REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Co zrobić z dokumentami po zakończonej rekrutacji - objaśnienia MC

Subskrybuj nas na Youtube
Co zrobić z dokumentami po zakończonej rekrutacji - objaśnienia MC
Co zrobić z dokumentami po zakończonej rekrutacji - objaśnienia MC
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Ministerstwo Cyfryzacji wydało objaśnienia przepisów RODO dotyczące rekrutacji pracowników, zasad przechowywania dokumentów rekrutacyjnych m.in. CV po zakończeniu rekrutacji.

Pracownicy, którzy wyrazili zgodę na wykorzystanie ich dokumentów rekrutacyjnych na potrzeby przyszłych rekrutacji  

Coraz częstszą praktyką wśród osób szukających pracy jest wysyłanie CV, mimo braku informacji ze strony pracodawcy, że poszukuje on nowych pracowników. Dokumentom takim często towarzyszy informacja, że kandydat prosi o wykorzystanie jego dokumentów rekrutacyjnych w przypadku, gdy w danym zakładzie pracy będzie organizowana jakakolwiek rekrutacja. Wiadomość taka najczęściej jest przekazana w treści wiadomości email, bądź w liście dołączonym do dokumentów.

REKLAMA

Autopromocja

Bywa jednak, że dokumenty takie pozostawiane są na recepcji zakładu pracy bez żadnej wiadomości, a intencja wykorzystania ich w przyszłych procesach rekrutacyjnych deklarowana jest ustnie. Jeżeli pracodawca nie postanowi takich danych przetwarzać, powinien takie dane usunąć lub odesłać. Należy bowiem pamiętać, że nawet jeśli posiadamy cudze dane pozyskane bez własnej inicjatywy, jednak złożone w celu związanym z zakresem działalności przedsiębiorcy, to ponosimy odpowiedzialność za zachowanie ich w poufności, w związku z konstytucyjną ochroną prywatności, co przekłada się na ustawowy obowiązek ochrony dóbr osobistych (art. 23 w zw. z art. 355 par. 2 k.c.). Z drugiej strony, jeśli przedsiębiorca uzna, że w przyszłości być może skorzysta z danych kandydata na potrzeby rekrutacyjne, to tym samym ustala cel przetwarzania i powinien wykonać obowiązek informacyjny z art. 13 RODO (chyba, że składający wniosek mógł się z nim uprzednio zapoznać np. odwiedzając stronę internetową przedsiębiorcy). Podstawą prawną gromadzenia przez pracodawcę takich dokumentów jest zgoda, wyrażona przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie. Jeśli zgoda na wykorzystanie danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji wyrażona jest jedynie ustnie, może powstać problem dowodowy tj. pracodawca może nie mieć możliwości wykazania, że faktycznie kandydat taką zgodę wyraził.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Zgodnie z art. 4 pkt 11 RODO zgoda osoby, której dane dotyczą oznacza „dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych”. Bez wątpienia działaniem takim jest przekazanie dokumentów rekrutacyjnych do zakładu pracy wraz z informacją, że przyzwala się na ich wykorzystanie w rekrutacjach, prowadzonych w przyszłości. W takim przypadku dokumenty mogą być przechowywane przez pracodawcę do czasu odwołania zgody przez osobę, która je przesłała. Nie oznacza to jednak, że dane będą przetwarzane bezterminowo. Czas ich przechowywania wyznacza okres obowiązywania zgody, a więc do momentu jej odwołania. Potencjalny pracodawca powinien w każdym przypadku dokonać oceny, czy zakres gromadzonych w dokumentach danych nie wykracza poza cel związany z rekrutacją, a także zadbać o udokumentowanie faktu posiadania zgody na wspomniane wykorzystanie dla celów przyszłych rekrutacji tak, aby móc się tym wykazać w razie sporu z osobą, której dane dotyczą, bądź z organem nadzorczym. Dokumenty, które zostały przekazane przez kandydata, a co do których wiemy, że z uwagi na ich treść nigdy w rekrutacji nie będą wykorzystane powinny zostać usunięte.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Pracownicy, którzy przekazali swoje dokumenty rekrutacyjne celem udziału w konkretnej rekrutacji

Znaczna część osób decyduje się wysłać swoje dokumenty rekrutacyjne w związku z konkretnymi, organizowanymi przez potencjalnych pracodawców rekrutacjami. W takim przypadku cały proces rekrutacji może być uznany za podejmowanie działań przed zawarciem umowy. W związku z tym do zakończenia rekrutacji w zakresie wykraczającym poza dane, o którym mowa w art. 221 Kodeksu pracy, podstawą przetwarzania danych osobowych kandydatów jest przepis, wskazujący, że jest ono niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), z uwzględnieniem przewidzianej w art. 5 ust. 1 lit. c RODO zasady minimalizacji danych. Na przepis ten można się powołać również do czasu ogłoszenia wyników rekrutacji, gdy w jej efekcie potencjalny pracodawca nie zdecyduje się zatrudnić żadnej osoby, jednak tylko w celu przetwarzania na potrzeby tej konkretnej rekrutacji. Podstawy tej nie da się wykorzystać na potrzeby przetwarzania dla celów przyszłych rekrutacji. Częstym błędem jest pozyskiwanie od kandydatów zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu przeprowadzenia danej rekrutacji. Takie podejście jest nieprawidłowe i może prowadzić do nieuzasadnionego pomijania kandydatów, którzy takiego oświadczenia zgody nie złożą.

Po zakończonej rekrutacji pracodawca ma prawo przechowywać dokumenty rekrutacyjne osób, które nie zostały zatrudnione, w celach ochrony przed ewentualnymi roszczeniami mogącymi pojawić się w związku z prowadzoną uprzednio rekrutacją. W tym przypadku podstawą przetwarzania danych osobowych będzie art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. prawnie uzasadniony interes niedoszłego pracodawcy, czyli ochrona przed ewentualnymi przyszłymi roszczeniami osoby, która nie została zatrudniona w wyniku rekrutacji, która nie została zatrudniona. Co szczególnie ważne, powołaniu się na tą przesłankę towarzyszyć powinno uprzednie przeprowadzenie testu. Powinien on wykazać, czy osobę, której dane będą przetwarzane w prawnie uzasadnionym celu, łączy z administratorem jakaś więź oraz czy osoba taka mogła podejrzewać, że jej dane będą przetwarzane w uzasadnionym interesie. Zgodnie bowiem z motywem 47 preambuły RODO „prawnie uzasadniony interes może istnieć na przykład w przypadkach, gdy zachodzi istotny i odpowiedni rodzaj powiązania między osobą, której dane dotyczą, a administratorem, na przykład gdy osoba, której dane dotyczą, jest klientem administratora lub działa na jego rzecz. Aby stwierdzić istnienie prawnie uzasadnionego interesu, należałoby w każdym przypadku przeprowadzić dokładną ocenę, w tym ocenę tego, czy w czasie i w kontekście, w którym zbierane są dane osobowe, osoba, której dane dotyczą, ma rozsądne przesłanki by spodziewać się, że może nastąpić przetwarzanie danych w tym celu”. Osoba, która ubiegała się o pracę bez wątpienia jest powiązana z przedsiębiorcą poprzez udział w organizowanej przez niego rekrutacji. Pomiędzy kandydatem a potencjalnym pracodawcą występuje relacja prawna, która powstaje wraz z przedłożeniem przez kandydata wniosku o zatrudnienie, wynikająca chociażby z ustawowego zakazu dyskryminacji. Kandydat nie tylko może przypuszczać, ale wręcz musi się liczyć z tym, że jego dane będą przechowywane również po zakończonej rekrutacji.

Zgodnie z motywem 50 preambuły RODO „przetwarzanie danych osobowych do celów innych niż cele, w których dane te zostały pierwotnie zebrane, jest dozwolone, gdy jest zgodne z celami, w których dane osobowe zostały pierwotnie zebrane.” Celem pierwotnym w takim przypadku jest rekrutacja, zaś celem zgodnym z rekrutacją będzie ochrona przed ewentualnymi przyszłymi roszczeniami pracownika, wynikającymi z tej rekrutacji. Niedoszły pracodawca zachowując CV może więc się ochronić np. przed przyszłym ewentualnym posądzeniem o dyskryminację. Wraz ze złożeniem dokumentów rekrutacyjnych pomiędzy kandydatem a potencjalnym pracodawcą powstaje więź zobowiązaniowa, wynikająca z prawnego obowiązku przeciwdziałania dyskryminacji (art. 94 ust. 2b w zw. z art. 183a k.p.). Z tego powodu zarzut dyskryminacji kandydata, jako emanacja naruszenia dóbr osobistych wywodzony jest z czynu niedozwolonego. Dlatego przyjęcie, że skoro nie zawarto umowy o pracę to ustała podstawa przetwarzania danych nie jest przekonujące, pozostaje bowiem ryzyko roszczeń ze strony kandydata w związku z nie zawarciem umowy. Powyższe potwierdza również treść przywołanego już motywu 50 preambuły do RODO zgodnie z którym „przetwarzanie danych osobowych do celów innych niż cele, w których dane te zostały pierwotnie zebrane, powinno być dozwolone wyłącznie w przypadkach, gdy jest zgodne z celami, w których dane osobowe zostały pierwotnie zebrane”. Takim innym celem w tym przypadku będzie więc przetwarzanie danych pracownika w celu ochrony przed przyszłymi roszczeniami.

W związku z powyższym nie trzeba tych danych usuwać natychmiast po zakończonej rekrutacji. Uwzględniając przebieg rekrutacji i podjętą przez pracodawcę ocenę ryzyka pojawienia się takich roszczeń, okres przechowywania CV powinien być jednak jak najkrótszy. Jeżeli w praktyce działania przedsiębiorcy nie zdarzyła się sytuacja, by ewentualne roszczenia z tytułu prowadzonej rekrutacji pojawiły się w okresie późniejszym niż kilka miesięcy po jej zakończeniu, wewnętrzne procedury powinny przewidywać racjonalny kilkumiesięczny okres retencji takich dokumentów. Obowiązkiem administratora danych będzie też dokonanie oceny ryzyka i ustalenie okresu przetwarzania danych, który odpowiada rzeczywistym zagrożeniom, uwzględniając doświadczenia z pojawiających się roszczeń. Dopuszczalne jest też poinformowanie kandydata, że niepodniesienie zarzutów dotyczących rekrutacji w określonym czasie po odmowie zatrudnienia zostanie uznane za domniemanie braku takowych, a dane osobowe zostaną usunięte. Podczas, gdy skutkiem przyjęcia takiego założenia nie jest  wygaśnięcie prawnie uzasadnionego roszczenia, to jednak  znacznie zmniejsza ryzyko, że ewentualne powództwo będzie korzystało z przymiotu tzw. „uprawdopodobnienia” dyskryminacji.


Powyższy efekt nie będzie miał oczywiście miejsca, jeśli pracownik wykaże, że nie podnosił zarzutów wcześniej z tego powodu, że nie posiadał pełnej wiedzy o stanie faktycznym. Jeśli jednak pracodawca poprzez ocenę stanu faktycznego może żywić uzasadnione przekonanie, że ryzyko roszczeń jest wysokie, to może przetwarzać dane osobowe kandydatów przez pełny trzyletni okres przedawnienia. Powyższe może mieć miejsce np. w przypadku bardzo porównywalnych kandydatur.

Należy zarazem pamiętać, że dyskryminacja polega na niejednakowym traktowaniu z powodu niedozwolonych przez Kodeks pracy kryteriów. Samo niezadowolenie kandydata z powodu nieotrzymania zatrudnienia nie jest dyskryminacją. Dotychczasowa praktyka obserwowana w Polsce dowodzi, że statystycznie największe ryzyko dyskryminacji dotyczy kryterium płci oraz stosunku do związków zawodowych. Dlatego ocena ryzyka może uwzględnić to, czy w kontekście konkretnego procesu rekrutacji mamy do czynienia z porównywalnymi kandydaturami, a zarazem z takimi cechami jak płeć  lub danymi dotyczącymi wyborów społecznych (np. ujawniony przez kandydata stosunek do związków zawodowych) i w przypadku wystąpienia wysokiego ryzyka stosować  najdłuższy okres retencji.

Uwzględniając powyższe należy również przesądzić, że CV przechowywane w celu ochrony przed potencjalnymi roszczeniami, nie powinno być wykorzystywane w innych celach. Wyjątkiem w tym zakresie wydaje się być kontakt potencjalnego pracodawcy z pozostałymi kandydatami, gdy okaże się, że osoba zakwalifikowana jednak nie podjęła pracy. Podstawą w tym przypadku byłby nie tylko prawnie uzasadniony interes potencjalnego pracodawcy, ale również kandydatów. Jak wskazuje się w motywie 47 preambuły do RODO „taki prawnie uzasadniony interes może istnieć na przykład w przypadkach, gdy zachodzi istotny i odpowiedni rodzaj powiązania między osobą, której dane dotyczą, a administratorem, na przykład gdy osoba, której dane dotyczą, jest klientem administratora lub działa na jego rzecz”. Bez wątpienia więź taka istnieje pomiędzy kandydatem do pracy a potencjalnym pracodawcą. Nie budzi też wątpliwości fakt, że początkowo odrzucony kandydat może przypuszczać, że potencjalny pracodawca poinformuje go o wakacie na stanowisku, na które aplikował.

Przykłady:

Sytuacja 1:

Na recepcję firmy zgłasza się osoba, która jest zainteresowana pracą, mimo że w chwili obecnej nie jest prowadzona rekrutacja na żadne stanowisko. Chce jednak zostawić swoje CV, na którym nie ma pisemnej informacji, że zgadza się na przetwarzanie danych osobowych we wszystkich rekrutacjach w tej firmie – informuje o tym tylko ustnie recepcjonistkę.

Rekomendowane działanie: Od takiej osoby należy odebrać w pisemnej formie utrwalonej dla celów dowodowych (np. odręczne oświadczenie na pozostawianych dokumentach) potwierdzenie zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji organizowanych przez danego przedsiębiorcę  (odbierającego oświadczenie), oraz dopełnić obowiązku informacyjnego na podstawie art. 13 RODO. Może być on zrealizowany poprzez zamieszczenie stosownej informacji na ladzie recepcji, o ile precyzyjnie informuje o treściach przewidzianych w art. 13 RODO. W ramach tego obowiązku należy poinformować m.in. o podstawie prawnej przetwarzania danych, tj. że jest nią art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Mając na względzie udział tej osoby w przyszłych rekrutacjach oraz fakt, że osoba ta może nie uzyskać pracy w wyniku rekrutacji warto już na tym etapie zagwarantować sobie prawo do przetwarzania danych dla celów ewentualnego dochodzenia roszczeń - jako podstawę dla tego celu wskazując przy tej okazji również art. 6 ust. 1 lit. f RODO (tj. prawnie uzasadniony interes administratora).

Sytuacja 2:

Do firmy drogą mailową przesłane zostaje CV wraz z informacją w treści maila, że osoba chciałaby być uwzględniania w ewentualnych przyszłych rekrutacjach.

Rekomendowane działanie: Wiadomość taka powinna zostać uznana za zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez potencjalnego pracodawcę w celach związanych z organizacją naborów pracowników. Dodatkowo należy (podobnie jak we wcześniejszym przypadku) dopełnić obowiązku informacyjnego na podstawie art. 13 RODO. W ramach tego obowiązku należy poinformować m.in., o  podstawie prawnej przetwarzania danych, tj. iż jest nią wspomniany wcześniej art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Podobnie jak w sytuacji opisanej powyżej, mając na względzie udział tej osoby w przyszłych rekrutacjach oraz fakt, że osoba ta może nie uzyskać pracy w wyniku udziału w naborach, warto już na tym etapie zagwarantować sobie prawo do przetwarzania danych dla celów ewentualnego dochodzenia roszczeń - jako podstawę dla tego celu wskazując przy tej okazji również art. 6 ust. 1 lit. f RODO (tj. prawnie uzasadniony interes administratora).

Sytuacja 3:

Do firmy zostaje przesłane CV w związku z jedną konkretną rekrutacją, bez informacji, że dana osoba chce brać udział w przyszłych procesach rekrutacji w danej firmie. Oferta pracy dotyczy kierowniczego stanowiska z wysokim wynagrodzeniem i istnieje ryzyko, że osoby, które nie zostaną wybrane będą domagały się wyjaśnień.

Rekomendowane działanie: Od takiej osoby nie ma potrzeby uzyskiwania zgody na przetwarzanie jej danych osobowych. Podstawą przetwarzania w tym przypadku jest art. 221 . § 1 Kodeksu pracy, a w zakresie dodatkowych danych - przede wszystkim niezbędność podjęcia działań przed zawarciem umowy tj. art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeśli kandydat nie zostanie zatrudniony, potencjalny pracodawca nadal ma prawo do przechowywania danych w celu ochrony przed ewentualnymi roszczeniami. Takie dalsze przechowywanie danych osobowych wynika z prawnie uzasadnionych interesów (tj. na podstawie i z uwzględnieniem treści art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Wystarczy zatem dopełnienie wobec tej osoby obowiązku informacyjnego z art. 13 RODO. Każdy ze wskazanych celów przetwarzania w tym przypadku wynika z innej podstawy prawnej, o czym należy poinformować kandydata.

Źródło: Ministerstwo Cyfryzacji

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Bezpłatny e-book Piękny umysł. PRISM Brain Mapping

Żyjemy w czasach, w których jedynym pewnikiem jest zmiana. Kluczowe dla niej są samoświadomość i samopoznanie. Prezentujemy jedno z najlepszych narzędzi, które nam w tym pomoże – PRISM Brain Mapping.

Kobieta 12 kg. Mężczyzna 30 kg. Przepisy BHP regulują podnoszenie ciężarów w pracy

Kobieta może podnosić 12 kg, a mężczyzna aż 30 kg przy pracy stałej. To prawie 3 razy więcej. Przepisy BHP regulują podnoszenie ciężarów w pracy w różnych okolicznościach. Kiedy konieczne jest zespołowe przenoszenie ciężarów przez pracowników? Oto przepisy prawne określające zasady transportu ręcznego.

Czterodniowy tydzień pracy w Polsce 2025. Gigantyczne straty dla przedsiębiorców. Każdy chciałby mniej pracować

Każdy chciałby mniej pracować, być wiecznie młodym, zarabiać dużo pieniędzy i nie mieć zmartwień. - Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie negatywnie ocenia plany wprowadzenia w Polsce czterodniowego tygodnia pracy. Jeszcze w kwietniu zostaną przedstawione główne założenia programu.

Dodatek dopełniający do renty socjalnej. Czy będzie podlegał potrąceniom i egzekucji?

Osoby uprawnione do renty socjalnej, które są całkowicie niezdolne do pracy oraz do samodzielnej egzystencji, od maja będą otrzymywać dodatek dopełniający do swojego świadczenia. Przepisy przewidują, że z dodatku dopełniającego będą dokonywane potrącenia i egzekucja. Do Sejmu wpłynęła petycja w sprawie ich ograniczenia.

REKLAMA

Szkolenie pracowników: jak optymalizować koszty poprawy kompetencji w firmie, angażując sztuczną inteligencję

Personalizacja czy microlearning pozwalają skutecznie podnosić kompetencje zatrudnionych, co przekłada się na realne korzyści biznesowe oraz przewagę konkurencyjną na rynku. Szkolenia pracowników w firmach muszą dostosować się do nowych standardów i trendów rynkowych.

Urlop adopcyjny 2025. Adopcja dziecka i wszystkie urlopy przysługujące rodzicom

Urlop adopcyjny to skrótowa nazwa urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego. To urlop macierzyński na dziecko adoptowane lub przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej (nie dotyczy zawodowych rodzin zastępczych). Oto wszystkie urlopy, które w 2025 r. należą się po adopcji dziecka lub dzieci. Gwarantuje je Kodeks pracy.

Zakazy dla pracodawcy dotyczące kobiet w ciąży i karmiących piersią [Kodeks pracy]

Prawo pracy w sposób szczególny chroni kobiety będące w ciąży oraz karmiące piersią. W tym celu zostały skonstruowane zakazy dla pracodawców zatrudniających takie osoby. Czego dotyczą art. 176, 178, 179 Kodeksu pracy?

Jak korporacje mogą stworzyć inkluzywne środowisko pracy? [Poradnik]

W świecie, który staje się coraz bardziej globalny, zróżnicowany i świadomy społecznie, inkluzywność w miejscu pracy przestaje być opcjonalnym dodatkiem do kultury organizacyjnej. Coraz częściej jest to warunek konieczny do utrzymania konkurencyjności, przyciągania talentów i budowania zdrowej, silnej organizacji. Jednak wdrażanie autentycznej inkluzywności to proces – głęboki, wymagający odwagi, zaangażowania i gotowości do zmiany.

REKLAMA

Wyższy dodatek za pracę w nocy od 1 maja 2025 r. Dla kogo?

Osoby pracujące w porze nocnej mogą liczyć na dodatek z tego tytułu. Ile będzie wynosił dodatek za pracę w nocy w maju 2025 r.? Czym jest praca w porze nocnej? Za pracę w jakich godzinach przysługuje dodatek?

Maj 2025: kalendarz do druku [PDF]

Pobierz kalendarz maja 2025 do druku z miejscem na notatki. Maj 2025 roku zawiera dwa święta ustawowo wolne od pracy. W tym miesiącu jest również Dzień Matki. Najważniejsze daty już są zaznaczone. Wydrukuj i dopisz swoje notatki.

REKLAMA