Monitoring pracowników po 25 maja - nowe obowiązki pracodawcy

O wejściu w życie RODO^[1] słyszał już chyba każdy. Nie ma bowiem podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, który choćby w niewielkim stopniu nie przetwarzał danych osobowych osób fizycznych, a tym samym nie musiał dostosować się do zmian w ochronie danych osobowych wprowadzanych ww. rozporządzeniem, które weszło w życie w dniu 25 maja 2018 roku.

Jeszcze w zeszłym roku, a dokładniej dnia 14 września 2017 roku opublikowany został projekt Ministra Cyfryzacji zawierający przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych. Zakładał on między innymi zmiany w kodeksie pracy, w tym regulujące kwestię stosowania przez pracodawców monitoringu.

Powyższa regulacja zakładała możliwość szczególnego nadzoru nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring). Jednakże, celem wprowadzenia takiego monitoringu mogłoby być wyłącznie zapewnienie bezpieczeństwa pracowników lub ochrona mienia lub też zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Polecamy: RODO dla kadrowych i HR. Wzory dokumentów z objaśnieniami

Pod żadnym pozorem taki nadzór nie mógłby jednak stanowić środka kontroli wykonywania pracy przez pracownika. Zgodnie z projektem, monitoring nie mógłby obejmować pomieszczeń, które nie są przeznaczone do wykonywania pracy, w szczególności pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek lub palarni. Projekt ten nakładał na pracodawców obowiązek informacyjny - dotychczasowi pracownicy mieliby być poinformowani nie później niż 14 dni przed uruchomieniem monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, natomiast nowi pracownicy powinni być o tym poinformowani jeszcze przed dopuszczeniem ich do pracy.

Powyższy projekt nie został uchwalony, jednak regulacja dotycząca monitoringu znalazła się w Ustawie z dnia 10 maja 2018 roku, która weszła w życie z dniem 25 maja 2018 roku.

Artykuł 111 ww. ustawy został poświęcony jedynej zmianie w kodeksie pracy, która dotyczy wspomnianego monitoringowi, lecz w rozbudowanej wersji. Po pierwsze, monitoring, czyli szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu można stosować w takim samym celu, jaki był wskazany w projekcie Ministra Cyfryzacji z 14 września 2017 roku, tj. jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Ponadto, pojawiła się jeszcze jedna okoliczność uzasadniająca stosowanie monitoringu, a mianowicie kontrola produkcji.

Podobnie jak w ww. projekcie, w ustawie zabroniono obejmowania monitoringiem pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, jednakże przewidziano kilka wyjątków. Otóż, monitoring może być stosowany w tego typu pomieszczeniach, jeżeli jest to niezbędne do realizacji wskazanych już powyżej celów, a jednocześnie nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, ani zasad wolności i niezależności związków zawodowych. Szczególnie wskazane jest, aby w takich pomieszczeniach stosować techniki uniemożliwiające rozpoznanie przebywających w nich osób. Nie sposób nie zgodzić się z ustawodawcą, że techniki uniemożliwiające rozpoznanie osób zapewnią odpowiednie poszanowanie godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, jak też zasad wolności i niezależności związków zawodowych. Zastanawiające jest tylko, po co w takim razie stosować monitoring, skoro nawet w przypadku wykrycia naruszenia, np. ochrony mienia, nie będzie możliwe wykrycie sprawcy.

Ustawa, w zgodzie z poprzednim projektem, zakłada, że nagrania mogą być wykorzystywane wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, a dodatkowo precyzuje maksymalny okres ich przechowywania, który wynosi 3 miesiące. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one taki dowód stanowić, wskazany 3-miesięczny okres ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie dozwolonych okresów przechowywania nagrań, dane osobowe muszą ulec zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.

Ustawodawca zrezygnował z zapisu, iż „monitoring nie może stanowić środka kontroli wykonywania pracy przez pracownika”, co wydaje się racjonalną decyzją. Po pierwsze, ta zasada wynika pośrednio z przepisu określającego, do jakich celów mogą być wykorzystane nagrania, co uniemożliwia np. wykorzystywanie monitoringu w celu kontroli punktualności pracowników. Po drugie, cytowane powyżej sformułowanie mogłoby w praktyce przeczyć idei wprowadzenia monitoringu. Każdy z dozwolonych celów monitoringu może bowiem wiązać się z koniecznością skontrolowania wykonywania pracy przez pracownika. Przykładowo, na podstawie monitoringu nie da się ustalić, czy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, są zachowane w tajemnicy, bez choćby pośredniej kontroli wykonywania pracy.

Obowiązująca już nowa ustawa o ochronie danych osobowych także zakłada obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. W przypadku nowych pracowników, pracodawca zobowiązany już przekazać im te informacje na piśmie jeszcze przed dopuszczeniem do pracy.

Dodatkowo, w ustawie pojawił się wymóg ustalenia celu, zakresu i sposobu zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Ponadto, nowa ustawa nakłada obowiązek oznaczania pomieszczeń i terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, który należy spełnić nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Całkowitym novum w odniesieniu do nieaktualnego już projektu ustawy wprowadzającej jest monitoring poczty elektronicznej, rozumiany jako kontrola służbowej poczty elektronicznej pracownika. Jego stosowanie jest dopuszczalne, o ile jest niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Należy mieć na uwadze, że monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika, choć unikanie tego typu naruszeń nie powinno sprawiać trudności, skoro poczta elektroniczna została udostępniona pracowników do celów służbowych.

Tak jak w przypadku monitoringu wizyjnego, o stosowaniu monitoringu poczty elektronicznej pracodawca musi poinformować pisemnie pracowników, zamieścić stosowne informacje w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu, a także umieścić odpowiednie oznaczenia (choć tutaj istnieje wiele wątpliwości, jak w praktyce należałoby oznaczyć skrzynki pocztowe).

Niezwykle istotnym dla pracodawców może okazać się ostatni z przepisów zmieniających kodeks pracy, wprowadzający możliwość stosowania innych form monitoringu, jeżeli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów przyjętych dla monitoringu poczty elektronicznej. W takich przypadkach ww. zasady i obowiązki należy stosować odpowiednio.

Powyżej omówiona regulacja dotycząca monitoringu wywołuje co prawda wiele wątpliwości i zastrzeżeń, lecz w porównaniu z nieaktualnymi już zapisami projektu ustawy wprowadzającej ustawę o ochronie danych osobowych, należy ją uznać za zdecydowanie bardziej racjonalną, przynajmniej z punktu widzenia pracodawców.

[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Jowita Milewska, Kancelaria Prawna Renata Urowska i Wspólnicy sp.k