REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady pisowni oficjalnych e-maili

Joanna Niemyjska
Zasady pisowni oficjalnych e-maili. /Fot. Fotolia
Zasady pisowni oficjalnych e-maili. /Fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Jakie są zasady pisowni oficjalnych e-maili? Od tego, jak będzie skonstruowana nasza wiadomość, zależy zwykle to, czy pracodawca na nią odpowie. Czy stać nas na to, aby robić błędy albo popełniać komunikacyjne gafy?

Każdego dnia wysyłamy ich kilka, czasem kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt. Korespondencja on-line to nasza codzienność. Czy jednak wiemy, jak należy pisać poprawnie i zgodnie z zasadami savoir vivre’u?

Autopromocja

Tytuł i wstęp

Choć wydaje się to oczywiste – zawsze powinniśmy zwracać uwagę na poprawnie skonstruowany tytuł naszego e-maila. Jest to przydatne nie tylko ze względów praktycznych, gdyż łatwiej taką wiadomość później odnaleźć na poczcie, ale poza tym pozwala to odbiorcy, jeszcze przed przystąpieniem do lektury naszej wiadomości, na wstępne rozeznanie tematu, z którym się zwracamy. Pozostawienie pustego pola w miejscu tematu e-maila może świadczyć np. o naszym lekceważącym podejściu do odbiorcy, a w pewnym stopniu też – o roztargnieniu lub swoistym „niechlujstwie” językowym. Ponadto, jeżeli odpowiednio nie sprecyzujemy tematu naszego e-maila, zawsze istnieje ryzyko, że szybciej może on trafić do spamu.

Polecamy również: Savoir-vivre rozmów telefonicznych

Powitanie

Ono zwykle sprawia nam najwięcej trudności. Bardzo popularną formą, która rozpowszechniła się w polskiej korespondencji e-mailowej, jest słowo „Witam”. Budzi ono nadal spore kontrowersje. Językoznawcy niechętnie patrzą na tego rodzaju początek wiadomości. Mimo że słowo „Witam” na początku e-maila nie jest błędem językowym, toteż nie należy go używać z prostego powodu: nadawca wiadomości, zwracając się w ten sposób do odbiorcy, może zasugerować swoją wyższą pozycję. Taka sytuacja ma uwarunkowania historyczne, gdyż niegdyś słowo to było używane tylko przez gospodarza domu na powitanie przychodzących gości (nigdy odwrotnie). Z tego względu, w sytuacji, gdy to my jesteśmy tym „przychodzącym” (a konkretnie wysyłającym wiadomość) nie powinniśmy w ten sposób rozpoczynać e-maila, gdyż wydaje się to po prostu niezręczne, a nawet w pewien sposób niegrzeczne.

Skoro nie „Witam”, to co? Niektórzy próbują unikać kontrowersyjnego powitania, używając słów „Dzień dobry”. Nie jest to jednak wskazane, a tym bardziej polecane przywitanie. Przede wszystkim dlatego, iż ze względu na specyfikę korespondencji e-mailowej, nie możemy mieć pewności, o której godzinie nasza wiadomość zostanie odczytana. Najbezpieczniej zatem jest rozpocząć e-mail od grzecznościowego sformułowania „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani”. Jeżeli jednak nie znamy dobrze nadawcy, nie jesteśmy pewni, kto nim będzie, można napisać „Szanowni Państwo”. W przypadku, gdy znamy odbiorcę ze względu na pełnioną przez niego funkcję, wiemy kim jest, możemy napisać „Szanowna Pani Prezes” czy „Szanowny Panie Profesorze”.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W sytuacji, gdy z konkretną osobą wymieniamy się od pewnego czasu e-mailami, nawet służbowymi, możemy używać sformułowania „Panie Marcinie” czy „Pani Magdo”. W przypadku mniej oficjalnych listów możemy je zacząć od zwrócenia się bezpośrednio do adresata, np. Aniu, Marysiu, Wojtku lub Cześć Małgosiu. Warto przy tym pamiętać, aby po przywitaniu, w przypadku korespondencji oficjalnej, nie stawiać wykrzyknika, tylko przecinek. Znak wykrzyknienia dozwolony jest natomiast w prywatnej korespondencji e-mailowej.

Zobacz również serwis: Zarządzanie

Zakończenie

Najpopularniejszymi, z jakimi zazwyczaj się spotkamy, są zakończenia typu: „Pozdrawiam”, „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”. Czy są poprawne? W zasadzie żadne z nich nie powinno być skrytykowane, jeżeli zostało właściwie dostosowane do rodzaju korespondencji. Słowo „Pozdrawiam” wiąże się w pewnym stopniu z rodzajem zażyłości, jaka łączy uczestników komunikatu. Z tego względu może być stosowane w przypadku wiadomości prywatnych, ale zdecydowanie nie powinno być używane w odniesieniu do korespondencji oficjalnej. W tej ostatniej można je zastąpić np. wyrażeniem „Z poważaniem”. Warto przy tym wspomnieć, iż po owym sformułowaniu nie stawiamy przecinka, czyli „Z poważaniem Karolina Nowak”.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Przede wszystkim o tym, aby nigdy nie wysyłać pustego e-maila, nawet, jeśli mieliśmy przesłać tylko załącznik. Zawsze należy poinformować nadawcę, co jest w załączeniu. Rekruterzy często narzekają, że zdarza im się odbierać wiadomości od kandydatów, którzy bez tytułu albo treści wysyłają tylko CV. Można się domyślić, gdzie trafia taki dokument… .

Zadaj pytanie: Forum Kadry

WAŻNE!

Ponadto wskazane jest też, aby odpowiedzieć na e-mail nie dłużej niż w ciągu 48 godzin.

Najważniejsze jest jednak to, abyśmy przed wysłaniem swojej wiadomości (zwłaszcza, gdy jest to e-mail oficjalny) jeszcze raz go w całości przeczytali i… poprawili ewentualne błędy.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Zielona Linia

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Zmiana umowy o zarządzanie PPK a uzgodnienie ze stroną społeczną

    Nie zawsze zmiana umowy o zarządzanie PPK powinna być uzgodniona ze stroną społeczną. Kiedy można od tego odstąpić? Poznaj wyjątki.

    Umowy pracowników będą rejestrowane. A co z prawem do prywatności i ochroną danych?

    Umowy pracowników będą rejestrowane w CRU, a co z prawem do prywatności, co z prawem do ochrony danych osobowych, co z prawem do godności pracowników? W opozycji do tego stoją przepisy dot. prawa dostępu do informacji publicznej w zakresie sektora finansów publicznych. Ważniejsze jest dobro ogółu czy jednostki?

    Co z rentą socjalną w 2024? Czy będzie 4242 zł a od 1 lipca 4300 zł?

    Projekt ustawy o zmianie renty socjalnej ma tylko dwa artykuły a wciąż nie został uchwalony. Premier zapowiadał pilne prace, a nawet nie było jeszcze drugiego czytania. Osoby z niepełnosprawnościami i ich opiekunowie czekają na podwyżkę świadczenia. Renta socjalna - czy będzie podniesiona do kwoty minimalnego wynagrodzenia? Co to jest renta socjalna? Komu przysługuje prawo do renty socjalnej? 

    Przetwarzanie danych osobowych dotyczących zdrowia [45 tys. kary dla Kancelarii]

    45 tys. zł kary dla spółki, która docierała do osób poszkodowanych głównie w wypadkach komunikacyjnych, by nawiązać z nimi współpracę w zakresie reprezentowania ich m.in. przed towarzystwami ubezpieczeniowymi, w sprawach sądowych  w celu uzyskania na ich rzecz odszkodowań, zadośćuczynienia i rent, a także zwrotu kosztów leczenia i rehabilitacji. Informacje o potencjalnych klientach uzyskiwała na podstawie m.in. wiadomości prasowych, publikacji internetowych, w tym treści dostępnych w mediach społecznościowych, a także informacji przekazywanych lub rozpowszechnianych przez organizacje zajmujące się działalnością dobroczynną. Podczas spotkania przedstawiciel Kancelarii PIONIER odbierał ustną zgodę na przetwarzanie danych osobowych do czasu ewentualnego zawarcia umowy z tymi osobami o świadczenie usług. Sprawa trafiła do WSA, ale ten oddalił skargę Kancelarii na deczję PUODO.

    REKLAMA

    Rozwiązanie umowy o pracę: Obowiązek pracodawcy konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę. Wzór zawiadomienia organizacji związkowej

    Pracodawca musi zawiadomić reprezentującą pracownika organizację związkową o zamiarze wypowiedzenia mu umowy o pracę. Zawiadomienie składa się na piśmie, podając w nim przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy.

    Nowelizacja kodeksu pracy: W 2025 r. pracodawcy będą prowadzili nowy rejestr prac i pracowników je wykonujących [Dyrektywa z 2022 r.]

    Nowelizacja Kodeksu pracy: zmiana artykułu 222 o ochronie pracowników przed szkodliwymi czynnikami. 

    Uprawnienia rodzicielskie: Przerwy na karmienie dziecka piersią - jak długo pracownica może korzystać z przerw na karmienie, wzór wniosku o przerwę

    Przerwy na karmienie piersią są zwolnieniem od pracy. Przerwy wliczane są do czasu pracy - pracownica zachowuje prawo do wynagrodzenia. 

    Komunikaty ZUS: Ograniczenia w dostępie do aplikacji mobilnych mZUS. Niedostępne wnioski w PUE ZUS

    ZUS informuje o ograniczeniach w dostępie do aplikacji mobilnych mZUS. W PUE ZUS będą niedostępne niektóre wnioski.

    REKLAMA

    W którym miesiącu najkorzystniej przejść na emeryturę w 2024 r.? Zbliża się ten termin

    Złożenie wniosku o emeryturę jest możliwe w razie osiągnięciu wieku emerytalnego - 60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn. Przed złożeniem takiego wniosku warto jednak zastanowić się, czy to jest właściwy moment. Jest bowiem kilka czynników, które decydują o wysokości świadczenia.

    ZUS: Przekazano więcej formularzy RUD, ale zgłoszono mniej umów o dzieło

    1,2 mln formularzy RUD przekazano do ZUS i zgłoszono na nich 1,6 mln umów o dzieło - ZUS podał dane za 2023 r.

    REKLAMA