Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczne teczki kadrowe - dlaczego warto?

iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Elektroniczne teczki kadrowe - warto?
Elektroniczne teczki kadrowe - warto?
Shutterstock
Elektroniczne teczki kadrowe to kontrola nad informacjami, które dotychczas były w formie papierowej. E-dokumenty to przede wszystkim porządek i usprawnienie pracy działów HR. Jakie korzyści przynosi digitalizacja dokumentacji kadrowej?

Elektroniczne teczki kadrowe – czy warto?

Elektroniczne teczki kadrowe to sposób na przejęcie kontroli nad informacjami, które do tej pory krążyły w formie papierowej. E-dokumenty porządkują dane kadrowo-płacowe, wpływają na komfort korzystania, ale przede wszystkim – usprawniają pracę pracowników działu HR. Dlaczego warto przejść na elektroniczne teczki kadrowe? Jakie korzyści przynosi digitalizacja? Wyjaśniamy.

Elektroniczne teczki kadrowe – korzyści:

1. Obniżenie kosztów prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Elektroniczne teczki kadrowe są tańszym rozwiązaniem aniżeli tradycyjne, papierowe formy dokumentacji pracowniczej. Digitalizacja akt to pozbycie się kosztów prowadzenia firmowego archiwum lub zrezygnowanie z usług zewnętrznych firm specjalizujących się w przechowywaniu dokumentów. To także mniejsze wydatki na papier, tonery czy drukarki.

2. Oszczędność czasu

Elektroniczne teczki kadrowego to sposób na pozbycie się żmudnych, powtarzalnych i czasochłonnych czynności, związanych z ręcznym wpisywaniem danych. Wystarczy raz wprowadzić dane do systemu kadrowo-płacowego, by następnie korzystać z nich w czasie realizacji dalszych procesów związanych z zatrudnieniem.
Co więcej, pracownicy działu kadru i płac nie muszą szukać jednego, potrzebnego dokumentu w archiwum pośród setki innych papierów. W systemie HR wyszukanie akt trwa zaledwie chwilę, co znacznie skraca proces obsługi procesów kadrowo-płacowych czy akceptacji dokumentów.

3. Stały dostęp do danych

Pracownicy mają stały dostęp do firmowych zasobów. Potrzebują do tego dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. Oznacza to, że mogą pracować z domu tak samo efektywnie, jak z biura. Nie ma potrzeby skanowania czy wymiany dokumentów papierowych, ponieważ elektroniczne teczki kadrowe umożliwiają kilku osobom jednocześnie pracę z tym samym dokumentem. W obliczu rosnącej na popularności pracy zdalnej ma to ogromne znaczenie.

Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia stworzenie najlepszej ścieżki przebiegu dokumentów związanych z zatrudnieniem, znacząco poprawiając funkcjonalność działu kadrowo-płacowego.

4. Wszystkie dokumenty w jednym miejscu

Wszystkie zasoby znajdują się w jednym miejscu, więc w czasie wykonywania zadań mamy pewność, że zawsze znajdziemy niezbędne do pracy dokumenty. I to bez żadnych problemów. Elektroniczne teczki kadrowe są wirtualnym odzwierciedleniem papierowych teczek. Są podzielone na części A, B, C, D. Automatyczna numeracja pozwala na zachowanie ładu i porządku w dokumentacji pracowniczej.

5. Bezpieczne przechowywanie danych zgodnie z przepisami

W zakresie bezpieczeństwa elektroniczne teczki kadrowe również zyskują przewagę nad papierową dokumentacją. Tradycyjne formy są o wiele bardziej narażone na zniszczenie i zagubienie. Łatwiej także je narazić na wgląd osób nieupoważnionych.

Pracodawca jest administratorem danych swoich pracowników i to on jest odpowiedzialny za dobór środków, mających zapewnić im bezpieczeństwo. Najlepszą drogą do osiągnięcia zgodności z przepisami jest digitalizacja działu kadrowo-płacowego. Oprogramowanie HR, którego z reguły częścią są elektroniczne teczki kadrowe, są wyposażone w technologiczne zabezpieczenia, zapewniające bezpieczeństwo i poufność przechowywanych danych.

Co więcej, serwerownie posiadają zabezpieczenia, chroniące przed wglądem lub zniszczeniem firmowych zasobów, w tym dokumentacji pracowniczej. Standardy bezpieczeństwa w tym zakresie potwierdzają przyznawane certyfikaty, które data center otrzymuje po spełnieniu określonych wymogów.

6. Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych

Automatyzacja HR ogranicza ilość zadań, które wymagają ingerencji pracownika. Na ten aspekt należy spojrzeć wielowymiarowo. Rozwiązanie oszczędza czas, a także skutecznie eliminuje ryzyko popełnienia błędu. Pracownicy działu HR nie muszą wykonywać wielu czynności, ponieważ system HR wykonuje je za nich. Przykład? Automatyczne uzupełnianie dokumentów danymi pracownika czy import danych. Jeśli firma zmienia system kadrowo-płacowy, może zaimportować dane z poprzedniego oprogramowania i kontynuować historię zatrudnienia swoich pracowników.

O ile w przypadku firm zatrudniających kilkunastu pracowników wydaje się to drobnym udogodnieniem, o tyle w przypadku firm zatrudniających kilka tysięcy pracowników to już znaczne usprawnienie.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź >>
Komplet Polski Ład - Jak przygotować się do zmian 2022 PREMIUM
Komplet Polski Ład - Jak przygotować się do zmian 2022 PREMIUM
Tylko teraz
349,00 zł
614,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Zawód pilot samolotu [WYWIAD]
    Zawód pilot samolotu to często praca marzeń. Jak zostać pilotem? Jakie są nastroje w lotnictwie w czasie pandemii? Jak reguluje się czas pracy i zarobki pilota? Co jest najważniejsze, a co najpiękniejsze w pracy pilota? Na te i inne pytania odpowiada doświadczony pilot i prezes Grupy Bartolini Air - Bartłomiej Walas.
    Praca dla par z Ukrainy - logistyka
    Praca dla par z Ukrainy znajdzie się w polskiej logistyce. Przed Świętami Bożego Narodzenia rekrutacje są wzmożone. Powstają oferty dla ukraińskich duetów.
    Można wycofać środki z PPK i oszczędzać dalej
    Wycofanie środków z PPK nie uniemożliwia dalszego oszczędzania w programie. Zwrot środków i rezygnacja z dalszego oszczędzania w PPK to dwie różne czynności.
    Hybrydowy model pracy to przyszłość
    Hybrydowy model pracy to przyszłość firm. Pracodawcy powinni dostosować biura do potrzeb pracowników. Czym są elastyczne biura?
    Powrót do biura po długiej pracy zdalnej. Co wynika z przepisów, co radzą eksperci? [Wywiad]
    Praca zdalna, praca hybrydowa, praca stacjonarna. Mimo, że pandemia jeszcze nie odpuszcza a 4. jej fala jest coraz groźniejsza, to wiele firm myśli o powrocie swoich pracowników do mniej zdalnego a bardziej stacjonarnego modelu pracy biurowej. Jak przekonać pracownika do powrotu do pracy stacjonarnej po długim okresie pracy zdalnej? Czy pracownik ma prawo odmówić wykonywania swojej pracy w biurze? Wielu pracodawców rozważa model hybrydowy pracy biurowej. Jak najlepiej zorganizować i uregulować taką pracę? Na te tematy rozmawiamy z Grzegorzem Orłowskim, radcą prawnym.
    Monitoring pracowników hybrydowych - negatywne skutki
    Monitoring pracowników hybrydowych przynosi negatywne skutki w postaci obniżenia zaufania do pracodawcy i zwiększenia rotacji pracowników. Sprawdź wyniki badania.
    Ustawa o sygnalistach - kogo dotyczy?
    Ustawa o sygnalistach - kogo dotyczy obowiązek utworzenia procedury zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy? Jakie są problemy?
    Polityka prorodzinna ważna dla pracodawców
    Polityka prorodzinna jest ważna dla pracodawców - takie wnioski płyną z badania Kantar dla Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej. Jakie korzyści może przynieść pracodawcom?
    Fałszywy certyfikat COVID-19 a zwolnienie z pracy
    Fałszywy certyfikat potwierdzający szczepienie przeciw COVID-19 może być przyczyną zwolnienia z pracy. Pracownicy kupują nieprawdziwe zaświadczenia o zaszczepieniu. Jakie konsekwencje takiego procederu mogą ponieść lekarze?
    Polski Ład 2022 - jakie zmiany?
    Polski Ład od 2022 roku - jakie zmiany w podatkach wchodzą w życie? Składka zdrowotna będzie funkcjonowała na nowych zasadach. Wprowadza się nowe zwolnienia podatkowe i sankcje za nielegalne zatrudnienie.
    Liczba ubezpieczonych na 30 listopada - wypłata zasiłków
    Liczba ubezpieczonych na 30 listopada decyduje o tym, kto wypłaca zasiłki w następnym roku. Jak ustalić liczbę ubezpieczonych na 30 listopada 2021 r.? Kto w 2022 r. będzie wypłacał zasiłki - pracodawca czy ZUS?
    Zasiłek opiekuńczy na dziecko - covid
    Zasiłek opiekuńczy na dziecko - kiedy przysługuje? Czy covid, a więc kwarantanna lub izolacja dziecka, uprawniają do pobierania zasiłku opiekuńczego z ZUS? Opieka nad dzieckiem jest wtedy konieczna. Co mogą zrobić rodzice?
    Ile można dorobić do renty i emerytury?
    Ile można dorobić do renty i emerytury od 1 grudnia 2021 r. do 28 lutego 2022 r.? Jakie są limity dorabiania dla rencistów i emerytów? Ile można dorobić do renty rodzinnej i socjalnej?
    Praca w biurze dla mężczyzn a home office dla kobiet [BADANIE]
    Praca w biurze dla mężczyzn a home office dla kobiet - takie wnioski wynikają z badania "Biuro czy home office – jakie środowisko pracy preferują polscy pracownicy". Okazuje się, że mężczyźni wolą pracować stacjonarnie, a kobiety zdalnie.
    5 sposobów na poprawę samopoczucia pracowników
    Oto krótki poradnik dla pracodawców o tym, jak poprawić samopoczucie pracowników. Pandemia koronawirusa pogłębiła stres i niepewność zarówno w sferze prywatnej jak i zawodowej. Psycholog wymienia 5 sposobów na polepszenie kondycji psychicznej pracowników.
    Nagroda uznaniowa a podstawa chorobowego
    Czy nagroda uznaniowa wlicza się do podstawy zasiłku chorobowego? Należy odpowiedzieć na pytanie - czy nagroda uznaniowa przysługuje za czas pobierania zasiłku.
    Odszkodowanie po wypadku w pracy - ZUS
    Odszkodowanie po wypadku w pracy - kiedy ZUS wypłaci jednorazowe świadczenie z ubezpieczenia wypadkowego? Ile wynosi od 1 kwietnia 2021 r. do 31 marca 2022 r.?
    Kwota bazowa do odprawy emerytalnej a premie
    Jak wyliczyć kwotę bazową do odprawy emerytalnej dla pracownika samorządowego? Czy należy uwzględnić premie?
    Niedziela handlowa - grudzień 2021
    Niedziela handlowa - grudzień 2021 ma 4 niedziele. Czy 5 grudnia, 12 grudnia, 19 grudnia, 26 grudnia to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?
    Pakiet mobilności - luty 2022
    Pakiet mobilności wchodzi w życie w lutym 2022 roku. Jakie zmiany zaczną obowiązywać tym razem? Wyższe wynagrodzenia kierowców to wzrost kosztów pracy po stronie firm transportowych.
    HR w chmurze – 5 mitów
    Wokół HR w chmurze pojawiło się wiele mitów. Warto je sprostować i dać innym szansę na wdrożenie nowych możliwości w firmie. Jakie przekonania są nieprawidłowe i wymagają sprostowania? Wyjaśniamy poniżej.
    Nakazy PIP a decyzje administracyjne z KPA
    Nakazy PIP to decyzje administracyjne uregulowane w KPA. Jakie są różnice w treści decyzji i nakazu z KPA i ustawy o PIP? Jakie nakazy wydaje inspektor pracy?
    Wykaz prac wzbronionych dla kobiet – czy jest zgodny z przepisami?
    Wykaz prac wzbronionych, uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet jest dokumentem określającym, jakich prac nie powinny wykonywać kobiety. Wielu pracodawców posiada takie wykazy, ale czy na pewno są one zgodne z przepisami? Czy wykaz prac wzbronionych kobietom mógłby narazić pracodawcę na zarzut dyskryminacji? Przeczytaj artykuł i sprawdź, jak wygląda sytuacja prawna wykazu prac wzbronionych dla kobiet.
    Dni wolne od pracy - Holandia
    Dni wolne od pracy w 2021 i 2022 roku - Holandia ma 9 dni świątecznych w roku kalendarzowym. Kiedy są święta w Holandii? Oto kalendarz.
    Weryfikacja szczepień pracowników ważna dla pracodawców
    Weryfikacja szczepień pracowników jest ważna dla pracodawców. Ułatwi organizację pracy w firmie. Jakie rozwiązania przewiduje projekt ustawy?