Czynniki utrudniające koncentrację w pracy

Poznanie czynników, które najczęściej oraz w największym stopniu mają negatywny wpływ na pracę podwładnych przekłada się bezpośrednio na jakość wykonywanej pracy, a tym samym zyski całego przedsiębiorstwa.

Głośne rozmowy

W dobie rozwoju nowych technologii, powszechności telefonów komórkowych, smartfonów, są one bardzo często jedną z głównych przyczyn problemów ze skupieniem w pracy. Oryginalne dzwonki informujące o połączeniu, głośne sygnały przychodzących SMS-ów lub też rozmowy, często prowadzone na intymne tematy, są nie tylko krępujące, ale mają też realny wpływ na wykonywanie obowiązków służbowych przez innych pracowników.

Odrębną kwestią jest to, że w pracy bardzo często przeszkadzają nam też… telefony służbowe. Odrywają nas bowiem od zadania, którym w danej chwili się zajmujemy, a dodatkowo głośna, przedłużająca się rozmowa, nawet gdy jest prowadzona na temat służbowy, bywa uciążliwa dla współpracowników.

Zobacz także: Wpływ kultury organizacyjnej firmy na efektywność pracowników

Niespodziewane zadania

Bardzo często w wykonaniu służbowych zadań przeszkadzają nam… inne obowiązki służbowe. Zazwyczaj nie zwracamy uwagi na ten problem, ale to właśnie przez niespodziewane sprawy do wykonania tracimy dużo czasu, który z założenia był przeznaczony, np. na napisanie ważnego raportu. Szczególnie uciążliwe, pod tym względem, są chociażby e-maile.

Przeczytanie wiadomości zajmuje zwykle trochę czasu, podobnie odpowiedź. W sytuacji, gdy skumulujemy czas poświęcony na odbieranie i odpisywanie na pocztę służbową w ciągu dnia, może się okazać, że jest to pokaźna część czasu, jaki spędzamy w pracy. Pół biedy, jeżeli e-maile dotyczą błahych spraw, na które jesteśmy w stanie szybko odpisać, gorzej, jeżeli e-mail służbowy dotyczy ważnego zagadnienia, ze względu na które porzucamy aktualnie wykonywany projekt. Zdaniem Jasona Frieda, autora książki „Rework”, pracę można porównać do snu. W obu przypadkach mamy do czynienia z określonymi fazami, które przechodzimy stopniowo. W związku z tym nie jest możliwy powrót do fazy późniejszej bez przejścia przez wcześniejszą. W sytuacji, gdy ktoś nam przeszkodzi na pewnym etapie pracy, jest tak, jak podczas wybudzenia z głębokiego snu. W efekcie później musimy zacząć nasze zadanie od nowa, a nie od momentu, na którym skończyliśmy. Tracimy czas na przypominanie sobie tego, co było wcześniej, aby w końcu dotrzeć do momentu, w którym ktoś nam przerwał. W ten sposób ginie mnóstwo czasu. Jeżeli taka sytuacja powtarza się nagminnie, powoduje znaczące obniżenie jakości i efektywności pracy danego pracownika.

Polecamy serwis: Zatrudnianie i zwalnianie

Ilość czy jakość pracy?

Biuro jest jednym z miejsc, w których najtrudniej jest skupić się na pracy. Freelancerzy wykonując swoje obowiązki, np. w domu, sami wybierają miejsce i czas, w którym chcą pracować. Ich wynagrodzenie jest bowiem zwykle uzależnione od efektów pracy. Z drugiej strony mamy osoby pracujące na etatach, które mają do wykonania, z reguły stałe, obowiązki. W ich przypadku presja jest mniejsza, gdyż niezależnie od ilości wykonanej pracy, ich wynagrodzenie jest stałe. Najbardziej paradoksalna sytuacja dotyczy miejsc, w których etatowi pracownicy mają do wykonania pulę zadań w narzuconym z góry czasie. To powoduje sytuacje, w wyniku których, zamiast na jakości, pracownicy skupiają się na liczbie wykonanych zadań. To zazwyczaj prowadzi do nieprzyjemnych konsekwencji, błędów, które mogą przynieść straty firmie. O ile jednak czynności mechaniczne mogą być wykonane w przyspieszonym tempie, wykonywanie zadań kreatywnych, twórczych, w ściśle określonym i narzuconym z góry czasie, prowadzi do znaczącego obniżenia poziomu wykonanych obowiązków służbowych. Ponadto wpływa to także negatywnie na samopoczucie pracowników wykonujących swoje obowiązki pod presją czasu. Efektem takich zadań są produkty niższej jakości.

Presja czasu wynikająca z odgórnie narzuconych terminów, nieadekwatnych do rzeczywistej sytuacji powoduje, że pracownicy działają mniej efektywnie, nie pozwala im ona na kreatywność i dbanie o jakość produktów czy usług. Przeszkodą we właściwym wykonywaniu zadań staje się w tej sytuacji ograniczony czas na ich wykonanie.

Inne problemy

Wśród czynników, które niekorzystnie wpływają na rytm naszej pracy, przerywając go, należy wymienić także problemy techniczne, np. często psujący się sprzęt. Ponadto w pracy przeszkadzają też niewłaściwie skonstruowane procedury, np. narzucony z góry czas przerw, niewymuszony systemem prac, który powoduje konieczność oderwania od pracy w trakcie realizowania ważnego zadania. Realizacja projektu, po wymuszonej proceduralnie przerwie, nieadekwatnej do potrzeb fizjologicznych, wydłuża niepotrzebnie czas pracy nad nim. Z drugiej strony problematyczny bywa także brak adekwatnych instrukcji w przypadku nieoczekiwanych sytuacji. Wielu pracowników narzeka także na przełożonego, który realizowaniem kolejnych zebrań, nie zawsze uzasadnionych, odciąga pracowników od głównego nurtu pracy. Ponadto menedżerowie lubią sprawdzać, jak wygląda aktualnie stan realizowanych zadań, co, jeżeli jest powtarzane zbyt często, odciąga pracownika od ich zasadniczych obowiązków. Podobnie zagadywanie lub zlecanie dodatkowych, „pilnych” zadań w sytuacji, gdy pracownik wykonuje inny projekt, niekorzystnie wpływa zarówno na efekt końcowy, jak też efektywność pracy. Najlepiej jest realizować obowiązki służbowe kolejno po sobie, skupiając się na poszczególnych z nich, zamiast wykonywać kilka z nich jednocześnie.

Problem związany z wymuszonymi przerwami w pracy oraz czynnikami uprzykrzającymi wykonywanie codziennych obowiązków zawodowych jest bardziej złożony niż może się początkowo wydawać. Z tego względu niezwykle ważne jest to, aby zarówno pracownik, jak też pracodawca uświadomili sobie, jak ważna jest zarówno kultura pracy, szacunek dla współpracowników, sprawność techniczna urządzeń i niezależność oraz swoboda w realizacji zadań.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry