Jak prawidłowo usprawiedliwić nieobecności w pracy? Co grozi w razie zaniedbania tego obowiązku

• Obowiązek zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności
• Przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika
• Dowody usprawiedliwiające nieobecność w pracy
• Co grozi za brak zawiadomienia pracodawcy

Obowiązek zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności

Obowiązkiem pracownika jest wykonywanie pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.

Jeżeli nieobecność jest spowodowana nagłymi przyczynami, pracownik zobowiązany jest niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Niedotrzymanie tego terminu może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami, takimi jak obłożna choroba pracownika połączona z brakiem lub nieobecnością domowników albo inne zdarzenie losowe. W razie zaistnienia tych okoliczności pracownik zawiadamia pracodawcę o przyczynie nieobecności w pracy dopiero po ich ustaniu.

Kodeks pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami

Wewnętrzne przepisy obowiązujące w zakładzie pracy powinny określać sposób zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika. Jeżeli takich regulacji nie ma, to pracownik może dokonać zawiadomienia osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności (e-mail, sms) drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.

Przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika

Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są:

• zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie,
• inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

Jak widać, nie tylko przypadki określone przepisami mogą być wskazane jako przyczyny usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Takimi przyczynami mogą być również inne okoliczności, które pracodawca zaakceptuje jako okoliczności usprawiedliwiające nieobecność pracownika.

Polecamy: Kodeks pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami

Dowody usprawiedliwiające nieobecność w pracy

Dowody usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy można podzielić na dwie grupy:

• urzędowe;
• własne.

Za dowody urzędowe uznawane są:

• zaświadczenie lekarskie, o którym mowa w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa;
• decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami;
• imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez:

- organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony;

- organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego;

- sąd;

- prokuraturę;

- policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami.

Wezwanie powinno zawierać adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie.

Dowodami własnymi usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są:

• oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza;
• oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia zaświadczenia lekarskiego, o którym mowa w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, albo kopia zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku, stwierdzających niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna, potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem – w przypadku choroby niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą, o której mowa w ustawie o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, lub dziennego opiekuna, sprawujących opiekę nad dzieckiem;
• oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

W przypadku zaświadczeń, decyzji i wezwań dowodem usprawiedliwiającym nieobecność jest przedstawiony pracodawcy stosowny dokument. W przypadku oświadczeń, obowiązek jego złożenia niekoniecznie musi być spełniony na piśmie.

Co grozi za brak zawiadomienia pracodawcy

Brak zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności w pracy może mieć poważne konsekwencje dla pracownika. Przede wszystkim może być uznane za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji pracy i wiązać się z nałożeniem kary porządkowej. W skrajnych przypadkach konsekwencje mogą być zdecydowanie poważniejsze.

Warto tu przytoczyć wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 czerwca 2004 r. (sygn. akt I PK 639/03). W wyroku tym sąd orzekł, że pracownik powinien z własnej inicjatywy osobiście lub za pośrednictwem osoby trzeciej, w sposób wiarygodny i bez nieuzasadnionej zwłoki, powiadomić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie trwania swej nieobecności w pracy. Niewywiązanie się z tego obowiązku wskutek winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa pracownika może stanowić ciężkie naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego wynikającego z art. 52 § pkt 1 Kodeksu pracy. Naruszenie tego przepisu daje pracodawcy możliwość rozwiązania umowy o pracę w trybie natychmiastowym z winy pracownika.