Kategorie

Jak kontrolować pracownika na pracy zdalnej?

Agnieszka Beczkalska
aplikant radcowska
Kontrola pracy zdalnej.
shutterstock
Kontrola pracownika wykonującego pracę w formie zdalnej to jeden z najczęstszych tematów poruszanych w kontekście home office. Jak sprawdzić pracę pracownika zdalnego? Jakie programy można w tym celu zainstalować na komputerze? Co z prawem do prywatności i ochroną danych osobowych pracownika? Czy pracodawca może sam zdecydować o monitoringu? Co z umowami zlecenia czy umowami o dzieło?

Jak sprawdzić pracę pracownika zdalnego?

Wielu pracodawców ma obawy, czy pracownik wykonujący zadania w domu będzie równie wydajny jak ten obecny na co dzień w biurze. Ryzyko, że wydajność będzie mniejsza, a zrealizowane projekty gorszej jakości, można zminimalizować dzięki właściwemu zarządzaniu zespołem online. Pomóc może też nadzór nad pracownikami za pomocą narzędzi online.

Programy do mierzenia czasu

W przypadku wykonywania pracy zdalnej nadzór pracowników może zapewniać specjalne oprogramowanie. Wybór jest duży, na rynku znajdziemy aplikacje płatne, o rozbudowanych funkcjach, jak i wersje darmowe. Niektóre programy do mierzenia czasu pracy są kompatybilne z tymi wykorzystywanymi do monitorowania stopnia realizacji zadań, komunikatorem i innymi, dlatego warto rozważyć zakup kompletnego pakietu oprogramowania. Potem wystarczy że pracodawca i pracownik zainstalują je na swoich urządzeniach.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa

Kiedy zatrudnieni wykonują zadania służbowe online, monitoring komputera może znacznie wykraczać poza weryfikowanie czasu pracy. Dostępne jest oprogramowanie, które umożliwia nadzorowanie komputera pracownika, również w czasie rzeczywistym czy na przykład przez nagrywanie aktywności na komputerze.

Programy do zapisywania efektów dziennej pracy

Do bardziej powszechnych form kontroli pracowników należą programy, w których podwładni zapisują efekty dziennej pracy – w formie załączonych plików, raportów czy notatek. Taki system sprawdza się wówczas, gdy wynik działań jest ważniejszy niż czas pracy, a podwładni nie mają problemu z dotrzymywaniem z góry ustalonych terminów.

Weryfikacja zrealizowanych projektów, dzienne raporty i kontakt telefoniczny

Należy się zastanowić, czy przedsiębiorca faktycznie potrzebuje tak ścisłego monitoringu pracy wykonywanej przez pracowników. W wielu przypadkach, nawet wtedy, gdy pracowników obowiązują ścisłe godziny pracy, zupełnie wystarcza program do weryfikacji zrealizowanych projektów połączony z dziennym raportowaniem wykonanej pracy i pozostawaniem w kontakcie online/telefonicznym w wyznaczonych godzinach.

Prawo do prywatności

Prawo pracodawcy do monitorowania pracy zdalnej nie oznacza, że tego rodzaju czynności mogą być prowadzone w dowolnej formie i o każdej porze. Należy pamiętać, że każdy pracownik ma prawo do prywatności, co jest szczególnie ważne, gdy wykonuje swoje obowiązki w domowym zaciszu.

Kto ponosi koszty oprogramowania i instalacji?

W praktyce monitorowanie pracy zdalnej powinno opierać się na specjalnie stworzonych do tego programach komputerowych, które w łatwy i nieobciążający pracownika sposób są w stanie przesłać potrzebne informacje do przełożonego. Zdecydowana większość prac wykonywanych w trybie zdalnym opiera się na korzystaniu z komputera, smartfona lub tabletu – zainstalowanie odpowiedniego oprogramowania nie powinno więc stanowić problemu. Trzeba przy tym pamiętać, że koszty w tym zakresie powinny obciążyć pracodawcę, a nie zatrudnionego, zaś pierwszą kontrolę przeprowadza się na wniosek telepracownika przed rozpoczęciem przez niego wykonywania pracy.

Ochrona danych osobowych pracowników

Poważne wątpliwości budzi ochrona danych osobowych pracowników oraz plików dostępnych na ich komputerach. O ile wykonywanie pracy zdalnej na służbowym sprzęcie nie powinno stanowić w tym zakresie większych problemów, o tyle w przypadku prywatnych komputerów może to stanowić pewien kłopot. Monitorowanie pracy wykonywanej na prywatnym sprzęcie teoretycznie może doprowadzić do naruszenia prywatności pracownika. Zgodnie z obecnymi przepisami zatrudniający ma prawo nagrywać pracę swojego podwładnego oraz sprawdzać jego służbową pocztę elektroniczną. Naruszenie powyższych zasad – nawet w niewielkim stopniu – może stanowić złamanie przepisów w zakresie ochrony danych osobowych oraz znanego już wszystkim RODO.

Jasne zasady raportowania i kontroli

Aby uniknąć odpowiedzialności za naruszenie prywatności pracownika podczas wykonywania przez niego pracy zdalnej, należy ustalić jasne zasady raportowania wyników pracy oraz przeprowadzania kontroli przez zatrudniającego. Doskonałym rozwiązaniem jest wprowadzenie stosownego regulaminu, który precyzyjnie określi zakres praw i obowiązków dwóch stron stosunku pracy. Każdy pracownik świadczący pracę w trybie zdalnym powinien być poinformowany o regułach monitorowania jego czynności.

Czy pracodawca może sam zdecydować o monitorowaniu pracy zdalnej?

Decyzja o monitorowaniu pracy zdalnej należy wyłącznie do zatrudniającego. Jest to prawo, z którego nie musi korzystać. Z drugiej strony praca w takiej szczególnej formie wymaga okresowego sprawdzania efektów i wydajności pracownika. Monitorowanie pracy zdalnej nie musi być częste – przykładowo może być realizowane raz w tygodniu, a nawet raz w miesiącu. Wiele w tej kwestii zależy od rodzaju danej pracy, wielkości wykonywanych obowiązków czy kontaktu zatrudnionego z klientami firmy. Kontrolowanie czasu pracy może być także zastąpione rozliczaniem za wykonane zadania. Jest to dobre rozwiązanie szczególnie w przypadku umów cywilnoprawnych, wobec których nie można stosować przepisów Kodeksu pracy – w tym zakresie nie obowiązuje regulacja dotycząca monitorowania pracy zdalnej.

Co z umowami zlecenia czy umowami o dzieło?

Warto pamiętać, że monitorowanie pracy zdalnej nie powinno dotyczyć umów cywilnoprawnych – tutaj przepisy Kodeksu pracy nie znajdują zastosowania. Umowy zlecenie czy też o dzieło powinny być rozliczane w systemie zadaniowym, a nie w toku wykonywanych czynności. Takie rozwiązanie może być również przyjęte w przypadku pracy zdalnej. Monitorowanie pracy zdalnej musi odbywać się w poszanowaniu prywatności każdego pracownika oraz przy pełnej ochronie jego danych osobowych (niezależnie od tego, czy obowiązki wykonywane są na prywatnym, czy też służbowym sprzęcie). Naruszenie w tym zakresie daje pracownikowi możliwość żądania stosownego zadośćuczynienia od przełożonego.

Źródła:

Kodeks pracy, Dz.U. 1974 Nr 24, poz. 141, t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320;

Legalis 2020, artykuły specjalistów z zakresu prawa pracy.

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    "Blaski i cienie PPK" - niezależne badanie naukowe

    PPK - jakie są opinie o programie? Poznaj wyniki niezależnego badania naukowego "Blaski i cienie PPK".

    Tata wybiera urlop ojcowski

    Urlop ojcowski to urlop najczęściej wykorzystywany przez ojców urlop po narodzinach dziecka. Najrzadziej korzystają z urlopu rodzicielskiego.

    Monitoring poczty elektronicznej pracownika a przepisy

    Monitoring poczty elektronicznej pracownika - jakie są przepisy prawne? Czy to nie narusza dóbr osobistych pracownika?

    Zasiłek macierzyński i opiekuńczy - będzie okres wyczekiwania?

    Okres wyczekiwania przy zasiłku macierzyńskim i opiekuńczym? To propozycja ZUS mająca zapobiegać nadużyciom.

    Zwolnienie z ZUS - do kiedy wniosek?

    Zwolnienie z ZUS - do kiedy można złożyć wniosek o zwolnienie ze składek za grudzień 2020, styczeń, luty, marzec i kwiecień 2021 r. z tarczy 9.0?

    Pracownik niepełnosprawny – jakie prawa?

    Pracownik niepełnosprawny - jakie prawa przyznaje Kodeks pracy i ustawa o rehabilitacji zawodowej? Jaki jest wymiar czasu pracy i urlopu?

    Elektroniczne wypowiedzenie umowy o pracę - jak przechowywać?

    Elektroniczne wypowiedzenie umowy o pracę polega na złożeniu oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzeniu go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jak je przechowywać?

    Czas wolny za nadgodziny a odpoczynek tygodniowy

    Czas wolny za nadgodziny może zostać zaliczony do 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego. To stanowisko MRPiT z dnia 5 maja 2021 r.

    PIP kontroluje małe budowy

    Kontrole PIP - mała budowa to miejsce, gdzie najczęściej w budownictwie występują wypadki przy pracy. PIP rozpoczęła więc akcję "Kontrole na małych budowach".

    Przeciętne wynagrodzenie 2021

    Przeciętne wynagrodzenie w 2021 r. wzrosło o 10% w stosunku do roku poprzedniego. Ile wynosi?

    Amerykański pracodawca wymarzony dla Polaków

    Amerykański pracodawca jest pracodawcą wymarzonym dla Polaków. Najchętniej pracowaliby dla korporacji z zagranicznym kapitałem, przede wszystkim z USA.

    Praca na magazynie - ile zarabia pracownik i kierownik magazynu

    Praca na magazynie - jakie są zarobki? Ile zarabia pracownik, a ile kierownik magazynu?

    Pandemia lekcją dla HR-owców

    Pandemia jest dla HR-owców lekcją, która wpłynie na przyszłość tego zawodu

    Stawka godzinowa 2022 – netto, zlecenie

    Stawka godzinowa 2022 i umowa zlecenie – kwota netto i brutto? Ile wynosi minimalne wynagrodzenie na umowach cywilnoprawnych, a ile na umowie o pracę?

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl - nowa ustawa

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl to ułatwienie dla mikroprzedsiębiorcy, rolnika i osoby fizycznej. Za pomocą systemu będzie można zawrzeć umowę o pracę i zlecenia. Automatycznie dokona zgłoszenia do ZUS i KAS, wyliczy wynagrodzenie, składki, podatki i rozliczy urlopy.

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia 2022 a inne świadczenia

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia w 2022 r. wpłynie na wysokość innych świadczeń, np. odprawy, odszkodowania, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestój, dodatek za pracę w nocy. Ile wyniosą?

    Praca w upały - zalecenia GIP

    Praca w upały - GIP wydał zalecenia dla pracodawców w związku z wysokimi temperaturami. Jakie obowiązki bhp mają pracodawcy względem pracowników?

    Staż z urzędu pracy 2021 - wynagrodzenie, urlop, L4, ciąża

    Staż z urzędu pracy odbywa osoba bezrobotna. Jakie wynagrodzenie za staż należy się w 2021 r.? Czy stażysta ma prawo do L4 i urlopu? Co w przypadku ciąży?

    Umowa o pomocy przy zbiorach - KRUS 2021

    Umowa o pomocy przy zbiorach w 2021 r. - rolnicy ubezpieczeni w KRUS mogą podpisywać umowy cywilnoprawne na pomoc przy zbiorach. Jaka jest stawka godzinowa?

    Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

    Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

    Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

    Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

    Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

    Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

    Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

    Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

    Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

    Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?