REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Informacja o monitoringu dla pracownika - wzór

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Magdalena Sybilska-Bonicka
Informacja o monitoringu dla pracownika - wzór, RODO
Informacja o monitoringu dla pracownika - wzór, RODO
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Informacja o monitoringu dla pracownika - wzór dokumentu. W jakiej formie należy ją przygotować? Jakie informacje powinna zawierać, by była zgodna z RODO?

Informacja o stosowaniu monitoringu na terenie zakładu pracy - zasady sporządzania

Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o wykorzystywaniu w zakładzie pracy monitoringu wizyjnego. Realizacja tego obowiązku wymaga ustalenia, a następnie przekazania pracownikom informacji o celu, zakresie oraz sposobie stosowania monitoringu przed jego wprowadzeniem. W przypadku zakładu pracy, w którym monitoring wizyjny już funkcjonuje, pracodawca powinien dopełnić obowiązku informacyjnego w tym zakresie każdorazowo przy zatrudnieniu nowego pracownika.

REKLAMA

Autopromocja

Korzystanie przez zakład pracy z monitoringu wizyjnego wymaga dopełnienia przez pracodawcę formalności ściśle określonych w Kodeksie pracy. Pierwszą z nich jest obowiązek ustalenia w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, a jeżeli pracodawca nie został objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy, to w obwieszczeniu, zasad funkcjonowania takiego monitoringu, a przede wszystkim wskazania jego:

  • celu,
  • zakresu,
  • sposobu zastosowania.

Następnie pracodawca ma obowiązek poinformowania wszystkich pracowników o wprowadzeniu monitoringu. Przekazanie takiej informacji powinno nastąpić nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 222 § 7 Kodeksu pracy). Natomiast w przypadku pracodawcy, u którego monitoring wizyjny już działa, konieczne jest każdorazowe przekazanie informacji o jego funkcjonowaniu przed dopuszczeniem nowo zatrudnionego pracownika do pracy.

Wzór informacji o monitoringu

Informacja ta powinna zawierać co najmniej ustalone wcześniej w regulacjach wewnątrzzakładowych: cel, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu.

Informacja o monitoringu dla pracownika - forma, cel

Komentarz 1. Forma informacji o monitoringu

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Przepisy Kodeksu pracy nie określają precyzyjnie, w jaki sposób powinien być zrealizowany obowiązek poinformowania pracowników o wykorzystaniu monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy. Wskazują jedynie, że w przypadku wdrażania monitoringu wszyscy zatrudnieni muszą zostać powiadomieni o jego wprowadzeniu w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Nie ma więc przeszkód, aby informacja ta miała formę komunikatu skierowanego do ogółu pracowników, który może zostać zamieszczony np. na tablicy ogłoszeń lub w dostępnym dla pracowników intranecie.

Natomiast przy zatrudnieniu nowego pracownika przez pracodawcę, u którego monitoring już działa, przekazanie takiej informacji powinno mieć formę pisemną. Może to być zatem oświadczenie pracodawcy skierowane imiennie do konkretnego pracownika (jak w powyższym wzorze) przekazywane mu w formie papierowej lub elektronicznej (np. e-mailem).

Komentarz 2. Cel monitoringu

Przepisy prawa pracy szczegółowo wskazują, w jakich celach dozwolone jest stosowanie monitoringu wizyjnego wobec pracowników. Są to:

  • zapewnienie bezpieczeństwa pracowników,
  • ochrona mienia,
  • kontrola produkcji,
  • zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Jest to katalog zamknięty, co oznacza, że pracodawca nie może wykorzystywać monitoringu w innych celach niż wymienione. Natomiast może używać monitoringu do realizacji tylko części lub jednego z tych celów.

Jakie miejsca mogą być monitorowane?

Komentarz 3. Monitorowane miejsca

Informacja o monitoringu powinna zawierać dokładne określenie miejsc, w których jest on stosowany. W związku z tym należy wymienić pomieszczenia oraz obszar na zewnątrz, które są objęte monitoringiem wizyjnym.

Trzeba jednak pamiętać, że przepisy ograniczają możliwość stosowania monitoringu w:

  • pomieszczeniach sanitarnych,
  • szatniach,
  • stołówkach,
  • palarniach.

Od wskazanych zakazów przepisy przewidują wyjątek. Monitoring pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek i palarni jest dozwolony wyłącznie w sytuacji, gdy:

  • stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu, w jakim został zainstalowany (nie może być to cel inny niż wskazany w poprzednim komentarzu),
  • nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika (w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób).

Pracodawca musi mieć także świadomość, że monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania zgody zakładowej organizacji związkowej. Jeżeli u pracodawcy nie funkcjonuje taka organizacja, konieczna jest zgoda przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Bezwzględny zakaz monitorowania obowiązuje natomiast w przypadku pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

Niezależnie od wskazania monitorowanych miejsc w przekazywanej pracownikom informacji pracodawca oznacza miejsca objęte monitoringiem w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Oznakowanie tych miejsc powinno zostać przygotowane nie później niż 1 dzień przed uruchomieniem systemu monitorowania.

WAŻNE

Pracodawca ma obowiązek oznaczyć miejsca objęte monitoringiem w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych.

Komentarz 4. Sposób monitorowania

Treść informacji o monitoringu powinna zawierać doprecyzowanie sposobu zastosowania monitoringu. Można przykładowo wskazać: czy monitoring działa nieustannie, czy tylko w określonych godzinach, czy jest dostępny wyłącznie w sytuacji konieczności weryfikacji jakiegoś zdarzenia, czy może jest oglądany na bieżąco przez wyznaczonych do tego pracowników oraz w jaki sposób zostaje utrwalany obraz.

Jaki jest okres przetwarzania danych z monitoringu?

Komentarz 5. Okres przetwarzania danych z monitoringu

Przepisy prawa pracy ograniczają czas przechowywania nagrań z monitoringu maksymalnie do 3 miesięcy od dnia nagrania. W ramach tego limitu pracodawca może sam swobodnie decydować, jak długo potrzebuje je przechowywać, aby zrealizowanie celu, dla którego zainstalowano monitoring, było możliwe.

Od wyżej wskazanej zasady przepisy dopuszczają jednak wyjątki. Są to przypadki, gdy:

  • nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa,
  • pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu.

Wówczas termin 3-miesięczny ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Po upływie tych okresów uzyskane nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, chyba że ich pozostawienie dopuszczają odrębne przepisy.

Czy pracownik ma dostęp do nagrań z monitoringu?

Komentarz 6. Dostęp do nagrań z monitoringu

Dobrą praktyką jest wskazanie w informacji dla pracownika, kto będzie miał dostęp do nagrań systemu monitorowania. Należy pamiętać, że osoby, które mogą otrzymać takie uprawnienie, powinny być do tego rodzaju działań upoważnione przez pracodawcę.

Informacja o monitoringu - klauzula

Komentarz 7. Klauzula informacyjna

Trzeba mieć świadomość, że pozyskane w wyniku monitorowania zapisy wizualne stanowią przetwarzanie danych osobowych pracowników, np. ich wizerunków. W związku z tym, jeśli nie zostało to uregulowane w wewnątrzzakładowym dokumencie ustalającym zasady monitorowania, z którym pracownik został zapoznany, to pracodawca powinien w informacji o monitoringu zamieścić także pouczenie RODO skonstruowane na potrzeby procesu monitorowania.

Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z informacją o monitoringu

Komentarz 8. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z informacją o monitoringu

Dobrą praktyką jest pobranie przez pracodawcę oświadczenia od pracownika, że otrzymał informację o monitoringu i się z nią zapoznał. Pozwala to pracodawcy wykazać fakt dopełnienia obowiązku informacyjnego.

Natomiast nie ma konieczności pobierania od pracownika zgody na wprowadzenie monitoringu (z wyjątkiem sytuacji monitorowania wizyjnego pomieszczeń sanitarnych, kiedy taka zgoda organizacji związkowej lub przedstawicieli pracowników jest wymagana). Co więcej, zgodnie z wyrokiem Sądu Rejonowego w Toruniu z 28 grudnia 2018 r. (IV P 364/18) oczekiwanie od pracownika, że wyrazi oświadczenie o zgodzie na monitorowanie, jest niezasadne. Brak takiej zgody nie stanowi też podstawy do rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy.

Monitoring wizyjny w pracy - wyrok Sądu Rejonowego

Pracownik jest tylko informowany o wprowadzeniu monitoringu oraz o celu, zakresie oraz sposobie jego zastosowania. Wprowadzenie monitoringu nie jest więc uzależnione od zgody pracownika.

Oczekiwanie od pracownika zgody nie miało zatem żadnego uzasadnienia. Było działaniem nadmiernym, pozostającym w opozycji do przepisów, które weszły w życie z dniem 25 maja 2018 r. Skoro zgoda powoda na stosowanie monitoringu nie była potrzebna, to brak tej zgody nie może uzasadniać rozwiązania z nim umowy o pracę.

Podstawa prawna:

• art. 222 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162

Powołane orzeczenia sądów:

• wyrok Sądu Rejonowego w Toruniu z 28 grudnia 2018 r. (IV P 364/18)

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

Aplikacja mZUS zyskuje popularność – już ponad 700 tys. użytkowników w całej Polsce

Aplikacja mobilna mZUS, dostępna na smartfony z systemem Android i iOS, przekroczyła próg 700 tysięcy użytkowników. Umożliwia szybki i wygodny dostęp do usług Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, takich jak składanie wniosków o 800+, „Dobry Start” czy rezerwacja e-wizyt.

Coraz więcej seniorów wybiera przelew zamiast gotówki. Już 80% świadczeń ZUS trafia na konta bankowe

W marcu 2025 roku aż 80 proc. emerytów i rencistów otrzymywało świadczenia ZUS przelewem na konto bankowe. Choć coraz więcej osób rezygnuje z gotówki, część seniorów nadal wybiera wizytę listonosza – z powodów praktycznych i społecznych.

ZUS zachęca do e-wizyt: porady online bez wychodzenia z domu

Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozwija usługę e-wizyt, czyli wideorozmów z konsultantami ZUS. Dzięki temu każdy może uzyskać pomoc bez konieczności wizyty w placówce – wystarczy smartfon lub komputer z dostępem do internetu.

REKLAMA

Masz świadczenie przedemerytalne i dorabiasz? Do 31 maja musisz rozliczyć się z ZUS

Osoby pobierające świadczenie przedemerytalne lub zasiłek przedemerytalny i jednocześnie dorabiające, muszą do 31 maja złożyć w ZUS-ie zaświadczenie o swoich przychodach. Brak rozliczenia może skutkować zmniejszeniem lub zawieszeniem świadczenia.

Polski rynek pracy przyciąga wykwalifikowanych pracowników z innych krajów

Polska na podium krajów UE przyciągających wykwalifikowanych pracowników. Choć do liderujących Niemiec wciąż nam daleko, Polska wyrasta na kluczowego gracza w regionie, jeśli chodzi o przyciąganie zagranicznych specjalistów.

Fachowiec na samozatrudnieniu: kontrakt menadżerski z polisami asekurującymi ryzyka, które musi podejmować menadżer

Okazuje się, że odpowiednio dobrane pakiety ochronne nie tylko zwiększają bezpieczeństwo freelancerów i osób zatrudnionych w oparciu o umowę B2B, ale również stanowią atrakcyjny benefit. Może on przyciągać najlepszych specjalistów i budować lojalność wobec firmy.

Wyższe wynagrodzenia młodocianych i nowe stawki wpłat na PFRON od czerwca 2025 r. – sprawdź, ile wyniosą

Od 1 czerwca 2025 roku wzrosną minimalne wynagrodzenia pracowników młodocianych odbywających przygotowanie zawodowe oraz kwoty wpłat na PFRON. To efekt ogłoszenia przez GUS wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w pierwszym kwartale bieżącego roku. Sprawdź aktualne stawki obowiązujące w okresie wakacyjnym.

REKLAMA

Ekspertka BCC: Jawność wynagrodzeń nie jest przykrym obowiązkiem, tylko nowym rozdziałem w celu likwidacji nierówności czy świadomego zarządzania swoją karierą zawodową

W piątek, 9 maja 2025 r. posłowie przegłosowali w Sejmie nowelę Kodeksu pracy wprowadzającą nowy obowiązek dla pracodawców. Zgodnie z przegłosowaną dziś w Sejmie nowelizacją Kodeksu pracy, każdy pracodawca publikujący ogłoszenie o naborze na określone stanowisko będzie zobowiązany do podania przedziału wynagrodzenia – z jasno określoną kwotą minimalną i maksymalną.

Nie możemy zgubić człowieczeństwa

Rozmowa z Katarzyną Oksińską, dyrektorką Departamentu HR w Centralnym Ośrodku Informatyki, o tym, jak budować motywację do pracy w firmie sektora publicznego.

REKLAMA