Jak kontrolować pracownika na pracy zdalnej?

• Jak sprawdzić pracę pracownika zdalnego?
• Programy do mierzenia czasu
• Programy do zapisywania efektów dziennej pracy
• Weryfikacja zrealizowanych projektów, dzienne raporty i kontakt telefoniczny
• Prawo do prywatności
• Kto ponosi koszty oprogramowania i instalacji?
• Ochrona danych osobowych pracowników
• Jasne zasady raportowania i kontroli
• Czy pracodawca może sam zdecydować o monitorowaniu pracy zdalnej?
• Co z umowami zlecenia czy umowami o dzieło?

Jak sprawdzić pracę pracownika zdalnego?

Wielu pracodawców ma obawy, czy pracownik wykonujący zadania w domu będzie równie wydajny jak ten obecny na co dzień w biurze. Ryzyko, że wydajność będzie mniejsza, a zrealizowane projekty gorszej jakości, można zminimalizować dzięki właściwemu zarządzaniu zespołem online. Pomóc może też nadzór nad pracownikami za pomocą narzędzi online.

Programy do mierzenia czasu

W przypadku wykonywania pracy zdalnej nadzór pracowników może zapewniać specjalne oprogramowanie. Wybór jest duży, na rynku znajdziemy aplikacje płatne, o rozbudowanych funkcjach, jak i wersje darmowe. Niektóre programy do mierzenia czasu pracy są kompatybilne z tymi wykorzystywanymi do monitorowania stopnia realizacji zadań, komunikatorem i innymi, dlatego warto rozważyć zakup kompletnego pakietu oprogramowania. Potem wystarczy że pracodawca i pracownik zainstalują je na swoich urządzeniach.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa

Kiedy zatrudnieni wykonują zadania służbowe online, monitoring komputera może znacznie wykraczać poza weryfikowanie czasu pracy. Dostępne jest oprogramowanie, które umożliwia nadzorowanie komputera pracownika, również w czasie rzeczywistym czy na przykład przez nagrywanie aktywności na komputerze.

Programy do zapisywania efektów dziennej pracy

Do bardziej powszechnych form kontroli pracowników należą programy, w których podwładni zapisują efekty dziennej pracy – w formie załączonych plików, raportów czy notatek. Taki system sprawdza się wówczas, gdy wynik działań jest ważniejszy niż czas pracy, a podwładni nie mają problemu z dotrzymywaniem z góry ustalonych terminów.

Weryfikacja zrealizowanych projektów, dzienne raporty i kontakt telefoniczny

Należy się zastanowić, czy przedsiębiorca faktycznie potrzebuje tak ścisłego monitoringu pracy wykonywanej przez pracowników. W wielu przypadkach, nawet wtedy, gdy pracowników obowiązują ścisłe godziny pracy, zupełnie wystarcza program do weryfikacji zrealizowanych projektów połączony z dziennym raportowaniem wykonanej pracy i pozostawaniem w kontakcie online/telefonicznym w wyznaczonych godzinach.

Prawo do prywatności

Prawo pracodawcy do monitorowania pracy zdalnej nie oznacza, że tego rodzaju czynności mogą być prowadzone w dowolnej formie i o każdej porze. Należy pamiętać, że każdy pracownik ma prawo do prywatności, co jest szczególnie ważne, gdy wykonuje swoje obowiązki w domowym zaciszu.

Kto ponosi koszty oprogramowania i instalacji?

W praktyce monitorowanie pracy zdalnej powinno opierać się na specjalnie stworzonych do tego programach komputerowych, które w łatwy i nieobciążający pracownika sposób są w stanie przesłać potrzebne informacje do przełożonego. Zdecydowana większość prac wykonywanych w trybie zdalnym opiera się na korzystaniu z komputera, smartfona lub tabletu – zainstalowanie odpowiedniego oprogramowania nie powinno więc stanowić problemu. Trzeba przy tym pamiętać, że koszty w tym zakresie powinny obciążyć pracodawcę, a nie zatrudnionego, zaś pierwszą kontrolę przeprowadza się na wniosek telepracownika przed rozpoczęciem przez niego wykonywania pracy.

Ochrona danych osobowych pracowników

Poważne wątpliwości budzi ochrona danych osobowych pracowników oraz plików dostępnych na ich komputerach. O ile wykonywanie pracy zdalnej na służbowym sprzęcie nie powinno stanowić w tym zakresie większych problemów, o tyle w przypadku prywatnych komputerów może to stanowić pewien kłopot. Monitorowanie pracy wykonywanej na prywatnym sprzęcie teoretycznie może doprowadzić do naruszenia prywatności pracownika. Zgodnie z obecnymi przepisami zatrudniający ma prawo nagrywać pracę swojego podwładnego oraz sprawdzać jego służbową pocztę elektroniczną. Naruszenie powyższych zasad – nawet w niewielkim stopniu – może stanowić złamanie przepisów w zakresie ochrony danych osobowych oraz znanego już wszystkim RODO.

Jasne zasady raportowania i kontroli

Aby uniknąć odpowiedzialności za naruszenie prywatności pracownika podczas wykonywania przez niego pracy zdalnej, należy ustalić jasne zasady raportowania wyników pracy oraz przeprowadzania kontroli przez zatrudniającego. Doskonałym rozwiązaniem jest wprowadzenie stosownego regulaminu, który precyzyjnie określi zakres praw i obowiązków dwóch stron stosunku pracy. Każdy pracownik świadczący pracę w trybie zdalnym powinien być poinformowany o regułach monitorowania jego czynności.

Czy pracodawca może sam zdecydować o monitorowaniu pracy zdalnej?

Decyzja o monitorowaniu pracy zdalnej należy wyłącznie do zatrudniającego. Jest to prawo, z którego nie musi korzystać. Z drugiej strony praca w takiej szczególnej formie wymaga okresowego sprawdzania efektów i wydajności pracownika. Monitorowanie pracy zdalnej nie musi być częste – przykładowo może być realizowane raz w tygodniu, a nawet raz w miesiącu. Wiele w tej kwestii zależy od rodzaju danej pracy, wielkości wykonywanych obowiązków czy kontaktu zatrudnionego z klientami firmy. Kontrolowanie czasu pracy może być także zastąpione rozliczaniem za wykonane zadania. Jest to dobre rozwiązanie szczególnie w przypadku umów cywilnoprawnych, wobec których nie można stosować przepisów Kodeksu pracy – w tym zakresie nie obowiązuje regulacja dotycząca monitorowania pracy zdalnej.

Co z umowami zlecenia czy umowami o dzieło?

Warto pamiętać, że monitorowanie pracy zdalnej nie powinno dotyczyć umów cywilnoprawnych – tutaj przepisy Kodeksu pracy nie znajdują zastosowania. Umowy zlecenie czy też o dzieło powinny być rozliczane w systemie zadaniowym, a nie w toku wykonywanych czynności. Takie rozwiązanie może być również przyjęte w przypadku pracy zdalnej. Monitorowanie pracy zdalnej musi odbywać się w poszanowaniu prywatności każdego pracownika oraz przy pełnej ochronie jego danych osobowych (niezależnie od tego, czy obowiązki wykonywane są na prywatnym, czy też służbowym sprzęcie). Naruszenie w tym zakresie daje pracownikowi możliwość żądania stosownego zadośćuczynienia od przełożonego.

Źródła:

Kodeks pracy, Dz.U. 1974 Nr 24, poz. 141, t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320;

Legalis 2020, artykuły specjalistów z zakresu prawa pracy.