Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy

Zgodnie z art. 149 § 2 kodeksu pracy godzin pracy nie ewidencjonuje się jedynie w stosunku do:
- pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
- pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz
- pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Szczegółowe kwestie prowadzenia ewidencji czasu pracy uregulowane są w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.).

Zgodnie z § 8 pkt 1 rozporządzenia pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia z pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny (art. 281 pkt 6 k.p.). Ponadto zaniedbania w tym zakresie obciążają pracodawcę. Jeżeli pracodawca narusza obowiązek dotyczący prowadzenia dokumentacji związanej z czasem pracy pracownika, to ponosi konsekwencje tego stanu rzeczy, choćby w zakresie ciężaru dowodu.

Takie stanowisko Sąd Najwyższy zajął m.in. w wyroku z 15 września 1999 r. (I PKN 71/00), w którym stwierdził, że „pracodawca, który nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia”.

W innym orzeczeniu z 5 sierpnia 1998 roku (I PKN 114/98) Sąd Najwyższy uznał, że „w przypadku braków w zakresie ewidencjonowania czasu pracy po stronie pracodawcy sądy powinny brać pod uwagę notatki prowadzone przez pracowników występujących z roszczeniami występującymi i z roszczeniami wobec pracodawców lub zeznania świadków”.


AGNIESZKA LECHMAN-FILIPIAK
radca prawny, kancelaria Linklaters