Nieobecność w pracy z powodu odwołanego lotu. Pracownik utknął za granicą. Co teraz? PIP odpowiada

• Pracownik utknął za granicą w związku z wojną w Iranie - co teraz?
• Obowiązek poinformowania pracodawcy o nieobecności w pracy
• Zamknięcie przestrzeni powietrznej, odwołane loty a praca
• Czy pracownik otrzyma wynagrodzenie za nieobecność w pracy z powodu odwołanego lotu?
• Przedłużający się pobyt za granicą - urlopy i inne zwolnienia od pracy
• Praca zdalna dla pracownika, któremu odwołano lot
• Nieobecność w pracy z powodu odwołanego lotu - konsekwencje w pracy
• Odwołany lot - dokumentacja dla pracodawcy

Pracownik utknął za granicą w związku z wojną w Iranie - co teraz?

Nieprzewidziane zdarzenia, takie jak nagłe zamknięcie przestrzeni powietrznej, odwołanie lotów czy inne sytuacje losowe, mogą uniemożliwić pracownikowi terminowy powrót do kraju i stawienie się w pracy. Choć okoliczności te są niezależne od pracownika, nie zwalniają go z obowiązków informacyjnych wobec pracodawcy. Kluczowe znaczenie ma szybkie i rzetelne poinformowanie o przyczynie oraz przewidywanym czasie nieobecności.

Obowiązek poinformowania pracodawcy o nieobecności w pracy

Pracownik ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie nieobecności (np. chorobie, problemach z powrotem do kraju) oraz o jej przewidywanym czasie trwania, najpóźniej w drugim dniu nieobecności. Informacja może zostać przekazana osobiście, telefonicznie, mailowo lub SMS-em — zgodnie z przyjętymi w danym zakładzie pracy zasadami komunikacji.

Zamknięcie przestrzeni powietrznej, odwołane loty a praca

Samo wystąpienie zdarzenia losowego, np. zamknięcie przestrzeni powietrznej z powodu konfliktu czy katastrofy, nie powoduje automatycznego usprawiedliwienia absencji. Przepisy prawa pracy przewidują jednak możliwość uznania nieobecności za usprawiedliwioną, jeżeli wynika ona z okoliczności określonych w przepisach lub z innych przyczyn zaakceptowanych przez pracodawcę. W praktyce oznacza to, że pracownik powinien przedstawić wiarygodne potwierdzenie sytuacji — np. informację o odwołanym locie, komunikaty przewoźnika lub korespondencję z linią lotniczą. Na tej podstawie pracodawca może podjąć decyzję o uznaniu nieobecności za usprawiedliwioną.

Czy pracownik otrzyma wynagrodzenie za nieobecność w pracy z powodu odwołanego lotu?

Jeśli pracodawca uzna nieobecność za usprawiedliwioną, pracownik jest chroniony przed wypowiedzeniem w tym czasie (zgodnie z art. 41 Kodeksu pracy). Należy jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami za czas niewykonywania pracy pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia (art. 80 Kodeksu pracy). Art. 81 Kodeksu przewiduje wynagrodzenie jedynie wtedy, gdy przeszkoda leży po stronie pracodawcy. W sytuacji zamkniętej przestrzeni powietrznej – przyczyny niezależnej od obu stron – pracownik co do zasady nie dostanie wypłaty za czas absencji.

Przedłużający się pobyt za granicą - urlopy i inne zwolnienia od pracy

W sytuacji przedłużającego się pobytu za granicą pracownik może — w porozumieniu z pracodawcą lub w granicach przysługujących mu uprawnień — skorzystać z różnych form zwolnienia od pracy.

• Urlop wypoczynkowy: jeśli pracownik miał zaplanowany lub niewykorzystany urlop, można spróbować go przedłużyć lub przesunąć. W praktyce wymaga to uzgodnienia z pracodawcą i zmiany planu urlopów. Jeśli do porozumienia nie dojdzie, nieobecność nie zostanie zaliczona do płatnego urlopu.
• Urlop na żądanie: pracownik ma prawo do 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym, bez konieczności podawania przyczyny. Wystarczy powiadomić pracodawcę przed rozpoczęciem tych dni (np. mailowo) i złożyć wniosek – wówczas absencja będzie formalnie uzasadniona. To rozwiązanie może częściowo pokryć krótkie opóźnienie w powrocie.
• Urlop bezpłatny: pracownik może wystąpić z pisemnym wnioskiem o urlop bezpłatny, ale jego udzielenie zależy wyłącznie od zgody pracodawcy (art. 174 Kodeksu pracy). Jak wskazuje sama nazwa, za czas takiego urlopu pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia, a jego okres nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Praca zdalna dla pracownika, któremu odwołano lot

Kodeks pracy reguluje pracę zdalną. Oznacza to, że pracownik może wykonywać swoje obowiązki w całości lub częściowo poza biurem — w miejscu, które sam wskaże (np. tam, gdzie aktualnie przebywa), jeśli pracodawca się na to zgodzi. Takie ustalenie można wprowadzić już przy podpisywaniu umowy o pracę albo później, zmieniając warunki zatrudnienia. Nie musi mieć formy pisemnej — wystarczy, że obie strony się na to zgodzą. Dlatego jeśli pracownik nie może wrócić do Polski z powodu odwołanych lotów lub zamkniętej przestrzeni powietrznej, może zaproponować pracę zdalną z miejsca, w którym aktualnie przebywa. Jest to jednak możliwe tylko wtedy, gdy charakter pracy na to pozwala i pracodawca wyrazi zgodę.

W niektórych szczególnych sytuacjach pracodawca może sam polecić pracę zdalną. Dotyczy to m.in. okresu stanu wyjątkowego, stanu epidemii oraz trzech miesięcy po ich odwołaniu. Podobnie może być wtedy, gdy z powodu zdarzenia losowego (np. pożaru lub powodzi w zakładzie pracy) nie da się zapewnić bezpiecznych warunków pracy w biurze.

Jeśli więc zamknięcie przestrzeni powietrznej wiązałoby się z ogłoszeniem takiego nadzwyczajnego stanu, przepisy pozwalałyby kierować pracowników do pracy zdalnej. W praktyce jednak — zwłaszcza w zwykłych okolicznościach — możliwość pracy zdalnej zależy przede wszystkim od porozumienia pracownika z pracodawcą oraz od tego, czy jest to technicznie możliwe.

Polecamy: Kodeks pracy 2026

Nieobecność w pracy z powodu odwołanego lotu - konsekwencje w pracy

Pracownik ma obowiązek poinformować pracodawcę o swojej nieobecności — najlepiej jak najszybciej, nie później niż do drugiego dnia absencji — podając jej przyczynę oraz przewidywany czas trwania. Forma powiadomienia nie jest ściśle określona przepisami prawa pracy — może to być np. telefon lub e-mail, chyba że regulamin pracy w danej firmie przewiduje inne, konkretne zasady. Brak szybkiej informacji może zostać uznane przez pracodawcę za naruszenie obowiązującego porządku w zakładzie pracy i za nieobecność nieusprawiedliwioną.

Z kolei nieusprawiedliwiona nieobecność stanowi poważne naruszenie obowiązków pracownika. Może to skutkować obniżeniem wynagrodzenia oraz nałożeniem kary porządkowej (upomnieniem lub naganą), a w skrajnych przypadkach – nawet rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (tzw. dyscyplinarką). Dlatego bardzo ważne jest szybkie skontaktowanie się z pracodawcą i formalne wyjaśnienie sytuacji, żeby uniknąć tych negatywnych konsekwencji.

Odwołany lot - dokumentacja dla pracodawcy

W przypadku opóźnionego powrotu warto zgromadzić dowody potwierdzające przyczynę nieobecności. Mogą to być np. e-maile lub SMS-y od linii lotniczych o odwołaniu lotu, wydrukowane komunikaty z lotniska o zamknięciu przestrzeni, potwierdzenia rezerwacji podróży czy dokumenty od instytucji lokalnych (ambasady, policji) dotyczące zamknięcia granic. W razie potrzeby można też przygotować pisemne oświadczenie opisujące okoliczności – prawo podkreśla, że usprawiedliwiona nieobecność musi być udokumentowana, a samo oświadczenie pracownika stanowi w takim przypadku dowód. Warto więc zabezpieczyć pisemne lub mailowe potwierdzenie zgłoszenia absencji – na przykład e-mailem do działu kadr czy przełożonego – aby mieć dowód poinformowania pracodawcy.

Równoległe utrzymywanie kontaktu z pracodawcą przynosi korzyść obu stronom. Regularnie informując o wszelkich zmianach (np. gdy pojawią się nowe informacje o lotach) pracownik pokazuje dobrą wolę. Od strony formalnej konieczne jest złożenie odpowiednich wniosków lub oświadczeń (na przykład wniosku urlopowego czy oświadczenia o nieobecności).

Źródło: Państwowa Inspekcja Pracy