REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja pracownicza - jak przygotować firmę na zmiany legislacyjne

Subskrybuj nas na Youtube
Dokumentacja pracownicza - jak przygotować firmę na zmiany legislacyjne/fot. Shutterstock
Dokumentacja pracownicza - jak przygotować firmę na zmiany legislacyjne/fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Jedną z istotniejszych zmian legislacyjnych, które w 2019 roku bezpośrednio przełożą się na wzrost liczby dokumentów generowanych przez przedsiębiorstwa, są Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK). Jak firmy mogą sobie poradzić w związku z licznymi zmianami prawnymi?

Jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorstw jest dostosowanie swoich działań do obowiązujących przepisów. Różnorodne akty prawne, rozporządzenia czy ustawy wymagają od firm wdrożenia lub zaktualizowania szeregu rozwiązań związanych m.in. z zarządzaniem informacją w organizacji. Niektóre z nowych przepisów powodują wzrost liczby niezbędnych dokumentów generowanych przez przedsiębiorstwa w ramach swojej działalności. Jednym z przykładów są obowiązujące od lipca Pracownicze Plany Kapitałowe, nakładające na pracodawców nowe obowiązki związane z zarządzeniem dokumentacją pracowników. Jak firmy mogą sobie poradzić w związku z licznymi zmianami prawnymi?

REKLAMA

Autopromocja

Legislacja, a nowe obowiązki firm

REKLAMA

Tylko w mijającym roku co najmniej kilkukrotnie dochodziło do zmian przepisów, które sprawiły, że przedsiębiorcy zostali zobowiązani do zmian w zakresie zarządzania dokumentacją pracowniczą. Jednym z przykładów jest ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją[1], która zaczęła obowiązywać 1 stycznia 2019 roku.

Poza możliwością skrócenia czasu archiwizacji dokumentów – z 50 do 10 lat, dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r, oraz możliwością digitalizacji, ustawa nakłada na pracodawcę pewne obowiązki informacyjne. W momencie rozwiązania umowy o pracę musi on poinformować pracownika, co się będzie działo z jego dokumentami, m.in. udzielić informacji o długości przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru, czy terminie zniszczenia w przypadku jej nieodebrania we wskazanym czasie. Ten obowiązek informacyjny wobec pracowników powoduje konieczność przygotowania dodatkowego dokumentu przez Pracodawcę - mówi Agnieszka Wolszczak, Dyrektor HR Iron Mountain Polska.

Kolejna ze zmian w procesie zarządzania dokumentacją wynikająca z nowych przepisów związana jest z prowadzeniem tzw. teczki osobowej. Zmiany zostały wprowadzone Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Zawarte w rozporządzeniu przepisy spowodowały zmiany w systematyce akt osobowych. Po zmianach przepisów akta osobowe są podzielone na cztery zamiast dotychczasowych trzech części: część A, w której przechowywane są dokumenty dotyczące okresu przed rozpoczęciem pracy, część B – zawierającą dokumentację dotyczącą okresu zatrudnienia (m.in. orzeczenia lekarskie, zaświadczenia o odbyciu szkoleń czy umowy/ aneksy), część  C, w której gromadzone są dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy oraz nową część D, gdzie znajdują się informacje dotyczące kar porządkowych udzielonych pracownikowi[2] - tłumaczy Agnieszka Wolszczak z Iron Mountain Polska.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Nowe przepisy wymagają także od pracodawców aktualizacji kwestionariuszy osobowych, w związku koniecznością usunięcia danych, które nie mogą być przetwarzane, tj. imion rodziców.

Dodatkowo zakres danych, których można żądać od kandydata do pracy i pracownika, różni się. W związku z tym pracodawcy muszą stosować dwa oddzielne kwestionariusze osobowe. Będzie to wymagało dodatkowego zaangażowania zasobów po stronie Pracodawcy aby dostosować się do nowego obowiązku - uzupełnia Agnieszka Wolszczak, Iron Mountain Polska.

Nowe obowiązki związane z dokumentacją wynikają także z podnoszenia przez Rząd stawek minimalnych. Pracodawca zatrudniający osoby na podstawie tych stawek, za każdym razem, gdy zostanie ona zmieniona, zobowiązany jest do przygotowania stosownego aneksu do umowy. W oczywisty sposób prowadzi to do zwiększenia liczby dokumentów oraz wynikającej z tego faktu konieczności ich kontroli oraz odpowiedniego zarządzania.

Polecamy: Wynagrodzenia po 1 sierpnia 2019 r. Rozliczanie płac w praktyce

Pracownicze Plany Kapitałowe

Jedną z istotniejszych zmian legislacyjnych, które w 2019 roku bezpośrednio przełożą się na wzrost liczby dokumentów generowanych przez przedsiębiorstwa, są Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK).

REKLAMA

W sytuacji kiedy pracownik podejmie decyzję o rezygnacji z przystąpienia do PPK, Pracodawca będzie zobowiązany do zebrania i przechowywania oświadczeń o rezygnacji z uczestnictwa w programie. Z punktu widzenia przedsiębiorców bardzo ważne będzie zatem stałe monitorowanie i aktualizowanie dokumentacji związanej z PPK. Pracownik może bowiem w każdej chwili dołączyć do programu, nawet w wypadku, gdy początkowo z niego zrezygnował. Będzie on mógł także w dowolnym momencie z programu wyjść - mówi Agnieszka Wolszczak.

Pracownicze Plany Kapitałowe, szczególnie w przypadku firm zatrudniających powyżej 250 osób, które od 1 lipca 2019 roku przystąpiły do programu jako pierwsze, spowodują znaczący wzrost liczby dokumentów. Będą one wymagały przedsięwzięcia odpowiednich działań mających na celu zarządzanie nimi zgodnie z przepisami prawa.

Rozwiązaniem jest outsourcing

Zarządzanie informacją w firmie jest jednym z najbardziej czasochłonnych procesów, który stanowi jednak fundament dobrze działającego przedsiębiorstwa. Zewnętrzne przedsiębiorstwa specjalizujące się w tej dziedzinie, dzięki odpowiednim procedurom, wieloletniemu doświadczeniu oraz unikalnemu know-how są w stanie wspomóc każdą firmę w zarządzaniu dokumentacją – w tym pracowniczą. Korzystając z usług takich podmiotów, można zlecić im m.in. digitalizację tradycyjnych dokumentów, audyt zgodności z prawem czy ich archiwizację lub zniszczenie. Przykładem rozwiązań dostępnych na rynku może być tzw. wirtualna teczka HR, która ułatwia przedsiębiorstwom zarówno sam proces zarządzania aktami pracowniczymi w firmie, jak i ich późniejszą archiwizacją w momencie ustania stosunku pracy. Zarządzanie tego typu dokumentami można obecnie, zgodnie z nową Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w całości outsourcować, co przekłada się na zmniejszenie ilości dokumentów w przedsiębiorstwie, odciąża działy HR, a także pozwala zachować całkowitą zgodność akt pracowników z obowiązującymi przepisami, w tym z RODO. Firmy zewnętrzne zajmujące się zarządzaniem informacją często oferują swoim klientom także najnowocześniejsze rozwiązania IT, mające na celu łatwe, intuicyjne zarządzanie dokumentacją firmową (Iron Mountain, globalny lider rynku zarządzania informacją nawiązał w tym zakresie współpracę m.in. z Google, Amazonem, czy M-Files).

[1] Dz.U. 2018 poz. 357

[2] Dz.U. 2018 poz. 2369

Autor: Iron Mountain Polska

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Prawne wymogi automatyzacji. Co może zrobić AI, a co nadal wymaga pracy człowieka? AI Act od 2026 roku - co nowe przepisy zmienią w biznesie?

Wraz z dynamicznym rozwojem narzędzi opartych na sztucznej inteligencji pojawia się pytanie o granice ich stosowania w kontekście odpowiedzialności prawnej. Choć Polska nie posiada jeszcze kompleksowej regulacji dotyczącej AI, to już dziś na gruncie obowiązujących przepisów prawa cywilnego, prawa pracy, RODO czy kodeksu cywilnego można ocenić, co wolno, a czego nie wolno automatyzować. Uwagę przedsiębiorców i prawników coraz bardziej przyciąga także unijne rozporządzenie w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act), które wejdzie w życie w 2026 roku i wprowadzi kategoryzację systemów AI, nakładając ścisłe wymogi na te uznane za wysokiego ryzyka.

Wypadki przy pracy 2024 [GUS]

Wypadki przy pracy w 2024 roku - jakie są statystyki GUS? Okazuje się, że liczba wypadków ogółem spada, ale rośnie liczba wypadków ciężkich i śmiertelnych. Jakie jest wskaźnik wypadkowości?

Rekrutacja smart. Jak wykorzystać AI, by zatrudniać lepiej, szybciej i bardziej fair?

Rekrutacja smart to nowoczesne podejście do zatrudniania oparte na danych, analityce i sztucznej inteligencji, zamiast na deklaracjach z CV czy subiektywnych ocenach. Technologia umożliwia obiektywną i powtarzalną ocenę dopasowania do roli, wspierając bardziej sprawiedliwe i efektywne decyzje rekrutacyjne. Warto zatem odejść od bezkrytycznej wiary w CV czy testów osobowości i stworzyć kandydatom warunki do pokazania, co naprawdę potrafią. To nie futurystyczna wizja, ale konieczność w obliczu przeciążenia informacyjnego i rosnących wyzwań na rynku pracy.

Problemy z zasiłkami przedsiębiorców. ZUS odmawia wypłaty. Rzecznik MŚP interweniuje

Do końca 2021 roku brak opłaty składki chorobowej w terminie albo opłacenie jej w niepełnej wysokości skutkowało automatyczną utratą ubezpieczenia chorobowego przez przedsiębiorcę. Obecnie przepisy zostały zmienione i nie dochodzi do tego, jeśli niedopłata wynosi do 1% minimalnego wynagrodzenia. Aktualnie, mimo zmiany przepisów, ZUS odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, gdy przedsiębiorcy nie podlegali ubezpieczeniu chorobowemu w okresie przed 2022 r. Rzecznik MŚP interweniuje.

REKLAMA

Pilotaż 4-dniowego tygodnia pracy: wyjaśnienia, konsultacje, wyniki analiz, przedstawiciel MŚP w zespole

Rusza pilotaż 4-dniowego tygodnia pracy. Rzecznik MŚP prosi o wyjaśnienia w tej sprawie. Apeluje również o gruntowne konsultacje i wyniki analiz dotyczące skróconego tygodnia pracy. Postuluje o włączenie przedstawiciela Rzecznika MŚP do zespołu ds. skróconego czasu pracy.

Zmiany w zawodzie psychologa 2025: jest projekt ustawy

Będą duże zmiany w zawodzie psychologa. Jest projekt ustawy o zawodzie psychologa oraz samorządzie psychologów. Aktualne przepisy są niezgodne z prawem. Co się zmieni?

ZUS: renta wdowia 2025. Komu się należy i jaka jest wysokość świadczenia? [WNIOSEK]

Seniorzy wciąż pytają komu w 2025 r. należy się renta wdowia. ZUS tłumaczy, ile wynosi świadczenie, jakie są warunki i jak złożyć wniosek. Czy można dorabiać do renty wdowiej?

Do 31 maja 2025 r. odpis na ZFŚS. Ile wynosi?

Pierwszą ratę odpisu na ZFŚS należy przekazać do końca maja 2025 roku (31 maja – sobota). Ile wynosi odpis na ZFŚS w 2025 roku? Kiedy trzeba wpłacić drugą ratę?

REKLAMA

Pracujący, bezrobotni i bierni zawodowo. GUS opublikował wyniki wstępne BAEL w I kwartale 2025 r.

Główny Urząd Statystyczny opublikował wyniki wstępne Badania Aktywności Ekonomicznej Ludności (BAEL) w I kwartale 2025 r. Wyniki te odnoszą się do ludności przebywającej lub zamierzającej przebywać na terenie kraju przez co najmniej 12 miesięcy, zamieszkałej w gospodarstwach domowych.

Work-life balance wciąż wyzwaniem polskich mam

Im starsze dziecko, tym większe zaangażowanie kobiet w nieodpłatną pracę opiekuńczą. Chociaż rośnie udział ojców, to nadal jest on niewielki, zwłaszcza w opiece nad starszymi dziećmi. Takie wnioski płyną z raportu przygotowanego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych i Fundację Share the Care.

REKLAMA