Dane osobowe a umowa o pracę. O co może pytać pracodawca

• Jakie dane przed podpisaniem umowy o pracę
• Jakie dane po podpisaniu umowy
• Czy pracodawca może żądać innych danych
• Czy pracodawca może przetwarzać dane wrażliwe
• Czy pracodawca może przetwarzać dane biometryczne

Dane osobowe chronione są na podstawie wydanego przez organy Unii Europejskiej ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (powszechnie znanego jako „RODO”). W przypadku przetwarzania danych osobowych w związku ze stosunkiem pracy w pierwszej kolejności stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu pracy.

Jakie dane przed podpisaniem umowy o pracę

Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca może żądać podania danych osobowych obejmujących: 

• imię (imiona) i nazwisko; 
• datę urodzenia; 
• dane kontaktowe wskazane przez taką osobę.

Pracodawca może ponadto – jeżeli jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku – żądać od kandydata do pracy podania danych dotyczących:

• wykształcenia;
• kwalifikacji zawodowych; 
• przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. 

Pracodawca może przy tym żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia, w szczególności może żądać przedstawienia dokumentów dotyczących wykształcenia, kwalifikacji, przebiegu zatrudnienia.

Jakie dane po podpisaniu umowy

Dopiero po powstaniu stosunku pracy (w szczególności – po zawarciu umowy o pracę) pracodawca może żądać od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących: 

• adres zamieszkania; 
• numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość; 
• inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (np. do zgłoszenia takich osób do ubezpieczenia zdrowotnego); 
• wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie; 
• numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. 

Czy pracodawca może żądać innych danych

Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż wymienione powyżej, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. 

Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione powyżej, z wyjątkiem danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz naruszeń prawa lub powiązanych środków bezpieczeństwa. Przetwarzanie takie dotyczy danych osobowych: 

• udostępnianych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika na wniosek pracodawcy lub 
• danych osobowych przekazanych pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.

Brak zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę. 

Czy pracodawca może przetwarzać dane wrażliwe

Pracodawca może przetwarzać tzw. dane wrażliwe, czyli: 

• dane osobowe ujawniające:
  • pochodzenie rasowe lub etniczne, 
  • poglądy polityczne, 
  • przekonania religijne lub światopoglądowe, 
  • przynależność do związków zawodowych, 
• dane genetyczne, 
• dane biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub 
• dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej 

– wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Podstawą przetwarzania tych danych może być zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. 

Brak zgody lub jej wycofanie – tak jak w przypadku opisanym powyżej – nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę. 

Do przetwarzania danych wrażliwych, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Czy pracodawca może przetwarzać dane biometryczne

Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne z jego inicjatywy i za jego zgodą, a także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.