Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Informacja o monitoringu dla pracownika - wzór

Magdalena Sybilska-Bonicka
Informacja o monitoringu dla pracownika - wzór, RODO
Informacja o monitoringu dla pracownika - wzór, RODO
shutterstock
Informacja o monitoringu dla pracownika - wzór dokumentu. W jakiej formie należy ją przygotować? Jakie informacje powinna zawierać, by była zgodna z RODO?

Informacja o stosowaniu monitoringu na terenie zakładu pracy - zasady sporządzania

Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o wykorzystywaniu w zakładzie pracy monitoringu wizyjnego. Realizacja tego obowiązku wymaga ustalenia, a następnie przekazania pracownikom informacji o celu, zakresie oraz sposobie stosowania monitoringu przed jego wprowadzeniem. W przypadku zakładu pracy, w którym monitoring wizyjny już funkcjonuje, pracodawca powinien dopełnić obowiązku informacyjnego w tym zakresie każdorazowo przy zatrudnieniu nowego pracownika.

Korzystanie przez zakład pracy z monitoringu wizyjnego wymaga dopełnienia przez pracodawcę formalności ściśle określonych w Kodeksie pracy. Pierwszą z nich jest obowiązek ustalenia w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, a jeżeli pracodawca nie został objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy, to w obwieszczeniu, zasad funkcjonowania takiego monitoringu, a przede wszystkim wskazania jego:

  • celu,
  • zakresu,
  • sposobu zastosowania.

Następnie pracodawca ma obowiązek poinformowania wszystkich pracowników o wprowadzeniu monitoringu. Przekazanie takiej informacji powinno nastąpić nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 222 § 7 Kodeksu pracy). Natomiast w przypadku pracodawcy, u którego monitoring wizyjny już działa, konieczne jest każdorazowe przekazanie informacji o jego funkcjonowaniu przed dopuszczeniem nowo zatrudnionego pracownika do pracy.

Wzór informacji o monitoringu

Informacja ta powinna zawierać co najmniej ustalone wcześniej w regulacjach wewnątrzzakładowych: cel, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu.

Informacja o monitoringu dla pracownika - forma, cel

Komentarz 1. Forma informacji o monitoringu

Przepisy Kodeksu pracy nie określają precyzyjnie, w jaki sposób powinien być zrealizowany obowiązek poinformowania pracowników o wykorzystaniu monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy. Wskazują jedynie, że w przypadku wdrażania monitoringu wszyscy zatrudnieni muszą zostać powiadomieni o jego wprowadzeniu w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Nie ma więc przeszkód, aby informacja ta miała formę komunikatu skierowanego do ogółu pracowników, który może zostać zamieszczony np. na tablicy ogłoszeń lub w dostępnym dla pracowników intranecie.

Natomiast przy zatrudnieniu nowego pracownika przez pracodawcę, u którego monitoring już działa, przekazanie takiej informacji powinno mieć formę pisemną. Może to być zatem oświadczenie pracodawcy skierowane imiennie do konkretnego pracownika (jak w powyższym wzorze) przekazywane mu w formie papierowej lub elektronicznej (np. e-mailem).

Komentarz 2. Cel monitoringu

Przepisy prawa pracy szczegółowo wskazują, w jakich celach dozwolone jest stosowanie monitoringu wizyjnego wobec pracowników. Są to:

  • zapewnienie bezpieczeństwa pracowników,
  • ochrona mienia,
  • kontrola produkcji,
  • zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Jest to katalog zamknięty, co oznacza, że pracodawca nie może wykorzystywać monitoringu w innych celach niż wymienione. Natomiast może używać monitoringu do realizacji tylko części lub jednego z tych celów.

Jakie miejsca mogą być monitorowane?

Komentarz 3. Monitorowane miejsca

Informacja o monitoringu powinna zawierać dokładne określenie miejsc, w których jest on stosowany. W związku z tym należy wymienić pomieszczenia oraz obszar na zewnątrz, które są objęte monitoringiem wizyjnym.

Trzeba jednak pamiętać, że przepisy ograniczają możliwość stosowania monitoringu w:

  • pomieszczeniach sanitarnych,
  • szatniach,
  • stołówkach,
  • palarniach.

Od wskazanych zakazów przepisy przewidują wyjątek. Monitoring pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek i palarni jest dozwolony wyłącznie w sytuacji, gdy:

  • stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu, w jakim został zainstalowany (nie może być to cel inny niż wskazany w poprzednim komentarzu),
  • nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika (w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób).

Pracodawca musi mieć także świadomość, że monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania zgody zakładowej organizacji związkowej. Jeżeli u pracodawcy nie funkcjonuje taka organizacja, konieczna jest zgoda przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Bezwzględny zakaz monitorowania obowiązuje natomiast w przypadku pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

Niezależnie od wskazania monitorowanych miejsc w przekazywanej pracownikom informacji pracodawca oznacza miejsca objęte monitoringiem w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Oznakowanie tych miejsc powinno zostać przygotowane nie później niż 1 dzień przed uruchomieniem systemu monitorowania.

WAŻNE

Pracodawca ma obowiązek oznaczyć miejsca objęte monitoringiem w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych.

Komentarz 4. Sposób monitorowania

Treść informacji o monitoringu powinna zawierać doprecyzowanie sposobu zastosowania monitoringu. Można przykładowo wskazać: czy monitoring działa nieustannie, czy tylko w określonych godzinach, czy jest dostępny wyłącznie w sytuacji konieczności weryfikacji jakiegoś zdarzenia, czy może jest oglądany na bieżąco przez wyznaczonych do tego pracowników oraz w jaki sposób zostaje utrwalany obraz.

Jaki jest okres przetwarzania danych z monitoringu?

Komentarz 5. Okres przetwarzania danych z monitoringu

Przepisy prawa pracy ograniczają czas przechowywania nagrań z monitoringu maksymalnie do 3 miesięcy od dnia nagrania. W ramach tego limitu pracodawca może sam swobodnie decydować, jak długo potrzebuje je przechowywać, aby zrealizowanie celu, dla którego zainstalowano monitoring, było możliwe.

Od wyżej wskazanej zasady przepisy dopuszczają jednak wyjątki. Są to przypadki, gdy:

  • nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa,
  • pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu.

Wówczas termin 3-miesięczny ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Po upływie tych okresów uzyskane nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, chyba że ich pozostawienie dopuszczają odrębne przepisy.

Czy pracownik ma dostęp do nagrań z monitoringu?

Komentarz 6. Dostęp do nagrań z monitoringu

Dobrą praktyką jest wskazanie w informacji dla pracownika, kto będzie miał dostęp do nagrań systemu monitorowania. Należy pamiętać, że osoby, które mogą otrzymać takie uprawnienie, powinny być do tego rodzaju działań upoważnione przez pracodawcę.

Informacja o monitoringu - klauzula

Komentarz 7. Klauzula informacyjna

Trzeba mieć świadomość, że pozyskane w wyniku monitorowania zapisy wizualne stanowią przetwarzanie danych osobowych pracowników, np. ich wizerunków. W związku z tym, jeśli nie zostało to uregulowane w wewnątrzzakładowym dokumencie ustalającym zasady monitorowania, z którym pracownik został zapoznany, to pracodawca powinien w informacji o monitoringu zamieścić także pouczenie RODO skonstruowane na potrzeby procesu monitorowania.

Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z informacją o monitoringu

Komentarz 8. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z informacją o monitoringu

Dobrą praktyką jest pobranie przez pracodawcę oświadczenia od pracownika, że otrzymał informację o monitoringu i się z nią zapoznał. Pozwala to pracodawcy wykazać fakt dopełnienia obowiązku informacyjnego.

Natomiast nie ma konieczności pobierania od pracownika zgody na wprowadzenie monitoringu (z wyjątkiem sytuacji monitorowania wizyjnego pomieszczeń sanitarnych, kiedy taka zgoda organizacji związkowej lub przedstawicieli pracowników jest wymagana). Co więcej, zgodnie z wyrokiem Sądu Rejonowego w Toruniu z 28 grudnia 2018 r. (IV P 364/18) oczekiwanie od pracownika, że wyrazi oświadczenie o zgodzie na monitorowanie, jest niezasadne. Brak takiej zgody nie stanowi też podstawy do rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy.

Monitoring wizyjny w pracy - wyrok Sądu Rejonowego

Pracownik jest tylko informowany o wprowadzeniu monitoringu oraz o celu, zakresie oraz sposobie jego zastosowania. Wprowadzenie monitoringu nie jest więc uzależnione od zgody pracownika.

Oczekiwanie od pracownika zgody nie miało zatem żadnego uzasadnienia. Było działaniem nadmiernym, pozostającym w opozycji do przepisów, które weszły w życie z dniem 25 maja 2018 r. Skoro zgoda powoda na stosowanie monitoringu nie była potrzebna, to brak tej zgody nie może uzasadniać rozwiązania z nim umowy o pracę.

Podstawa prawna:

• art. 222 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162

Powołane orzeczenia sądów:

• wyrok Sądu Rejonowego w Toruniu z 28 grudnia 2018 r. (IV P 364/18)

Kodeks Pracy 2022 > Poszerzaj swoją wiedzę
Kodeks pracy 2022. Praktyczny komentarz z przykładami
Kodeks pracy 2022. Praktyczny komentarz z przykładami
Tylko teraz
Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Wysoka dynamika wzrostu wynagrodzeń specjalistów
    Podczas gdy pensje specjalistów rosną w zawrotnym tempie, płace osób na stanowiskach zarządzających pozostają relatywnie niezmienne.
    Czy od świadczeń rzeczowych nalicza się wpłaty do PPK?
    W związku ze zbliżającymi się świętami Bożego Narodzenia, wielu pracodawców przekaże swoim pracownikom świadczenia niepieniężne, np. paczki świąteczne. Takie świadczenie nie zawsze będzie spełniało definicję wynagrodzenia w rozumieniu ustawy o pracowniczych planach kapitałowych.
    Osoby niepełnosprawne - co z ofertami pracy zdalnej?
    Czy pracodawcy w stosunku do osób niepełnosprawnych wykorzystują w pełni możliwości pracy zdalnej? Oto wyniki obserwacji ekspertów Manpower.
    Umowy o dzieło - jakie statystyki?
    Umowy o dzieło od stycznia do września 2021 r. zgłosiło 60,7 tys. podmiotów. Tak wynika z danych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
    Grudzień 2021 - godziny pracy, dni wolne
    Grudzień 2021 - godziny pracy i dni wolne od pracy czyli jaka jest norma godzin. Sprawdź kalendarz grudnia 2021 roku. W tym miesiącu pracodawca musi oddać dodatkowy dzień wolny za święto wypadające w sobotę 25 grudnia.
    4 sposoby na osiągnięcie dobrostanu w czasie pandemii
    Jak osiągnąć dobrostan w czasie pandemii? Oto 4 sposoby pomagające w zachowaniu well-beingu w dobie niepewności.
    Nielegalne zatrudnienie - Polski Ład
    Nielegalne zatrudnienie - czym jest? W takich przypadkach Polski Ład nakłada całkowitą odpowiedzialność na pracodawcę. Jakie są konsekwencje nielegalnego zatrudnienia?
    Utrata zdolności do wykonywania pracy - wypowiedzenie umowy
    Utrata zdolności do wykonywania pracy orzeczona przez lekarza medycyny pracy w wyniku badań kontrolnych to przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie umowy o pracę. Kiedy pracownik musi przenieść pracownika na inne stanowisko? Co z wynagrodzeniem za czas wypowiedzenia?
    Składka zdrowotna 2022 - działalność gospodarcza, zmiany
    Składka zdrowotna 2022 - jakie zmiany dla działalności gospodarczej wprowadza Polski Ład? Jak obliczyć podstawę wymiaru składki? Ile wynosi składka zdrowotna przy podatku liniowym? Jakie będą nowe zasady rozliczania?
    Planner kadrowo-płacowy na grudzień 2021 r.
    Planner kadrowo-płacowy na grudzień 2021 r. zawiera wszystkie obowiązki działu kadr i płac. Jaki jest wymiar czasu pracy w grudniu? Ile wynosi dodatek nocny?
    Konkurs "Pracownik Roku" - nabór do końca marca 2022 r.
    Rusza konkurs "Pracownik Roku" IV edycja. Nabór trwa od 22 listopada 2021 r. do końca marca 2022 r. Tegoroczne hasło konkursu brzmi: Solidarni w trudnych czasach pandemii. Patronat medialny nad wydarzeniem objął portal Infor.pl.
    Zasiłek opiekuńczy ZUS na dziecko - wszystko co musisz wiedzieć
    Zasiłek opiekuńczy z ZUS można otrzymać na dziecko chore, zdrowe do 8. roku życia, na izolacji lub kwarantannie. Przysługuje również, gdy dochodzi do nieprzewidzianego zamknięcia szkoły, przedszkola czy żłobka.
    Wypalenie zawodowe na L4 od 2022 r. [WYWIAD]
    Wypalenie zawodowe na L4 nie będzie możliwe od 2022 roku. Jakie są objawy? Jaki test ocenia, czy doszło do wypalenia zawodowego? Jak leczyć wypalonego pracownika? Czy L4 na wypalenia zawodowe to furtka do nadużyć? Na te pytania odpowiada Angelika Blicharz - Head of People & Culture, uPacjenta.
    Nowe przepisy bhp w czasie pandemii - ocena
    Nowe przepisy bhp wprowadzane w czasie pandemii były potrzebne, zrozumiałe i łatwe w interpretacji. Minusem jest to, że pojawiały się zbyt późno. Jak bhp-owcy oceniają nowe regulacje związane z bezpieczeństwem pracy?
    4-dniowy tydzień pracy - 3 warianty
    4-dniowy tydzień pracy to pomysł na zwiększenie produktywności pracowników i budowanie równowagi między życiem prywatnym i życiem zawodowym. Oto 3 warianty czterodniowego tygodnia pracy. Który wybierają pracownicy?
    Dobrowolne ubezpieczenia społeczne - ważne zmiany 2022
    Dobrowolne ubezpieczenia społeczne czekają ważne zmiany od 2022 roku. Jakie skutki będzie miało nieopłacenie składek w terminie?
    E-wizyta w ZUS - jakie sprawy?
    E-wizyta w ZUS - jakie sprawy można załatwić w ZUS bez wychodzenia z domu? Jak umówić wideorozmowę?
    Zasiłek opiekuńczy na dziecko - zamknięta klasa
    Zasiłek opiekuńczy na dziecko przysługuje także, gdy z powodu covid zamknięta jest klasa lub grupa przedszkolna. Dziecko nie musi więc być na kwarantannie.
    Praca na czarno i wypłata pod stołem - co zmieni Polski Ład?
    Praca na czarno i wypłata pod stołem to procedery, z którymi rząd chce walczyć. Jakie zmiany przewiduje Polski Ład? Co w 2022 r. skontroluje PIP?
    7 stycznia 2022 - czy to dzień wolny od pracy?
    7 stycznia 2022 roku - czy to dzień wolny od pracy? Dnia 6 stycznia (czwartek) wypada Święto Trzech Króli i mamy wolne. Czy piątek jest również wolny?
    Służba bhp - praca i zarobki w czasie pandemii
    Służba bhp w czasie pandemii ma dużo więcej pracy. Czy dodatkowe obowiązki bhp-owców wpłynęły na ich zarobki? Ile w 2021 roku zarabia służba bhp?
    Pomysły na prezenty dla pracowników
    Prezenty dla pracowników na święta mogą być bardzo różne, ale powinny być dopasowane do potrzeb załogi. Oto pomysły na upominki od pracodawcy.
    Łatwiej o zwolnienie z powodu długotrwałych chorób od 2022 r.
    Zwolnienie pracownika z powodu długotrwałych chorób będzie łatwiejsze od 2022 r. To konsekwencja zmian w liczeniu okresów zasiłkowych.
    Zawód pilot samolotu [WYWIAD]
    Zawód pilot samolotu to często praca marzeń. Jak zostać pilotem? Jakie są nastroje w lotnictwie w czasie pandemii? Jak reguluje się czas pracy i zarobki pilota? Co jest najważniejsze, a co najpiękniejsze w pracy pilota? Na te i inne pytania odpowiada doświadczony pilot i prezes Grupy Bartolini Air - Bartłomiej Walas.
    Praca dla par z Ukrainy - logistyka
    Praca dla par z Ukrainy znajdzie się w polskiej logistyce. Przed Świętami Bożego Narodzenia rekrutacje są wzmożone. Powstają oferty dla ukraińskich duetów.