Kontrola prywatnej korespondencji i komunikatora pracownika

Kontrola poczty i komunikatora pracownika

Pracownicy każdego dnia, w ramach swoich obowiązków, wymieniają dziesiątki maili i wiadomości. Muszą mieć jednak świadomość, że ich służbowa skrzynka może być monitorowana przez szefa, według określonych prawem pracy zasad. Zdarza się jednak, że w korespondencji pracownika pojawia się widomość prywatna – czy wówczas pracodawca, w ramach kontroli służbowej, może się z nią zapoznać? Co z kolei w przypadku wewnętrznego komunikatora pracowniczego – czy szef może przeczytać wiadomości, które wymieniają tam pracownicy? Na zagadnienia dotyczące kontroli korespondencji pracownika odpowiadają radca prawny Klaudia Nowak oraz radca prawny Piotr Lenart z MGM Kancelarii Radców Prawnych Mirosławski, Galos, Mozes w Sosnowcu.

Polecamy: Wynagrodzenia 2021, Czas pracy 2021, Zatrudnianie i zwalnianie pracowników, Uprawnienia rodziców w pracy

Co na to prawo?

Pracownicy korzystający ze służbowej skrzynki mogą zostać objęci przez pracodawcę monitoringiem poczty elektronicznej. Jednak zakres uprawnień kontrolnych nie jest nieograniczony i musi jasno wynikać z określonych przepisów prawa pracy. Powodem, dla którego pracodawca może przeprowadzić taką kontrolę, jest niezbędność zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Przesłanki te wynikają z art. 22³ § 1 kodeksu pracy.

Poczta służbowa a wiadomość prywatna

Jak wskazuje ekspertka, radca prawny Klaudia Nowak z MGM Kancelarii Radców Prawnych Mirosławski, Galos, Mozes, granice uprawnień kontrolnych pracodawcy nie są determinowane wyłącznie przez wyżej podane cele. Pracodawca musi wziąć również pod uwagę spoczywający na nim obowiązek poszanowania dóbr osobistych pracownika.

– Zgodnie z art. 22³ § 2 k.p. monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Wskazane zastrzeżenie prowadzi do wniosku, że pracodawca powinien przyjąć założenie, że w skrzynce służbowej pracownika może znaleźć się wiadomość mająca charakter komunikacji prywatnej – mówi radca prawny Klaudia Nowak z Kancelarii MGM Mirosławski, Galos, Mozes.

Szef, przystępując do kontroli poczty, nie powinien zatem bezkrytycznie zakładać, że każda wiadomość wysłana lub odebrana przy użyciu służbowej poczty elektronicznej ma właśnie charakter służbowy. Pracownik ma zapewnioną ochronę swojej prywatności także w sferze służbowej poczty elektronicznej i pracodawca jest zobowiązany do poszanowania tych praw i wolności kontrolowanych pracowników. Jeżeli więc w służbowej skrzynce mailowej pracownika  znajdzie  się  wiadomość, która w tytule ma wzmiankę „wiadomość prywatna”, to  pracodawca powinien ją potraktować jako mail pracownika o prywatnym  charakterze, który nie powinien podlegać kontroli. W odmiennym przypadku dojdzie do naruszenia przez pracodawcę tajemnicy korespondencji pracownika. W praktyce jednak poszanowanie dóbr osobistych pracownika w kontekście stosowania monitoringu może być trudne, dlatego zaleca się np. wprowadzanie odpowiednich, jednolitych oznaczeń dla wiadomości prywatnych pracownika.

Pracodawca musi poinformować o kontroli poczty

Warunkiem przeprowadzenia kontroli poczty służbowej pracownika jest jej jawność. Zgodnie z przepisami prawa pracy (22² §  6 - 10 k.p. w związku z art. 22³ § 3 k.p),  pracownik ma posiadać wiedzę na temat ewentualnej kontroli zanim rozpocznie pracę  przy  użyciu  narzędzia objętego monitoringiem. Musi też zostać poinformowany o celu, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu. Informacje te zawiera się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy, a o wprowadzeniu monitoringu pracodawca musi poinformować załogę na 2 tygodnie przed uruchomieniem kontroli. Z kolei nowo zatrudnionemu pracownikowi należy przekazać pisemną informację przed dopuszczeniem go do pracy. Pracodawca powinien także wprowadzić oznaczenia na skrzynkach pocztowych pracowników. Działania informacyjne określone w kodeksie pracy nie zwalniają jednak pracodawcy z realizacji jego obowiązków jako administratora danych osobowych, określonych przepisami art. 12 i 13 RODO, o czym wyraźnie stanowi art. 22² § 10 k.p. Dzięki przejrzystej informacji pracodawcy o stosowanym monitoringu, pracownik ma możliwość decydowania o zakresie ujawnianych informacji, a nawet może się powstrzymać od prowadzenia korespondencji prywatnej przy użyciu konta służbowego, a to ostatnie jest niewątpliwie najlepszym rozwiązaniem z punktu widzenia pracodawcy.

Wewnętrzny komunikator pracowników

Podobnie jak w przypadku kontroli służbowej poczty e-mail, w kwestii monitoringu wewnętrznego komunikatora, z którego na co dzień korzystają pracownicy, mamy do czynienia z dwoma przenikającymi się płaszczyznami. Mowa tu o prawie pracownika do tajemnicy korespondencji oraz prawa pracodawcy do kontroli sposobu wykonywania przez pracownika pracy, w tym właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy – jakim właśnie jest wewnętrzny komunikator pracowniczy.

Prawo do tajemnicy korespondencji wynika już z samej Konstytucji RP, gdzie w art. 49 zapewniono wolność i ochronę tajemnicy komunikowania się. Można przyjąć, że wszelka korespondencja prowadzona przez pracowników chroniona jest przed wglądem osób trzecich, w tym także pracodawcy, a dysponentami jej treści są wyłącznie jej strony – pracownicy. Jednak od tej reguły istnieją pewne ograniczenia – to wspomniane przepisy kodeksu pracy w zakresie prawa pracodawcy do monitoringu służbowej korespondencji e-mail. Uprawnienie to może znaleźć zastosowanie także w odniesieniu do wewnętrznego komunikatora firmowego, które z założenia stanowi udostępnione pracownikom narzędzie komunikacji służbowej.

Odszkodowanie od pracodawcy

Radca Prawny Piotr Lenart z MGM Kancelarii Radców Prawnych Mirosławski, Galos, Mozes wskazuje, że kontrola wiadomości przesyłanych przez pracownika nie może jednak naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Tak jak w przypadku kontroli e-maili, szef powinien poinformować pracowników o prawie kontroli wiadomości przesyłanych przez komunikator, a także, celem uniknięcia niejasności, pouczyć o wyłącznie służbowym przeznaczeniu forum.

– Pracodawca, w określonych sytuacjach, może mieć wgląd w wiadomości wysyłane przez pracowników za pośrednictwem forum firmowego, jednak w razie ustalenia, że kontrolowana korespondencja dotyczy sfery prywatnej pracowników, powinien  powstrzymać się od zapoznania się z jej treścią. Kontrola prowadzona z naruszeniem przysługującej pracownikom tajemnicy korespondencji może skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą pracodawcy z tytułu naruszenia dóbr osobistych pracowników – mówi radca prawny Piotr Lenart z Kancelarii MGM Mirosławski, Galos, Mozes.