REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady pisowni oficjalnych e-maili

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Joanna Niemyjska
Zasady pisowni oficjalnych e-maili. /Fot. Fotolia
Zasady pisowni oficjalnych e-maili. /Fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Jakie są zasady pisowni oficjalnych e-maili? Od tego, jak będzie skonstruowana nasza wiadomość, zależy zwykle to, czy pracodawca na nią odpowie. Czy stać nas na to, aby robić błędy albo popełniać komunikacyjne gafy?

Każdego dnia wysyłamy ich kilka, czasem kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt. Korespondencja on-line to nasza codzienność. Czy jednak wiemy, jak należy pisać poprawnie i zgodnie z zasadami savoir vivre’u?

REKLAMA

Tytuł i wstęp

Choć wydaje się to oczywiste – zawsze powinniśmy zwracać uwagę na poprawnie skonstruowany tytuł naszego e-maila. Jest to przydatne nie tylko ze względów praktycznych, gdyż łatwiej taką wiadomość później odnaleźć na poczcie, ale poza tym pozwala to odbiorcy, jeszcze przed przystąpieniem do lektury naszej wiadomości, na wstępne rozeznanie tematu, z którym się zwracamy. Pozostawienie pustego pola w miejscu tematu e-maila może świadczyć np. o naszym lekceważącym podejściu do odbiorcy, a w pewnym stopniu też – o roztargnieniu lub swoistym „niechlujstwie” językowym. Ponadto, jeżeli odpowiednio nie sprecyzujemy tematu naszego e-maila, zawsze istnieje ryzyko, że szybciej może on trafić do spamu.

Polecamy również: Savoir-vivre rozmów telefonicznych

Powitanie

REKLAMA

Ono zwykle sprawia nam najwięcej trudności. Bardzo popularną formą, która rozpowszechniła się w polskiej korespondencji e-mailowej, jest słowo „Witam”. Budzi ono nadal spore kontrowersje. Językoznawcy niechętnie patrzą na tego rodzaju początek wiadomości. Mimo że słowo „Witam” na początku e-maila nie jest błędem językowym, toteż nie należy go używać z prostego powodu: nadawca wiadomości, zwracając się w ten sposób do odbiorcy, może zasugerować swoją wyższą pozycję. Taka sytuacja ma uwarunkowania historyczne, gdyż niegdyś słowo to było używane tylko przez gospodarza domu na powitanie przychodzących gości (nigdy odwrotnie). Z tego względu, w sytuacji, gdy to my jesteśmy tym „przychodzącym” (a konkretnie wysyłającym wiadomość) nie powinniśmy w ten sposób rozpoczynać e-maila, gdyż wydaje się to po prostu niezręczne, a nawet w pewien sposób niegrzeczne.

Skoro nie „Witam”, to co? Niektórzy próbują unikać kontrowersyjnego powitania, używając słów „Dzień dobry”. Nie jest to jednak wskazane, a tym bardziej polecane przywitanie. Przede wszystkim dlatego, iż ze względu na specyfikę korespondencji e-mailowej, nie możemy mieć pewności, o której godzinie nasza wiadomość zostanie odczytana. Najbezpieczniej zatem jest rozpocząć e-mail od grzecznościowego sformułowania „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani”. Jeżeli jednak nie znamy dobrze nadawcy, nie jesteśmy pewni, kto nim będzie, można napisać „Szanowni Państwo”. W przypadku, gdy znamy odbiorcę ze względu na pełnioną przez niego funkcję, wiemy kim jest, możemy napisać „Szanowna Pani Prezes” czy „Szanowny Panie Profesorze”.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W sytuacji, gdy z konkretną osobą wymieniamy się od pewnego czasu e-mailami, nawet służbowymi, możemy używać sformułowania „Panie Marcinie” czy „Pani Magdo”. W przypadku mniej oficjalnych listów możemy je zacząć od zwrócenia się bezpośrednio do adresata, np. Aniu, Marysiu, Wojtku lub Cześć Małgosiu. Warto przy tym pamiętać, aby po przywitaniu, w przypadku korespondencji oficjalnej, nie stawiać wykrzyknika, tylko przecinek. Znak wykrzyknienia dozwolony jest natomiast w prywatnej korespondencji e-mailowej.

Zobacz również serwis: Zarządzanie

Zakończenie

Najpopularniejszymi, z jakimi zazwyczaj się spotkamy, są zakończenia typu: „Pozdrawiam”, „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”. Czy są poprawne? W zasadzie żadne z nich nie powinno być skrytykowane, jeżeli zostało właściwie dostosowane do rodzaju korespondencji. Słowo „Pozdrawiam” wiąże się w pewnym stopniu z rodzajem zażyłości, jaka łączy uczestników komunikatu. Z tego względu może być stosowane w przypadku wiadomości prywatnych, ale zdecydowanie nie powinno być używane w odniesieniu do korespondencji oficjalnej. W tej ostatniej można je zastąpić np. wyrażeniem „Z poważaniem”. Warto przy tym wspomnieć, iż po owym sformułowaniu nie stawiamy przecinka, czyli „Z poważaniem Karolina Nowak”.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Przede wszystkim o tym, aby nigdy nie wysyłać pustego e-maila, nawet, jeśli mieliśmy przesłać tylko załącznik. Zawsze należy poinformować nadawcę, co jest w załączeniu. Rekruterzy często narzekają, że zdarza im się odbierać wiadomości od kandydatów, którzy bez tytułu albo treści wysyłają tylko CV. Można się domyślić, gdzie trafia taki dokument… .

Zadaj pytanie: Forum Kadry

WAŻNE!

Ponadto wskazane jest też, aby odpowiedzieć na e-mail nie dłużej niż w ciągu 48 godzin.

Najważniejsze jest jednak to, abyśmy przed wysłaniem swojej wiadomości (zwłaszcza, gdy jest to e-mail oficjalny) jeszcze raz go w całości przeczytali i… poprawili ewentualne błędy.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Zielona Linia

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Prawne wymogi automatyzacji. Co może zrobić AI, a co nadal wymaga pracy człowieka? AI Act od 2026 roku - co nowe przepisy zmienią w biznesie?

Wraz z dynamicznym rozwojem narzędzi opartych na sztucznej inteligencji pojawia się pytanie o granice ich stosowania w kontekście odpowiedzialności prawnej. Choć Polska nie posiada jeszcze kompleksowej regulacji dotyczącej AI, to już dziś na gruncie obowiązujących przepisów prawa cywilnego, prawa pracy, RODO czy kodeksu cywilnego można ocenić, co wolno, a czego nie wolno automatyzować. Uwagę przedsiębiorców i prawników coraz bardziej przyciąga także unijne rozporządzenie w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act), które wejdzie w życie w 2026 roku i wprowadzi kategoryzację systemów AI, nakładając ścisłe wymogi na te uznane za wysokiego ryzyka.

Wypadki przy pracy 2024 [GUS]

Wypadki przy pracy w 2024 roku - jakie są statystyki GUS? Okazuje się, że liczba wypadków ogółem spada, ale rośnie liczba wypadków ciężkich i śmiertelnych. Jakie jest wskaźnik wypadkowości?

Rekrutacja smart. Jak wykorzystać AI, by zatrudniać lepiej, szybciej i bardziej fair?

Rekrutacja smart to nowoczesne podejście do zatrudniania oparte na danych, analityce i sztucznej inteligencji, zamiast na deklaracjach z CV czy subiektywnych ocenach. Technologia umożliwia obiektywną i powtarzalną ocenę dopasowania do roli, wspierając bardziej sprawiedliwe i efektywne decyzje rekrutacyjne. Warto zatem odejść od bezkrytycznej wiary w CV czy testów osobowości i stworzyć kandydatom warunki do pokazania, co naprawdę potrafią. To nie futurystyczna wizja, ale konieczność w obliczu przeciążenia informacyjnego i rosnących wyzwań na rynku pracy.

Problemy z zasiłkami przedsiębiorców. ZUS odmawia wypłaty. Rzecznik MŚP interweniuje

Do końca 2021 roku brak opłaty składki chorobowej w terminie albo opłacenie jej w niepełnej wysokości skutkowało automatyczną utratą ubezpieczenia chorobowego przez przedsiębiorcę. Obecnie przepisy zostały zmienione i nie dochodzi do tego, jeśli niedopłata wynosi do 1% minimalnego wynagrodzenia. Aktualnie, mimo zmiany przepisów, ZUS odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, gdy przedsiębiorcy nie podlegali ubezpieczeniu chorobowemu w okresie przed 2022 r. Rzecznik MŚP interweniuje.

REKLAMA

Pilotaż 4-dniowego tygodnia pracy: wyjaśnienia, konsultacje, wyniki analiz, przedstawiciel MŚP w zespole

Rusza pilotaż 4-dniowego tygodnia pracy. Rzecznik MŚP prosi o wyjaśnienia w tej sprawie. Apeluje również o gruntowne konsultacje i wyniki analiz dotyczące skróconego tygodnia pracy. Postuluje o włączenie przedstawiciela Rzecznika MŚP do zespołu ds. skróconego czasu pracy.

Zmiany w zawodzie psychologa 2025: jest projekt ustawy

Będą duże zmiany w zawodzie psychologa. Jest projekt ustawy o zawodzie psychologa oraz samorządzie psychologów. Aktualne przepisy są niezgodne z prawem. Co się zmieni?

ZUS: renta wdowia 2025. Komu się należy i jaka jest wysokość świadczenia? [WNIOSEK]

Seniorzy wciąż pytają komu w 2025 r. należy się renta wdowia. ZUS tłumaczy, ile wynosi świadczenie, jakie są warunki i jak złożyć wniosek. Czy można dorabiać do renty wdowiej?

Do 31 maja 2025 r. odpis na ZFŚS. Ile wynosi?

Pierwszą ratę odpisu na ZFŚS należy przekazać do końca maja 2025 roku (31 maja – sobota). Ile wynosi odpis na ZFŚS w 2025 roku? Kiedy trzeba wpłacić drugą ratę?

REKLAMA

Pracujący, bezrobotni i bierni zawodowo. GUS opublikował wyniki wstępne BAEL w I kwartale 2025 r.

Główny Urząd Statystyczny opublikował wyniki wstępne Badania Aktywności Ekonomicznej Ludności (BAEL) w I kwartale 2025 r. Wyniki te odnoszą się do ludności przebywającej lub zamierzającej przebywać na terenie kraju przez co najmniej 12 miesięcy, zamieszkałej w gospodarstwach domowych.

Work-life balance wciąż wyzwaniem polskich mam

Im starsze dziecko, tym większe zaangażowanie kobiet w nieodpłatną pracę opiekuńczą. Chociaż rośnie udział ojców, to nadal jest on niewielki, zwłaszcza w opiece nad starszymi dziećmi. Takie wnioski płyną z raportu przygotowanego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych i Fundację Share the Care.

REKLAMA