Czy można wprowadzić równoważny system czasu pracy podczas okresu rozliczeniowego

Chcemy zmienić system czasu pracy na równoważny. Teraz pracownicy pracują w systemie podstawowym, w 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym. Mają różne rozkłady dni pracy w tygodniu, gdyż firma działa przez 7 dni w tygodniu. Niektórzy pracownicy przez kilka tygodni pracują po 6 dni, a później mają skrócone tygodnie pracy. Czy w związku z tym możemy zmienić system czasu pracy w trakcie okresu rozliczeniowego? - pyta Czytelnik z Poznania.

Nie ma przeciwwskazań do zmiany systemu czasu pracy w trakcie trwającego okresu rozliczeniowego. Należy jednak zwrócić uwagę, że kontynuowanie okresu rozliczeniowego w systemie równoważnym musiałoby być związane nie tylko z koniecznością takiego rozłożenia czasu pracy, by zgadzał się wymiar czasu pracy i liczba dni wolnych od pracy na przestrzeni całego okresu rozliczeniowego. Musi również istnieć uzasadnienie dla stosowania 4-miesięcznego okresu rozliczeniowego. Stosowanie bowiem okresu rozliczeniowego dłuższego niż miesięczny w systemie równoważnym jest dopuszczalne tylko w szczególnych przypadkach.

Przepisy prawa pracy nie zawierają żadnych bezpośrednich ograniczeń w zakresie momentu wprowadzenia nowego systemu czasu pracy. Zatem nie ma problemu z dokonaniem takiej zmiany w trakcie okresu rozliczeniowego i w niektórych przypadkach także w praktyce nie będzie to prowadziło do żadnych nieprawidłowości.

W przedstawionej sytuacji stosowany jest system podstawowy z 4-miesięcznym okresem rozliczeniowym czasu pracy i zmienną tygodniową liczbą dni (a tym samym również godzin) pracy. Zmiana systemu czasu pracy nie może skutkować przekroczeniem wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym oraz naruszeniem zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy i liczby dni wolnych wynikającej z liczby niedziel i świąt. Już samo to może powodować problemy. W omawianym przypadku system równoważny zostałby bowiem wprowadzony wówczas, gdy pracownicy przepracują już pewną liczby dni pracy w okresie rozliczeniowym. W konsekwencji planując pracę w dalszej części okresu rozliczeniowego, konieczne byłoby dokładne uwzględnienie dotychczas przepracowanej liczby godzin oraz dni pracy przez pracowników. Nie jest to jednak problem. Planowanie czasu pracy w następnych częściach okresu rozliczeniowego musiałoby po prostu uwzględniać realny czas przepracowany przed zmianą systemu czasu pracy.

Jeżeli pracodawca zmieni system czasu pracy w trakcie okresu rozliczeniowego, musi ułożyć grafik czasu pracy na pozostałą część tego okresu tak, aby nie doszło do przekroczenia norm czasu pracy.

Druga kwestia to możliwość kontynuowania 4-miesięcznego okresu rozliczeniowego. W podstawowym systemie czasu pracy z mocy prawa można stosować 4-miesięczny okres rozliczeniowy. W systemie równoważnego czasu pracy można stosować co do zasady okres rozliczeniowy trwający nie dłużej niż 1 miesiąc (art. 135 § 1 Kodeksu pracy). Dłuższy okres rozliczeniowy można wprowadzić:

• w szczególnie uzasadnionych przypadkach - wówczas może być on przedłużony, nie więcej jednak niż do 3 miesięcy,
• przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych - wówczas okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 4 miesięcy,
• gdy jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi albo dotyczącymi organizacji pracy - wówczas okres rozliczeniowy może zostać wydłużony maksymalnie do 12 miesięcy.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Jeżeli u danego pracodawcy nie działa związek zawodowy albo działająca organizacja związkowa nie wyraziła zgody na ustalenie lub zmianę okresów rozliczeniowych czasu pracy, 3- i 4-miesięczne okresy rozliczeniowe w systemie równoważnym można stosować dopiero po uprzednim zawiadomieniu właściwego inspektora pracy (art. 150 § 2 Kodeksu pracy). Zatem w takim przypadku pracodawca samodzielnie (bez konieczności konsultowania tego np. z przedstawicielami pracowników) wprowadza jeden z wydłużonych okresów rozliczeniowych, co musi zostać jednak poprzedzone obligatoryjnym przekazaniem informacji właściwemu miejscowo inspektorowi pracy.

Natomiast wprowadzenie maksymalnie 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego jest dopuszczalne w:

• układzie zbiorowym pracy lub porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, albo
• porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Przy braku istnienia wskazanych powyżej przesłanek nie będzie możliwe stosowanie dłuższego niż 1-miesięczny okresu rozliczeniowego. Wykluczyłoby to kontynuację trwającego dotychczas okresu rozliczeniowego. Wówczas, aby zmienić system czasu pracy, należałoby zakończyć dotychczasowy okres rozliczeniowy. W takim przypadku nie można byłoby przenieść rozliczeń (np. oddawania dni wolnych za pracę po 6 dni w tygodniu) na dalszy okres, gdyż zakończyłby się okres rozliczeniowy, a rozliczenia tego rodzaju są dokonywane na przestrzeni jednego okresu rozliczeniowego. Należałoby zatem zapłacić pracownikom wynagrodzenie wraz z dodatkami za pracę nadliczbową, jeżeli w wyniku wcześniejszego zakończenia okresu rozliczeniowego pozostałyby nierozliczone czasem wolnym godziny nadliczbowe.

Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w:

• układzie zbiorowym pracy,
• regulaminie pracy,
• obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 § 1 Kodeksu pracy).

Zmiany regulaminu lub obwieszczenia (zdecydowanie najczęściej w nich znajdują się regulacje dotyczące czasu pracy) wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od podania ich do wiadomości pracowników.

Podstawa prawna:

art. 104³ § 1, art. 129, art. 130, art. 135, art. 150 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost. zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2432).