REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Monitoring pojazdów służbowych i korespondencji pracownika a RODO

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Łukasz Guza
Łukasz Guza
Monitoring pojazdów służbowych i korespondencji pracownika a RODO/ fot. Shutterstock
Monitoring pojazdów służbowych i korespondencji pracownika a RODO/ fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

W jaki sposób pracodawca może prowadzić monitoring pojazdów służbowych zgodnie z RODO? Czy pracodawca może kontrolować korespondencję pracownika?

Można stosować nadzór GPS, nawet jeśli firmowy samochód jest wykorzystywany prywatnie. Dopuszczalne jest też otwieranie korespondencji zaadresowanej na pracownika.

REKLAMA

REKLAMA

Przy spełnieniu odpowiednich warunków pracodawca może przetwarzać dane pozyskane za pomocą systemu GPS, które dotyczą aktywności pracownika w czasie wolnym. Stosowanie takiej formy nadzoru nad samochodami firmowymi nie uniemożliwia zatem ich wykorzystywania także w celach prywatnych. W określonych przypadkach zatrudniający ma też prawo np. sprawdzać przesyłki adresowane na pracownika (ale przychodzące do siedziby firmy). Tak wynika z poradnika dla pracodawców przygotowanego przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO). Ma on ułatwić stosowanie przepisów RODO i nowej ustawy o ochronie danych osobowych (z 10 maja 2018 r., Dz.U. poz. 1000 ze zm.).

– Najbardziej cieszy to, że omawiane wytyczne dopuszczają – w niektórych przypadkach – pozyskiwanie danych osobowych za zgodą pracowników lub kandydatów do zatrudnienia. Do tej pory było to kwestionowane ze względu na zarzut braku dobrowolności po ich stronie – wskazuje Katarzyna Dulewicz, radca prawny i partner w kancelarii CMS Cameron McKenna.

Auto pod nadzorem

W przypadku monitoringu służbowych pojazdów za pomocą systemu GPS problemem było pozyskiwanie zbyt wielu danych, jakie przy okazji takiego nadzoru mógł zdobyć pracodawca (w praktyce – np. gdzie tankuje pracownik, jakim stylem porusza się po trasie, gdzie przebywa w czasie wolnym). Firma może oczywiście precyzyjnie określić, że samochód jest używany tylko do zadań służbowych. Jeśli jednak chce umożliwić zatrudnionym korzystanie z nich także do celów prywatnych, to – według poradnika UODO – powinna uzyskać ich zgodę na przetwarzanie danych pozyskanych w związku z takim użytkowaniem auta. Jednocześnie trzeba przewidzieć taką możliwość w regulaminie wykorzystania samochodu służbowego. Oczywiście pracodawcy muszą też pamiętać, że cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu). UODO wyjaśnia, że jeśli pracodawca wskazał np. w regulaminie, że celem stosowania systemu GPS jest organizacja czasu pracy poprzez wytyczanie najkrótszych tras do zrealizowania transportu, to nie może wykorzystywać pozyskanych w ten sposób danych do np. ochrony mienia.

Ta teoretycznie korzystna dla firm interpretacja (umożliwiająca przetwarzanie danych za zgodą pracownika) budzi jednak także wątpliwości.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami

REKLAMA

– Chociażby natury technicznej lub praktycznej. Po pierwsze, trudno jest jednoznacznie odróżnić czas pracy i czas wolny np. osoby zatrudnionej w zadaniowym systemie, którym objętych jest wielu pracowników mobilnych. Po drugie, zatrudniony zawsze może cofnąć zgodę na przetwarzanie danych, a pracodawca nie zawsze może wyłączyć system GPS. W przypadku nowych modeli aut jest to niemożliwe z uwagi na kwestie związane z bezpieczeństwem – tłumaczy dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski Paruch.

Podkreśla, że pracodawca może prowadzić monitoring pracowniczy (na podstawie kodeksu pracy), ale często jest wręcz zobowiązany do prowadzenia nadzoru w innych celach (np. zapewnienia bezpieczeństwa).

– Prawidłowym rozwiązaniem w zakresie GPS powinno być przyjęcie, że w przypadku takiej formy nadzoru nie chodzi o monitoring pracownika – np. czasu wykonywania zadań – lecz sprzętu, czyli samochodu, który jest niezbędny do prowadzenia niektórych działalności. Pracodawcę nie interesuje, gdzie pracownik je obiad, tylko czy może szybko np. zabrać dodatkową przesyłkę lub innego pracownika – dodaje mec. Dörre-Kolasa.

W zakresie kontrolowania firmowych aut poradnik UODO doprecyzowuje także obowiązek informacyjny. Pracodawcy powinni zadbać o umieszczenie w takich samochodach symbolu obrazkowego wskazującego, że trasa pojazdu i jego wykorzystanie będzie monitorowane za pomocą urządzenia lokalizującego.

– Znaczna część zatrudniających nie wie o takim wymogu. Wynika to najczęściej z dotychczasowych przyzwyczajeń. Przed zmianą przepisów zasady monitoringu pracowniczego nie były unormowane, więc k.p. nie przewidywał takiego obowiązku – tłumaczy Katarzyna Dulewicz.

Paczki kontrolowane

Z punktu widzenia pracodawców istotne znaczenie mają też wytyczne UODO dotyczące korespondencji pracownika. Wynika z nich, że pracodawca ma prawo sprawdzić przesyłkę adresowaną na zatrudnionego (która jest jednak nadesłana do siedziby firmy), ale tylko jeśli jest w stanie wykazać ważny powód związany z charakterem pracy podwładnego.

– Dla przykładu korespondencję zaadresowaną na prawnika można sprawdzić, bo może ona zawierać np. pisma przewidujące konieczność podjęcia działań w określonym terminie. Ważny jest w tym zakresie charakter pracy i praktyka – wskazuje mec. Dulewicz.

– Jeśli dana korespondencja wskazuje, że może być związana z wykonywaniem obowiązków służbowych, to pracodawca ma prawo się z nią zapoznać. Odwrotnie jest np. w przypadku paczki do pracownika nadanej na adres firmowy przez sklep internetowy. Pomocne w tym zakresie jest jasne określenie np. w regulaminie pracy, że adres firmowy służy jedynie do komunikacji służbowej – dodaje mec. Dörre-Kolasa.

Istotne znaczenie może mieć też samo oznakowanie korespondencji.

– Nawet oznaczenie symbolem „poufne” nie zawsze musi oznaczać, że z korespondencją adresowaną na siedzibę firmy zapozna się jedynie wskazana na przesyłce osoba. Taką gwarancję daje w praktyce tylko adnotacja „do rąk własnych” – podsumowuje Katarzyna Dulewicz.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

REKLAMA

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

REKLAMA