REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Co zrobić z dokumentami po zakończonej rekrutacji - objaśnienia MC

Co zrobić z dokumentami po zakończonej rekrutacji - objaśnienia MC
Co zrobić z dokumentami po zakończonej rekrutacji - objaśnienia MC
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Ministerstwo Cyfryzacji wydało objaśnienia przepisów RODO dotyczące rekrutacji pracowników, zasad przechowywania dokumentów rekrutacyjnych m.in. CV po zakończeniu rekrutacji.

Pracownicy, którzy wyrazili zgodę na wykorzystanie ich dokumentów rekrutacyjnych na potrzeby przyszłych rekrutacji  

Coraz częstszą praktyką wśród osób szukających pracy jest wysyłanie CV, mimo braku informacji ze strony pracodawcy, że poszukuje on nowych pracowników. Dokumentom takim często towarzyszy informacja, że kandydat prosi o wykorzystanie jego dokumentów rekrutacyjnych w przypadku, gdy w danym zakładzie pracy będzie organizowana jakakolwiek rekrutacja. Wiadomość taka najczęściej jest przekazana w treści wiadomości email, bądź w liście dołączonym do dokumentów.

REKLAMA

Autopromocja

Bywa jednak, że dokumenty takie pozostawiane są na recepcji zakładu pracy bez żadnej wiadomości, a intencja wykorzystania ich w przyszłych procesach rekrutacyjnych deklarowana jest ustnie. Jeżeli pracodawca nie postanowi takich danych przetwarzać, powinien takie dane usunąć lub odesłać. Należy bowiem pamiętać, że nawet jeśli posiadamy cudze dane pozyskane bez własnej inicjatywy, jednak złożone w celu związanym z zakresem działalności przedsiębiorcy, to ponosimy odpowiedzialność za zachowanie ich w poufności, w związku z konstytucyjną ochroną prywatności, co przekłada się na ustawowy obowiązek ochrony dóbr osobistych (art. 23 w zw. z art. 355 par. 2 k.c.). Z drugiej strony, jeśli przedsiębiorca uzna, że w przyszłości być może skorzysta z danych kandydata na potrzeby rekrutacyjne, to tym samym ustala cel przetwarzania i powinien wykonać obowiązek informacyjny z art. 13 RODO (chyba, że składający wniosek mógł się z nim uprzednio zapoznać np. odwiedzając stronę internetową przedsiębiorcy). Podstawą prawną gromadzenia przez pracodawcę takich dokumentów jest zgoda, wyrażona przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie. Jeśli zgoda na wykorzystanie danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji wyrażona jest jedynie ustnie, może powstać problem dowodowy tj. pracodawca może nie mieć możliwości wykazania, że faktycznie kandydat taką zgodę wyraził.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Zgodnie z art. 4 pkt 11 RODO zgoda osoby, której dane dotyczą oznacza „dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych”. Bez wątpienia działaniem takim jest przekazanie dokumentów rekrutacyjnych do zakładu pracy wraz z informacją, że przyzwala się na ich wykorzystanie w rekrutacjach, prowadzonych w przyszłości. W takim przypadku dokumenty mogą być przechowywane przez pracodawcę do czasu odwołania zgody przez osobę, która je przesłała. Nie oznacza to jednak, że dane będą przetwarzane bezterminowo. Czas ich przechowywania wyznacza okres obowiązywania zgody, a więc do momentu jej odwołania. Potencjalny pracodawca powinien w każdym przypadku dokonać oceny, czy zakres gromadzonych w dokumentach danych nie wykracza poza cel związany z rekrutacją, a także zadbać o udokumentowanie faktu posiadania zgody na wspomniane wykorzystanie dla celów przyszłych rekrutacji tak, aby móc się tym wykazać w razie sporu z osobą, której dane dotyczą, bądź z organem nadzorczym. Dokumenty, które zostały przekazane przez kandydata, a co do których wiemy, że z uwagi na ich treść nigdy w rekrutacji nie będą wykorzystane powinny zostać usunięte.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Pracownicy, którzy przekazali swoje dokumenty rekrutacyjne celem udziału w konkretnej rekrutacji

Znaczna część osób decyduje się wysłać swoje dokumenty rekrutacyjne w związku z konkretnymi, organizowanymi przez potencjalnych pracodawców rekrutacjami. W takim przypadku cały proces rekrutacji może być uznany za podejmowanie działań przed zawarciem umowy. W związku z tym do zakończenia rekrutacji w zakresie wykraczającym poza dane, o którym mowa w art. 221 Kodeksu pracy, podstawą przetwarzania danych osobowych kandydatów jest przepis, wskazujący, że jest ono niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), z uwzględnieniem przewidzianej w art. 5 ust. 1 lit. c RODO zasady minimalizacji danych. Na przepis ten można się powołać również do czasu ogłoszenia wyników rekrutacji, gdy w jej efekcie potencjalny pracodawca nie zdecyduje się zatrudnić żadnej osoby, jednak tylko w celu przetwarzania na potrzeby tej konkretnej rekrutacji. Podstawy tej nie da się wykorzystać na potrzeby przetwarzania dla celów przyszłych rekrutacji. Częstym błędem jest pozyskiwanie od kandydatów zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu przeprowadzenia danej rekrutacji. Takie podejście jest nieprawidłowe i może prowadzić do nieuzasadnionego pomijania kandydatów, którzy takiego oświadczenia zgody nie złożą.

Po zakończonej rekrutacji pracodawca ma prawo przechowywać dokumenty rekrutacyjne osób, które nie zostały zatrudnione, w celach ochrony przed ewentualnymi roszczeniami mogącymi pojawić się w związku z prowadzoną uprzednio rekrutacją. W tym przypadku podstawą przetwarzania danych osobowych będzie art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. prawnie uzasadniony interes niedoszłego pracodawcy, czyli ochrona przed ewentualnymi przyszłymi roszczeniami osoby, która nie została zatrudniona w wyniku rekrutacji, która nie została zatrudniona. Co szczególnie ważne, powołaniu się na tą przesłankę towarzyszyć powinno uprzednie przeprowadzenie testu. Powinien on wykazać, czy osobę, której dane będą przetwarzane w prawnie uzasadnionym celu, łączy z administratorem jakaś więź oraz czy osoba taka mogła podejrzewać, że jej dane będą przetwarzane w uzasadnionym interesie. Zgodnie bowiem z motywem 47 preambuły RODO „prawnie uzasadniony interes może istnieć na przykład w przypadkach, gdy zachodzi istotny i odpowiedni rodzaj powiązania między osobą, której dane dotyczą, a administratorem, na przykład gdy osoba, której dane dotyczą, jest klientem administratora lub działa na jego rzecz. Aby stwierdzić istnienie prawnie uzasadnionego interesu, należałoby w każdym przypadku przeprowadzić dokładną ocenę, w tym ocenę tego, czy w czasie i w kontekście, w którym zbierane są dane osobowe, osoba, której dane dotyczą, ma rozsądne przesłanki by spodziewać się, że może nastąpić przetwarzanie danych w tym celu”. Osoba, która ubiegała się o pracę bez wątpienia jest powiązana z przedsiębiorcą poprzez udział w organizowanej przez niego rekrutacji. Pomiędzy kandydatem a potencjalnym pracodawcą występuje relacja prawna, która powstaje wraz z przedłożeniem przez kandydata wniosku o zatrudnienie, wynikająca chociażby z ustawowego zakazu dyskryminacji. Kandydat nie tylko może przypuszczać, ale wręcz musi się liczyć z tym, że jego dane będą przechowywane również po zakończonej rekrutacji.

Zgodnie z motywem 50 preambuły RODO „przetwarzanie danych osobowych do celów innych niż cele, w których dane te zostały pierwotnie zebrane, jest dozwolone, gdy jest zgodne z celami, w których dane osobowe zostały pierwotnie zebrane.” Celem pierwotnym w takim przypadku jest rekrutacja, zaś celem zgodnym z rekrutacją będzie ochrona przed ewentualnymi przyszłymi roszczeniami pracownika, wynikającymi z tej rekrutacji. Niedoszły pracodawca zachowując CV może więc się ochronić np. przed przyszłym ewentualnym posądzeniem o dyskryminację. Wraz ze złożeniem dokumentów rekrutacyjnych pomiędzy kandydatem a potencjalnym pracodawcą powstaje więź zobowiązaniowa, wynikająca z prawnego obowiązku przeciwdziałania dyskryminacji (art. 94 ust. 2b w zw. z art. 183a k.p.). Z tego powodu zarzut dyskryminacji kandydata, jako emanacja naruszenia dóbr osobistych wywodzony jest z czynu niedozwolonego. Dlatego przyjęcie, że skoro nie zawarto umowy o pracę to ustała podstawa przetwarzania danych nie jest przekonujące, pozostaje bowiem ryzyko roszczeń ze strony kandydata w związku z nie zawarciem umowy. Powyższe potwierdza również treść przywołanego już motywu 50 preambuły do RODO zgodnie z którym „przetwarzanie danych osobowych do celów innych niż cele, w których dane te zostały pierwotnie zebrane, powinno być dozwolone wyłącznie w przypadkach, gdy jest zgodne z celami, w których dane osobowe zostały pierwotnie zebrane”. Takim innym celem w tym przypadku będzie więc przetwarzanie danych pracownika w celu ochrony przed przyszłymi roszczeniami.

W związku z powyższym nie trzeba tych danych usuwać natychmiast po zakończonej rekrutacji. Uwzględniając przebieg rekrutacji i podjętą przez pracodawcę ocenę ryzyka pojawienia się takich roszczeń, okres przechowywania CV powinien być jednak jak najkrótszy. Jeżeli w praktyce działania przedsiębiorcy nie zdarzyła się sytuacja, by ewentualne roszczenia z tytułu prowadzonej rekrutacji pojawiły się w okresie późniejszym niż kilka miesięcy po jej zakończeniu, wewnętrzne procedury powinny przewidywać racjonalny kilkumiesięczny okres retencji takich dokumentów. Obowiązkiem administratora danych będzie też dokonanie oceny ryzyka i ustalenie okresu przetwarzania danych, który odpowiada rzeczywistym zagrożeniom, uwzględniając doświadczenia z pojawiających się roszczeń. Dopuszczalne jest też poinformowanie kandydata, że niepodniesienie zarzutów dotyczących rekrutacji w określonym czasie po odmowie zatrudnienia zostanie uznane za domniemanie braku takowych, a dane osobowe zostaną usunięte. Podczas, gdy skutkiem przyjęcia takiego założenia nie jest  wygaśnięcie prawnie uzasadnionego roszczenia, to jednak  znacznie zmniejsza ryzyko, że ewentualne powództwo będzie korzystało z przymiotu tzw. „uprawdopodobnienia” dyskryminacji.


Powyższy efekt nie będzie miał oczywiście miejsca, jeśli pracownik wykaże, że nie podnosił zarzutów wcześniej z tego powodu, że nie posiadał pełnej wiedzy o stanie faktycznym. Jeśli jednak pracodawca poprzez ocenę stanu faktycznego może żywić uzasadnione przekonanie, że ryzyko roszczeń jest wysokie, to może przetwarzać dane osobowe kandydatów przez pełny trzyletni okres przedawnienia. Powyższe może mieć miejsce np. w przypadku bardzo porównywalnych kandydatur.

Należy zarazem pamiętać, że dyskryminacja polega na niejednakowym traktowaniu z powodu niedozwolonych przez Kodeks pracy kryteriów. Samo niezadowolenie kandydata z powodu nieotrzymania zatrudnienia nie jest dyskryminacją. Dotychczasowa praktyka obserwowana w Polsce dowodzi, że statystycznie największe ryzyko dyskryminacji dotyczy kryterium płci oraz stosunku do związków zawodowych. Dlatego ocena ryzyka może uwzględnić to, czy w kontekście konkretnego procesu rekrutacji mamy do czynienia z porównywalnymi kandydaturami, a zarazem z takimi cechami jak płeć  lub danymi dotyczącymi wyborów społecznych (np. ujawniony przez kandydata stosunek do związków zawodowych) i w przypadku wystąpienia wysokiego ryzyka stosować  najdłuższy okres retencji.

Uwzględniając powyższe należy również przesądzić, że CV przechowywane w celu ochrony przed potencjalnymi roszczeniami, nie powinno być wykorzystywane w innych celach. Wyjątkiem w tym zakresie wydaje się być kontakt potencjalnego pracodawcy z pozostałymi kandydatami, gdy okaże się, że osoba zakwalifikowana jednak nie podjęła pracy. Podstawą w tym przypadku byłby nie tylko prawnie uzasadniony interes potencjalnego pracodawcy, ale również kandydatów. Jak wskazuje się w motywie 47 preambuły do RODO „taki prawnie uzasadniony interes może istnieć na przykład w przypadkach, gdy zachodzi istotny i odpowiedni rodzaj powiązania między osobą, której dane dotyczą, a administratorem, na przykład gdy osoba, której dane dotyczą, jest klientem administratora lub działa na jego rzecz”. Bez wątpienia więź taka istnieje pomiędzy kandydatem do pracy a potencjalnym pracodawcą. Nie budzi też wątpliwości fakt, że początkowo odrzucony kandydat może przypuszczać, że potencjalny pracodawca poinformuje go o wakacie na stanowisku, na które aplikował.

Przykłady:

Sytuacja 1:

Na recepcję firmy zgłasza się osoba, która jest zainteresowana pracą, mimo że w chwili obecnej nie jest prowadzona rekrutacja na żadne stanowisko. Chce jednak zostawić swoje CV, na którym nie ma pisemnej informacji, że zgadza się na przetwarzanie danych osobowych we wszystkich rekrutacjach w tej firmie – informuje o tym tylko ustnie recepcjonistkę.

Rekomendowane działanie: Od takiej osoby należy odebrać w pisemnej formie utrwalonej dla celów dowodowych (np. odręczne oświadczenie na pozostawianych dokumentach) potwierdzenie zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji organizowanych przez danego przedsiębiorcę  (odbierającego oświadczenie), oraz dopełnić obowiązku informacyjnego na podstawie art. 13 RODO. Może być on zrealizowany poprzez zamieszczenie stosownej informacji na ladzie recepcji, o ile precyzyjnie informuje o treściach przewidzianych w art. 13 RODO. W ramach tego obowiązku należy poinformować m.in. o podstawie prawnej przetwarzania danych, tj. że jest nią art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Mając na względzie udział tej osoby w przyszłych rekrutacjach oraz fakt, że osoba ta może nie uzyskać pracy w wyniku rekrutacji warto już na tym etapie zagwarantować sobie prawo do przetwarzania danych dla celów ewentualnego dochodzenia roszczeń - jako podstawę dla tego celu wskazując przy tej okazji również art. 6 ust. 1 lit. f RODO (tj. prawnie uzasadniony interes administratora).

Sytuacja 2:

Do firmy drogą mailową przesłane zostaje CV wraz z informacją w treści maila, że osoba chciałaby być uwzględniania w ewentualnych przyszłych rekrutacjach.

Rekomendowane działanie: Wiadomość taka powinna zostać uznana za zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez potencjalnego pracodawcę w celach związanych z organizacją naborów pracowników. Dodatkowo należy (podobnie jak we wcześniejszym przypadku) dopełnić obowiązku informacyjnego na podstawie art. 13 RODO. W ramach tego obowiązku należy poinformować m.in., o  podstawie prawnej przetwarzania danych, tj. iż jest nią wspomniany wcześniej art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Podobnie jak w sytuacji opisanej powyżej, mając na względzie udział tej osoby w przyszłych rekrutacjach oraz fakt, że osoba ta może nie uzyskać pracy w wyniku udziału w naborach, warto już na tym etapie zagwarantować sobie prawo do przetwarzania danych dla celów ewentualnego dochodzenia roszczeń - jako podstawę dla tego celu wskazując przy tej okazji również art. 6 ust. 1 lit. f RODO (tj. prawnie uzasadniony interes administratora).

Sytuacja 3:

REKLAMA

Do firmy zostaje przesłane CV w związku z jedną konkretną rekrutacją, bez informacji, że dana osoba chce brać udział w przyszłych procesach rekrutacji w danej firmie. Oferta pracy dotyczy kierowniczego stanowiska z wysokim wynagrodzeniem i istnieje ryzyko, że osoby, które nie zostaną wybrane będą domagały się wyjaśnień.

Rekomendowane działanie: Od takiej osoby nie ma potrzeby uzyskiwania zgody na przetwarzanie jej danych osobowych. Podstawą przetwarzania w tym przypadku jest art. 221 . § 1 Kodeksu pracy, a w zakresie dodatkowych danych - przede wszystkim niezbędność podjęcia działań przed zawarciem umowy tj. art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeśli kandydat nie zostanie zatrudniony, potencjalny pracodawca nadal ma prawo do przechowywania danych w celu ochrony przed ewentualnymi roszczeniami. Takie dalsze przechowywanie danych osobowych wynika z prawnie uzasadnionych interesów (tj. na podstawie i z uwzględnieniem treści art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Wystarczy zatem dopełnienie wobec tej osoby obowiązku informacyjnego z art. 13 RODO. Każdy ze wskazanych celów przetwarzania w tym przypadku wynika z innej podstawy prawnej, o czym należy poinformować kandydata.

Źródło: Ministerstwo Cyfryzacji

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zabójczo wysoki podatek od pensji albo zleceń grozi już od 8400 zł netto. Brutto to 11 879 zł

Po podwyżkach inflacyjnych coraz więcej osób jest zagrożonych podatkiem 32%. Niewielu z nas wie, że wynagrodzenie miesięczne brutto: 11 879 zł i netto 8 427,85 zł, jest dochodem granicznym między stawką 12% a 32%. Wiadomo, że niewielu z nas zarabia powyżej 8500 zł netto pensji podstawowej. Ale jak się uwzględni premie i zlecenia dodatkowe, to okaże się, że osób zagrożonych stawką 32% jest sporo. Pewnym ratunkiem może być wpłata przeszło 9000 zł na IKZE. Da to odpis podatkowy około 3000 zł. 

Wykorzystaj póki możesz, bo te dni nie przejdą na 2025 r. [nie chodzi o urlop]

W prawie pracy jest kilka uprawnień dla pracowników, które są ściśle związane z danym rokiem kalendarzowym. Jednym z nich jest np. okazjonalna praca zdalna. Niewykorzystana w 2024 r. nie przejdzie na 2025 r. Podobnie jest z urlopem opiekuńczym czy ze zwolnieniem z pracy z powodu działania siły wyższej. Mamy jeszcze czas w grudniu na wykorzystanie pewnych uprawnień, które nie odwracalnie przepadną w nowym roku.

Sprawdź czy masz prawo do trzynastki w 2024 r. Nie dla każdego prawo do dodatkowego rocznego wynagrodzenia

W pewnych sytuacjach pracownicy szeroko pojętej budżetówki mogą nie otrzymać za 2024 r. dodatkowego rocznego wynagrodzenia, tzw. trzynastki. Ważny jest okres zatrudnienia oraz jakoś świadczonej pracy.

Likwidacja stanowiska pracy. Jaka odprawa w 2025 r.? [PORADA]

Wraz ze wzrostem minimalnego wynagrodzenia za pracę zmianie ulegną również inne świadczenia m.in. maksymalna wysokość odprawy, która przysługuje pracownikowi zwalnianemu z przyczyn leżących wyłącznie po stronie pracodawcy. Jaka kwota będzie obowiązywała od 1 stycznia 2025 r.? Kiedy likwidacja stanowiska pracy uprawnia do otrzymania odprawy?

REKLAMA

5 świadczeń dla pracowników niepełnosprawnych w 2025 r.

5 świadczeń dla pracowników niepełnosprawnych w 2025 r.: dodatkowy urlop dla osób niepełnosprawnych w 2025 r., dofinansowanie do zatrudnienia osoby niepełnosprawnej, świadczenie rehabilitacyjne, renta z tytułu niezdolności do pracy, ulga rehabilitacyjna.

Czy 8 grudnia to niedziela handlowa? W grudniu aż dwie niedziele handlowe!

Zbliża się okres Świąt Bożego Narodzenia. Przedsiębiorcy z zakresu handlu już zacierają ręce. W grudniu 2024 r. będą aż dwie niedziele handlowe, a na dodatek w dniu 24 grudnia też zrobimy zakupy. Przedsiębiorcy muszą jednak pamiętać o karze, która grozi za pracę w handlu po 14:00. Może to być nawet do 100 000 zł.

Sejm uchwalił dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych. Od kiedy będzie przysługiwać?

Sejm uchwalił nowelizację ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Nowelizacja zakłada zwiększenie dopłat do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnością o około 15 proc. Ustawa trafi teraz do Senatu.

Interpelacja poselska: Czy dodatek wiejski przysługuje nauczycielowi bez wymaganego przygotowania pedagogicznego?

Dodatek wiejski przysługuje nauczycielowi zatrudnionemu na terenie wsi lub w mieście liczącym do 5000 mieszkańców i posiadającemu określone kwalifikacje. Czy nauczyciel legitymujący się właściwym wykształceniem lecz nieposiadający przygotowania pedagogicznego, ma wymagane kwalifikacje do uzyskania dodatku wiejskiego?

REKLAMA

Dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych – od lipca 2024 r. czy od stycznia 2025 r.?

Posłowie pracują nad nowelizacją przepisów o dofinansowaniu wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych. Jedną z rozstrzyganych kwestii jest termin, od którego waloryzacja wejdzie w życie. W grę wchodzi 1 stycznia 2025 r. lub 1 lipca 2024 r.

Rotacja pracowników - przyczyny i środki zaradcze. Dlaczego w niektórych firmach pracownicy spędzają lata a z innych szybko odchodzą?

W niektórych firmach pracownicy spędzają długie lata, w innych ich rotacja jest wysoka i wydaje się niezrozumiała. Skąd wynika różnica? Sprawne zarządzanie rotacją może znacząco wpłynąć na koszty firmy i jej sukces. Poniżej przedstawiam szczegółowe przyczyny rotacji oraz działania, które pomagają ją zmniejszyć

REKLAMA