REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady pisowni oficjalnych e-maili

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Joanna Niemyjska
Zasady pisowni oficjalnych e-maili. /Fot. Fotolia
Zasady pisowni oficjalnych e-maili. /Fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Jakie są zasady pisowni oficjalnych e-maili? Od tego, jak będzie skonstruowana nasza wiadomość, zależy zwykle to, czy pracodawca na nią odpowie. Czy stać nas na to, aby robić błędy albo popełniać komunikacyjne gafy?

Każdego dnia wysyłamy ich kilka, czasem kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt. Korespondencja on-line to nasza codzienność. Czy jednak wiemy, jak należy pisać poprawnie i zgodnie z zasadami savoir vivre’u?

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Tytuł i wstęp

Choć wydaje się to oczywiste – zawsze powinniśmy zwracać uwagę na poprawnie skonstruowany tytuł naszego e-maila. Jest to przydatne nie tylko ze względów praktycznych, gdyż łatwiej taką wiadomość później odnaleźć na poczcie, ale poza tym pozwala to odbiorcy, jeszcze przed przystąpieniem do lektury naszej wiadomości, na wstępne rozeznanie tematu, z którym się zwracamy. Pozostawienie pustego pola w miejscu tematu e-maila może świadczyć np. o naszym lekceważącym podejściu do odbiorcy, a w pewnym stopniu też – o roztargnieniu lub swoistym „niechlujstwie” językowym. Ponadto, jeżeli odpowiednio nie sprecyzujemy tematu naszego e-maila, zawsze istnieje ryzyko, że szybciej może on trafić do spamu.

Polecamy również: Savoir-vivre rozmów telefonicznych

Powitanie

Ono zwykle sprawia nam najwięcej trudności. Bardzo popularną formą, która rozpowszechniła się w polskiej korespondencji e-mailowej, jest słowo „Witam”. Budzi ono nadal spore kontrowersje. Językoznawcy niechętnie patrzą na tego rodzaju początek wiadomości. Mimo że słowo „Witam” na początku e-maila nie jest błędem językowym, toteż nie należy go używać z prostego powodu: nadawca wiadomości, zwracając się w ten sposób do odbiorcy, może zasugerować swoją wyższą pozycję. Taka sytuacja ma uwarunkowania historyczne, gdyż niegdyś słowo to było używane tylko przez gospodarza domu na powitanie przychodzących gości (nigdy odwrotnie). Z tego względu, w sytuacji, gdy to my jesteśmy tym „przychodzącym” (a konkretnie wysyłającym wiadomość) nie powinniśmy w ten sposób rozpoczynać e-maila, gdyż wydaje się to po prostu niezręczne, a nawet w pewien sposób niegrzeczne.

REKLAMA

Skoro nie „Witam”, to co? Niektórzy próbują unikać kontrowersyjnego powitania, używając słów „Dzień dobry”. Nie jest to jednak wskazane, a tym bardziej polecane przywitanie. Przede wszystkim dlatego, iż ze względu na specyfikę korespondencji e-mailowej, nie możemy mieć pewności, o której godzinie nasza wiadomość zostanie odczytana. Najbezpieczniej zatem jest rozpocząć e-mail od grzecznościowego sformułowania „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani”. Jeżeli jednak nie znamy dobrze nadawcy, nie jesteśmy pewni, kto nim będzie, można napisać „Szanowni Państwo”. W przypadku, gdy znamy odbiorcę ze względu na pełnioną przez niego funkcję, wiemy kim jest, możemy napisać „Szanowna Pani Prezes” czy „Szanowny Panie Profesorze”.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W sytuacji, gdy z konkretną osobą wymieniamy się od pewnego czasu e-mailami, nawet służbowymi, możemy używać sformułowania „Panie Marcinie” czy „Pani Magdo”. W przypadku mniej oficjalnych listów możemy je zacząć od zwrócenia się bezpośrednio do adresata, np. Aniu, Marysiu, Wojtku lub Cześć Małgosiu. Warto przy tym pamiętać, aby po przywitaniu, w przypadku korespondencji oficjalnej, nie stawiać wykrzyknika, tylko przecinek. Znak wykrzyknienia dozwolony jest natomiast w prywatnej korespondencji e-mailowej.

Zobacz również serwis: Zarządzanie

Zakończenie

Najpopularniejszymi, z jakimi zazwyczaj się spotkamy, są zakończenia typu: „Pozdrawiam”, „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”. Czy są poprawne? W zasadzie żadne z nich nie powinno być skrytykowane, jeżeli zostało właściwie dostosowane do rodzaju korespondencji. Słowo „Pozdrawiam” wiąże się w pewnym stopniu z rodzajem zażyłości, jaka łączy uczestników komunikatu. Z tego względu może być stosowane w przypadku wiadomości prywatnych, ale zdecydowanie nie powinno być używane w odniesieniu do korespondencji oficjalnej. W tej ostatniej można je zastąpić np. wyrażeniem „Z poważaniem”. Warto przy tym wspomnieć, iż po owym sformułowaniu nie stawiamy przecinka, czyli „Z poważaniem Karolina Nowak”.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Przede wszystkim o tym, aby nigdy nie wysyłać pustego e-maila, nawet, jeśli mieliśmy przesłać tylko załącznik. Zawsze należy poinformować nadawcę, co jest w załączeniu. Rekruterzy często narzekają, że zdarza im się odbierać wiadomości od kandydatów, którzy bez tytułu albo treści wysyłają tylko CV. Można się domyślić, gdzie trafia taki dokument… .

Zadaj pytanie: Forum Kadry

WAŻNE!

Ponadto wskazane jest też, aby odpowiedzieć na e-mail nie dłużej niż w ciągu 48 godzin.

Najważniejsze jest jednak to, abyśmy przed wysłaniem swojej wiadomości (zwłaszcza, gdy jest to e-mail oficjalny) jeszcze raz go w całości przeczytali i… poprawili ewentualne błędy.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Zielona Linia

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Minimalne wynagrodzenie 2026 powinno być do 15 września 2025 r w Dzienniku Ustaw. Ile wyniesie brutto od 1 stycznia?

Dnia 12 lub 15 września 2025 r. rozporządzenie o minimalnym wynagrodzeniu w 2026 r. powinno znaleźć się w Dzienniku Ustaw. Rada ministrów jest zobligowana do ustalenia wysokości minimalnej krajowej na 2026 r. do 15 września (poniedziałek). Ile wyniesie nowa kwota?

Na wypalenie zawodowe pracodawcy reagują dyscyplinowaniem. Nie chroni to jednak przed częstymi L4

Wypalenie zawodowe pracowników to nie kwestia złej woli zatrudnionych, lecz braku systemowego wsparcia w organizacji. Złe samopoczucie, spadek motywacji czy drażliwość są często uznawane za lenistwo lub brak zaangażowania w pracę. Tymczasem mogą mieć bardzo konkretne źródła fizjologiczne. Co powinien robić pracodawca, by przeciwdziałać wypaleniu pracowników i częstym przechodzeniem członków załogi na L4?

PPK: wpłaty nienależne zwraca się finansującemu daną wpłatę

Zdarza się, że pracodawca przekazuje do instytucji finansowej wpłaty na PPK mimo złożenia przez uczestnika programu deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK albo nalicza je od zawyżonej podstawy. Tzw. wpłaty nienależne zwraca się finansującemu. Co to w praktyce oznacza?

Czy trzeba poinformować pracodawcę o zwolnieniu lekarskim?

Otrzymałam zwolnienie lekarskie. Czy muszę poinformować pracodawcę o tym, że jestem chora i ile dni nie będzie mnie w pracy? Czy pracodawca widzi moje zwolnienie lekarskie w systemie? Jaka kara grozi za niepowiadomienie pracodawcy o L4?

REKLAMA

Obywatele Ukrainy nie mają przedłużonych legalnych pobytów do 4 marca 2026 r. Pilnie potrzebna jest ustawa

Konfederacja Lewiatan zwraca uwagę na to, że obywatele Ukrainy nie mają przedłużonych legalnych pobytów w Polsce. Pilnie potrzebna jest ustawa wydłużająca okres legalnego pobytu Ukraińców do 4 marca 2026 r.

Kiedy pracodawca może rozwiązać umowę z pracownikiem, który ma nie więcej niż 4 lata do emerytury?

Zasadą jest, że osoby w wieku przedemerytalnym są chronione przed zwolnieniem z pracy. Dokładnie chodzi o ostatnie 4 lata przed osiągnięciem wieku emerytalnego, jeśli okres zatrudnienia pozwala na przejście na emeryturę. Jest jednak kilka sytuacji, kiedy pracodawca może rozwiązać umowę z pracownikiem w wieku ochronnym.

Gruzini zostaną wykreśleni z listy państw objętych uproszczoną procedurą zatrudnienia cudzoziemców

Zgodnie z projektem rozporządzenia MRPiPS Gruzini zostaną wykreśleni z listy państw objętych uproszczoną procedurą zatrudnienia cudzoziemców w Polsce. Podyktowane jest to sytuacją polityczną. Jakie skutki zmiana ta niesie dla polskiego rynku pracy?

We wrześniu pracodawca może wysłać pracownika na przymusowy urlop

Zgodnie z przepisami prawa pracy pracodawca może we wrześniu wysłać pracownika na przymusowy urlop. Chodzi tu o urlop zaległy z 2024 r. Zasadą jest bowiem wykorzystywanie urlopu w roku, w którym nabyło się do niego prawo. Co grozi za niewykorzystanie urlopu?

REKLAMA

Do kiedy można wykorzystać urlop ojcowski? Termin złożenia wniosku [Przykład]

Uprawnieniem rodzicielskim z Kodeksu pracy, które przysługuje wyłącznie ojcu dziecka jest urlop ojcowski. Do kiedy można go wykorzystać? Już nie przysługuje do 24 miesiąca życia. Termin ten został skrócony. Kiedy najpóźniej złożyć wniosek, aby żaden dzień urlopu nie przepadł? Podajemy przykład.

Czy można pracować w czasie urlopu wychowawczego?

Urlop wychowawczy przyznawany jest w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem. Czy zatem można w czasie tego urlopu pracować? Czy przepisy prawa pracy pozwalają na pracę dla swojego pracodawcy albo innego podmiotu?

REKLAMA