Sposoby na usprawiedliwienie nieobecności w pracy: 6 przyczyn

• Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy
• Usprawiedliwienie nieobecności w pracy
• Kiedy należy poinformować pracodawcę o nieobecności w pracy?
• Jak poinformować pracodawcę o nieobecności w pracy?
• Jak można usprawiedliwić nieobecność w pracy?

Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy

Głównym zadaniem pracownika, do którego zobowiązuje się na podstawie umowy o pracę, jest świadczenie pracy. Nieobecność w pracy dopuszczalna jest tylko z określonych powodów i w regulowanych przez przepisy prawa pracy przypadkach. Pracownik każdą swoją nieobecność w pracy powinien usprawiedliwić. W przeciwnym razie brak jego obecności może być uznany za naruszenie podstawowych obowiązków pracownika. Taka sytuacja stanowi podstawę do dyscyplinarnego rozwiązania umowy przez pracodawcę. To tzw. tryb natychmiastowy uregulowany w art. 52 §1 pkt 1 Kodeksu pracy.

Usprawiedliwienie nieobecności w pracy

Jak zatem można usprawiedliwić nieobecność w pracy? Na zasadach określonych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z 2014, poz. 1632). Jakie mogą być przyczyny usprawiedliwiające nieobecność w pracy? Zgodnie z § 1 rozporządzenia przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są:

• zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie oraz
• inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

Kiedy należy poinformować pracodawcę o nieobecności w pracy?

W świetle § 2 rozporządzenia pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. Gdy nie może stawić się w pracy, powinien niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Jak poinformować pracodawcę o nieobecności w pracy?

Zdarza się, że przepisy wewnątrzzakładowe określają sposób informowania pracodawcy o przyczynie i okresie nieobecności w pracy. Gdyby jednak takich zapisów nie było, pracownik może powiadomić zatrudniającego osobiście, przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową. W sytuacji wysyłki pocztowej datą zawiadomienia będzie data stempla pocztowego.

Na wypadek szczególnych okoliczności dopuszcza się późniejsze poinformowanie pracodawcy (np. obłożna choroba połączona z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym). Wówczas obowiązek niezwłocznego poinformowania pracodawcy powstaje w przypadku ustania tego typu przyczyn.

Polecamy: Kodeks pracy 2026

Jak można usprawiedliwić nieobecność w pracy?

Na to pytanie odpowiada § 3 rozporządzenia, który wymienia dowody usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Należą do nich:

1. zaświadczenie lekarskie (tzw. zwolnienie lekarskie lub L4), o którym mowa w art. 55 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2014 r. poz. 159);
2. decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami;
3. oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza;
4. oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia zaświadczenia lekarskiego, o którym mowa w art. 55 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, albo kopia zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku, stwierdzających niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna, potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem – w przypadku choroby niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą, o której mowa w ustawie z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. z 2013 r. poz. 1457), lub dziennego opiekuna, sprawujących opiekę nad dzieckiem;
5. imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie;
6. oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.