Kategorie

Kontrola prywatnej korespondencji i komunikatora pracownika

Kontrola poczty pracownika
Kontrola poczty pracownika
shutterstock
Kontrola prywatnej korespondencji pracownika - czy pracodawca ma do tego prawo, gdy wiadomość jest prywatna? Co z tajemnicą korespondencji i ochroną dóbr osobistych pracownika? Czy pracownik ma prawo do odszkodowania?

Kontrola poczty i komunikatora pracownika

Pracownicy każdego dnia, w ramach swoich obowiązków, wymieniają dziesiątki maili i wiadomości. Muszą mieć jednak świadomość, że ich służbowa skrzynka może być monitorowana przez szefa, według określonych prawem pracy zasad. Zdarza się jednak, że w korespondencji pracownika pojawia się widomość prywatna – czy wówczas pracodawca, w ramach kontroli służbowej, może się z nią zapoznać? Co z kolei w przypadku wewnętrznego komunikatora pracowniczego – czy szef może przeczytać wiadomości, które wymieniają tam pracownicy? Na zagadnienia dotyczące kontroli korespondencji pracownika odpowiadają radca prawny Klaudia Nowak oraz radca prawny Piotr Lenart z MGM Kancelarii Radców Prawnych Mirosławski, Galos, Mozes w Sosnowcu.

Polecamy: Wynagrodzenia 2021, Czas pracy 2021, Zatrudnianie i zwalnianie pracowników, Uprawnienia rodziców w pracy

Co na to prawo?

Pracownicy korzystający ze służbowej skrzynki mogą zostać objęci przez pracodawcę monitoringiem poczty elektronicznej. Jednak zakres uprawnień kontrolnych nie jest nieograniczony i musi jasno wynikać z określonych przepisów prawa pracy. Powodem, dla którego pracodawca może przeprowadzić taką kontrolę, jest niezbędność zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Przesłanki te wynikają z art. 223 § 1 kodeksu pracy.

Poczta służbowa a wiadomość prywatna

Jak wskazuje ekspertka, radca prawny Klaudia Nowak z MGM Kancelarii Radców Prawnych Mirosławski, Galos, Mozes, granice uprawnień kontrolnych pracodawcy nie są determinowane wyłącznie przez wyżej podane cele. Pracodawca musi wziąć również pod uwagę spoczywający na nim obowiązek poszanowania dóbr osobistych pracownika.

Zgodnie z art. 223 § 2 k.p. monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Wskazane zastrzeżenie prowadzi do wniosku, że pracodawca powinien przyjąć założenie, że w skrzynce służbowej pracownika może znaleźć się wiadomość mająca charakter komunikacji prywatnej – mówi radca prawny Klaudia Nowak z Kancelarii MGM Mirosławski, Galos, Mozes.

Szef, przystępując do kontroli poczty, nie powinien zatem bezkrytycznie zakładać, że każda wiadomość wysłana lub odebrana przy użyciu służbowej poczty elektronicznej ma właśnie charakter służbowy. Pracownik ma zapewnioną ochronę swojej prywatności także w sferze służbowej poczty elektronicznej i pracodawca jest zobowiązany do poszanowania tych praw i wolności kontrolowanych pracowników. Jeżeli więc w służbowej skrzynce mailowej pracownika  znajdzie  się  wiadomość, która w tytule ma wzmiankę „wiadomość prywatna”, to  pracodawca powinien ją potraktować jako mail pracownika o prywatnym  charakterze, który nie powinien podlegać kontroli. W odmiennym przypadku dojdzie do naruszenia przez pracodawcę tajemnicy korespondencji pracownika. W praktyce jednak poszanowanie dóbr osobistych pracownika w kontekście stosowania monitoringu może być trudne, dlatego zaleca się np. wprowadzanie odpowiednich, jednolitych oznaczeń dla wiadomości prywatnych pracownika.

Pracodawca musi poinformować o kontroli poczty

Warunkiem przeprowadzenia kontroli poczty służbowej pracownika jest jej jawność. Zgodnie z przepisami prawa pracy (222 §  6 - 10 k.p. w związku z art. 223 § 3 k.p),  pracownik ma posiadać wiedzę na temat ewentualnej kontroli zanim rozpocznie pracę  przy  użyciu  narzędzia objętego monitoringiem. Musi też zostać poinformowany o celu, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu. Informacje te zawiera się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy, a o wprowadzeniu monitoringu pracodawca musi poinformować załogę na 2 tygodnie przed uruchomieniem kontroli. Z kolei nowo zatrudnionemu pracownikowi należy przekazać pisemną informację przed dopuszczeniem go do pracy. Pracodawca powinien także wprowadzić oznaczenia na skrzynkach pocztowych pracowników. Działania informacyjne określone w kodeksie pracy nie zwalniają jednak pracodawcy z realizacji jego obowiązków jako administratora danych osobowych, określonych przepisami art. 12 i 13 RODO, o czym wyraźnie stanowi art. 222 § 10 k.p. Dzięki przejrzystej informacji pracodawcy o stosowanym monitoringu, pracownik ma możliwość decydowania o zakresie ujawnianych informacji, a nawet może się powstrzymać od prowadzenia korespondencji prywatnej przy użyciu konta służbowego, a to ostatnie jest niewątpliwie najlepszym rozwiązaniem z punktu widzenia pracodawcy.

Wewnętrzny komunikator pracowników

Podobnie jak w przypadku kontroli służbowej poczty e-mail, w kwestii monitoringu wewnętrznego komunikatora, z którego na co dzień korzystają pracownicy, mamy do czynienia z dwoma przenikającymi się płaszczyznami. Mowa tu o prawie pracownika do tajemnicy korespondencji oraz prawa pracodawcy do kontroli sposobu wykonywania przez pracownika pracy, w tym właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy – jakim właśnie jest wewnętrzny komunikator pracowniczy.

Prawo do tajemnicy korespondencji wynika już z samej Konstytucji RP, gdzie w art. 49 zapewniono wolność i ochronę tajemnicy komunikowania się. Można przyjąć, że wszelka korespondencja prowadzona przez pracowników chroniona jest przed wglądem osób trzecich, w tym także pracodawcy, a dysponentami jej treści są wyłącznie jej strony – pracownicy. Jednak od tej reguły istnieją pewne ograniczenia – to wspomniane przepisy kodeksu pracy w zakresie prawa pracodawcy do monitoringu służbowej korespondencji e-mail. Uprawnienie to może znaleźć zastosowanie także w odniesieniu do wewnętrznego komunikatora firmowego, które z założenia stanowi udostępnione pracownikom narzędzie komunikacji służbowej.

Odszkodowanie od pracodawcy

Radca Prawny Piotr Lenart z MGM Kancelarii Radców Prawnych Mirosławski, Galos, Mozes wskazuje, że kontrola wiadomości przesyłanych przez pracownika nie może jednak naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Tak jak w przypadku kontroli e-maili, szef powinien poinformować pracowników o prawie kontroli wiadomości przesyłanych przez komunikator, a także, celem uniknięcia niejasności, pouczyć o wyłącznie służbowym przeznaczeniu forum.

Pracodawca, w określonych sytuacjach, może mieć wgląd w wiadomości wysyłane przez pracowników za pośrednictwem forum firmowego, jednak w razie ustalenia, że kontrolowana korespondencja dotyczy sfery prywatnej pracowników, powinien  powstrzymać się od zapoznania się z jej treścią. Kontrola prowadzona z naruszeniem przysługującej pracownikom tajemnicy korespondencji może skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą pracodawcy z tytułu naruszenia dóbr osobistych pracowników – mówi radca prawny Piotr Lenart z Kancelarii MGM Mirosławski, Galos, Mozes.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Tylko teraz
Kancelaria Radców Prawnych Mirosławski Galos Mozes Sp.j.
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Potrącenie zaległości ZUS z emerytury od 2022 r.

    Potrącenie zaległości składkowych z emerytury, renty i zasiłku będzie możliwe od 2022 r. ZUS odliczy składkę zdrowotną, podatek i należności składkowe nieopłacone w terminie. Do jakiej wysokości?

    Niemcy: niezaszczepieni bez rekompensaty za czas kwarantanny

    Niezaszczepieni nie otrzymają rekompensaty za czas kwarantanny. Nowe przepisy w Niemczech zaczną obowiązywać od 1 listopada 2021 r.

    Praca zdalna a work-life balance

    Praca zdalna a work-life balance - za dużo work i za mało life? Z badania "Candidate Pulse" wynika, ze praca zdalna zachwiała balansem między życiem prywatnym i zawodowym. Pracownicy odczuwają również więcej presji ze strony pracodawców.

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid [VIDEO]

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid? Najpewniej tak, ale na zasadzie dobrowolności. Co to oznacza? Na to i inne pytania odpowiada Stanisław Szwed, wiceminister pracy, polityki społecznej i rodziny.

    Obniżenie wieku emerytalnego jako fatalna decyzja [VIDEO]

    Obniżenie wieku emerytalnego było fatalną decyzją. Ekonomiści negatywnie oceniają niższy i zróżnicowany dla kobiet i mężczyzn wiek emerytalny w Polsce.

    Co pandemia uświadomiła menadżerom? [VIDEO]

    Pandemia a zarządzanie - co kryzys wywołany pandemią uświadomił menadżerom? Okazało się, że kapitał ludzki jest niezwykle ważny. Duże znaczenie ma także zdolność do szybkich zmian.

    Kodeks pracy art. 30

    Kodeks pracy w art. 30 wylicza sposoby rozwiązania umowy o pracę: porozumienie stron, wypowiedzenie, dyscyplinarka i upływ czasu.

    Kontroferta dla pracownika - co to jest?

    Kontroferta dla pracownika - co to jest i w jakim celu się ją stosuje? Czy warto przyjąć kontrofertę?

    Jesienna rekrutacja w logistyce - jak zachęcić do pracy w firmie?

    Startuje jesienna rekrutacja w logistyce. Jakich pracowników brakuje? Jak zachęcić do pracy w danej firmie? Co przyciąga pracowników?

    Kontrole PIP na małych budowach 2021 - wyniki

    Kontrole PIP na małych budowach zostały wzmożone w 2021 r. Z danych statystycznych wynika, że to właśnie na małych budowach jest najwięcej wypadków przy pracy. Jakie są wyniki kontroli PIP?

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców przez cały rok

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców nie są sezonowe. Przypomina o tym PIP w kampanii "Prawa przez cały rok". Jak zatrudnić cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę sezonową? Czym jest umowa o pomocy przy zbiorach?

    Europejskie Porozumienie dotyczące aktywnego starzenia się

    Europejskie Porozumienie podpisane w 2017 r. dotyczy aktywnego starzenia się i podejścia międzypokoleniowego w pracy. Realizując je, w Polsce powstało "Porozumienie strony pracowników oraz strony pracodawców RDS na rzecz aktywnego starzenia". Wypracowano w nim szereg rozwiązań na rzecz aktywnego starzenia się.

    Kiedy zmiana czasu na zimowy w 2021?

    Kiedy jest zmiana czasu na zimowy w 2021 r.? Czy ostatni raz przestawiamy zegarki jesienią? Jak zmiana czasu wpływa na czas pracy w nocy?

    Wypłata wynagrodzenia za pracę w sobotę, niedzielę

    Wypłata wynagrodzenia za pracę to podstawowy obowiązek pracodawcy. Co w przypadku, gdy dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w sobotę lub niedzielę?

    Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na 4 falę covid?

    4 fala covid przewidywana jest na jesień 2021 r. Statystyki wskazują na tendencję wzrostową zakażeń. Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na ten trudny czas?

    Weryfikacja szczepień pracowników - projekt

    Weryfikacja szczepień pracowników - trwają prace nad projektem nowych przepisów. Czy pracodawcy będą mogli sprawdzić fakt zaszczepienia się przeciw COVID-19 przez pracowników?

    Umowa o dzieło - ZUS, zgłoszenie

    Umowa o dzieło - zgłoszenie do ZUS jest obowiązkowe od 2021 r. Jaki jest termin na zgłoszenie? Kto musi zgłosić umowę do ZUS?

    Zmiany w ubezpieczeniach społecznych od 18 września 2021 r.

    Najnowsze zmiany w ubezpieczeniach społecznych weszły w życie 18 września 2021 r. Sprawdź, co się zmieni.

    Wypalenie zawodowe podstawą zwolnienia lekarskiego od 2022 r.

    Wypalenie zawodowe od 2022 r. będzie podstawą do otrzymania zwolnienia lekarskiego (l4). Czym jest wypalenie? Jakie są objawy? Jak przeciwdziałać?

    Przeniesienie urlopu na kolejną umowę - wzór porozumienia

    Przeniesienie urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę może nastąpić na mocy porozumienia stron. Jak je prawidłowo sporządzić? Oto wzór porozumienia.

    Ostatnie dni na wniosek o zwolnienie z ZUS!

    Wniosek o zwolnienie z ZUS - sklepiki szkolne i piloci muzealnych wycieczek mają ostatnie dni na ubieganie się o zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS.

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń - covid

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń została przewidziana w tarczy na czas pandemii COVID-19. Kogo dotyczy? Ile wynosi?

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy - szczepienie

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy z powodu szczepienia - kiedy jest możliwe? Czy szczepienie dziecka uzasadnia zwolnienie od pracy?

    Kobiety najwięcej ucierpiały na pandemii

    Kobiety najwięcej straciły w czasie pandemii. To one częściej były zwalniane. Spadł na nie ciężar opieki nad dziećmi i pracy jednocześnie. Jak wpłynęło to na ich zdrowie?

    Płace rosną, bo firmy walczą o pracowników

    Płace rosną wszędzie. Wszystkie kody PKD odnotowały w sierpniu 2021 r. podwyżki wynagrodzeń. Firmy walczą w ten sposób o pracowników.