REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

System kadrowo-płacowy - na co zwrócić uwagę?

iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
System kadrowo-płacowy - jak wybrać odpowiedni system?
System kadrowo-płacowy - jak wybrać odpowiedni system?
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

System kadrowo-płacowy - na co zwrócić uwagę przy zakupie? Jak prawidłowo dostosować system do wielkości firmy? Wybrać system z licencją czy wynajem? Ile kosztuje system kadrowo-płacowy?

Jak wybrać system kadrowo-płacowy?

Gdy planujesz wybór systemu kadrowo-płacowego, musisz wziąć pod uwagę szereg czynników, w tym tak oczywiste jak wielkość firmy, specyfikę branży czy indywidualne potrzeby przedsiębiorstwa. Co jeszcze warto wziąć pod uwagę? Co wpływa na cenę wdrożenia? O czym powinieneś wiedzieć, zanim zgłosisz się do potencjalnych dostawców systemu kadrowo-płacowego? Wyjaśniamy poniżej.

Autopromocja

Wybór systemu kadrowo-płacowego nie jest prostym zadaniem. Zanim zgłosisz się do dostawcy, powinieneś przeanalizować procesy kadrowo-płacowe w swojej firmie i zweryfikować główne potrzeby firmy. To na ich podstawie stwierdzisz, który z dostawców ma odpowiednie możliwości, by je zaspokoić.

System kadrowo-płacowy dla małej, średniej i dużej firmy

Przystępując do wyboru systemu kadrowo-płacowego musimy w pierwszej kolejności odpowiedzieć sobie na pytanie, jak dużą firmą reprezentujemy. To istotne, ponieważ z reguły z wielkością firmy wiążę się poziom złożoności jej wymagań w zakresie systemu. Możemy przyjąć w uproszczeniu, że firma mała zatrudnia do 49 pracowników, średnia do 249, a od 250 pracowników – to firma duża. Najczęściej wymagania mniejszych firm są możliwe do zaspokojenia przy pomocy prostego systemu. Z kolei specyfika firm średnich i dużych sprawia, że ich wymagania są bardziej złożone. Konieczność dostosowania systemu do potrzeb firmy sprawia, że będzie on bardziej skomplikowany, wymagający daleko idącej parametryzacji. Złożoność przedsięwzięcia podnosi też konieczność integracji z innymi wewnętrznymi systemami, np. systemem rejestracji czasu pracy.

System kadrowo-płacowy z licencją czy wynajem?

Jeszcze kilka lat temu, kiedy chcieliśmy skorzystać z jakiegoś oprogramowania dla firmy, to należało zakupić na nie (najczęściej bezterminową) licencję. Wiązało się to z koniecznością poniesienia z góry sporych wydatków. Obecnie coraz częściej mamy do wyboru również model subskrypcyjny, który opiera się na wynajmowaniu systemu za stałą miesięczną opłatą. Zaletą takiego rozwiązania jest to, że firma nie ponosi z góry wysokich nakładów finansowych na jednorazowy zakup licencji. Zachowuje dzięki temu elastyczność, np. w przypadku konieczności zmiany systemu (niższe koszty początkowe sprawiają, że łatwiej podjąć decyzję o rezygnacji z wyboru danego oprogramowania). Należy jednak pamiętać, że w tym scenariuszu z systemu można korzystać tak długo, jak opłacamy subskrypcję. Jeśli zaprzestaniemy płacenia, to musimy również zaprzestać korzystania z nabytego w ten sposób oprogramowania.

System kadrowo-płacowy - wybór serwerów

Jeszcze nie tak dawno najbardziej powszechnym rozwiązaniem było instalowanie oprogramowania dla firm na własnych serwerach firmy. W ostatnich latach coraz większą popularność zyskuje pojęcie „chmury” albo - innymi słowy - korzystanie z zasobów wyspecjalizowanych centrów danych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Model udostępniania oprogramowania w chmurze to model SaaS (Software as a Service), w którym to dostawca oprogramowania odpowiada całościowo za rozwój, utrzymanie i zabezpieczenia dostarczanego oprogramowania.

Centra danych zapewniają firmom swobodny dostęp do zasobów serwerowych – bez konieczności utrzymywania własnej infrastruktury IT. Model SaaS zmniejsza koszty utrzymania systemu kadrowo-płacowego i ogranicza związane z tym ryzyka. Klient ponosi miesięczną opłatę za korzystanie z oprogramowania i usług, zapewniających sprawne jego działanie.

Usługi wdrożeniowe

Jeśli reprezentujemy firmę małą, to z usług wdrożeniowych skorzystamy w bardzo ograniczonym zakresie. Może dostawca oprogramowania zaoferuje nam szkolenie z jego obsługi. Natomiast samo oprogramowanie powinno być na tyle proste, żeby jego parametryzacja nie wymagała angażowania zewnętrznych konsultantów. Jakie usługi wdrożeniowe mogą okazać się konieczne w przypadku większych firm?

Parametryzacja

Jeśli reprezentujemy firmę średniej wielkości lub dużą, to miejmy świadomość tego, że parametryzacja systemu kadrowo-płacowego, żeby odpowiadał on specyficznym potrzebom danej firmy, może być procesem, który będzie wymagał zaangażowania zewnętrznych konsultantów i który potrwa od kilku do kilkunastu tygodni.

Przeniesienie danych kadrowych

Podobnie absorbującym i długotrwałym przedsięwzięciem będzie przeniesienie do nowego systemu danych pracowników z wcześniej używanego oprogramowania.

Funkcje za zamówienie

W przypadku firm o bardziej złożonych i specyficznych wymaganiach może się również okazać, że standardowy system nie spełnia niektórych wymagań. W takim przypadku należy go uzupełnić rozwiązaniami kastomizowanymi, czyli tworzonymi na zamówienie danej firmy.

Integracja z innymi systemami

Dodatkowych prac programistycznych wymaga także integracja nowego systemu kadrowo-płacowego z innymi funkcjonującymi w firmie systemami, np. systemem rejestracji czasu pracy.

Pakiet Kadrowy: Wynagrodzenia 2021, Czas pracy 2021, Zatrudnianie i zwalnianie pracowników, Uprawnienia rodziców w pracy

Nowy system kadrowo-płacowy wymaga przeszkolenia pracowników

Kiedy już nowy system jest przygotowany do uruchomienia, to należy przeprowadzić szkolenia dla użytkowników. Szkolenia te powinny mieć miejsce na krótko przed uruchomieniem systemu. Dobrą praktyką w przypadku wdrożeń systemów kadrowo-płacowych w firmach średniej wielkości i dużych jest równoległe naliczenie wynagrodzeń w starym i nowym systemie przez jeden do trzech miesięcy. To najlepszy test dla poprawności konfiguracji i przeniesienia danych do nowego systemu.

Usługi serwisowe

W zakresie usług serwisowych mieści się wsparcie dla użytkowników oprogramowania w razie pojawienia się pytań lub ewentualnych problemów z systemem. To także dostarczanie aktualizacji w odpowiedzi na zmiany technologii (np. nowe wersje systemów operacyjnych), jak i zmiany w przepisach prawa pracy. Zakres usług serwisowych zależy od oferty danego dostawcy systemu kadrowo-płacowego. Czy są one konieczne? W przypadku małych firm potrzeba wsparcia dla użytkowników może być ograniczona, a aktualizacje możemy nabywać wtedy, gdy pojawi się taka potrzeba.

W przypadku firm średniej wielkości i dużych standardem jest zawieranie umów na usługi serwisowe i określanie w ramach tych umów tzw. warunków SLA, czyli gwarantowanego poziomu obsługi (np. czasu reakcji na zgłoszenia klienta). Usługi serwisowe mogą być w różny sposób rozliczane, w zależności od tego, w jaki sposób nabyliśmy licencję (zakup czy abonament). Jedna rzecz wymaga podkreślenia, kiedy mówimy o umowach serwisowych w kontekście systemów kadrowo-płacowych. Biorąc pod uwagę częste zmiany w przepisach w tym obszarze – trudno sobie wyobrazić, żeby firma średniej wielkości, a tym bardziej duża, mogła korzystać z systemu bez zagwarantowania sobie jego terminowych aktualizacji w przypadku częstych zmian w przepisach.

Ile kosztuje system kadrowo-płacowy?

I na koniec pytanie, które wszyscy chcieliby zadać: Jaka jest cena systemu kadrowo-płacowego? Materia jest skomplikowana i odpowiedź na to – z pozoru proste pytanie – wcale nie jest prosta. Ale możemy przynajmniej oszacować wielkości budżetów, z jakimi musimy się liczyć.

Jeśli reprezentujemy małą firmę, to licencję oprogramowania możemy kupić za kilka tysięcy złotych albo wynajmować za kilkaset złotych miesięcznie. Na usługi wdrożeniowe w takim przypadku również nie wydamy więcej niż kilka tysięcy złotych.

Jeśli reprezentujemy firmę średniej wielkości, to musimy się liczyć z wydatkiem kilkudziesięciu tysięcy na zakup licencji. Albo kilku tysięcy miesięcznie, jeśli zdecydujemy się na model abonamentowy. Do tego dojdą usługi wdrożeniowe, na które powinniśmy również zarezerwować kilkadziesiąt tysięcy. W przypadku zakupu licencji należy się również liczyć z kosztem rocznej umowy serwisowej w wysokości 20% do 30% wartości licencji.

Jeśli reprezentujemy firmę dużą, wszystkie wskazane wyżej kwoty będą o rząd wielkości wyższe. Oznacza to, że trzeba się liczyć w takim przypadku z budżetem liczonym w setkach tysięcy złotych. I oczywiście tym większym, im większą firmę reprezentujemy.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Nie możesz pójść do ZUS i załatwić sprawy? Możesz wysłać pełnomocnika. Trzeba tylko wypełnić formularz ZUS PEL

    Za pomocą formularza ZUS PEL klienci Zakładu Ubezpieczeń Społecznych mogą udzielić pełnomocnictwa do załatwiania swoich spraw. Formularz można pobrać ze strony internetowej www.zus.pl lub z PUE ZUS. Druk jest także dostępny w każdej placówce ZUS.

    W styczniu 2024 r. wzrosło bezrobocie w Polsce! Czy to jest wzrost sezonowy?

    Wzrosło bezrobocie w Polsce. W styczniu stopa bezrobocia wyniosła 5,4%. W grudniu 2023 r. bezrobocie wynosiło 5,1%, a w listopadzie 5,0%.

    W całej UE około 11 mln osób zatrudnionych jest w ramach platform internetowych. Trwa kampania BHP w cyfrowym świecie pracy

    W całej UE około 11 mln osób zatrudnionych jest w ramach platform internetowych. To zarządzanie pracą przez sztuczną inteligencję może mieć ogromny wpływ na jakość świadczonej pracy, jej ilość jak i utratę. Świat pracy i rynek się zmieniają - ale w tym wszystkim najważniejszy jest człowiek, nie kapitał. Konieczne jest więc budowanie wiedzy, doświadczenia i zaufania przez informowanie pracowników i zasięganie ich opinii oraz umożliwienie im udziału w projektowaniu i wdrażaniu technologii i systemów cyfrowych w nowej postindustrialnej erze pracy. „Bezpieczeństwo i zdrowie w pracy dotyczy każdego. Jest dobre dla ciebie. Dobre dla firmy” – tak głosi kampania „Bezpieczeństwo pracy w świecie cyfrowym”, która jest prowadzona w latach 2023-2025. Kampania odbywa się w ramach projektu Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy.

    Ukraińcy będą przebywać legalnie w Polsce do 30 czerwca 2024 r. Weszła w życie nowelizacja ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy

    Pobyt w Polsce obywateli Ukrainy, którzy przybyli w związku z wojną prowadzoną w tym kraju będzie uznawany za legalny do 30 czerwca 2024 r. To zmiana, jaką wprowadziła nowelizacja ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy. Nowelizacja obowiązuje od 22 lutego. 

    REKLAMA

    Nie na każdej uczelni podwyżki o 30%. Na publicznej adiunkt zarabia 6840 zł a na niepublicznej często otrzymuje tylko minimalną krajową 4242 zł!

    Nawet ponad 2500 zł może wynosić różnica w zarobkach doktora, który jest zatrudniony na stanowisku adiunkta na uczelni niepublicznej, w stosunku do doktora - adiunkta, który jest zatrudniony na uczelni publicznej i po podwyżkach zarabia minimalnie 6840 zł. Mało kto wie, że podwyżki wynagrodzeń na uczelniach o 30% nie dotyczą uczelni niepublicznych. Wyższe wynagrodzenie, zgodnie z nowym rozporządzeniem otrzymują tylko pracownicy uczelni publicznych. 

    23 lutego Ogólnopolski Dzień Walki z Depresją. Czym jest depresja?

    W dniu 23 lutego przypada Ogólnopolski Dzień Walki z Depresją. Depresję można i powinno się leczyć. Wiele polskich pracowników zmaga się jednak z problem zwolnienia lekarskiego i uznania depresji za chorobę zawodową - bo takową ona nie jest. 

    Jak uzyskać świadczenie wspierające z ZUS: wnioski, terminy, kwoty

    Świadczenie wspierające jest formą pomocy dla osób niepełnosprawnych. W 2024 r. świadczenie dostępne jest dla osób z niepełnosprawnościami z najwyższymi poziomami potrzeby wsparcia, tj. od 87 do 100 punktów. Jak wygląda procedura uzyskania świadczenia wspierającego?

    28 lutego 2024 r. upływa termin przekazania ubezpieczonym informacji ZUS IMIR

    Płatnicy składek są zobowiązani do sporządzenia informacji rocznej (ZUS IMIR) dotyczącej ubezpieczonych, za których w 2023 r. rozliczali składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Ww. informację należy przekazać ubezpieczonym do 28 lutego 2024 r.

    REKLAMA

    1780,96 najniższej emerytury, renty rodzinnej i renty z tytułu całkowitej niezdolności do pracy oraz renty socjalnej od 1 marca 2024

    Są już znane kwoty najniższych świadczeń z ZUS i KRUS, które będą należne od 1 marca 2024 r.! Będzie to przykładowo: 1780,96 najniższej emerytury, renty rodzinnej i renty z tytułu całkowitej niezdolności do pracy oraz renty socjalnej. Skąd taki wzrost i na czym polega waloryzacja świadczeń emerytalno-rentowych? Czy trzeba złożyć wniosek o waloryzację emerytury? Jakie świadczenia podlegają waloryzacji? Czy będzie 13 i 14 emerytura w 2024? 

    Dofinansowanie z ZUS na poprawę BHP. Można dostać nawet 300000,00 zł dofinansowania!

    ZUS organizuje konkurs na projekty dotyczące utrzymania zdolności do pracy przez cały okres aktywności zawodowej realizowane w 2025 r. (Konkurs nr 2024.01). Można zdobyć dofinansowanie w wysokości 300000,00 zł. Wnioski o dofinansowanie należy składać od 26 lutego do 27 marca 2024 r.

    REKLAMA