REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczne teczki kadrowe - dlaczego warto?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Elektroniczne teczki kadrowe - warto?
Elektroniczne teczki kadrowe - warto?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczne teczki kadrowe to kontrola nad informacjami, które dotychczas były w formie papierowej. E-dokumenty to przede wszystkim porządek i usprawnienie pracy działów HR. Jakie korzyści przynosi digitalizacja dokumentacji kadrowej?

Elektroniczne teczki kadrowe – czy warto?

Elektroniczne teczki kadrowe to sposób na przejęcie kontroli nad informacjami, które do tej pory krążyły w formie papierowej. E-dokumenty porządkują dane kadrowo-płacowe, wpływają na komfort korzystania, ale przede wszystkim – usprawniają pracę pracowników działu HR. Dlaczego warto przejść na elektroniczne teczki kadrowe? Jakie korzyści przynosi digitalizacja? Wyjaśniamy.

REKLAMA

Elektroniczne teczki kadrowe – korzyści:

1. Obniżenie kosztów prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Elektroniczne teczki kadrowe są tańszym rozwiązaniem aniżeli tradycyjne, papierowe formy dokumentacji pracowniczej. Digitalizacja akt to pozbycie się kosztów prowadzenia firmowego archiwum lub zrezygnowanie z usług zewnętrznych firm specjalizujących się w przechowywaniu dokumentów. To także mniejsze wydatki na papier, tonery czy drukarki.

2. Oszczędność czasu

Elektroniczne teczki kadrowego to sposób na pozbycie się żmudnych, powtarzalnych i czasochłonnych czynności, związanych z ręcznym wpisywaniem danych. Wystarczy raz wprowadzić dane do systemu kadrowo-płacowego, by następnie korzystać z nich w czasie realizacji dalszych procesów związanych z zatrudnieniem.
Co więcej, pracownicy działu kadru i płac nie muszą szukać jednego, potrzebnego dokumentu w archiwum pośród setki innych papierów. W systemie HR wyszukanie akt trwa zaledwie chwilę, co znacznie skraca proces obsługi procesów kadrowo-płacowych czy akceptacji dokumentów.

3. Stały dostęp do danych

REKLAMA

Pracownicy mają stały dostęp do firmowych zasobów. Potrzebują do tego dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. Oznacza to, że mogą pracować z domu tak samo efektywnie, jak z biura. Nie ma potrzeby skanowania czy wymiany dokumentów papierowych, ponieważ elektroniczne teczki kadrowe umożliwiają kilku osobom jednocześnie pracę z tym samym dokumentem. W obliczu rosnącej na popularności pracy zdalnej ma to ogromne znaczenie.

Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia stworzenie najlepszej ścieżki przebiegu dokumentów związanych z zatrudnieniem, znacząco poprawiając funkcjonalność działu kadrowo-płacowego.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

4. Wszystkie dokumenty w jednym miejscu

Wszystkie zasoby znajdują się w jednym miejscu, więc w czasie wykonywania zadań mamy pewność, że zawsze znajdziemy niezbędne do pracy dokumenty. I to bez żadnych problemów. Elektroniczne teczki kadrowe są wirtualnym odzwierciedleniem papierowych teczek. Są podzielone na części A, B, C, D. Automatyczna numeracja pozwala na zachowanie ładu i porządku w dokumentacji pracowniczej.

5. Bezpieczne przechowywanie danych zgodnie z przepisami

REKLAMA

W zakresie bezpieczeństwa elektroniczne teczki kadrowe również zyskują przewagę nad papierową dokumentacją. Tradycyjne formy są o wiele bardziej narażone na zniszczenie i zagubienie. Łatwiej także je narazić na wgląd osób nieupoważnionych.

Pracodawca jest administratorem danych swoich pracowników i to on jest odpowiedzialny za dobór środków, mających zapewnić im bezpieczeństwo. Najlepszą drogą do osiągnięcia zgodności z przepisami jest digitalizacja działu kadrowo-płacowego. Oprogramowanie HR, którego z reguły częścią są elektroniczne teczki kadrowe, są wyposażone w technologiczne zabezpieczenia, zapewniające bezpieczeństwo i poufność przechowywanych danych.

Co więcej, serwerownie posiadają zabezpieczenia, chroniące przed wglądem lub zniszczeniem firmowych zasobów, w tym dokumentacji pracowniczej. Standardy bezpieczeństwa w tym zakresie potwierdzają przyznawane certyfikaty, które data center otrzymuje po spełnieniu określonych wymogów.

6. Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych

Automatyzacja HR ogranicza ilość zadań, które wymagają ingerencji pracownika. Na ten aspekt należy spojrzeć wielowymiarowo. Rozwiązanie oszczędza czas, a także skutecznie eliminuje ryzyko popełnienia błędu. Pracownicy działu HR nie muszą wykonywać wielu czynności, ponieważ system HR wykonuje je za nich. Przykład? Automatyczne uzupełnianie dokumentów danymi pracownika czy import danych. Jeśli firma zmienia system kadrowo-płacowy, może zaimportować dane z poprzedniego oprogramowania i kontynuować historię zatrudnienia swoich pracowników.

O ile w przypadku firm zatrudniających kilkunastu pracowników wydaje się to drobnym udogodnieniem, o tyle w przypadku firm zatrudniających kilka tysięcy pracowników to już znaczne usprawnienie.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyższe wynagrodzenia młodocianych i nowe stawki wpłat na PFRON od czerwca 2025 r. – sprawdź, ile wyniosą

Od 1 czerwca 2025 roku wzrosną minimalne wynagrodzenia pracowników młodocianych odbywających przygotowanie zawodowe oraz kwoty wpłat na PFRON. To efekt ogłoszenia nowej wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przez GUS. Sprawdź aktualne stawki obowiązujące w okresie wakacyjnym.

Ekspertka BCC: Jawność wynagrodzeń nie jest przykrym obowiązkiem, tylko nowym rozdziałem w celu likwidacji nierówności czy świadomego zarządzania swoją karierą zawodową

W piątek, 9 maja 2025 r. posłowie przegłosowali w Sejmie nowelę Kodeksu pracy wprowadzającą nowy obowiązek dla pracodawców. Zgodnie z przegłosowaną dziś w Sejmie nowelizacją Kodeksu pracy, każdy pracodawca publikujący ogłoszenie o naborze na określone stanowisko będzie zobowiązany do podania przedziału wynagrodzenia – z jasno określoną kwotą minimalną i maksymalną.

Nie możemy zgubić człowieczeństwa

Rozmowa z Katarzyną Oksińską, dyrektorką Departamentu HR w Centralnym Ośrodku Informatyki, o tym, jak budować motywację do pracy w firmie sektora publicznego.

Boże Ciało 2025 i inne dni wolne [Czerwiec]

Zgodnie z ustawą o dniach wolnych od pracy w czerwcu 2025 roku występują 2 święta wolne od pracy. W całym roku jest ich 14. Kiedy wypada Boże Ciało? Ile jest dni wolnych od pracy w czerwcu?

REKLAMA

Czy czterodniowy tydzień pracy jest realny?

Prawo do trzech wolnych dni w tygodniu to marzenie niejednego pracownika. Czy wkrótce ma szansę stać się realne? Czy czterodniowy tydzień pracy sprawdziłby się w polskich warunkach? Jak wygląda to w innych krajach?

Wpłaty do PPK nalicza się od całego wynagrodzenia uczestnika PPK [Przykłady]

Jeśli uczestnikowi PPK przysługuje np. pakiet medyczny, finansowany w całości przez pracodawcę, również od wartości tego pakietu należy obliczyć i pobrać wpłaty do PPK. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy uczestnik PPK nie otrzymał w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia poza tym świadczeniem – w takim przypadku pracodawca nie ma z czego pobrać wpłat do PPK finansowanych przez uczestnika.

2 dni plus do urlopu wypoczynkowego za każde 5 lat pracy. Co się dzieje z propozycją… Nie słychać o niej w kampanii prezydenckiej 2025 r.

W kwietniu 2024 ministerstwo rodziny, pracy i polityki społecznej zapowiedziało wprowadzenie urlopu zależnego od stażu pracy dla grupy pracowników. 13 stycznia 2025 r., do wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów trafił projekt nowelizacji. Co dalej z projektem?

Czterodniowy tydzień pracy. Czy polscy pracownicy są gotowi na taką zmianę czasu pracy w Kodeksie pracy

Coraz więcej krajów eksperymentuje z modelem czterodniowego tygodnia pracy, a pierwsze wyniki pokazują jego pozytywne skutki zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Czy polski rynek pracy jest już gotowy na czterodniowy tydzień pracy.

REKLAMA

Karty lunchowe a ZUS: jak zgodnie z prawem korzystać z benefitów i zwolnienia ze składek?

Karty lunchowe na zakup posiłków to popularny benefit, który przynosi korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Firmy dzięki nim mogą uniknąć opłacania składek ZUS, ale tylko pod pewnymi warunkami. Co trzeba wiedzieć, by wszystko odbywało się zgodnie z prawem?

Jest weto prezydenta! Andrzej Duda zawetował ustawę obniżającą składkę zdrowotną dla przedsiębiorców

Prezydent Andrzej Duda zawetował ustawę zakładającą obniżenie składki zdrowotnej dla firm. Kancelaria Prezydenta uzasadniła decyzję brakiem konsultacji społecznych i wątpliwościami konstytucyjnymi. Zmiana miała objąć 2,5 mln przedsiębiorców i kosztować budżet państwa 4,6 mld zł.

REKLAMA