Kategorie

Monitoring pracowników po 25 maja - nowe obowiązki pracodawcy

Monitoring pracowników po 25 maja - nowe obowiązki pracodawcy/fot.Shutterstock
W związku z obowiązkiem stosowania nowych przepisów o ochronie danych osobowych od 25 maja 2018 r., na pracodawcy spoczywa wiele nowych obowiązków, m.in. tych z wprowadzeniem monitoringu w miejscu pracy. Jak to zrobić zgodnie z obowiązującym prawem?

O wejściu w życie RODO[1] słyszał już chyba każdy. Nie ma bowiem podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, który choćby w niewielkim stopniu nie przetwarzał danych osobowych osób fizycznych, a tym samym nie musiał dostosować się do zmian w ochronie danych osobowych wprowadzanych ww. rozporządzeniem, które weszło w życie w dniu 25 maja 2018 roku.

Reklama

Jeszcze w zeszłym roku, a dokładniej dnia 14 września 2017 roku opublikowany został projekt Ministra Cyfryzacji zawierający przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych. Zakładał on między innymi zmiany w kodeksie pracy, w tym regulujące kwestię stosowania przez pracodawców monitoringu.

Powyższa regulacja zakładała możliwość szczególnego nadzoru nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring). Jednakże, celem wprowadzenia takiego monitoringu mogłoby być wyłącznie zapewnienie bezpieczeństwa pracowników lub ochrona mienia lub też zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Polecamy: RODO dla kadrowych i HR. Wzory dokumentów z objaśnieniami

Pod żadnym pozorem taki nadzór nie mógłby jednak stanowić środka kontroli wykonywania pracy przez pracownika. Zgodnie z projektem, monitoring nie mógłby obejmować pomieszczeń, które nie są przeznaczone do wykonywania pracy, w szczególności pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek lub palarni. Projekt ten nakładał na pracodawców obowiązek informacyjny dotychczasowi pracownicy mieliby być poinformowani nie później niż 14 dni przed uruchomieniem monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, natomiast nowi pracownicy powinni być o tym poinformowani jeszcze przed dopuszczeniem ich do pracy.

Powyższy projekt nie został uchwalony, jednak regulacja dotycząca monitoringu znalazła się w Ustawie z dnia 10 maja 2018 roku, która weszła w życie z dniem 25 maja 2018 roku.

Reklama

Artykuł 111 ww. ustawy został poświęcony jedynej zmianie w kodeksie pracy, która dotyczy wspomnianego monitoringowi, lecz w rozbudowanej wersji. Po pierwsze, monitoring, czyli szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu można stosować w takim samym celu, jaki był wskazany w projekcie Ministra Cyfryzacji z 14 września 2017 roku, tj. jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Ponadto, pojawiła się jeszcze jedna okoliczność uzasadniająca stosowanie monitoringu, a mianowicie kontrola produkcji.

Podobnie jak w ww. projekcie, w ustawie zabroniono obejmowania monitoringiem pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, jednakże przewidziano kilka wyjątków. Otóż, monitoring może być stosowany w tego typu pomieszczeniach, jeżeli jest to niezbędne do realizacji wskazanych już powyżej celów, a jednocześnie nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, ani zasad wolności i niezależności związków zawodowych. Szczególnie wskazane jest, aby w takich pomieszczeniach stosować techniki uniemożliwiające rozpoznanie przebywających w nich osób. Nie sposób nie zgodzić się z ustawodawcą, że techniki uniemożliwiające rozpoznanie osób zapewnią odpowiednie poszanowanie godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, jak też zasad wolności i niezależności związków zawodowych. Zastanawiające jest tylko, po co w takim razie stosować monitoring, skoro nawet w przypadku wykrycia naruszenia, np. ochrony mienia, nie będzie możliwe wykrycie sprawcy.

Ustawa, w zgodzie z poprzednim projektem, zakłada, że nagrania mogą być wykorzystywane wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, a dodatkowo precyzuje maksymalny okres ich przechowywania, który wynosi 3 miesiące. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one taki dowód stanowić, wskazany 3-miesięczny okres ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie dozwolonych okresów przechowywania nagrań, dane osobowe muszą ulec zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.

Ustawodawca zrezygnował z zapisu, iż „monitoring nie może stanowić środka kontroli wykonywania pracy przez pracownika”, co wydaje się racjonalną decyzją. Po pierwsze, ta zasada wynika pośrednio z przepisu określającego, do jakich celów mogą być wykorzystane nagrania, co uniemożliwia np. wykorzystywanie monitoringu w celu kontroli punktualności pracowników. Po drugie, cytowane powyżej sformułowanie mogłoby w praktyce przeczyć idei wprowadzenia monitoringu. Każdy z dozwolonych celów monitoringu może bowiem wiązać się z koniecznością skontrolowania wykonywania pracy przez pracownika. Przykładowo, na podstawie monitoringu nie da się ustalić, czy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, są zachowane w tajemnicy, bez choćby pośredniej kontroli wykonywania pracy.

Obowiązująca już nowa ustawa o ochronie danych osobowych także zakłada obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. W przypadku nowych pracowników, pracodawca zobowiązany już przekazać im te informacje na piśmie jeszcze przed dopuszczeniem do pracy.

Dodatkowo, w ustawie pojawił się wymóg ustalenia celu, zakresu i sposobu zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Ponadto, nowa ustawa nakłada obowiązek oznaczania pomieszczeń i terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, który należy spełnić nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Całkowitym novum w odniesieniu do nieaktualnego już projektu ustawy wprowadzającej jest monitoring poczty elektronicznej, rozumiany jako kontrola służbowej poczty elektronicznej pracownika. Jego stosowanie jest dopuszczalne, o ile jest niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Należy mieć na uwadze, że monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika, choć unikanie tego typu naruszeń nie powinno sprawiać trudności, skoro poczta elektroniczna została udostępniona pracowników do celów służbowych.

Tak jak w przypadku monitoringu wizyjnego, o stosowaniu monitoringu poczty elektronicznej pracodawca musi poinformować pisemnie pracowników, zamieścić stosowne informacje w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu, a także umieścić odpowiednie oznaczenia (choć tutaj istnieje wiele wątpliwości, jak w praktyce należałoby oznaczyć skrzynki pocztowe).

Niezwykle istotnym dla pracodawców może okazać się ostatni z przepisów zmieniających kodeks pracy, wprowadzający możliwość stosowania innych form monitoringu, jeżeli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów przyjętych dla monitoringu poczty elektronicznej. W takich przypadkach ww. zasady i obowiązki należy stosować odpowiednio.

Powyżej omówiona regulacja dotycząca monitoringu wywołuje co prawda wiele wątpliwości i zastrzeżeń, lecz w porównaniu z nieaktualnymi już zapisami projektu ustawy wprowadzającej ustawę o ochronie danych osobowych, należy ją uznać za zdecydowanie bardziej racjonalną, przynajmniej z punktu widzenia pracodawców.

[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Jowita Milewska, Kancelaria Prawna Renata Urowska i Wspólnicy sp.k

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto to propozycja rządu. Minimalna stawka godzinowa wyniesie 19,50 zł brutto.

    Waloryzacja środków na kontach i subkontach ZUS 2021

    Waloryzacja środków zgromadzonych na kontach i subkontach w ZUS odbywa się corocznie w czerwcu. W 2021 r. wyniosła 5,41%. O ile zwiększył się stan kont przyszłych emerytów?

    System kadrowo-płacowy - od czego zależy cena?

    System kadrowo-płacowy a cena - od czego zależy, ile kosztuje?

    Konkurs "HR OF CHANGE" – 18 czerwca poznamy zwycięzców!

    Konkurs "HR OF CHANGE" - już 18 czerwca ogłoszeni zostaną zwycięzcy! Kto otrzyma nagrodę w kategoriach: szkolenia i rozwój, zarządzanie zmianą, HR Business Partnering?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać pracownika zatrudnionego na część etatu za pracę w godzinach ponadwymiarowych?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jak obliczyć?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jakie są zasady jego przyznawania? Jak obliczyć wysokość dodatku wyrównawczego?

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc pracownikowi (uczestnikowi PPK) w przeniesieniu oszczędności między rachunkami PPK. Ustawa o PPK określa dwie takie sytuacje.

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie - jak brexit wpłynął na zatrudnienie pracownika z Wielkiej Brytanii w Polsce? Co z dokumentami? Jakich formalności trzeba dokonać?

    Nadanie statusu płatnika składek - wyrok TK (K 15/16)

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego o sygn. akt K 15/16 - czy TK uznał wniosek o nadanie statusu płatnika składek pracodawcy, którego pracownik wykonuje na jego rzecz pracę w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z osobą trzecią?

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna - jak wprowadzić? Jak ewidencjonować i kontrolować czas pracy zdalnej w systemie zadaniowym?

    Dlaczego pracodawcy płacą Ukraińcom więcej niż Polakom?

    Pracodawcy chcą płacić Ukraińcom więcej niż Polakom? Dlaczego?

    Umowy o pracę i zlecenia zawierane online na praca.gov.pl

    Umowy o pracę i zlecenia zawierane online. Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii przygotowuje projekt ustawy o zawieraniu i rozliczaniu umów w sposób elektroniczny przez niektórych pracodawców. Ustawa ta ma pozwolić mikroprzedsiębiorcom, rolnikom, a także osobom fizycznym, zatrudniającym pracowników, czy zleceniobiorców, na zawieranie umów o pracę i umów zlecenia według gotowych szablonów na portalu praca.gov.pl. Ten nowy sposób zawierania ww. umów ma być dodatkową opcją dla wspomnianych pracodawców i zleceniodawców. Zawsze będzie można zatrudnić pracownika czy zleceniobiorcę w tradycyjny sposób. Projekt ten ma zostać przyjęty przez Radę Ministrów w III kwartale 2021 r.

    Wypadki przy pracy - I kwartał 2021 [GUS]

    Wypadki przy pracy - GUS podał dane za I kwartał 2021 r. Czy liczba wypadków spadła w porównaniu do roku 2020?

    HR-owca portret własny 2021 [RAPORT]

    HR-owca portret własny 2021 - raport przedstawia jak HRowcy radzili sobie w pandemii, jakie mają zadania, wyzwania i motywacje. Jak oceniają swoją pracę?

    Płaca minimalna w Niemczech w 2021 i 2022 r.

    Płaca minimalna w Niemczech w 2021 i 2022 r. - ile wynosi Mindestlohn? Ile wynosi netto?

    Urlop rodzinny na opiekę nad rodzicami lub wnukami

    Urlop rodzinny - 12 miesięczny urlop na opiekę nad chorymi rodzicami bądź wnukami dla babci lub dziadka to nowa propozycja urlopu. Czy będzie wprowadzony do Kodeksu pracy?

    Składka zdrowotna - Nowy Ład

    Składka zdrowotna a Nowy Ład - jaka zmiana w naliczaniu składki na ubezpieczenie zdrowotne została przewidziana od 2022 r.?

    Kodeks pracy - zmiana definicji pracownika

    Kodeks pracy - zmiana definicji pracownika przewidziana jest w projekcie ustawy o zmianie ustawy kodeksowej. Jaka miałaby być nowa definicja pracownika?

    Jedna płaca minimalna dla całego kraju to złe rozwiązanie?

    Płaca minimalna - jedna kwota dla całego kraju to złe rozwiązanie? Przedsiębiorcy proponują wprowadzenie minimalnego wynagrodzenia za pracę na poziomie 50% średniej płacy w danym regionie.

    Turcja - umowa o zabezpieczeniu społecznym

    Turcja - umowa o zabezpieczeniu społecznym funkcjonuje od 1 czerwca 2021 r. Czego dotyczy? Kto na niej skorzysta?

    Składka zdrowotna 2021 – działalność gospodarcza

    Składka zdrowotna w 2021 r. a działalność gospodarcza - ile wynosi wysokość składki zdrowotnej? Jak Nowy Ład wpłynie na wysokość składki zdrowotnej?

    Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron - wzór

    Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron - pobierz wzór druku. Jak rozwiązać umowę zgodnie z art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy? W jakiej formie dokonać porozumienia?

    Czy można zwolnić pracownika z powodu braku szczepienia?

    Zwolnienie niezaszczepionego pracownika - czy prawo pracy pozwala na rozwiązanie umowy z pracownikiem, który nie zaszczepił się przeciwko COVID-19?

    Kiedy pracownik ponosi odpowiedzialność materialną?

    Odpowiedzialność materialna pracownika - pracownik ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych i za mienie powierzone w ramach dodatkowej umowy.

    Składki KRUS III kwartał 2021

    Składki KRUS w III kwartale 2021 r. - ile wynoszą rolnicze składki wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie?