Kategorie

Rola HR w procesach zmian w organizacji

Fabryka Motywacji
Szkolenia, rekrutacja, coaching i mentoring, doradztwo HR, doradztwo biznesowe.
Marcin Wykrotka
Rola HR w procesach zmian w organizacji
Rola HR w procesach zmian w organizacji
Fotolia
Rolą HR, a może przede wszystkim menedżera, jest wyjaśnianie toczących się zmian i takie poprowadzenie osób pracujących w firmie, by zobaczyły one sens i uzasadnienie tych modyfikacji – zarówno dla całej organizacji, jak i dla nich samych. Innymi słowy pracownik potrzebuje wiedzieć co się dzieje w firmie i co to dla niego oznacza. Oczywiście zakres tych informacji powinien być dostosowany do pozycji danego pracownika w całej organizacji.

Marian od kilkunastu lat pracuje w tej samej firmie. Od 7 lat jest menedżerem działu handlowego. Zarządza dziesięcioma osobami. Na swoje stanowisko pracował od samego początku kariery w tej firmie. Zaczynał jako handlowiec, by po kilku latach otrzymać awans. Jest zadowolony ze swojej pracy. Zna wszystkich, a wszyscy znają jego, co niejednokrotnie ułatwia mu pracę, gdy trzeba coś szybko załatwić. Nie raz miał propozycję, aby przejść do konkurencji. Zawsze jednak o pozostaniu decydowało to, że świetnie czuje się tu, gdzie jest. Wie czego może się spodziewać. Od pewnego jednak czasu wyczuwa podenerwowanie jego przełożonych. W firmie odbywają się spotkania z ludźmi, których nigdy nie widział, a gdy pyta o to przełożonych zbywają go jakimiś wymówkami. Próbował dowidzieć się czegoś od innych menedżerów, ale każdy z nich miał podobne informacje. Jeden z nich co prawda mówił, że prawdopodobnie szykuje się sprzedaż firmy, ale nikt mu nie uwierzył. Pracownicy Mariana również zauważyli, że w firmie coś się dzieje i zaczęli go dopytywać. Tłumaczył im, że nic nie wie, ale miał wrażenie, że mu nie uwierzyli.

Polecamy: Assessment| Development Center - Projektowanie procesu i narzędzi oceny

Zazwyczaj poważne zmiany w organizacjach są planowane z wielomiesięcznym wyprzedzaniem i, z reguły, są też dobrze zaplanowane na poziomie strategii. Uogólniając –  zarząd analizuje sytuację firmy, wyciąga wnioski, planuje przebudowę, reorganizację czy sprzedaż. I robi to z przekonaniem, że biznesowo taki kierunek działania jest uzasadniony. Do uczestnictwa w planowanych działaniach, tworzenia koncepcji dopuszczani są nieliczni pracownicy. Wszystko po to aby nie wzbudzać niepotrzebnych plotek i nie osłabić pozycji negocjacyjnej czy konkurencyjnej. Menedżerowie wprowadzający firmę w proces zmiany wiedzą, czemu ma ona służyć i jak ją przeprowadzić.

Zakładają też jej efekt. Ale bywa – i wcale nie jest to sytuacja rzadka – że w tym planowaniu gubi się rzecz podstawowa: komunikacja z pracownikami. A w sytuacji zmiany jest ona szczególnie istotna. Bo perspektywa zmiany w firmie niewielu pracownikom kojarzy się z czymś pozytywnym. Na ogół bazując na plotkach i poczcie pantoflowej niemal automatycznie tworzą oni scenariusze naznaczone negatywnie. Te z kolei potęgują lęk i niechęć do mających nastąpić zmian. Ich obawy mogą nie mieć żadnego uzasadnienia w planowanych działaniach. Lęk przed zmianą nie ma podstaw w racjonalnej ocenie danego zdarzenia. Jest to naturalna reakcja organizmu, spowodowana naszymi wyobrażeniami, myślami i opiniami innych ludzi.

Rolą HR, a może przede wszystkim menedżera, jest wyjaśnianie toczących się zmian i takie poprowadzenie osób pracujących w firmie, by zobaczyły one sens i uzasadnienie tych modyfikacji – zarówno dla całej organizacji, jak i dla nich samych. Innymi słowy pracownik potrzebuje wiedzieć co się dzieje w firmie i co to dla niego oznacza. Oczywiście zakres tych informacji powinien być dostosowany do pozycji danego pracownika w całej organizacji. Gdyby Marian z wyprzedzeniem dowiedział się, że w jego firma zostanie przejęta/sprzedana i gdyby poinformowano go wcześniej, co ta zmiana będzie dla niego oznaczać, to z pewnością czułby się w tej sytuacji dużo bardziej komfortowo. Gdyby jeszcze znalazł się ktoś, kto wyjaśniłby mu sens tej zmiany dla całej organizacji, a najlepiej, gdyby Marian dowiedział się jakie zmiany nastąpią w jego bezpośrednim otoczeniu, prawdopodobnie on sam zacząłby go dostrzegać.

Kluczem jest więc tutaj równoległe przygotowywanie samej strategii wprowadzenia zmiany ze wszystkimi jej biznesowymi konsekwencjami i budowanie do niej zaplanowanej komunikacji. Trzeba się zastanowić, jak tę zmianę wytłumaczymy i jakich argumentów użyjemy. Komunikaty muszą być spójne i dostosowane do potrzeb konkretnych pracowników. Bo Marian niekoniecznie musi znać wszystkie globalne konsekwencje wprowadzanej zmiany (może być tak, że takie informacje zwyczajnie nie są mu potrzebne), ale musi znać konsekwencje tych zmian dla siebie – wszelkie oczekiwania związane z jego pracą, nowe struktury wymagające wypracowania nowych kontaktów, nowe procedury itd. Słowem wszystko, co dla jego pracy jest istotne. Jeśli nie dostanie tych informacji, albo co gorsza będą one niespójne, zacznie podejrzewać, że firma chce go wykorzystać albo oszukać. Najpewniej straci do niej zaufanie i zamiast pracować efektywniej w nowych warunkach, zacznie wypracowywać swoje własne systemy obejścia nowych struktur i procedur. Jego działania i motywacja będą skierowane na przetrwanie. Nie takie efekty ma przynosić zmiana.

Co i po co?

Wiele firm informuje swoich pracowników, co ulegnie zmianie. I jest to dobra praktyka, bo oczywiste jest, że osoba pracująca w firmie chce i potrzebuje wiedzieć, że ta ostatnia się zmienia i w jaki sposób. Niewiele organizacji dba jednak o to, by poinformować swoje kadry o przyczynach i skutkach tych zmian. To sprawia, że pracownicy bardzo często postrzegają je jak coś zbędnego, nieuzasadnionego czy wręcz bezsensownego. Są przekonani, że firma postępuje pochopnie czy wręcz głupio. Gdyby z wyprzedzeniem otrzymali właściwą informację na temat kierunków zmian, ich przyczyn i konsekwencji, z pewnością łatwiej byłoby im je zaakceptować i się do nich dostosować. Uzasadnienie kroków podejmowanych przez firmę dla wielu pracowników jest istotnym elementem pracy w danej organizacji. Większość ludzi chce wiedzieć, dlaczego, co i po co robią.

Jak informować?

W zależności od kanałów komunikacji w organizacji. Jeśli w firmie działa system informowania pracowników o wydarzeniach związanych z firmą za pomocą mailingu, to o zmianie również poinformujmy w ten sposób. Jeśli czytają oni komunikaty na tablicy informacyjnej przy wejściu, to i tę kwestię warto właśnie tam pokazać. Wszystko zależy od narzędzi, z których organizacja korzysta w swoim codziennym funkcjonowaniu.

Podstawową rzeczą jaką powinniśmy wziąć pod uwagę, niezależnie od narzędzia komunikacji, jest szczerość. Plany mają to do siebie, że nawet te najbardziej pieczołowicie przygotowane mogą się zmienić. Warto o tym pamiętać przekazując informacje pracownikom. To, co słyszą biorą za pewnik. Jeżeli jednak efekt tych zmian jest inny od zapowiadanego lub same zmiany są inne od zapowiadanych wśród pracowników może pojawić się uczucie rozczarowania czy nawet oszukania. Nie samymi zmianami, ale tym, że ktoś (zarząd, firma) „celowo” wprowadza ich w błąd chcąc coś ukryć. Albo tym, że menedżer przekazujący informacje bezpośrednio pracownikom nie jest wystarczająco poinformowany. Może to skutkować również tym, że jego czy też jej informacje nie będą traktowane jako wiarygodne.

Rolą HR podczas wprowadzania zmian w organizacji jest zaplanowane, skuteczne i właściwe dla odbiorców komunikowanie całego procesu zmian. Zatem czasami lepiej jest powiedzieć nawet „nie wiem”, albo że sytuacja jest dynamiczna i o wszelkich zmianach będą informowani, niż skazywać ich na domysły i narażać się na utratę zaufania lub –  co gorsza – mówić o kolejnych krokach jako ostatecznych.

Zobacz serwis: Wynagrodzenia

Personel i Zarządzanie 9/2021
Personel i Zarządzanie 9/2021
Tylko teraz
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Potrącenie zaległości ZUS z emerytury od 2022 r.

    Potrącenie zaległości składkowych z emerytury, renty i zasiłku będzie możliwe od 2022 r. ZUS odliczy składkę zdrowotną, podatek i należności składkowe nieopłacone w terminie. Do jakiej wysokości?

    Niemcy: niezaszczepieni bez rekompensaty za czas kwarantanny

    Niezaszczepieni nie otrzymają rekompensaty za czas kwarantanny. Nowe przepisy w Niemczech zaczną obowiązywać od 1 listopada 2021 r.

    Praca zdalna a work-life balance

    Praca zdalna a work-life balance - za dużo work i za mało life? Z badania "Candidate Pulse" wynika, ze praca zdalna zachwiała balansem między życiem prywatnym i zawodowym. Pracownicy odczuwają również więcej presji ze strony pracodawców.

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid [VIDEO]

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid? Najpewniej tak, ale na zasadzie dobrowolności. Co to oznacza? Na to i inne pytania odpowiada Stanisław Szwed, wiceminister pracy, polityki społecznej i rodziny.

    Obniżenie wieku emerytalnego jako fatalna decyzja [VIDEO]

    Obniżenie wieku emerytalnego było fatalną decyzją. Ekonomiści negatywnie oceniają niższy i zróżnicowany dla kobiet i mężczyzn wiek emerytalny w Polsce.

    Co pandemia uświadomiła menadżerom? [VIDEO]

    Pandemia a zarządzanie - co kryzys wywołany pandemią uświadomił menadżerom? Okazało się, że kapitał ludzki jest niezwykle ważny. Duże znaczenie ma także zdolność do szybkich zmian.

    Kodeks pracy art. 30

    Kodeks pracy w art. 30 wylicza sposoby rozwiązania umowy o pracę: porozumienie stron, wypowiedzenie, dyscyplinarka i upływ czasu.

    Kontroferta dla pracownika - co to jest?

    Kontroferta dla pracownika - co to jest i w jakim celu się ją stosuje? Czy warto przyjąć kontrofertę?

    Jesienna rekrutacja w logistyce - jak zachęcić do pracy w firmie?

    Startuje jesienna rekrutacja w logistyce. Jakich pracowników brakuje? Jak zachęcić do pracy w danej firmie? Co przyciąga pracowników?

    Kontrole PIP na małych budowach 2021 - wyniki

    Kontrole PIP na małych budowach zostały wzmożone w 2021 r. Z danych statystycznych wynika, że to właśnie na małych budowach jest najwięcej wypadków przy pracy. Jakie są wyniki kontroli PIP?

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców przez cały rok

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców nie są sezonowe. Przypomina o tym PIP w kampanii "Prawa przez cały rok". Jak zatrudnić cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę sezonową? Czym jest umowa o pomocy przy zbiorach?

    Europejskie Porozumienie dotyczące aktywnego starzenia się

    Europejskie Porozumienie podpisane w 2017 r. dotyczy aktywnego starzenia się i podejścia międzypokoleniowego w pracy. Realizując je, w Polsce powstało "Porozumienie strony pracowników oraz strony pracodawców RDS na rzecz aktywnego starzenia". Wypracowano w nim szereg rozwiązań na rzecz aktywnego starzenia się.

    Kiedy zmiana czasu na zimowy w 2021?

    Kiedy jest zmiana czasu na zimowy w 2021 r.? Czy ostatni raz przestawiamy zegarki jesienią? Jak zmiana czasu wpływa na czas pracy w nocy?

    Wypłata wynagrodzenia za pracę w sobotę, niedzielę

    Wypłata wynagrodzenia za pracę to podstawowy obowiązek pracodawcy. Co w przypadku, gdy dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w sobotę lub niedzielę?

    Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na 4 falę covid?

    4 fala covid przewidywana jest na jesień 2021 r. Statystyki wskazują na tendencję wzrostową zakażeń. Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na ten trudny czas?

    Weryfikacja szczepień pracowników - projekt

    Weryfikacja szczepień pracowników - trwają prace nad projektem nowych przepisów. Czy pracodawcy będą mogli sprawdzić fakt zaszczepienia się przeciw COVID-19 przez pracowników?

    Umowa o dzieło - ZUS, zgłoszenie

    Umowa o dzieło - zgłoszenie do ZUS jest obowiązkowe od 2021 r. Jaki jest termin na zgłoszenie? Kto musi zgłosić umowę do ZUS?

    Zmiany w ubezpieczeniach społecznych od 18 września 2021 r.

    Najnowsze zmiany w ubezpieczeniach społecznych weszły w życie 18 września 2021 r. Sprawdź, co się zmieni.

    Wypalenie zawodowe podstawą zwolnienia lekarskiego od 2022 r.

    Wypalenie zawodowe od 2022 r. będzie podstawą do otrzymania zwolnienia lekarskiego (l4). Czym jest wypalenie? Jakie są objawy? Jak przeciwdziałać?

    Przeniesienie urlopu na kolejną umowę - wzór porozumienia

    Przeniesienie urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę może nastąpić na mocy porozumienia stron. Jak je prawidłowo sporządzić? Oto wzór porozumienia.

    Ostatnie dni na wniosek o zwolnienie z ZUS!

    Wniosek o zwolnienie z ZUS - sklepiki szkolne i piloci muzealnych wycieczek mają ostatnie dni na ubieganie się o zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS.

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń - covid

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń została przewidziana w tarczy na czas pandemii COVID-19. Kogo dotyczy? Ile wynosi?

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy - szczepienie

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy z powodu szczepienia - kiedy jest możliwe? Czy szczepienie dziecka uzasadnia zwolnienie od pracy?

    Kobiety najwięcej ucierpiały na pandemii

    Kobiety najwięcej straciły w czasie pandemii. To one częściej były zwalniane. Spadł na nie ciężar opieki nad dziećmi i pracy jednocześnie. Jak wpłynęło to na ich zdrowie?

    Płace rosną, bo firmy walczą o pracowników

    Płace rosną wszędzie. Wszystkie kody PKD odnotowały w sierpniu 2021 r. podwyżki wynagrodzeń. Firmy walczą w ten sposób o pracowników.