Kategorie

Czy pracodawca może robić i przechowywać kopię dowodu osobistego pracownika

Czy pracodawca może robić i przechowywać kopię dowodu osobistego pracownika/fot. shutterstock
Czy pracodawca może robić i przechowywać kopię dowodu osobistego pracownika/fot. shutterstock
Jakich danych może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie? Czego dotyczą skargi, które wpływają do Urzędu Ochrony Danych Osobowych w związku ze stosowaniem RODO? Na te pytania odpowiada UODO.

Pracodawca nie powinien robić i przechowywać kopii dokumentu tożsamości pracownika, zbierać danych osobowych "na zapas" ani monitorować rozmów telefonicznych - to niektóre z zaleceń nowego poradnika RODO dla pracodawców i pracowników wydanego przez UODO.

"Ta publikacja jest reakcją na sygnały, jakie docierają do Urzędu w związku z wątpliwościami i niejasnościami interpretacyjnymi związanymi ze stosowaniem przepisów RODO, ale również przepisów szczególnych, które dotyczą np. monitorowania pracownika w związku ze zmianami kodeksu pracy" - mówiła prezes UODO Edyta Bielak–Jomaa, prezentując w czwartek poradnik. Poradnik zawiera wyjaśnienia dotyczące przetwarzania danych zarówno podczas procesu rekrutacyjnego, jak i okresu zatrudnienia czy ochrony danych pracowników tymczasowych. "Chcemy także zwrócić uwagę na prawa osób, których dane są przetwarzane" - podkreśliła prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania

Reklama

Bardzo wiele skarg przesłanych do Urzędu - jak mówiła Paulina Dawidczyk z UODO - dotyczy stosowania monitoringu w miejscu pracy, zarówno wizyjnego jak i e-maili czy rozmów telefonicznych. Dlatego UODO przypomina, że niedozwolone jest monitorowanie rozmów telefonicznych lub śledzenie prywatnej korespondencji e-mail pracowników. Pracodawca może za to kontrolować służbową pocztę elektroniczną pracowników, ale musi ich o tym poinformować. Także monitorowanie pracowników za pomocą urządzeń lokalizujących (np. GPS) dozwolone jest tylko po uprzednim poinformowaniu pracowników na piśmie z określeniem zakresu monitorowania.

Skargi zgłaszane do Urzędu dotyczą również wykorzystania wizerunku i danych biometrycznych. Według UODO umieszczanie zdjęcia na identyfikatorach firmowych jest dozwolone, ale tylko za zgodą pracownika. Obowiązuje natomiast całkowity zakaz wykorzystywania danych biometrycznych (np. linii papilarnych, skanów siatkówki oka) do celów ewidencji czasu pracy, co - według skarżących - praktykują niektórzy pracodawcy.

Wbrew częstej praktyce pracodawca nie powinien robić i przechowywać kopii dokumentu tożsamości pracownika.

Wiele wątpliwości dotyczących ochrony danych związanych jest z procesem rekrutacji. Co do zasady, pracodawca może żądać od kandydata do pracy podania tylko tych danych, do zbierania których uprawniają go przepisy prawa i które są niezbędne do podjęcia decyzji o zatrudnieniu, dlatego nie można zbierać danych osobowych „na zapas” lub „na wszelki wypadek”. Niedopuszczalne jest również gromadzenie danych o poszczególnych kandydatach poprzez przeszukiwanie i "sprawdzanie" portali społecznościowych, takich jak Facebook, ale już korzystanie z portali branżowych takich jak LinkedIn w celu kontaktu lub weryfikacji kandydatów jest jak najbardziej dopuszczalne. Nie można natomiast kontaktować się z poprzednim pracodawcą kandydata w celu uzyskania informacji na jego temat ani np. do uczelni wyższej, żeby zweryfikować czy potencjalny pracownik uzyskał w niej dyplom.

Reklama

Za to żądanie od kandydata do pracy zgody na przetwarzanie danych osobowych - jak podkreślał Piotr Drobek z UODO - w większości przypadków nie jest konieczne, ponieważ samo wysłanie aplikacji jest automatycznie zgodą na przetwarzanie zawartych w niej danych kandydata. Obowiązek ochrony danych osobowych zebranych w ten sposób spoczywa na prowadzących rekrutację administratorach, w tym również na agencjach zatrudnienia lub portalach internetowych, działających w imieniu pracodawcy.

Jak zaznaczali przedstawiciele Urzędu, prowadzenie rekrutacji „ślepych” lub „ukrytych”, czyli kiedy nie znany jest podmiot prowadzący nabór do pracy, jest niezgodne z przepisami o ochronie danych osobowych.

Poradnik „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy” porusza również m.in. list obecności pracowników, przekazywania danych organizatorom szkoleń dla pracowników czy przetwarzania danych kontrahentów. Jest on dostępny na stronie internetowej UODO pod linkiem https://uodo.gov.pl/pl/138/545.

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: PAP
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - umowa o dzieło 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów o dzieło - czy Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto w 2022 r.?

    PIP przeprowadzi kontrolę bez zapowiedzi

    Kontrola PIP już niedługo będzie mogła odbyć się bez zapowiedzi. Przewidziano to w nowelizacji ustawy Prawo przedsiębiorców.

    Lodołamacze 2021 - zgłoszenia do 15 sierpnia!

    Lodołamacze 2021 - zapraszamy do udziału w 16 edycji konkursu! Patronem medialnym wydarzenia jest portal Infor.pl.

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany?

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany chce wprowadzić ZUS? Czym jest okres wyczekiwania?

    Podatki i składka zdrowotna - zmiany od 1 stycznia 2022 r.

    Podatki i składka zdrowotna - jakie zmiany wprowadza Polski Ład? Co zmieni się od 1 stycznia 2022 r.?

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r.

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r. wymienia wszystkie obowiązki miesięczne. Jaki jest wymiar czasu pracy w sierpniu? Ile wynosi dodatek nocny?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.