Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Monitoring pojazdów służbowych i korespondencji pracownika a RODO

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Łukasz Guza
Łukasz Guza
Monitoring pojazdów służbowych i korespondencji pracownika a RODO/ fot. Shutterstock
Monitoring pojazdów służbowych i korespondencji pracownika a RODO/ fot. Shutterstock
ShutterStock
W jaki sposób pracodawca może prowadzić monitoring pojazdów służbowych zgodnie z RODO? Czy pracodawca może kontrolować korespondencję pracownika?

Można stosować nadzór GPS, nawet jeśli firmowy samochód jest wykorzystywany prywatnie. Dopuszczalne jest też otwieranie korespondencji zaadresowanej na pracownika.

Przy spełnieniu odpowiednich warunków pracodawca może przetwarzać dane pozyskane za pomocą systemu GPS, które dotyczą aktywności pracownika w czasie wolnym. Stosowanie takiej formy nadzoru nad samochodami firmowymi nie uniemożliwia zatem ich wykorzystywania także w celach prywatnych. W określonych przypadkach zatrudniający ma też prawo np. sprawdzać przesyłki adresowane na pracownika (ale przychodzące do siedziby firmy). Tak wynika z poradnika dla pracodawców przygotowanego przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO). Ma on ułatwić stosowanie przepisów RODO i nowej ustawy o ochronie danych osobowych (z 10 maja 2018 r., Dz.U. poz. 1000 ze zm.).

– Najbardziej cieszy to, że omawiane wytyczne dopuszczają – w niektórych przypadkach – pozyskiwanie danych osobowych za zgodą pracowników lub kandydatów do zatrudnienia. Do tej pory było to kwestionowane ze względu na zarzut braku dobrowolności po ich stronie – wskazuje Katarzyna Dulewicz, radca prawny i partner w kancelarii CMS Cameron McKenna.

Auto pod nadzorem

W przypadku monitoringu służbowych pojazdów za pomocą systemu GPS problemem było pozyskiwanie zbyt wielu danych, jakie przy okazji takiego nadzoru mógł zdobyć pracodawca (w praktyce – np. gdzie tankuje pracownik, jakim stylem porusza się po trasie, gdzie przebywa w czasie wolnym). Firma może oczywiście precyzyjnie określić, że samochód jest używany tylko do zadań służbowych. Jeśli jednak chce umożliwić zatrudnionym korzystanie z nich także do celów prywatnych, to – według poradnika UODO – powinna uzyskać ich zgodę na przetwarzanie danych pozyskanych w związku z takim użytkowaniem auta. Jednocześnie trzeba przewidzieć taką możliwość w regulaminie wykorzystania samochodu służbowego. Oczywiście pracodawcy muszą też pamiętać, że cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu). UODO wyjaśnia, że jeśli pracodawca wskazał np. w regulaminie, że celem stosowania systemu GPS jest organizacja czasu pracy poprzez wytyczanie najkrótszych tras do zrealizowania transportu, to nie może wykorzystywać pozyskanych w ten sposób danych do np. ochrony mienia.

Ta teoretycznie korzystna dla firm interpretacja (umożliwiająca przetwarzanie danych za zgodą pracownika) budzi jednak także wątpliwości.

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami

– Chociażby natury technicznej lub praktycznej. Po pierwsze, trudno jest jednoznacznie odróżnić czas pracy i czas wolny np. osoby zatrudnionej w zadaniowym systemie, którym objętych jest wielu pracowników mobilnych. Po drugie, zatrudniony zawsze może cofnąć zgodę na przetwarzanie danych, a pracodawca nie zawsze może wyłączyć system GPS. W przypadku nowych modeli aut jest to niemożliwe z uwagi na kwestie związane z bezpieczeństwem – tłumaczy dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski Paruch.

Podkreśla, że pracodawca może prowadzić monitoring pracowniczy (na podstawie kodeksu pracy), ale często jest wręcz zobowiązany do prowadzenia nadzoru w innych celach (np. zapewnienia bezpieczeństwa).

– Prawidłowym rozwiązaniem w zakresie GPS powinno być przyjęcie, że w przypadku takiej formy nadzoru nie chodzi o monitoring pracownika – np. czasu wykonywania zadań – lecz sprzętu, czyli samochodu, który jest niezbędny do prowadzenia niektórych działalności. Pracodawcę nie interesuje, gdzie pracownik je obiad, tylko czy może szybko np. zabrać dodatkową przesyłkę lub innego pracownika – dodaje mec. Dörre-Kolasa.

W zakresie kontrolowania firmowych aut poradnik UODO doprecyzowuje także obowiązek informacyjny. Pracodawcy powinni zadbać o umieszczenie w takich samochodach symbolu obrazkowego wskazującego, że trasa pojazdu i jego wykorzystanie będzie monitorowane za pomocą urządzenia lokalizującego.

– Znaczna część zatrudniających nie wie o takim wymogu. Wynika to najczęściej z dotychczasowych przyzwyczajeń. Przed zmianą przepisów zasady monitoringu pracowniczego nie były unormowane, więc k.p. nie przewidywał takiego obowiązku – tłumaczy Katarzyna Dulewicz.

Paczki kontrolowane

Z punktu widzenia pracodawców istotne znaczenie mają też wytyczne UODO dotyczące korespondencji pracownika. Wynika z nich, że pracodawca ma prawo sprawdzić przesyłkę adresowaną na zatrudnionego (która jest jednak nadesłana do siedziby firmy), ale tylko jeśli jest w stanie wykazać ważny powód związany z charakterem pracy podwładnego.

– Dla przykładu korespondencję zaadresowaną na prawnika można sprawdzić, bo może ona zawierać np. pisma przewidujące konieczność podjęcia działań w określonym terminie. Ważny jest w tym zakresie charakter pracy i praktyka – wskazuje mec. Dulewicz.

– Jeśli dana korespondencja wskazuje, że może być związana z wykonywaniem obowiązków służbowych, to pracodawca ma prawo się z nią zapoznać. Odwrotnie jest np. w przypadku paczki do pracownika nadanej na adres firmowy przez sklep internetowy. Pomocne w tym zakresie jest jasne określenie np. w regulaminie pracy, że adres firmowy służy jedynie do komunikacji służbowej – dodaje mec. Dörre-Kolasa.

Istotne znaczenie może mieć też samo oznakowanie korespondencji.

– Nawet oznaczenie symbolem „poufne” nie zawsze musi oznaczać, że z korespondencją adresowaną na siedzibę firmy zapozna się jedynie wskazana na przesyłce osoba. Taką gwarancję daje w praktyce tylko adnotacja „do rąk własnych” – podsumowuje Katarzyna Dulewicz.

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022
Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Świadczenia emerytalno-rentowe
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Emerytury i renty podlegają corocznie waloryzacji od dnia:
    1 stycznia
    1 marca
    1 czerwca
    1 września
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Czy to koniec sprzedaży bezpośredniej? Przedstawiciele handlowi powinni się zmienić!
    Jesteś przedstawicielem handlowym? Zadbaj o nowe kompetencje. Raport firmy Showpad mówi jasno - detaliści powoli, acz skutecznie, zmieniają swoje preferencje. Coraz częściej od tradycyjnych spotkań z przedstawicielem handlowym, wolą kupować towary online. Zdecydowana większość, bo aż 86 proc. osób odpowiedzialnych za zakupy w dużych firmach, od spotkań twarzą w twarz woli transakcje zawierane w sposób wirtualny. Im młodszy pytany, tym chętniej wybiera internet. Tylko 8 proc. milenialsów oraz osób z pokolenia Z preferuje spotkanie z handlowcem.
    W II kw. 2022 r. rynek utrzymał dynamikę zatrudnienia
    Uwarunkowania makro- i mikroekonomicznie równomiernie oddziałują na ogół rynku i innowacyjne przedsiębiorstwa – wynika z raportu ADP Polska „Zatrudnienie w Nowoczesnej Gospodarce Q2 2022 r.”. W II kw. 2022 r. utrzymał się dystans pod względem dynamiki zatrudnienia między rynkiem (+2,3 proc. vs II kw. 2021 r. wg danych Głównego Urzędu Statystycznego) a firmami należącymi do Nowoczesnej Gospodarki (+3,46 proc. vs II kw. 2021 r.) i wyniósł 1,16 p.p.
    ZUS: Coraz więcej cudzoziemców objętych ubezpieczeniem społecznym
    Liczba cudzoziemców pracujących legalnie w Polsce i podlegających ubezpieczeniom społecznym przekroczyła już milion. Największą grupę stanowią obywatele Ukrainy. Na koniec lipca do ubezpieczenia emerytalnego zgłoszonych było niemal 1 mln 25 tys. cudzoziemców.
    Komplet: Zmiany w Kodeksie pracy 2022
    Zapraszamy do udziału w webinariach na temat zmian w Kodeksie pracy. Przy zakupie dwóch webinariów drugie 50% taniej. Komplet składa się z 2 webinariów: „Nieobecności pracownicze po nowelizacjach Kodeksu pracy” oraz „Kontrola trzeźwości pracowników w miejscu pracy”. Szkolenia poprowadzą Aleksander Kuźniar i Paweł Ziółkowski. Każdy z uczestników webinariów otrzyma imienny certyfikat. Polecamy!
    Technologia i wellbeing - transformacja rynku pracy?
    Technologia już dziś jest częścią codziennego życia zawodowego dużej grupy pracowników, a w przyszłości jej udział będzie rósł. 65 proc. Polaków uważa, że kompetencje cyfrowe będą odgrywać coraz ważniejszą rolę na rynku pracy, a 60 proc. ocenia, że osobom biegłym w nowych technologiach będzie łatwiej o podwyżki i awanse – wynika z badań przeprowadzonych przez Grupę Pracuj. Cyfryzacja i zmiana modelu pracy na zdalny lub hybrydowy staje się także stałym elementem wellbeingu pracowniczego. Do korzystania z dobrodziejstw tej sytuacji skłonne są przede wszystkim młode osoby, które szukają pracy elastycznej, dopasowanej do ich stylu życia.
    Rada Ochrony Pracy o pyłowej atmosferze wybuchowej
    Główny Inspektor Pracy Katarzyna Łażewska-Hrycko uczestniczyła 2 sierpnia 2022 r. w posiedzeniu Rady Ochrony Pracy. Przedmiotem obrad była między innymi problematyka zagrożeń związanych z obecnością pyłowej atmosfery wybuchowej w przemyśle i rolnictwie.
    Kontrola legalności zatrudnienia PIP
    Na temat kontroli dotyczących legalności zatrudnienia prowadzonych przez Państwową Inspekcję Pracy wypowiedział się dla agencji Newseria Biznes Dariusz Górski, dyrektor Departamentu Legalności Zatrudnienia w Głównym Inspektoracie Pracy.
    „Czternasta emerytura” - KRUS
    Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego rozpoczęła przygotowania do wypłaty kolejnego w 2022 r. dodatkowego rocznego świadczenia pieniężnego dla emerytów i rencistów.
    Czy służba strażaka w OSP może być zaliczona do stażu pracy strażaka zawodowego?
    Czy możliwe jest uwzględnienie stażu służby strażaka ochotnika (nie zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy) do celów obliczenia wynagrodzenia tego strażaka zatrudnionego już później jako strażaka zawodowego pracującego na pełny etat? Czy trzeba równo traktować te dwie grupy zawodowe?
    Niedziela handlowa – sierpień 2022
    Sierpień 2022 ma 4 niedziele. Czy któraś z tych niedziel to niedziela handlowa? Kiedy wypada najbliższa niedziela handlowa?
    ZUS może dofinansować poprawę bezpieczeństwa pracy
    Koszty świadczeń wynikających z wypadków przy pracy tylko w 2021 r. wyniosły 664 322 700 zł. Koszty pracodawcy to jedno, ale oczywiście kluczową do zaadresowania kwestią pozostaje możliwość poprawy warunków i bezpieczeństwa pracy. Na początku 2023 roku rusza kolejny nabór wniosków na dofinansowanie obszaru BHP przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Jak przygotować się do programu?
    Praca zdalna w Kodeksie pracy od jesieni?
    Myślę, że uda się to jesienią tego roku – odpowiedziała w czwartek PAP.pL szefowa MRiPS Marlena Maląg, zapytana o to, kiedy nastąpi nowelizacja Kodeksu pracy, związana z wprowadzeniem do niego pojęcia pracy zdalnej. Dziś możliwa jest ona na podstawie przepisów covidowych.
    Liczba bezrobotnych w lipcu najniższa od 1990 r.
    W porównaniu z poprzednim miesiącem liczba bezrobotnych w lipcu br. spadła o 6,5 tys., a w urzędach pracy zarejestrowanych było 811,5 tys. bezrobotnych. – Po raz ostatni w rejestrach urzędów pracy mniej bezrobotnych zarejestrowanych było w lipcu 1990 r. – informuje minister rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg.
    Wzrost świadczenia emerytalno-rentowego w ostatnich siedmiu latach wyższy niż inflacja?
    Wzrost świadczenia emerytalno-rentowego w ostatnich 7 latach jest wyższy niż średnioroczna inflacja – powiedziała w czwartek PAP.pl szefowa MRiPS Marlena Maląg. Zaznaczyła, że wobec wysokiej obecnie inflacji 14. emerytura jest kolejnym wsparciem państwa dla grup o najniższych dochodach.
    PGZ: wspólne konstrukcje z Koreą, zwiększenie produkcji
    Wobec związanego z wojną na Ukrainie zwiększenia zamówień i kolejnych planów MON, Polska Grupa Zbrojeniowa musi się skupić na zwielokrotnieniu produkcji; za kilka lat będą możliwe wspólne konstrukcje z Koreą Południową - powiedział PAP prezes PGZ Sebastian Chwałek.
    Ojciec na urlopie rodzicielskim. Nowe przepisy, nowe szanse dla pracodawców i nas wszystkich.
    2 sierpnia minął termin wdrożenia tzw. unijnej Dyrektywy Work-Life Balance. To dobry moment na to, aby przyjrzeć się sytuacji zawodowej matek i ojców oraz roli pracodawców w budowaniu równości na rynku pracy. Dlatego Fundacja Rodzic w mieście stworzyła publikację “Ojciec na urlopie rodzicielskim. Nowe przepisy, nowe szanse dla pracodawców i nas wszystkich”. Szeroko omawia w niej samą Dyrektywę oraz wskazuje pozytywne aspekty, jakie wynikają z korzystania przez ojców z przysługujących im praw związanych z rodzicielstwem. Wskazuje także dobre praktyki w kwestii wspierania pracujących rodziców.
    Świadczenie postojowe - do kiedy czas na złożenie?
    Przedsiębiorcy i osoby wykonujące umowy cywilnoprawne, którzy odczuli negatywne skutki występowania w Polsce COVID-19, mają czas na złożenie wniosku o świadczenie postojowe do 16 sierpnia. Zgodnie z przepisami wnioski te mogą złożyć najpóźniej w ciągu 3 miesięcy, od kiedy został zniesiony stan epidemii.
    Kobiety nauczyły się oczekiwać mniej od swoich szefów
    Po dwóch latach pandemii polskie firmy stały się bardziej „włączające”, ale... dla kobiet nadal mniej niż dla mężczyzn. Kobiety nadal, jak przed pandemią, rzadziej niż mężczyźni czują się angażowane w decyzje, wspierane przez współpracowników i doceniane. Więcej kobiet uważa również, że wyniki ich pracy nie mają wpływu na wynagrodzenie. Coraz bardziej dostrzegalny jest efekt „przyzwyczajenia się” już do nierówności. Firmy notowane na giełdzie, by mieć kim wypełnić stanowiska kierownicze zarezerwowane parytetami dla kobiet zgodnie z rozporządzeniem UE w ciągu następnych czterech lat, już dziś powinny popracować nad rozwiązaniami, które uwzględnią ich konkretne potrzeby.
    Enefit rozwija swoją działalność w Polsce i otwiera nowe biuro na Śląsku
    Enefit, spółka należąca do estońskiej grupy Eesti Energia, jednego z największych wytwórców energii elektrycznej w krajach bałtyckich, otworzył biuro sprzedaży w Katowicach. Nowy oddział jest odpowiedzią na rosnącą liczbę klientów z regionu śląskiego, dolnośląskiego, opolskiego i małopolskiego. W ostatnich miesiącach firma powiększyła także swój zespół w Warszawie.
    Dobra atmosfera w pracy – 6 kluczowych aspektów
    Minęły czasy, kiedy głównym powodem wyboru pracodawcy była jego stabilność finansowa i poziom wynagrodzeń. Wraz z wejściem na rynek pracy przedstawicieli generacji Y i Z wzrosło znaczenie czynników pozapłacowych. Elementem, na który młodsze pokolenie pracowników zwraca szczególną uwagę, jest atmosfera w pracy. Jest to jedno z ważniejszych kryteriów wyboru pracodawcy. Ale także powód, dla którego pracownicy są skłonni ponownie wkroczyć do raz opuszczonej rzeki. Pojawia się zatem pytanie – jak budować dobrą atmosferę w pracy? Oto 6 nieodzownych elementów.
    DANONE rozwija innowacje w środowisku pracy
    Praca, która umożliwia harmonijne łączenie rozwoju zawodowego z odpoczynkiem, a nawet pasjami podróżniczymi – to wizja, jaką realizuje grupa spółek DANONE. Firma, jako jedna z pierwszych w Polsce, wprowadziła rozwiązanie zyskujące coraz większą popularność na świecie. Workation to połączenie pracy i wyjazdu wypoczynkowego, które daje pracownikom DANONE możliwość pracy z niemal dowolnego miejsca w Europie aż przez miesiąc. Rozwiązanie jest niezależne od, wprowadzonego na stałe, modelu pracy hybrydowej, a elastyczne formy pracy to część realizowanej w firmie strategii budowania środowiska, będącego najlepszym miejscem do pracy i rozwoju.
    Relacja trudna do wyważenia
    Pomimo ewoluującej praktyki tworzenia partnerskich relacji pracodawcy z pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy pracodawca niezmiennie jest podmiotem uprzywilejowanym - to pracownik pozostaje względem niego w stosunku podporządkowania. Pracodawca ma wiele uprawnień w nawiązanych stosunkach pracy. Jakich?
    Rząd reguluje pracę zdalną. Nowelizacja Kodeksu Pracy
    Do Sejmu trafił rządowy projekt nowelizacji Kodeksu Pracy zawierający wyczekiwane przez pracodawców przepisy szczegółowo regulujące pracę zdalną. Obecnie obowiązujące przepisy, wprowadzone specustawą covidową, mówią jedynie, że pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie obowiązków poza stałym miejscem pracy.
    PIP: problem z wdrożeniem przepisów dot. bezpieczeństwa przeciwwybuchowego
    Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy wskazuje, że w dużej części skontrolowanych podmiotów nadal występują problemy z wdrożeniem przepisów związanych z bezpieczeństwem przeciwwybuchowym - poinformował Główny Inspektorat Pracy.
    Zmiany w Kodeksie pracy obejmą pracę zdalną - jej uregulowanie jest bardzo ważne
    Najbardziej wyczekiwanymi zmianami w Kodeksie pracy są regulacje dotyczące pracy zdalnej - ocenia dyrektorka HR w agencji zatrudnienia Trenkwalder Joanna Rutkowska. Dla pracodawców uregulowanie przepisami prawa takiej formy pracy jest bardzo ważne - dodaje.