowymi (w tym wystawianiem zaświadczeń o zatrudnieniu lub zarobkach). Do celów dowodowych wskazane upoważnienie powinno zostać udzielone na piśmie.

Podmiot przetwarzający oraz każda osoba działająca z upoważnienia administratora (bądź podmiotu przetwarzającego) i mająca dostęp do danych osobowych przetwarzają je wyłącznie na polecenie administratora, chyba że wymaga tego prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego (art. 29 RODO).

Przed 25 maja 2018 r. podstawą prawną do udzielania upoważnień do przetwarzania danych osobowych był art. 37 ustawy o ochronie danych osobowych. Wobec tego zasadne jest pytanie, czy należy sporządzać nowe upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Trzeba przyjąć, że jeżeli w treści poprzednio wydanego upoważnienia jako podstawę jego udzielenia podano art. 37 ww. ustawy, takie upoważnienie należy zaktualizować.

Pracownik zwrócił się 4 czerwca 2018 r. do działu kadr zatrudniającej go spółki z prośbą o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach w celu przedstawienia w banku. Dokument ten został mu wydany 2 dni później, a przygotował go specjalista ds. kadrowo-płacowych na podstawie imiennego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych podpisanego przez prezesa zarządu. W tej sytuacji pracownik, dla którego sporządzono wspomniane zaświadczenie, nie musiał wyrażać żadnej dodatkowej zgody na przetwarzanie swoich danych zawartych w tym zaświadczeniu.

Problemem, który może się pojawić przy wystawianiu dla pracowników zaświadczeń o zatrudnieniu lub wynagrodzeniu, jest wymagane najczęściej przez banki dodatkowe telefoniczne potwierdzenie jego treści. Za zgodą pracownika wyrażoną dla celów dowodowych na piśmie pracodawca może potwierdzić jego zatrudnienie lub wynagrodzenie oraz pozostałe dane wskazane w zaświadczeniu. Należy jednak mieć na uwadze, że osoba udzielająca informacji w zakresie danych osobowych np. pracownika musi potwierdzić tożsamość swojego rozmówcy, aby z całą pewnością móc stwierdzić, że osoba telefonująca do niej w celu zweryfikowania danych jest rzeczywiście przedstawicielem określonej instytucji, w imieniu której posiada upoważnienie do uzyskania podanych informacji (stanowisko ówczesnego GIODO, które zachowuje aktualność po wejściu w życie RODO dostępne na www.giodo.gov.pl).

GIODO przytoczył ponadto pismo Narodowego Banku Polskiego do Generalnego Inspektora Nadzoru Bankowego (obecnie Komisja Nadzoru Finansowego) z 6 kwietnia 2001 r. (NB/BPN/I/214/01) adresowane do osób kierujących bankami, w którym zawarto stwierdzenie, że "przepisy ustawy - Prawo bankowe i ustawy o ochronie danych osobowych nie przewidują telefonicznej formy pozyskiwania żądanych informacji. Banki nie mogą więc uzależniać przyznania kredytu od udzielenia informacji w tej formie".

Zatem jeżeli pracodawca ma wątpliwości dotyczące osoby, z którą rozmawia, może bez żadnych konsekwencji odmówić potwierdzenia danych z wystawionego dla pracownika zaświadczenia. Jednocześnie pracodawca nie ponosi odpowiedzialności, np. odszkodowawczej, z tytułu nieprzyznania pracownikowi kredytu czy pożyczki, w przypadku gdy warunkiem ich przyznania było telefoniczne potwierdzenie danych z zaświadczenia.

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 111, art. 94 pkt 10 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1076

  • art. 6, art. 9, art. 29 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - Dz.U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Uposażenia w policji. Zmiana wysokości dodatku za stopień

    W 2024 r. wzrosła kwota bazowa dla funkcjonariuszy policji. Wzrost kwoty bazowej powoduje wzrost miesięcznego uposażenia policjantów. Do tego niezbędna jest zmiana przepisów rozporządzenia regulującego wysokość ich uposażenia, w tym stawek dodatku za stopień.

    Komunikat PFRON: Znacznie dłuższy okres dofinansowania do wynajmu mieszkania

    1 marca 2024 r. weszła w życie korzystna zmiana w Programie „Samodzielność – Aktywność – Mobilność!” Mieszkanie dla absolwenta. Wydłużony został okres, na który może być udzielone dofinansowanie do wynajmu mieszkania lub domu jednorodzinnego.

    Nowe przepisy dla rolników od 7 marca 2024 r. Zmiany dot. BHP przy obsłudze ciągników, maszyn, urządzeń i narzędzi stosowanych w rolnictwie

    W czwartek 7 marca 2024 r. wchodzi w życie nowe rozporządzenie ministra rolnictwa i rozwoju wsi z 14 lutego 2024 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy przy obsłudze ciągników, maszyn, narzędzi i urządzeń technicznych stosowanych w rolnictwie. Jakie zasady BHP wynikają z tego rozporządzenia? Co muszą wiedzieć rolnicy?

    Posiłki profilaktyczne. Czy nadejście wiosny zwalnia pracodawców z obowiązku wydawania posiłków profilaktycznych pracownikom

    Mamy dopiero początek marca, ale temperatury sięgające nawet kilkunastu stopni Celsjusza sugerują koniec zimy i początek wiosny. Czy oznacza to, że pracodawca może zaprzestać wydawania posiłków profilaktycznych pracownikom wykonującym prace fizyczne na otwartej przestrzeni podczas zimy?

    REKLAMA

    Można zarobić 7500 zł za miesiąc. I to na początku kariery. Co trzeba zrobić, że dostać taką pracę?

    7500 zł może zarobić student lub absolwent na płatnym stażu. Na chętnych czeka ponad 50 firm w 14 miastach Polski. Oferują stażystom wynagrodzenia w wysokości co najmniej 4500 zł. 1 marca 2024 r. ruszył nabór aplikacji w dwudziestej pierwszej edycji Programu Kariera. Kto może wziąć w nim udział?

    Podwyżka wynagrodzeń dla młodocianych pracowników od 1 marca 2024 r. W czasie nauki zawodu młodociany może zarobić nawet 754,04 zł

    Młodociani zatrudnieni w celu przygotowania zawodowego dostają podwyżki wynagrodzeń. Począwszy od 1 marca 2024 r. obowiązują nowe stawki, których podstawą jest wysokość przeciętnego wynagrodzenia w IV kwartale 2023 r. Dzięki temu młodociany w pierwszym roku nauki zawodu zarobi 603,23 zł, a w trzecim roku – 754,04 zł. 

    Dodatek aktywizacyjny w 2024 r. wynosi nawet 745,95 zł. Od 1 czerwca 2024 r. maksymalna kwota wzrasta do 834,72 zł. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić!

    Dodatek aktywizacyjny to jedno ze świadczeń wypłacanych na podstawie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Przepisy określają, komu należy się dodatek aktywizacyjnej oraz przesłanki przyznania tego świadczenia. Obecnie dodatek aktywizacyjny wynosi maksymalnie 745,95 zł. 1 czerwca 2024 r. osoby uprawnione dostaną podwyżkę – dodatek aktywizacyjny wzrośnie do 834,72 zł.

    PFRON: Program „Aktywny samorząd” będzie kontynuowany w 2024 r. Można uzyskać pomoc w uzyskaniu prawa jazdy, sprzętu elektronicznego, oprogramowania

    PFRON w 2024 r. będzie kontynuować program „Aktywny samorząd”. Można uzyskać pomoc w uzyskaniu prawa jazdy, sprzętu elektronicznego, oprogramowania a także pomoc w uzyskaniu wykształcenia na poziomie wyższym. Wnioski o dofinansowanie można składać od 1 marca 2024 r.

    REKLAMA

    Nie ma żadnych prac nad projektem ograniczającym zakaz handlu w niedziele

    Nie milkną dyskusje i spekulacje dotyczące ograniczenia zakazu handlu w niedziele. Tymczasem ministra Agnieszka Dziemianowicz-Bąk poinformowała, że na chwilę obecną MRPiPS nie prowadzi żadnych prac nad projektem dotyczącym niedziel handlowych.

    Krótszy czas pracy w Polsce? Min. Dziemianowicz-Bąk: skrócenie tygodnia pracy o 1 dzień organizacyjnie łatwiejsze niż skrócenie o kilka godzin

    Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej prowadzi analizy dotyczące czasu pracy, długości urlopów, dni pracy pod kątem ew. skrócenia tygodnia pracy. Resort pracy analizuje także pilotaże skrócenia tygodnia pracy, które wprowadzają same przedsiębiorstwa. Takie informacja przekazała 1 marca 2024 r. ministra rodziny, pracy i polityki społecznej Agnieszka Dziemianowicz-Bąk w Polsat News. Ministra wskazała, że osobiście jest najbardziej otwarta na propozycję premiera Donalda Tuska dotyczącą 4 dni, a nie 35 godzin pracy w tygodniu.

    REKLAMA