Komunikowanie problemów w zakładzie pracy

Agnieszka Syguła, Starszy konsultant w Zespole Doradztwa HRM partners SA, agnieszka.sygula@hrmpartners.pl

Przekazywanie trudnych informacji nigdy nie należy do łatwych ani przyjemnych zadań. Zazwyczaj wiąże się zarówno ze stresem spowodowanym samym wystąpieniem problematycznej sytuacji jak i koniecznością konfrontacji z pracownikami. Oczywiście, nie ma uniwersalnego scenariusza postępowania ani recepty, która pozwoli przejść łagodnie przez proces komunikacji. Jest jednak kilka zasad, o których warto pamiętać, aby uniknąć nadmiaru stresu.

1. Określ krótko przyczynę i skutek problemu oraz jego rozwiązanie

Aby cokolwiek zakomunikować, trzeba najpierw wiedzieć, co dokładnie ma się do powiedzenia. Nawet, jeśli nie chcemy mówić o tym proaktywnie, pytania o przyczyny i konsekwencje problemu z pewnością będą się pojawiać. Strukturalizacja wiedzy pomoże zarówno rozwiązać sam problem jak i przygotować się do rozmów z pracownikami.

Polecamy: Czym jest ukryta komunikacja?

2. Pytania i odpowiedzi

Przedyskutuj ze współpracownikami potencjalne pytania, jakie mogą paść ze strony zespołu i przygotuj szkic odpowiedzi. W ten sposób częściowo unikniesz stresu związanego z trudnymi dyskusjami i zmniejszysz ryzyko zaskoczenia Cię trudnym pytaniem.

3. Nie bój się powiedzieć „Nie wiem”

Nie zawsze na wszystkie pytania będziemy znali odpowiedź w momencie komunikowania problemu. Szczególnie, jeśli komunikacja następuje szybko. Nie należy obawiać się pewnego stopnia niewiedzy. Snucie domysłów czy mówienie czegoś, co ma szansę w przyszłości się nie sprawdzić, to prosta droga do utraty zaufania zespołu. Zawsze lepiej jest powiedzieć „To bardzo dobre pytanie. Nie mamy jeszcze wszystkich danych, ale sprawdzimy możliwe odpowiedzi i wrócimy z odpowiedzią w późniejszym terminie/podczas następnego spotkania/w kolejnym komunikacie.”.

4. Działaj sprawnie, ale nie w pośpiechu

Nie ma nic złego we wstrzymaniu się z komunikacją do momentu uzyskania wszystkich niezbędnych informacji. Komunikowanie czegokolwiek, a w szczególności mnożenie wątpliwości, może mocno zachwiać autorytetem czy wiarygodnością osób komunikujących. Lepiej zaczekać kilka godzin czy dni dłużej, zebrać komplet informacji i pokazać, że problem jest „pod kontrolą”.

Zobacz również: Komunikacja wewnętrzna w firmie

5. Poproś o pomoc

W zależności od tego, z jakim problemem mamy do czynienia i w jakim środowisku pracujemy, dla dodania wiarygodności naszych wypowiedzi możemy poprosić o wsparcie eksperta zewnętrznego lub przedstawiciela załogi. Specjalista uwiarygodni nasze poważne podejście do problemu, a ambasador pracowników pokaże, że nie mamy nic do ukrycia.

6. Komunikuj do wszystkich

Niezależnie od tego, czy problem dotyczy całego zespołu czy tylko jego części, oficjalne stanowisko firmy powinno dotrzeć do wszystkich pracowników. Inaczej pozostawiamy pole do tworzenia się plotek, a z nich nigdy nie wynika nic dobrego.

7. Mów prawdę

Wydaje się, że to truizm, ale często spotykamy się z sytuacjami, gdy upiększenie faktów lub przemilczenie prawdy wydaje się prostym zabiegiem pozwalającym zaoszczędzić wszystkim stresu. Jest to jednak rozwiązanie na bardzo krótką metę. Nigdy nie mamy gwarancji, że prawda nie dotrze do pracowników kanałem nieoficjalnym. A reputacja kłamcy w środowisku zawodowym jest niemal nie do naprawienia.

Agnieszka Syguła, Starszy Konsultant w HRM partners, odpowiada za prowadzenie projektów komunikacyjnych

agnieszka.sygula@hrmpartners.pl