REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

System kadrowo-płacowy - na co zwrócić uwagę?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
System kadrowo-płacowy - jak wybrać odpowiedni system?
System kadrowo-płacowy - jak wybrać odpowiedni system?
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

System kadrowo-płacowy - na co zwrócić uwagę przy zakupie? Jak prawidłowo dostosować system do wielkości firmy? Wybrać system z licencją czy wynajem? Ile kosztuje system kadrowo-płacowy?

Jak wybrać system kadrowo-płacowy?

Gdy planujesz wybór systemu kadrowo-płacowego, musisz wziąć pod uwagę szereg czynników, w tym tak oczywiste jak wielkość firmy, specyfikę branży czy indywidualne potrzeby przedsiębiorstwa. Co jeszcze warto wziąć pod uwagę? Co wpływa na cenę wdrożenia? O czym powinieneś wiedzieć, zanim zgłosisz się do potencjalnych dostawców systemu kadrowo-płacowego? Wyjaśniamy poniżej.

REKLAMA

Autopromocja

Wybór systemu kadrowo-płacowego nie jest prostym zadaniem. Zanim zgłosisz się do dostawcy, powinieneś przeanalizować procesy kadrowo-płacowe w swojej firmie i zweryfikować główne potrzeby firmy. To na ich podstawie stwierdzisz, który z dostawców ma odpowiednie możliwości, by je zaspokoić.

System kadrowo-płacowy dla małej, średniej i dużej firmy

Przystępując do wyboru systemu kadrowo-płacowego musimy w pierwszej kolejności odpowiedzieć sobie na pytanie, jak dużą firmą reprezentujemy. To istotne, ponieważ z reguły z wielkością firmy wiążę się poziom złożoności jej wymagań w zakresie systemu. Możemy przyjąć w uproszczeniu, że firma mała zatrudnia do 49 pracowników, średnia do 249, a od 250 pracowników – to firma duża. Najczęściej wymagania mniejszych firm są możliwe do zaspokojenia przy pomocy prostego systemu. Z kolei specyfika firm średnich i dużych sprawia, że ich wymagania są bardziej złożone. Konieczność dostosowania systemu do potrzeb firmy sprawia, że będzie on bardziej skomplikowany, wymagający daleko idącej parametryzacji. Złożoność przedsięwzięcia podnosi też konieczność integracji z innymi wewnętrznymi systemami, np. systemem rejestracji czasu pracy.

System kadrowo-płacowy z licencją czy wynajem?

Jeszcze kilka lat temu, kiedy chcieliśmy skorzystać z jakiegoś oprogramowania dla firmy, to należało zakupić na nie (najczęściej bezterminową) licencję. Wiązało się to z koniecznością poniesienia z góry sporych wydatków. Obecnie coraz częściej mamy do wyboru również model subskrypcyjny, który opiera się na wynajmowaniu systemu za stałą miesięczną opłatą. Zaletą takiego rozwiązania jest to, że firma nie ponosi z góry wysokich nakładów finansowych na jednorazowy zakup licencji. Zachowuje dzięki temu elastyczność, np. w przypadku konieczności zmiany systemu (niższe koszty początkowe sprawiają, że łatwiej podjąć decyzję o rezygnacji z wyboru danego oprogramowania). Należy jednak pamiętać, że w tym scenariuszu z systemu można korzystać tak długo, jak opłacamy subskrypcję. Jeśli zaprzestaniemy płacenia, to musimy również zaprzestać korzystania z nabytego w ten sposób oprogramowania.

System kadrowo-płacowy - wybór serwerów

REKLAMA

Jeszcze nie tak dawno najbardziej powszechnym rozwiązaniem było instalowanie oprogramowania dla firm na własnych serwerach firmy. W ostatnich latach coraz większą popularność zyskuje pojęcie „chmury” albo - innymi słowy - korzystanie z zasobów wyspecjalizowanych centrów danych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Model udostępniania oprogramowania w chmurze to model SaaS (Software as a Service), w którym to dostawca oprogramowania odpowiada całościowo za rozwój, utrzymanie i zabezpieczenia dostarczanego oprogramowania.

Centra danych zapewniają firmom swobodny dostęp do zasobów serwerowych – bez konieczności utrzymywania własnej infrastruktury IT. Model SaaS zmniejsza koszty utrzymania systemu kadrowo-płacowego i ogranicza związane z tym ryzyka. Klient ponosi miesięczną opłatę za korzystanie z oprogramowania i usług, zapewniających sprawne jego działanie.

Usługi wdrożeniowe

Jeśli reprezentujemy firmę małą, to z usług wdrożeniowych skorzystamy w bardzo ograniczonym zakresie. Może dostawca oprogramowania zaoferuje nam szkolenie z jego obsługi. Natomiast samo oprogramowanie powinno być na tyle proste, żeby jego parametryzacja nie wymagała angażowania zewnętrznych konsultantów. Jakie usługi wdrożeniowe mogą okazać się konieczne w przypadku większych firm?

Parametryzacja

Jeśli reprezentujemy firmę średniej wielkości lub dużą, to miejmy świadomość tego, że parametryzacja systemu kadrowo-płacowego, żeby odpowiadał on specyficznym potrzebom danej firmy, może być procesem, który będzie wymagał zaangażowania zewnętrznych konsultantów i który potrwa od kilku do kilkunastu tygodni.

Przeniesienie danych kadrowych

Podobnie absorbującym i długotrwałym przedsięwzięciem będzie przeniesienie do nowego systemu danych pracowników z wcześniej używanego oprogramowania.

Funkcje za zamówienie

W przypadku firm o bardziej złożonych i specyficznych wymaganiach może się również okazać, że standardowy system nie spełnia niektórych wymagań. W takim przypadku należy go uzupełnić rozwiązaniami kastomizowanymi, czyli tworzonymi na zamówienie danej firmy.

Integracja z innymi systemami

Dodatkowych prac programistycznych wymaga także integracja nowego systemu kadrowo-płacowego z innymi funkcjonującymi w firmie systemami, np. systemem rejestracji czasu pracy.

Pakiet Kadrowy: Wynagrodzenia 2021, Czas pracy 2021, Zatrudnianie i zwalnianie pracowników, Uprawnienia rodziców w pracy

Nowy system kadrowo-płacowy wymaga przeszkolenia pracowników

Kiedy już nowy system jest przygotowany do uruchomienia, to należy przeprowadzić szkolenia dla użytkowników. Szkolenia te powinny mieć miejsce na krótko przed uruchomieniem systemu. Dobrą praktyką w przypadku wdrożeń systemów kadrowo-płacowych w firmach średniej wielkości i dużych jest równoległe naliczenie wynagrodzeń w starym i nowym systemie przez jeden do trzech miesięcy. To najlepszy test dla poprawności konfiguracji i przeniesienia danych do nowego systemu.

Usługi serwisowe

REKLAMA

W zakresie usług serwisowych mieści się wsparcie dla użytkowników oprogramowania w razie pojawienia się pytań lub ewentualnych problemów z systemem. To także dostarczanie aktualizacji w odpowiedzi na zmiany technologii (np. nowe wersje systemów operacyjnych), jak i zmiany w przepisach prawa pracy. Zakres usług serwisowych zależy od oferty danego dostawcy systemu kadrowo-płacowego. Czy są one konieczne? W przypadku małych firm potrzeba wsparcia dla użytkowników może być ograniczona, a aktualizacje możemy nabywać wtedy, gdy pojawi się taka potrzeba.

W przypadku firm średniej wielkości i dużych standardem jest zawieranie umów na usługi serwisowe i określanie w ramach tych umów tzw. warunków SLA, czyli gwarantowanego poziomu obsługi (np. czasu reakcji na zgłoszenia klienta). Usługi serwisowe mogą być w różny sposób rozliczane, w zależności od tego, w jaki sposób nabyliśmy licencję (zakup czy abonament). Jedna rzecz wymaga podkreślenia, kiedy mówimy o umowach serwisowych w kontekście systemów kadrowo-płacowych. Biorąc pod uwagę częste zmiany w przepisach w tym obszarze – trudno sobie wyobrazić, żeby firma średniej wielkości, a tym bardziej duża, mogła korzystać z systemu bez zagwarantowania sobie jego terminowych aktualizacji w przypadku częstych zmian w przepisach.

Ile kosztuje system kadrowo-płacowy?

I na koniec pytanie, które wszyscy chcieliby zadać: Jaka jest cena systemu kadrowo-płacowego? Materia jest skomplikowana i odpowiedź na to – z pozoru proste pytanie – wcale nie jest prosta. Ale możemy przynajmniej oszacować wielkości budżetów, z jakimi musimy się liczyć.

Jeśli reprezentujemy małą firmę, to licencję oprogramowania możemy kupić za kilka tysięcy złotych albo wynajmować za kilkaset złotych miesięcznie. Na usługi wdrożeniowe w takim przypadku również nie wydamy więcej niż kilka tysięcy złotych.

Jeśli reprezentujemy firmę średniej wielkości, to musimy się liczyć z wydatkiem kilkudziesięciu tysięcy na zakup licencji. Albo kilku tysięcy miesięcznie, jeśli zdecydujemy się na model abonamentowy. Do tego dojdą usługi wdrożeniowe, na które powinniśmy również zarezerwować kilkadziesiąt tysięcy. W przypadku zakupu licencji należy się również liczyć z kosztem rocznej umowy serwisowej w wysokości 20% do 30% wartości licencji.

Jeśli reprezentujemy firmę dużą, wszystkie wskazane wyżej kwoty będą o rząd wielkości wyższe. Oznacza to, że trzeba się liczyć w takim przypadku z budżetem liczonym w setkach tysięcy złotych. I oczywiście tym większym, im większą firmę reprezentujemy.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Będzie łatwiej o ten zasiłek. Skorzystają ubezpieczeni, płatnicy składek, biura księgowo-rachunkowe

Będzie łatwiej o ten zasiłek. Skorzystają ubezpieczeni, płatnicy składek, biura księgowo-rachunkowe. Dlaczego? Bo planowane są spore zmiany w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 501) w zakresie ubiegania się o zasiłek.

Na ile oszacowano miesięczną wartość nieodpłatnej pracy domowej? Wartość „ukrytej” pracy kobiet była znacznie wyższa niż mężczyzn

Ile wynosi średnia miesięczna wartość nieodpłatnej pracy domowej? Kobiety, zwłaszcza matki małych dzieci, wykonują znacząco więcej nieodpłatnej pracy domowej niż mężczyźni. Różnice te są widoczne we wszystkich obszarach codziennych obowiązków. Ocenia Polski Instytut Ekonomiczny, powołując się na badania GUS.

Nowe zawody w klasyfikacji od 2026 roku. MRPiPS opublikowało projekt rozporządzenia [Projekt z 9 lipca 2025 r.]

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało projekt nowego rozporządzenia dotyczącego klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy. Dokument trafił 14 lipca 2025 r. do konsultacji publicznych i opiniowania. Nowe przepisy mają wejść w życie 1 stycznia 2026 roku.

Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

REKLAMA

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

REKLAMA

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

REKLAMA