Jak kontrolować pracowników zgodnie z przepisami

Urządzenia sprawdzające, ile pracownik przebywa przy biurku, mogą naruszać przepisy o ochronie danych osobowych, bo zbyt ingerują w prywatność.

Jedna z dużych firm branży medialnej pod biurkami pracowników zainstalowała urządzenia, które rejestrują wykorzystanie miejsca pracy. Ze strony internetowej producenta można się dowiedzieć, że reagują one na ciepło i ruch. W założeniu mają ułatwić ergonomiczną organizację pracy – jeśli się okaże, że w danych godzinach pracownicy nie siedzą przy biurkach, można tak zaplanować pracę, aby ograniczyć liczbę stanowisk (a więc także np. powierzchni biurowej).

Teoria sobie, praktyka sobie

W rzeczywistości takie urządzenia umożliwiają pozyskiwanie wiedzy o tym, kiedy i na jak długo pracownik odchodzi od przypisanego sobie biurka. Mamy więc do czynienia z monitoringiem zatrudnionych, którego prowadzenie wymaga spełnienia odpowiednich warunków, m.in. uprzedniego ich poinformowania oraz ustalenia celów i zasad nadzoru.

– Jeżeli pracodawca twierdziłby, że stosuje czujniki w celu lepszej organizacji pracy, a wykorzystywałby je np. do oceny zatrudnionych lub w razie konfliktu z pracownikiem, naruszyłby przepisy o ochronie danych osobowych. Przetwarzałby informacje niezgodnie z celem ich pozyskiwania – podkreśla dr Maciej Chakowski, partner w kancelarii C&C Chakowski & Ciszek.

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami

Wymogi monitoringu

Jednocześnie eksperci w ogóle podają w wątpliwość możliwość stosowania tego typu urządzeń na potrzeby kontroli zatrudnionych. Ich zdaniem byłby to środek niewspółmierny do celu jego użycia. Chęć lepszego nadzoru nad czasem pracy nie uzasadnia tak głębokiej ingerencji w prywatność podwładnego.

– Jeżeli zainstalowane urządzenie reaguje na ciepło i ruch, to oznacza, że mamy do czynienia z jedną z form monitoringu pracowników – podkreśla dr Chakowski.

A zgodnie z przepisami kodeksu pracy, które obowiązują od 25 maja 2018 r., stosowanie monitoringu wymaga m.in. uprzedniego poinformowania pracowników, oznakowania obserwowanego pomieszczenia lub terenu oraz określenia celu i zakresu oraz sposobu zastosowania nadzoru w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (jeśli firma nie jest objęta układem lub nie musi wydawać regulaminu).

– Unormowanie zasad monitoringu w kodeksie pracy nie oznacza, że po spełnieniu omawianych wymogów pracodawca może stosować dowolną formę nadzoru. Musi być ona współmierna do celu, jaki ma osiągnąć. Trzeba też zawsze ocenić, czy jest ona niezbędna, tzn. czy takiego samego celu nie można osiągnąć, używając innych form monitorowania, mniej ingerujących w prywatność nadzorowanych – tłumaczy Joanna Jarguz, radca prawny z kancelarii Sobczyk i Współpracownicy.

Podkreśla, że stosowanie urządzeń monitorujących obecność pracownika można próbować uzasadniać zapewnieniem właściwego wykorzystania czasu pracy, czyli np. przypilnowania, aby podwładni prawidłowo wykorzystywali przerwy.

– Tyle że ten cel można osiągnąć w inny, mniej ingerujący w prywatność sposób, np. przez nadzór kierownika nad pracownikami. Omawiana forma monitoringu jest bardzo inwazyjna, bo pracodawca może nawet w praktyce pozyskać informację o tym, jak często zatrudniony idzie do toalety – dodaje mec. Jarguz.

Może księgowa albo prawnik

Zdaniem Katarzyny Dulewicz, partnera w kancelarii CMS Cameron McKenna, wiele zależy od rodzaju i sposobu pracy osoby, która ma być kontrolowana.

– Na pewno taki sposób nadzoru nie jest adekwatny w przypadku osób wykonujących pracę, która wymaga mobilności lub jest częściowo wykonywana poza zwykłym stanowiskiem pracy. Przykładem może tu być dziennikarz. Z kolei prawnik lub księgowa, których praca polega w zdecydowanej mierze na wykonywaniu obowiązków przy swoim stanowisku, mogliby być nim objęci, jeśli pracodawca wykazałby niezbędność takiego działania – wskazuje mec. Dulewicz.

Podkreśla, że nadzór na pewno nie może służyć wywieraniu presji na zatrudnionych. – Nie może wywoływać obaw o to, czy jako zatrudniony mogę na chwilę odejść od stanowiska po to, aby zrobić sobie herbatę – dodaje.

Nie do zastosowania

Kwestionowana jest też zasadność stosowania tego typu form nadzoru. Z punktu widzenia bhp ważne jest to, aby np. pracownik nie spędził kilku godzin bez przerwy, siedząc przy biurku. Trudno też uznać, że zmuszanie podwładnego do przebywania w jednym miejscu (choć nie jest to niezbędne jak np. w przypadku pracy przy taśmie produkcyjnej) ma służyć poprawie jakości wykonywania obowiązków.

– Urządzenie nie wskaże, czy osoba, która siedzi przy swoim stanowisku, w tym czasie rzeczywiście pracuje, a nie patrzy w okno lub bawi się smartfonem. Dane uzyskane na podstawie takiego monitoringu można różnie interpretować, a to oznacza, że nie można byłoby ich wykorzystać do oceny jakości pracy zatrudnionego, przyznania lub obcięcia premii, typowania do awansu – uważa dr Chakowski.

Tym samym taki nadzór nie daje podstaw do wyciągania konsekwencji wobec zatrudnionych.

– Moim zdaniem cel jego stosowania, czyli chęć prawidłowej organizacji czasu pracy, jest zgodny z prawem. Ale to środek nieadekwatny, bo ingeruje nie tylko w prywatność, ale też intymność pracownika. Nie powinien być stosowany – podsumowuje dr Chakowski.

Pracownik, który uważa, że nadzór narusza jego prywatność, może zgłosić się do Urzędu Ochrony Danych Osobowych.