REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Monitoring pojazdów służbowych i korespondencji pracownika a RODO

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Łukasz Guza
Łukasz Guza
Monitoring pojazdów służbowych i korespondencji pracownika a RODO/ fot. Shutterstock
Monitoring pojazdów służbowych i korespondencji pracownika a RODO/ fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

W jaki sposób pracodawca może prowadzić monitoring pojazdów służbowych zgodnie z RODO? Czy pracodawca może kontrolować korespondencję pracownika?

Można stosować nadzór GPS, nawet jeśli firmowy samochód jest wykorzystywany prywatnie. Dopuszczalne jest też otwieranie korespondencji zaadresowanej na pracownika.

Autopromocja

Przy spełnieniu odpowiednich warunków pracodawca może przetwarzać dane pozyskane za pomocą systemu GPS, które dotyczą aktywności pracownika w czasie wolnym. Stosowanie takiej formy nadzoru nad samochodami firmowymi nie uniemożliwia zatem ich wykorzystywania także w celach prywatnych. W określonych przypadkach zatrudniający ma też prawo np. sprawdzać przesyłki adresowane na pracownika (ale przychodzące do siedziby firmy). Tak wynika z poradnika dla pracodawców przygotowanego przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO). Ma on ułatwić stosowanie przepisów RODO i nowej ustawy o ochronie danych osobowych (z 10 maja 2018 r., Dz.U. poz. 1000 ze zm.).

– Najbardziej cieszy to, że omawiane wytyczne dopuszczają – w niektórych przypadkach – pozyskiwanie danych osobowych za zgodą pracowników lub kandydatów do zatrudnienia. Do tej pory było to kwestionowane ze względu na zarzut braku dobrowolności po ich stronie – wskazuje Katarzyna Dulewicz, radca prawny i partner w kancelarii CMS Cameron McKenna.

Auto pod nadzorem

W przypadku monitoringu służbowych pojazdów za pomocą systemu GPS problemem było pozyskiwanie zbyt wielu danych, jakie przy okazji takiego nadzoru mógł zdobyć pracodawca (w praktyce – np. gdzie tankuje pracownik, jakim stylem porusza się po trasie, gdzie przebywa w czasie wolnym). Firma może oczywiście precyzyjnie określić, że samochód jest używany tylko do zadań służbowych. Jeśli jednak chce umożliwić zatrudnionym korzystanie z nich także do celów prywatnych, to – według poradnika UODO – powinna uzyskać ich zgodę na przetwarzanie danych pozyskanych w związku z takim użytkowaniem auta. Jednocześnie trzeba przewidzieć taką możliwość w regulaminie wykorzystania samochodu służbowego. Oczywiście pracodawcy muszą też pamiętać, że cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu). UODO wyjaśnia, że jeśli pracodawca wskazał np. w regulaminie, że celem stosowania systemu GPS jest organizacja czasu pracy poprzez wytyczanie najkrótszych tras do zrealizowania transportu, to nie może wykorzystywać pozyskanych w ten sposób danych do np. ochrony mienia.

Ta teoretycznie korzystna dla firm interpretacja (umożliwiająca przetwarzanie danych za zgodą pracownika) budzi jednak także wątpliwości.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami

– Chociażby natury technicznej lub praktycznej. Po pierwsze, trudno jest jednoznacznie odróżnić czas pracy i czas wolny np. osoby zatrudnionej w zadaniowym systemie, którym objętych jest wielu pracowników mobilnych. Po drugie, zatrudniony zawsze może cofnąć zgodę na przetwarzanie danych, a pracodawca nie zawsze może wyłączyć system GPS. W przypadku nowych modeli aut jest to niemożliwe z uwagi na kwestie związane z bezpieczeństwem – tłumaczy dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski Paruch.

Podkreśla, że pracodawca może prowadzić monitoring pracowniczy (na podstawie kodeksu pracy), ale często jest wręcz zobowiązany do prowadzenia nadzoru w innych celach (np. zapewnienia bezpieczeństwa).

– Prawidłowym rozwiązaniem w zakresie GPS powinno być przyjęcie, że w przypadku takiej formy nadzoru nie chodzi o monitoring pracownika – np. czasu wykonywania zadań – lecz sprzętu, czyli samochodu, który jest niezbędny do prowadzenia niektórych działalności. Pracodawcę nie interesuje, gdzie pracownik je obiad, tylko czy może szybko np. zabrać dodatkową przesyłkę lub innego pracownika – dodaje mec. Dörre-Kolasa.

W zakresie kontrolowania firmowych aut poradnik UODO doprecyzowuje także obowiązek informacyjny. Pracodawcy powinni zadbać o umieszczenie w takich samochodach symbolu obrazkowego wskazującego, że trasa pojazdu i jego wykorzystanie będzie monitorowane za pomocą urządzenia lokalizującego.

– Znaczna część zatrudniających nie wie o takim wymogu. Wynika to najczęściej z dotychczasowych przyzwyczajeń. Przed zmianą przepisów zasady monitoringu pracowniczego nie były unormowane, więc k.p. nie przewidywał takiego obowiązku – tłumaczy Katarzyna Dulewicz.

Paczki kontrolowane

Z punktu widzenia pracodawców istotne znaczenie mają też wytyczne UODO dotyczące korespondencji pracownika. Wynika z nich, że pracodawca ma prawo sprawdzić przesyłkę adresowaną na zatrudnionego (która jest jednak nadesłana do siedziby firmy), ale tylko jeśli jest w stanie wykazać ważny powód związany z charakterem pracy podwładnego.

– Dla przykładu korespondencję zaadresowaną na prawnika można sprawdzić, bo może ona zawierać np. pisma przewidujące konieczność podjęcia działań w określonym terminie. Ważny jest w tym zakresie charakter pracy i praktyka – wskazuje mec. Dulewicz.

– Jeśli dana korespondencja wskazuje, że może być związana z wykonywaniem obowiązków służbowych, to pracodawca ma prawo się z nią zapoznać. Odwrotnie jest np. w przypadku paczki do pracownika nadanej na adres firmowy przez sklep internetowy. Pomocne w tym zakresie jest jasne określenie np. w regulaminie pracy, że adres firmowy służy jedynie do komunikacji służbowej – dodaje mec. Dörre-Kolasa.

Istotne znaczenie może mieć też samo oznakowanie korespondencji.

– Nawet oznaczenie symbolem „poufne” nie zawsze musi oznaczać, że z korespondencją adresowaną na siedzibę firmy zapozna się jedynie wskazana na przesyłce osoba. Taką gwarancję daje w praktyce tylko adnotacja „do rąk własnych” – podsumowuje Katarzyna Dulewicz.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    29 lutego – dodatkowy dzień w roku? Jak to jest z tym czasem i czy masz go dla siebie?

    Dziś 29 lutego 2024 roku – masz dodatkowy dzień w roku i zastanawiasz się co z nim zrobić? Czym dla Ciebie jest czas? Czy umiesz nadać mu priorytet? Poznaj 8 zasad efektywnego zarządzania czasem i znajdź czas dla siebie. Finalnie „nie chodzi o to, żeby mieć czas. Chodzi o to, żeby z niego korzystać”. Praktycznych rad udziela psycholog Aleksandra Kolińska.

    Od 1 kwietnia nowe stawki za wypadki przy pracy. 1431 zł za 1% uszczerbku [Obwieszczenie z 21 lutego 2024 r.]

    Są już znane stawki odszkodowań za wypadki przy pracy. 1% uszczerbku na zdrowiu wyceniono na 1431 zł.

    Czy 10 marca 2024 to niedziela handlowa?

    Czy 10 marca 2024 to niedziela handlowa? Czy w marcu 2024 jest niedziela handlowa? Kiedy wypadają niedziele handlowe w 2024 roku? Gdzie nie obowiązuje zakaz handlu? 

    Urlop macierzyński dla rodziców wcześniaków i noworodków wymagających hospitalizacji - ruszyły prace

    W dniu 15 lutego 2024 roku ruszyły prace w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nad opracowaniem prawnych rozwiązań w zakresie uprawnień rodzicielskich dla rodziców dzieci przedwcześnie urodzonych oraz dzieci hospitalizowanych po urodzeniu. To poważny problem. Środowiska reprezentujące rodziców wcześniaków wskazują, że mama każdego wcześniaka, który wymaga hospitalizacji po narodzinach, miała prawo skorzystać z pełnopłatnego zwolnienia lekarskiego z tytułu opieki nad dzieckiem, a urlop macierzyński, żeby zaczynał się wraz z wypisem dziecka do domu. Dodatkowo, mamy wcześniaków aktualnie przebywające na urlopie macierzyńskim proszą o wydłużenie im tego urlopu o czas, jaki dziecko spędziło w szpitalu. 

    REKLAMA

    1,5 mld zł dla samorządów - zyskają pracownicy administracji i interesanci

    Jak podaje Ministerstwo Cyfryzacji ponad 2 tys. samorządów ze wszystkich województw uzyskało wsparcie w ramach projektu Cyberbezpieczny Samorząd. Otrzymają one do 850 tys. złotych na działania z zakresu cyberbezpieczeństwa. Podpisaliśmy pierwszą umowę na realizację grantu, teraz rusza podpisywanie umów ze wszystkimi jednostkami samorządu, które zakwalifikowały się do wsparcia – poinformował wicepremier, minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski.

    Świadczenie wyrównawcze dla działaczy opozycji antykomunistycznej. Od 1 marca 2024 r. próg uprawniający do świadczenia wzrasta do 3415,50 zł

    Działacze opozycji antykomunistycznej są uprawnieni do świadczenia wyrównawczego jeżeli pobierane przez nich świadczenia emerytalno-rentowe są niższe niż określona przepisami kwota. Obecnie próg uprawniający do świadczenia wyrównawczego wynosi 3046,29 zł; 1 marca 2024 r. wzrośnie do 3415,50 zł. 

    Słowacja – Dni wolne od pracy 2024

    Słowacja ma w swoim kalendarzu aż piętnaście dni wolnych od pracy w ciągu roku. Dzięki temu kraj ten plasuje się pod tym względem w czołówce Unii Europejskiej. Dla porównania – w Polsce są o dwa dni wolne mniej. Kiedy przypadają dni wolne od pracy na Słowacji w 2024 r.?

    Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego dostanie podwyżki. Funkcjonariusze ABW zarobią nawet 16200 zł miesięcznie [Wyrównanie od 1 stycznia 2024 r.]

    Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego to kolejna państwowa instytucja, którą dosięgnie fala podwyżek w sferze budżetowej. Zarobki w ABW wzrosną z poziomu 3900–13500 zł do poziomu 4700–16200 zł. Pójdą w górę także dodatki za stopień służbowy. Funkcjonariusze Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego dostaną podwyżki z wyrównaniem od 1 stycznia 2024 r. 

    REKLAMA

    Nowe kwoty jednorazowego odszkodowania z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej. Czy wzrosną od 1 kwietnia 2024 r.?

    Znamy wysokość odszkodowań z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej. Jest nowe obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

    2121 zł – taki miesięczny przychód może mieć bezrobotny. Od lipca 2024 r. – maksymalnie 2150 zł

    Bezrobotny zostanie wyrejestrowany z urzędu pracy jeśli podejmie jakąkolwiek pracę. Może jednak zachować status osoby bezrobotnej mając źródła przychodów z innego tytułu niż praca. Przepisy określają limit kwoty przychodów, jakie może uzyskiwać bezrobotny. 

    REKLAMA