Kategorie

Monitoring pojazdów służbowych i korespondencji pracownika a RODO

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Łukasz Guza
Łukasz Guza
Monitoring pojazdów służbowych i korespondencji pracownika a RODO/ fot. Shutterstock
Monitoring pojazdów służbowych i korespondencji pracownika a RODO/ fot. Shutterstock
ShutterStock
W jaki sposób pracodawca może prowadzić monitoring pojazdów służbowych zgodnie z RODO? Czy pracodawca może kontrolować korespondencję pracownika?

Można stosować nadzór GPS, nawet jeśli firmowy samochód jest wykorzystywany prywatnie. Dopuszczalne jest też otwieranie korespondencji zaadresowanej na pracownika.

Reklama

Przy spełnieniu odpowiednich warunków pracodawca może przetwarzać dane pozyskane za pomocą systemu GPS, które dotyczą aktywności pracownika w czasie wolnym. Stosowanie takiej formy nadzoru nad samochodami firmowymi nie uniemożliwia zatem ich wykorzystywania także w celach prywatnych. W określonych przypadkach zatrudniający ma też prawo np. sprawdzać przesyłki adresowane na pracownika (ale przychodzące do siedziby firmy). Tak wynika z poradnika dla pracodawców przygotowanego przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO). Ma on ułatwić stosowanie przepisów RODO i nowej ustawy o ochronie danych osobowych (z 10 maja 2018 r., Dz.U. poz. 1000 ze zm.).

– Najbardziej cieszy to, że omawiane wytyczne dopuszczają – w niektórych przypadkach – pozyskiwanie danych osobowych za zgodą pracowników lub kandydatów do zatrudnienia. Do tej pory było to kwestionowane ze względu na zarzut braku dobrowolności po ich stronie – wskazuje Katarzyna Dulewicz, radca prawny i partner w kancelarii CMS Cameron McKenna.

Auto pod nadzorem

W przypadku monitoringu służbowych pojazdów za pomocą systemu GPS problemem było pozyskiwanie zbyt wielu danych, jakie przy okazji takiego nadzoru mógł zdobyć pracodawca (w praktyce – np. gdzie tankuje pracownik, jakim stylem porusza się po trasie, gdzie przebywa w czasie wolnym). Firma może oczywiście precyzyjnie określić, że samochód jest używany tylko do zadań służbowych. Jeśli jednak chce umożliwić zatrudnionym korzystanie z nich także do celów prywatnych, to – według poradnika UODO – powinna uzyskać ich zgodę na przetwarzanie danych pozyskanych w związku z takim użytkowaniem auta. Jednocześnie trzeba przewidzieć taką możliwość w regulaminie wykorzystania samochodu służbowego. Oczywiście pracodawcy muszą też pamiętać, że cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu). UODO wyjaśnia, że jeśli pracodawca wskazał np. w regulaminie, że celem stosowania systemu GPS jest organizacja czasu pracy poprzez wytyczanie najkrótszych tras do zrealizowania transportu, to nie może wykorzystywać pozyskanych w ten sposób danych do np. ochrony mienia.

Ta teoretycznie korzystna dla firm interpretacja (umożliwiająca przetwarzanie danych za zgodą pracownika) budzi jednak także wątpliwości.

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami

Reklama

– Chociażby natury technicznej lub praktycznej. Po pierwsze, trudno jest jednoznacznie odróżnić czas pracy i czas wolny np. osoby zatrudnionej w zadaniowym systemie, którym objętych jest wielu pracowników mobilnych. Po drugie, zatrudniony zawsze może cofnąć zgodę na przetwarzanie danych, a pracodawca nie zawsze może wyłączyć system GPS. W przypadku nowych modeli aut jest to niemożliwe z uwagi na kwestie związane z bezpieczeństwem – tłumaczy dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski Paruch.

Podkreśla, że pracodawca może prowadzić monitoring pracowniczy (na podstawie kodeksu pracy), ale często jest wręcz zobowiązany do prowadzenia nadzoru w innych celach (np. zapewnienia bezpieczeństwa).

– Prawidłowym rozwiązaniem w zakresie GPS powinno być przyjęcie, że w przypadku takiej formy nadzoru nie chodzi o monitoring pracownika – np. czasu wykonywania zadań – lecz sprzętu, czyli samochodu, który jest niezbędny do prowadzenia niektórych działalności. Pracodawcę nie interesuje, gdzie pracownik je obiad, tylko czy może szybko np. zabrać dodatkową przesyłkę lub innego pracownika – dodaje mec. Dörre-Kolasa.

W zakresie kontrolowania firmowych aut poradnik UODO doprecyzowuje także obowiązek informacyjny. Pracodawcy powinni zadbać o umieszczenie w takich samochodach symbolu obrazkowego wskazującego, że trasa pojazdu i jego wykorzystanie będzie monitorowane za pomocą urządzenia lokalizującego.

– Znaczna część zatrudniających nie wie o takim wymogu. Wynika to najczęściej z dotychczasowych przyzwyczajeń. Przed zmianą przepisów zasady monitoringu pracowniczego nie były unormowane, więc k.p. nie przewidywał takiego obowiązku – tłumaczy Katarzyna Dulewicz.

Paczki kontrolowane

Z punktu widzenia pracodawców istotne znaczenie mają też wytyczne UODO dotyczące korespondencji pracownika. Wynika z nich, że pracodawca ma prawo sprawdzić przesyłkę adresowaną na zatrudnionego (która jest jednak nadesłana do siedziby firmy), ale tylko jeśli jest w stanie wykazać ważny powód związany z charakterem pracy podwładnego.

– Dla przykładu korespondencję zaadresowaną na prawnika można sprawdzić, bo może ona zawierać np. pisma przewidujące konieczność podjęcia działań w określonym terminie. Ważny jest w tym zakresie charakter pracy i praktyka – wskazuje mec. Dulewicz.

– Jeśli dana korespondencja wskazuje, że może być związana z wykonywaniem obowiązków służbowych, to pracodawca ma prawo się z nią zapoznać. Odwrotnie jest np. w przypadku paczki do pracownika nadanej na adres firmowy przez sklep internetowy. Pomocne w tym zakresie jest jasne określenie np. w regulaminie pracy, że adres firmowy służy jedynie do komunikacji służbowej – dodaje mec. Dörre-Kolasa.

Istotne znaczenie może mieć też samo oznakowanie korespondencji.

– Nawet oznaczenie symbolem „poufne” nie zawsze musi oznaczać, że z korespondencją adresowaną na siedzibę firmy zapozna się jedynie wskazana na przesyłce osoba. Taką gwarancję daje w praktyce tylko adnotacja „do rąk własnych” – podsumowuje Katarzyna Dulewicz.

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    PIP przeprowadzi kontrolę bez zapowiedzi

    Kontrola PIP już niedługo będzie mogła odbyć się bez zapowiedzi. Przewidziano to w nowelizacji ustawy Prawo przedsiębiorców.

    Lodołamacze 2021 - zgłoszenia do 15 sierpnia!

    Lodołamacze 2021 - zapraszamy do udziału w 16 edycji konkursu! Patronem medialnym wydarzenia jest portal Infor.pl.

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany?

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany chce wprowadzić ZUS? Czym jest okres wyczekiwania?

    Podatki i składka zdrowotna - zmiany od 1 stycznia 2022 r.

    Podatki i składka zdrowotna - jakie zmiany wprowadza Polski Ład? Co zmieni się od 1 stycznia 2022 r.?

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r.

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r. wymienia wszystkie obowiązki miesięczne. Jaki jest wymiar czasu pracy w sierpniu? Ile wynosi dodatek nocny?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.