Kategorie

Dokumentacja pracownicza - jak przygotować firmę na zmiany legislacyjne

Dokumentacja pracownicza - jak przygotować firmę na zmiany legislacyjne/fot. Shutterstock
Dokumentacja pracownicza - jak przygotować firmę na zmiany legislacyjne/fot. Shutterstock
ShutterStock
Jedną z istotniejszych zmian legislacyjnych, które w 2019 roku bezpośrednio przełożą się na wzrost liczby dokumentów generowanych przez przedsiębiorstwa, są Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK). Jak firmy mogą sobie poradzić w związku z licznymi zmianami prawnymi?

Jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorstw jest dostosowanie swoich działań do obowiązujących przepisów. Różnorodne akty prawne, rozporządzenia czy ustawy wymagają od firm wdrożenia lub zaktualizowania szeregu rozwiązań związanych m.in. z zarządzaniem informacją w organizacji. Niektóre z nowych przepisów powodują wzrost liczby niezbędnych dokumentów generowanych przez przedsiębiorstwa w ramach swojej działalności. Jednym z przykładów są obowiązujące od lipca Pracownicze Plany Kapitałowe, nakładające na pracodawców nowe obowiązki związane z zarządzeniem dokumentacją pracowników. Jak firmy mogą sobie poradzić w związku z licznymi zmianami prawnymi?

Legislacja, a nowe obowiązki firm

Reklama

Tylko w mijającym roku co najmniej kilkukrotnie dochodziło do zmian przepisów, które sprawiły, że przedsiębiorcy zostali zobowiązani do zmian w zakresie zarządzania dokumentacją pracowniczą. Jednym z przykładów jest ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją[1], która zaczęła obowiązywać 1 stycznia 2019 roku.

Poza możliwością skrócenia czasu archiwizacji dokumentów – z 50 do 10 lat, dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r, oraz możliwością digitalizacji, ustawa nakłada na pracodawcę pewne obowiązki informacyjne. W momencie rozwiązania umowy o pracę musi on poinformować pracownika, co się będzie działo z jego dokumentami, m.in. udzielić informacji o długości przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru, czy terminie zniszczenia w przypadku jej nieodebrania we wskazanym czasie. Ten obowiązek informacyjny wobec pracowników powoduje konieczność przygotowania dodatkowego dokumentu przez Pracodawcę - mówi Agnieszka Wolszczak, Dyrektor HR Iron Mountain Polska.

Kolejna ze zmian w procesie zarządzania dokumentacją wynikająca z nowych przepisów związana jest z prowadzeniem tzw. teczki osobowej. Zmiany zostały wprowadzone Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Zawarte w rozporządzeniu przepisy spowodowały zmiany w systematyce akt osobowych. Po zmianach przepisów akta osobowe są podzielone na cztery zamiast dotychczasowych trzech części: część A, w której przechowywane są dokumenty dotyczące okresu przed rozpoczęciem pracy, część B – zawierającą dokumentację dotyczącą okresu zatrudnienia (m.in. orzeczenia lekarskie, zaświadczenia o odbyciu szkoleń czy umowy/ aneksy), część  C, w której gromadzone są dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy oraz nową część D, gdzie znajdują się informacje dotyczące kar porządkowych udzielonych pracownikowi[2] - tłumaczy Agnieszka Wolszczak z Iron Mountain Polska.

Nowe przepisy wymagają także od pracodawców aktualizacji kwestionariuszy osobowych, w związku koniecznością usunięcia danych, które nie mogą być przetwarzane, tj. imion rodziców.

Reklama

Dodatkowo zakres danych, których można żądać od kandydata do pracy i pracownika, różni się. W związku z tym pracodawcy muszą stosować dwa oddzielne kwestionariusze osobowe. Będzie to wymagało dodatkowego zaangażowania zasobów po stronie Pracodawcy aby dostosować się do nowego obowiązku - uzupełnia Agnieszka Wolszczak, Iron Mountain Polska.

Nowe obowiązki związane z dokumentacją wynikają także z podnoszenia przez Rząd stawek minimalnych. Pracodawca zatrudniający osoby na podstawie tych stawek, za każdym razem, gdy zostanie ona zmieniona, zobowiązany jest do przygotowania stosownego aneksu do umowy. W oczywisty sposób prowadzi to do zwiększenia liczby dokumentów oraz wynikającej z tego faktu konieczności ich kontroli oraz odpowiedniego zarządzania.

Polecamy: Wynagrodzenia po 1 sierpnia 2019 r. Rozliczanie płac w praktyce

Pracownicze Plany Kapitałowe

Jedną z istotniejszych zmian legislacyjnych, które w 2019 roku bezpośrednio przełożą się na wzrost liczby dokumentów generowanych przez przedsiębiorstwa, są Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK).

W sytuacji kiedy pracownik podejmie decyzję o rezygnacji z przystąpienia do PPK, Pracodawca będzie zobowiązany do zebrania i przechowywania oświadczeń o rezygnacji z uczestnictwa w programie. Z punktu widzenia przedsiębiorców bardzo ważne będzie zatem stałe monitorowanie i aktualizowanie dokumentacji związanej z PPK. Pracownik może bowiem w każdej chwili dołączyć do programu, nawet w wypadku, gdy początkowo z niego zrezygnował. Będzie on mógł także w dowolnym momencie z programu wyjść - mówi Agnieszka Wolszczak.

Pracownicze Plany Kapitałowe, szczególnie w przypadku firm zatrudniających powyżej 250 osób, które od 1 lipca 2019 roku przystąpiły do programu jako pierwsze, spowodują znaczący wzrost liczby dokumentów. Będą one wymagały przedsięwzięcia odpowiednich działań mających na celu zarządzanie nimi zgodnie z przepisami prawa.

Rozwiązaniem jest outsourcing

Zarządzanie informacją w firmie jest jednym z najbardziej czasochłonnych procesów, który stanowi jednak fundament dobrze działającego przedsiębiorstwa. Zewnętrzne przedsiębiorstwa specjalizujące się w tej dziedzinie, dzięki odpowiednim procedurom, wieloletniemu doświadczeniu oraz unikalnemu know-how są w stanie wspomóc każdą firmę w zarządzaniu dokumentacją – w tym pracowniczą. Korzystając z usług takich podmiotów, można zlecić im m.in. digitalizację tradycyjnych dokumentów, audyt zgodności z prawem czy ich archiwizację lub zniszczenie. Przykładem rozwiązań dostępnych na rynku może być tzw. wirtualna teczka HR, która ułatwia przedsiębiorstwom zarówno sam proces zarządzania aktami pracowniczymi w firmie, jak i ich późniejszą archiwizacją w momencie ustania stosunku pracy. Zarządzanie tego typu dokumentami można obecnie, zgodnie z nową Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w całości outsourcować, co przekłada się na zmniejszenie ilości dokumentów w przedsiębiorstwie, odciąża działy HR, a także pozwala zachować całkowitą zgodność akt pracowników z obowiązującymi przepisami, w tym z RODO. Firmy zewnętrzne zajmujące się zarządzaniem informacją często oferują swoim klientom także najnowocześniejsze rozwiązania IT, mające na celu łatwe, intuicyjne zarządzanie dokumentacją firmową (Iron Mountain, globalny lider rynku zarządzania informacją nawiązał w tym zakresie współpracę m.in. z Google, Amazonem, czy M-Files).

[1] Dz.U. 2018 poz. 357

[2] Dz.U. 2018 poz. 2369

Autor: Iron Mountain Polska

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?