REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja pracownicza - jak przygotować firmę na zmiany legislacyjne

Dokumentacja pracownicza - jak przygotować firmę na zmiany legislacyjne/fot. Shutterstock
Dokumentacja pracownicza - jak przygotować firmę na zmiany legislacyjne/fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Jedną z istotniejszych zmian legislacyjnych, które w 2019 roku bezpośrednio przełożą się na wzrost liczby dokumentów generowanych przez przedsiębiorstwa, są Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK). Jak firmy mogą sobie poradzić w związku z licznymi zmianami prawnymi?

Jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorstw jest dostosowanie swoich działań do obowiązujących przepisów. Różnorodne akty prawne, rozporządzenia czy ustawy wymagają od firm wdrożenia lub zaktualizowania szeregu rozwiązań związanych m.in. z zarządzaniem informacją w organizacji. Niektóre z nowych przepisów powodują wzrost liczby niezbędnych dokumentów generowanych przez przedsiębiorstwa w ramach swojej działalności. Jednym z przykładów są obowiązujące od lipca Pracownicze Plany Kapitałowe, nakładające na pracodawców nowe obowiązki związane z zarządzeniem dokumentacją pracowników. Jak firmy mogą sobie poradzić w związku z licznymi zmianami prawnymi?

Autopromocja

Legislacja, a nowe obowiązki firm

Tylko w mijającym roku co najmniej kilkukrotnie dochodziło do zmian przepisów, które sprawiły, że przedsiębiorcy zostali zobowiązani do zmian w zakresie zarządzania dokumentacją pracowniczą. Jednym z przykładów jest ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją[1], która zaczęła obowiązywać 1 stycznia 2019 roku.

Poza możliwością skrócenia czasu archiwizacji dokumentów – z 50 do 10 lat, dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r, oraz możliwością digitalizacji, ustawa nakłada na pracodawcę pewne obowiązki informacyjne. W momencie rozwiązania umowy o pracę musi on poinformować pracownika, co się będzie działo z jego dokumentami, m.in. udzielić informacji o długości przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru, czy terminie zniszczenia w przypadku jej nieodebrania we wskazanym czasie. Ten obowiązek informacyjny wobec pracowników powoduje konieczność przygotowania dodatkowego dokumentu przez Pracodawcę - mówi Agnieszka Wolszczak, Dyrektor HR Iron Mountain Polska.

Kolejna ze zmian w procesie zarządzania dokumentacją wynikająca z nowych przepisów związana jest z prowadzeniem tzw. teczki osobowej. Zmiany zostały wprowadzone Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Zawarte w rozporządzeniu przepisy spowodowały zmiany w systematyce akt osobowych. Po zmianach przepisów akta osobowe są podzielone na cztery zamiast dotychczasowych trzech części: część A, w której przechowywane są dokumenty dotyczące okresu przed rozpoczęciem pracy, część B – zawierającą dokumentację dotyczącą okresu zatrudnienia (m.in. orzeczenia lekarskie, zaświadczenia o odbyciu szkoleń czy umowy/ aneksy), część  C, w której gromadzone są dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy oraz nową część D, gdzie znajdują się informacje dotyczące kar porządkowych udzielonych pracownikowi[2] - tłumaczy Agnieszka Wolszczak z Iron Mountain Polska.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Nowe przepisy wymagają także od pracodawców aktualizacji kwestionariuszy osobowych, w związku koniecznością usunięcia danych, które nie mogą być przetwarzane, tj. imion rodziców.

Dodatkowo zakres danych, których można żądać od kandydata do pracy i pracownika, różni się. W związku z tym pracodawcy muszą stosować dwa oddzielne kwestionariusze osobowe. Będzie to wymagało dodatkowego zaangażowania zasobów po stronie Pracodawcy aby dostosować się do nowego obowiązku - uzupełnia Agnieszka Wolszczak, Iron Mountain Polska.

Nowe obowiązki związane z dokumentacją wynikają także z podnoszenia przez Rząd stawek minimalnych. Pracodawca zatrudniający osoby na podstawie tych stawek, za każdym razem, gdy zostanie ona zmieniona, zobowiązany jest do przygotowania stosownego aneksu do umowy. W oczywisty sposób prowadzi to do zwiększenia liczby dokumentów oraz wynikającej z tego faktu konieczności ich kontroli oraz odpowiedniego zarządzania.

Polecamy: Wynagrodzenia po 1 sierpnia 2019 r. Rozliczanie płac w praktyce

Pracownicze Plany Kapitałowe

Jedną z istotniejszych zmian legislacyjnych, które w 2019 roku bezpośrednio przełożą się na wzrost liczby dokumentów generowanych przez przedsiębiorstwa, są Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK).

W sytuacji kiedy pracownik podejmie decyzję o rezygnacji z przystąpienia do PPK, Pracodawca będzie zobowiązany do zebrania i przechowywania oświadczeń o rezygnacji z uczestnictwa w programie. Z punktu widzenia przedsiębiorców bardzo ważne będzie zatem stałe monitorowanie i aktualizowanie dokumentacji związanej z PPK. Pracownik może bowiem w każdej chwili dołączyć do programu, nawet w wypadku, gdy początkowo z niego zrezygnował. Będzie on mógł także w dowolnym momencie z programu wyjść - mówi Agnieszka Wolszczak.

Pracownicze Plany Kapitałowe, szczególnie w przypadku firm zatrudniających powyżej 250 osób, które od 1 lipca 2019 roku przystąpiły do programu jako pierwsze, spowodują znaczący wzrost liczby dokumentów. Będą one wymagały przedsięwzięcia odpowiednich działań mających na celu zarządzanie nimi zgodnie z przepisami prawa.

Rozwiązaniem jest outsourcing

Zarządzanie informacją w firmie jest jednym z najbardziej czasochłonnych procesów, który stanowi jednak fundament dobrze działającego przedsiębiorstwa. Zewnętrzne przedsiębiorstwa specjalizujące się w tej dziedzinie, dzięki odpowiednim procedurom, wieloletniemu doświadczeniu oraz unikalnemu know-how są w stanie wspomóc każdą firmę w zarządzaniu dokumentacją – w tym pracowniczą. Korzystając z usług takich podmiotów, można zlecić im m.in. digitalizację tradycyjnych dokumentów, audyt zgodności z prawem czy ich archiwizację lub zniszczenie. Przykładem rozwiązań dostępnych na rynku może być tzw. wirtualna teczka HR, która ułatwia przedsiębiorstwom zarówno sam proces zarządzania aktami pracowniczymi w firmie, jak i ich późniejszą archiwizacją w momencie ustania stosunku pracy. Zarządzanie tego typu dokumentami można obecnie, zgodnie z nową Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w całości outsourcować, co przekłada się na zmniejszenie ilości dokumentów w przedsiębiorstwie, odciąża działy HR, a także pozwala zachować całkowitą zgodność akt pracowników z obowiązującymi przepisami, w tym z RODO. Firmy zewnętrzne zajmujące się zarządzaniem informacją często oferują swoim klientom także najnowocześniejsze rozwiązania IT, mające na celu łatwe, intuicyjne zarządzanie dokumentacją firmową (Iron Mountain, globalny lider rynku zarządzania informacją nawiązał w tym zakresie współpracę m.in. z Google, Amazonem, czy M-Files).

[1] Dz.U. 2018 poz. 357

[2] Dz.U. 2018 poz. 2369

Autor: Iron Mountain Polska

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Elektroniczna legitymacja emeryta i rencisty - czy potrzebny jest wniosek?

    Elektroniczne legitymacja emeryta i rencisty działa jak tradycyjna karta plastikowa. Wystarczy mieć ją w telefonie w aplikacji mObywatel, by korzystać z ulg. Czy trzeba złożyć wniosek do ZUS, aby ją otrzymać? Jak wyrobić kartę emeryta?

    Świadczenie AKTYWNIE W ŻŁOBKU: Od czego będzie zależała wysokość świadczenia?

    Projekt ustawy o wspieraniu rodziców w aktywności zawodowej oraz w wychowaniu małego dziecka jest częścią programu „Aktywny rodzic”. Program jest systemową strategią wspierania rodziców w łączeniu ról zawodowych z rolami rodzicielskimi. Wsparcie będzie polegać m.in. na wprowadzeniu nowych świadczeń dla rodziców, m.in. świadczenia „Aktywnie w żłobku”.

    Uwaga: można obniżyć składkę zdrowotną

    Czy składkę zdrowotną obniża się do wysokości podatku? Jak ustalić składkę na ubezpieczenie zdrowotne obniżona do wysokości zaliczki na podatek dochodowy? Również i w 2024 r. przedsiębiorcy, czyli osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą, które mają status: osoby z orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności są uprawnione do tego, aby obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości należnego podatku.

    Świadczenie AKTYWNI RODZICE W PRACY: 1500 zł lub 1900 zł na dziecko – tylko dla rodziców aktywnych zawodowo

    Jednym ze świadczeń przewidzianych w projekcie ustawy o wspieraniu rodziców w aktywności zawodowej oraz w wychowaniu małego dziecka jest świadczenie „Aktywni rodzice w pracy”. Kto otrzyma te świadczenie? W jakiej wysokości i przez jaki okres?

    REKLAMA

    Kto dominuje w zawieraniu umów o dzieło - kobiety czy mężczyźni?

    Kto w Polsce zawiera więcej umów o dzieło - kobiety czy mężczyźni? ZUS podaje statystyki umów o dzieło. Na ile dni i w jakich rodzajach działalności umowy o dzieło zawierane są najczęściej?

    Bezpłatne turnusy rehabilitacyjne

    Bezpłatne turnusy rehabilitacyjne będę organizowane już tego lata. Dla kogo są skierowane i jakie obowiązują zasady naboru? Poniżej wykaz dokumentów, które należy złożyć, aby móc korzystać z darmowej rehabilitacji, opieki medycznej i regeneracji. 

    Świadczenie AKTYWNIE W DOMU: Kto otrzyma świadczenie, w jakiej wysokości, przez jaki okres, w pieniądzach czy w formie rzeczowej

    Trwają prace nad projektem ustawy o wspieraniu rodziców w aktywności zawodowej oraz w wychowaniu małego dziecka. Ustawa ma zapewnić rodzicom wsparcie w zależności od ich potrzeb i sytuacji życiowej. Jedną z form wsparcia będzie świadczenie „Aktywnie w domu”.

    Skrócony tydzień pracy i praca zdalna. To tylko niektóre to tylko niektóre rozwiązania dla rodziców - pracowników dzieci do 8. roku życia

    Skrócony tydzień pracy i praca zdalna. To tylko niektóre to tylko niektóre rozwiązania dla rodziców - pracowników dzieci do 8. roku życia. Co jeszcze może rodzic - pracownik? 

    REKLAMA

    Do kodeksu pracy wchodzą: toluen, styren, etoksyetanol, nitrobenzen, tlenek węgla, bisfenol A, ołów, kadm, rtęć [nowelizacja]

    Pracodawcy muszą eliminować z miejsca pracy i procesów pracowniczych toluen, styren, etoksyetanol, nitrobenzen, tlenek węgla, bisfenol A, estry kwasu ftalowego czy metale – ołów, kadm, rtęć i ich związki. Będą prowadzili odpowiednie zapisy w rejestrach dotyczących tych substancji.

    Duże zmiany w składce zdrowotnej. Ten komentarz eksperta nie spodoba się rządzącym

    Fundacja Ośrodek Rozwoju opublikowała niedawno komentarz na temat zmian w składce zdrowotnej. Eksperci FOR podkreślają, że te zmiany mogą mieć znaczący wpływ na zdrowie finansów publicznych.

    REKLAMA