| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Indywidualne prawo pracy > Ochrona danych osobowych > Jak wprowadzić i stosować monitoring po 25 maja 2018 r.

Jak wprowadzić i stosować monitoring po 25 maja 2018 r.

Przepisy Kodeksu pracy dają pracodawcy możliwość stosowania monitoringu terenu zakładu pracy i służbowej poczty elektronicznej w celu zapewnienia właściwej organizacji pracy. Jak krok po kroku wprowadzić monitoring zakładowy po zmianach przepisów?

Możliwe jest także stosowanie innych form monitoringu, takich jak kontrola wykorzystywania służbowych telefonów czy geolokalizacja służbowych samochodów. Stosowanie monitoringu przez pracodawców może być kontrolowane przez inspektorów pracy.

Od 25 maja 2018 r. obowiązują przepisy Kodeksu pracy dotyczące monitoringu wizyjnego oraz służbowej poczty elektronicznej pracowników. Jest to rezultat obowiązywania przepisów tzw. RODO, czyli unijnego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz nowej ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, która uzupełniła Kodeks pracy o dodatkowe przepisy dotyczące monitoringu zakładowego.

Jak wprowadzić i stosować monitoring

Pracodawca, który ma zamiar objąć zakład pracy monitoringiem powinien zachować właściwą w tym zakresie procedurę, w tym kolejność postępowania, która w żadnym razie nie może być przypadkowa - mimo tego, że pracodawca w praktyce wypełni wszystkie obowiązki związane z wprowadzeniem monitoringu zakładowego.

Procedura wprowadzenia monitoringu w zakładzie pracy wygląda następująco:

Krok 1. Ustalenie rodzaju stosowanego monitoringu.

Pracodawcy mają przewidzianą w sposób bezpośredni możliwość wprowadzenia następujących rodzajów monitoringu zakładowego:

  • przy użyciu kamer,
  • monitoring służbowej poczty elektronicznej,
  • inne formy monitoringu.

Podstawową formą monitoringu zakładowego przewidzianą nowymi przepisami jest monitoring przy użyciu kamer. W praktyce stosuje się go od wielu lat w różnych zakładach pracy.. Podstawowym elementem takiego systemu nadzoru jest kamera, przy pomocy której obraz jest przekazywany na dowolną odległość. Może on być odtwarzany na monitorach ekranowych w czasie rzeczywistym, istnieje również możliwość zapisywania i archiwizowania danych pochodzących z omawianej formy monitoringu.

Drugi rodzaj monitoringu, którego stosowanie zostało bezpośrednio przewidziane w przepisach, to monitoring służbowej poczty elektronicznej. Monitoring z wykorzystaniem kamer oraz służbowej poczty elektronicznej nie są jedynymi rodzajami monitoringu, jakie pracodawca może wprowadzić. Kodeks pracy dopuszcza stosowanie innych form monitoringu. Wobec braku szczególnych wskazań czy obostrzeń wynikających z Kodeksu pracy można do nich przykładowo zaliczyć monitoring wykorzystywania służbowych telefonów czy geolokalizację np. służbowych samochodów.

Krok 2. Ustalenie podstaw wprowadzenia danej formy monitoringu zakładowego.

Aby wprowadzenie danej formy monitoringu było legalne, należy sprawdzić, czy jego wprowadzenie jest zasadne.

Monitoring przy użyciu kamer może być stosowany wyłącznie wówczas, gdy jest to niezbędne dla zapewnienia:

  • bezpieczeństwa pracowników,
  • ochrony mienia,
  • kontroli produkcji,
  • zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Powyższe przesłanki uzasadniające wprowadzenie monitoringu nie muszą występować łącznie. Wystarczy, aby pracodawca wykazał, że wprowadzenie monitoringu wizyjnego jest niezbędne dla osiągnięcia jednego z powyższych celów.

Przykład

Pracodawca prowadzi zakład produkcyjny, w którym stosowane są procesy pracy stwarzające szczególne zagrożenia dla pracowników. W przeszłości miały miejsce wypadki przy pracy. Pracodawca uznał, że specyfika zakładu pracy, w tym zagrożenia wypadkowe, uzasadniają wprowadzenie monitoringu wizyjnego. W powyższym przypadku należy przyjąć, że zastosowanie monitoringu jest jak najbardziej zasadne i usprawiedliwione. Istnieje bowiem duża szansa, że pracownicy objęci monitoringiem będą wykonywali pracę w sposób bardziej uważny i zgodny z zasadami bezpieczeństwa pracy.

Powodem wprowadzenia monitoringu służbowej poczty elektronicznej jest konieczność zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Ta sama zasada dotyczy pozostałych, niesprecyzowanych w przepisach form monitoringu.

Fakt, że przepisy Kodeksu pracy przewidują poszczególne rodzaje monitoringu, w tym formy bezpośrednio nieuregulowane, nie daje jeszcze podstaw do ich zastosowania. Jeżeli pracodawca nie jest w stanie wykazać celu zastosowania monitoringu, wówczas jego stosowanie jest nielegalne.

Krok 3. Określenie zakresu monitoringu.

Dopuszczalność stosowania danej formy monitoringu nie oznacza, że może on być stosowany w nieograniczonym zakresie. Pracodawca powinien kierować się więc zasadą, że monitoring ma być stosowany wyłącznie "w zakresie niezbędnym" do osiągnięcia konkretnych, usprawiedliwionych celów.

Właściwe określenie zakresu monitoringu nabiera szczególnego znaczenia w przypadku stosowania kamer. Zasadą jest, że mogą być one zainstalowane na terenie zakładu pracy (włączając teren wokół zakładu pracy). Oznacza to, że monitoring może obejmować przykładowo pomieszczenia pracy jak również teren nieruchomości zajmowanej przez pracodawcę.

Monitoringiem wizyjnym nie powinno obejmować się pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celów związanych z bezpieczeństwem, ochroną mienia czy kontrolą produkcji.

Przykład

Pracownicy zatrudnieni w zakładzie, których celem jest utrzymanie porządku i czystości na terenie zakładu zgłaszają regularnie pracodawcy o nieuzasadnionym szybkim zużywaniu się wyposażenia pomieszczeń sanitarnych - papierowych ręczników oraz mydła w płynie. Jeden z pracowników został przyłapany, kiedy próbował wynieść z zakładu opakowanie ręczników papierowych, za co został ukarany karą porządkową. Pracodawca uznał, że w takim przypadku zachodzi przesłanka wprowadzenia monitoringu pomieszczeń sanitarnych. W opisywanej sytuacji pracodawca ma prawo zainstalować kamery w pomieszczeniach sanitarnych w celu ochrony mienia pracodawcy.

Należy podkreślić, że stosowanie monitoringu w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach czy pomieszczeniach udostępnionych organizacji związkowej nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracowników, w tym zasady wolności i niezależności związków zawodowych. Rolą pracodawcy jest w takim przypadku stosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Czytaj także

Narzędzia kadrowego

POLECANE

KODEKS PRACY 2019

reklama

Ostatnio na forum

RODO 2018

Eksperci portalu infor.pl

Comarch

Producent i dostawca nowoczesnych systemów informatycznych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »