Rejestracja czasu pracy - kto jest zobowiązany do jej prowadzenia?

Co to jest rejestracja czasu pracy?

Poprzez rejestrację czasu pracy rozumie się nowoczesne rozwiązania, które mają na celu umożliwienie skutecznego rozliczenia danego pracownika z czasu, który spędza w ciągu dnia na swoim stanowisku pracy. Tego typu kontrolę można zastosować w zakładach pracy, gdzie pracownicy głównie zajmują się pracą biurową np. praca grafików przy komputerze albo działy call center, ale także będzie to odpowiednie narzędzie weryfikujące pracę osób np. przy maszynach czy taśmach produkcyjnych. Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Rejestracja czasu pracy to więc element składowy wszystkich czynności związanych z ewidencją czasu pracy zatrudnionego.

Czy rejestracja czasu pracy jest obowiązkowa?

Zgodnie z przepisami prawa pracy każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić rejestr czasu pracy swoich pracowników. Należy podkreślić, że ten obowiązek dotyczy każdego pracodawcy, zarówno małych firm, jak i wielkich korporacji, bez względu na liczbę osób, które zatrudniają. Także rodzaj zawartej umowy o pracy z pracownikiem nie ma tutaj znaczenia.

Podstawą prawną nawiązania stosunku pracy może być przykładowo umowa, a mianowanie, powołanie czy wybór. Na każde żądanie pracownika powinno się udostępnić jego ewidencję przepracowanego czasu, aby mógł mieć wgląd do swoich danych. Oprócz obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy, ważne jest, by czas pracy pracowników był spisywany osobno dla każdego pracownika. Pozostałe kwestie dotyczące rejestracji przepracowanego czasu znajdziemy w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Istnieje kilka wyjątków, kiedy pracodawca nie musi ewidencjonować czasu pracy pracowników:

• objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
• zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy
• otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Mówi o tym paragraf 2 artykułu 149 Kodeksu pracy.

Jak wygląda rejestr czasu pracy i co zawiera?

Podstawowy i niezbędny element, który musi znaleźć się w każdej prowadzonej ewidencji czasu pracy to ilość godzin, które przepracował dany pracownik w poszczególnych dobach. Muszą tam być również informacje o przepracowanych niedzielach, świętach, pracy

w porze nocnej i godziny nadliczbowe. Dodatkowo należy uwzględnić w rejestracji przepracowane dni wolne od pracy wynikające z pięciodniowego tygodnia pracy. Zawrzeć należy dla każdego pracownika informacje o dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy, oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Jak więc można zauważyć, liczba zawieranych informacji jest bardzo duża. Państwowa Inspekcja Pracy dopuszcza jednak prowadzenie kart ewidencji czasu pracy również w formie elektronicznej, z możliwością wydruku w razie kontroli. Mowa o takich systemach i urządzeniach jak rejestrator czasu pracy.

Polecamy: Wynagrodzenia 2019. Rozliczanie płac w praktyce

Rejestracja czasu pracy w formie elektronicznej

Rejestratory czasu pracy dla firm zatrudniających kilkadziesiąt czy kilkaset osób były sporym utrudnieniem, gdy prowadzono je głównie w formie papierowej, biorąc pod uwagę fakt, że dla każdego pracownika trzeba prowadzić oddzielny rejestr. Sporym udogodnieniem dla pracodawców przekładającym się na wzrost efektywności wśród pracowników są elektroniczne rejestratory czasu pracy. Rejestracja czasu pracy jest coraz powszechniej stosowana w wielu przedsiębiorstwach jako elektroniczna ewidencja wejść i wyjść pracowników, przez co zwiększa się bezpieczeństwo na terenie zakładu pracy i niwelowane jest ryzyko związane z pojawieniem się osób postronnych w biurach czy też na terenie magazynów. RCP system pozwala na zwiększenie dyscypliny wśród pracowników, a w konsekwencji efektywności zatrudnianych osób. Dzięki wprowadzeniu nowoczesnych rozwiązań pracodawca szybciej może wyliczyć nadgodziny, sprawdzić spóźnienia u zatrudnionych osób albo rozliczyć czas pracy u konkretnej grupy pracowników.

Konsekwencje braku rejestracji czasu pracy przez pracodawcę

Kodeks pracy przewiduje dla pracodawców, którzy nie dostosowują się do obowiązujących przepisów i nie prowadzą ewidencji czasu pracy wysokie grzywny. Takie zachowanie jest bowiem traktowane jako wykroczenie przeciwko prawom przysługującym pracownikom i zakłada się karę grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy).