Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy. Jak obliczać i kiedy wypłacać?

• Ekwiwalent urlopowy w razie wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy
• Podstawa ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
• Uwzględnianie składników wynagrodzenia w zależności od wysokości
• Jak należy ustalić wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
• Termin wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za urlop

Ekwiwalent urlopowy w razie wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy

Pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w razie niewykorzystania przez pracownika przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w całości lub w części. Przyczyną niewykorzystania urlopu może być wyłącznie rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.

Pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Podstawa ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Podstawą do obliczenia należnego pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego jest jego wynagrodzenie oraz inne świadczenia ze stosunku pracy. Mogą to być premie zadaniowe, premie regulaminowe o charakterze roszczeniowym, wynagrodzenie oraz dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatek za pracę w porze nocnej czy inne dodatki związane z pracą.

Przy ustaleniu ekwiwalentu pracodawca nie uwzględnia takich składników jak: nagrody jubileuszowe, wynagrodzenie urlopowe, wynagrodzenie chorobowe, odprawa emerytalna lub rentowa, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas nie zawinionego przez pracownika przestoju.

Uwzględnianie składników wynagrodzenia w zależności od wysokości

Przepisy określają, jak powinno uwzględniać się wysokość składników wynagrodzenia. W przypadku składników wynagrodzenia pracownika określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości należy uwzględniać je w wysokości należnej w miesiącu zakończenia umowy o pracę.

Z kolei zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy jego ustalaniu w średniej wysokości z tego okresu. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, pracodawca powinien faktycznie wypłacone w tym okresie wynagrodzenie podzielić przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało wynagrodzenie, a otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, należy uwzględnić w średniej wysokości, ale z tego dłuższego okresu. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, wówczas wynagrodzenie faktycznie wypłacone w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało. Następnie otrzymany wynik trzeba pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Jak należy ustalić wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

W celu obliczenia wysokości przysługującego pracownikowi ekwiwalentu urlopowego należy:

• ustalić ekwiwalent za 1 dzień urlopu. Pracodawca powinien podzielić sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik ekwiwalentowy (w 2026 roku jest to 20,92 dla pracownika zatrudnionego na pełen etat),
• ustalić ekwiwalent za 1 godzinę urlopu. Pracodawca powinien podzielić ekwiwalent za 1 dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika,
• ustalić ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Pracodawca powinien pomnożyć ekwiwalent za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu.

Termin wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za urlop

Pracodawca wypłaca ekwiwalent urlopowy w tym samym terminie, w którym wypłacane jest wynagrodzenie za pracę. Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypadałby przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, ekwiwalent pieniężny zostanie wypłacony w ciągu 10 dni od tego dnia. Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty przypada na dzień wolny od pracy, świadczenie zostanie wypłacone w dniu poprzedzającym.

Należy pamiętać, że ekwiwalent stanowi podstawę do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne, a także zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.