Dokumentacja pracownicza - jak przygotować firmę na zmiany legislacyjne

Jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorstw jest dostosowanie swoich działań do obowiązujących przepisów. Różnorodne akty prawne, rozporządzenia czy ustawy wymagają od firm wdrożenia lub zaktualizowania szeregu rozwiązań związanych m.in. z zarządzaniem informacją w organizacji. Niektóre z nowych przepisów powodują wzrost liczby niezbędnych dokumentów generowanych przez przedsiębiorstwa w ramach swojej działalności. Jednym z przykładów są obowiązujące od lipca Pracownicze Plany Kapitałowe, nakładające na pracodawców nowe obowiązki związane z zarządzeniem dokumentacją pracowników. Jak firmy mogą sobie poradzić w związku z licznymi zmianami prawnymi?

Legislacja, a nowe obowiązki firm

Tylko w mijającym roku co najmniej kilkukrotnie dochodziło do zmian przepisów, które sprawiły, że przedsiębiorcy zostali zobowiązani do zmian w zakresie zarządzania dokumentacją pracowniczą. Jednym z przykładów jest ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją[1], która zaczęła obowiązywać 1 stycznia 2019 roku.

Poza możliwością skrócenia czasu archiwizacji dokumentów – z 50 do 10 lat, dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r, oraz możliwością digitalizacji, ustawa nakłada na pracodawcę pewne obowiązki informacyjne. W momencie rozwiązania umowy o pracę musi on poinformować pracownika, co się będzie działo z jego dokumentami, m.in. udzielić informacji o długości przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru, czy terminie zniszczenia w przypadku jej nieodebrania we wskazanym czasie. Ten obowiązek informacyjny wobec pracowników powoduje konieczność przygotowania dodatkowego dokumentu przez Pracodawcę - mówi Agnieszka Wolszczak, Dyrektor HR Iron Mountain Polska.

Kolejna ze zmian w procesie zarządzania dokumentacją wynikająca z nowych przepisów związana jest z prowadzeniem tzw. teczki osobowej. Zmiany zostały wprowadzone Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Zawarte w rozporządzeniu przepisy spowodowały zmiany w systematyce akt osobowych. Po zmianach przepisów akta osobowe są podzielone na cztery zamiast dotychczasowych trzech części: część A, w której przechowywane są dokumenty dotyczące okresu przed rozpoczęciem pracy, część B – zawierającą dokumentację dotyczącą okresu zatrudnienia (m.in. orzeczenia lekarskie, zaświadczenia o odbyciu szkoleń czy umowy/ aneksy), część  C, w której gromadzone są dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy oraz nową część D, gdzie znajdują się informacje dotyczące kar porządkowych udzielonych pracownikowi[2] - tłumaczy Agnieszka Wolszczak z Iron Mountain Polska.

Nowe przepisy wymagają także od pracodawców aktualizacji kwestionariuszy osobowych, w związku koniecznością usunięcia danych, które nie mogą być przetwarzane, tj. imion rodziców.

Dodatkowo zakres danych, których można żądać od kandydata do pracy i pracownika, różni się. W związku z tym pracodawcy muszą stosować dwa oddzielne kwestionariusze osobowe. Będzie to wymagało dodatkowego zaangażowania zasobów po stronie Pracodawcy aby dostosować się do nowego obowiązku - uzupełnia Agnieszka Wolszczak, Iron Mountain Polska.

Nowe obowiązki związane z dokumentacją wynikają także z podnoszenia przez Rząd stawek minimalnych. Pracodawca zatrudniający osoby na podstawie tych stawek, za każdym razem, gdy zostanie ona zmieniona, zobowiązany jest do przygotowania stosownego aneksu do umowy. W oczywisty sposób prowadzi to do zwiększenia liczby dokumentów oraz wynikającej z tego faktu konieczności ich kontroli oraz odpowiedniego zarządzania.

Polecamy: Wynagrodzenia po 1 sierpnia 2019 r. Rozliczanie płac w praktyce

Pracownicze Plany Kapitałowe

Jedną z istotniejszych zmian legislacyjnych, które w 2019 roku bezpośrednio przełożą się na wzrost liczby dokumentów generowanych przez przedsiębiorstwa, są Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK).

W sytuacji kiedy pracownik podejmie decyzję o rezygnacji z przystąpienia do PPK, Pracodawca będzie zobowiązany do zebrania i przechowywania oświadczeń o rezygnacji z uczestnictwa w programie. Z punktu widzenia przedsiębiorców bardzo ważne będzie zatem stałe monitorowanie i aktualizowanie dokumentacji związanej z PPK. Pracownik może bowiem w każdej chwili dołączyć do programu, nawet w wypadku, gdy początkowo z niego zrezygnował. Będzie on mógł także w dowolnym momencie z programu wyjść - mówi Agnieszka Wolszczak.

Pracownicze Plany Kapitałowe, szczególnie w przypadku firm zatrudniających powyżej 250 osób, które od 1 lipca 2019 roku przystąpiły do programu jako pierwsze, spowodują znaczący wzrost liczby dokumentów. Będą one wymagały przedsięwzięcia odpowiednich działań mających na celu zarządzanie nimi zgodnie z przepisami prawa.

Rozwiązaniem jest outsourcing

Zarządzanie informacją w firmie jest jednym z najbardziej czasochłonnych procesów, który stanowi jednak fundament dobrze działającego przedsiębiorstwa. Zewnętrzne przedsiębiorstwa specjalizujące się w tej dziedzinie, dzięki odpowiednim procedurom, wieloletniemu doświadczeniu oraz unikalnemu know-how są w stanie wspomóc każdą firmę w zarządzaniu dokumentacją – w tym pracowniczą. Korzystając z usług takich podmiotów, można zlecić im m.in. digitalizację tradycyjnych dokumentów, audyt zgodności z prawem czy ich archiwizację lub zniszczenie. Przykładem rozwiązań dostępnych na rynku może być tzw. wirtualna teczka HR, która ułatwia przedsiębiorstwom zarówno sam proces zarządzania aktami pracowniczymi w firmie, jak i ich późniejszą archiwizacją w momencie ustania stosunku pracy. Zarządzanie tego typu dokumentami można obecnie, zgodnie z nową Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w całości outsourcować, co przekłada się na zmniejszenie ilości dokumentów w przedsiębiorstwie, odciąża działy HR, a także pozwala zachować całkowitą zgodność akt pracowników z obowiązującymi przepisami, w tym z RODO. Firmy zewnętrzne zajmujące się zarządzaniem informacją często oferują swoim klientom także najnowocześniejsze rozwiązania IT, mające na celu łatwe, intuicyjne zarządzanie dokumentacją firmową (Iron Mountain, globalny lider rynku zarządzania informacją nawiązał w tym zakresie współpracę m.in. z Google, Amazonem, czy M-Files).

[1] Dz.U. 2018 poz. 357

[2] Dz.U. 2018 poz. 2369

Autor: Iron Mountain Polska