Czy wniosek o urlop można złożyć e-mailem?

Firma, w której pracuję, dział kadrowy ma w innym mieście. W efekcie muszę wysyłać listę obecności i wnioski urlopowe w formie papierowej. Czy przepisy pozwalają na wnioskowanie urlopu i uzyskiwanie w tej sprawie decyzji przełożonych również w formie elektronicznej? Czy w razie kontroli może to stanowić problem?

Kodeks pracy nie reguluje tej kwestii szczegółowo, nie określa też dokładnie formy, w jakiej wnioski urlopowe muszą być składane. Zatem nie ma obowiązku, by wnioskowanie odbywało się w formie pisemnej, i formalnie nie ma przeszkód, by były one składane mejlowo. Należy jednak pamiętać, że ta regulacja jest zależna od decyzji pracodawcy. W formie papierowej musi być prowadzona tylko ewidencja czasu pracy – a tam odnotowuje się korzystanie przez pracownika z urlopu.

Zobacz: Urlop wypoczynkowy 2016 - poradnik

Czy pracodawca może zmusić do tworzenia i przestrzegania planów urlopowych? Czy nierespektowanie tego planu może być podstawą do nakładania kar przez pracodawcę?

Decyzja, czy taki plan będzie funkcjonował w zakładzie pracy, zależy od pracodawcy. Jeżeli działają u niego związki zawodowe, to na nietworzenie takiego planu muszą one wyrazić zgodę. Plan urlopów nie jest obowiązkowy. Jeśli występuje, to pracownicy deklarują dni, w których chcieliby wziąć urlop, co ułatwia organizację pracy w zakładach pracy. Jeśli pracownik nie może wziąć urlopu we wcześniej zadeklarowanym czasie, może wnioskować o przesunięcie urlopu na inny termin. Nietrzymanie się planu urlopu nie stanowi podstawy do nakładania kar na pracowników.

Mam zaległy urlop z zeszłego roku. Pracodawca wymaga ode mnie, bym go rozplanowała. Problem w tym, że w praktyce, wykorzystując urlop z ubiegłego roku, nie mogę skorzystać z całego okresu urlopu przysługującego mi w tym roku. Czy jestem zobowiązana do stworzenia planu całości urlopu, jaki mi pozostał?

Plan urlopu sporządza się tylko na dany rok – najczęściej przed jego rozpoczęciem. Może być również utworzony np. na pół roku lub kwartał. Na pewno nie powinien obejmować roku, do którego pracownik nie nabył jeszcze prawa do urlopu, czyli choćby dwa lata wprzód. W planie urlopów pracownik powinien zaplanować cały przysługujący mu urlop, a więc zarówno zaległy, jak i bieżący (z wyjątkiem urlopu na żądanie). Urlop zaległy z ubiegłego roku należy wykorzystać najpóźniej do końca września następnego roku.

Polecamy: Urlopy wypoczynkowe - udzielanie, ustalanie wymiaru i naliczanie wynagrodzenia (książka)

Od 2015 r. przebywam na urlopie wychowawczym, który kończy się 11 lipca. Ile dni urlopu będzie mi przysługiwać po powrocie do pracy (mój wymiar urlopu wynosi 26 dni)?

Pracownikowi powracającemu do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej miesiąc okresie urlopu wychowawczego przysługuje urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego. Przy obliczaniu urlopu proporcjonalnego kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 rocznego wymiaru urlopu. Niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca. Za okres pracy od lipca do grudnia przysługuje zatem urlop w wymiarze 6/12 z 26 dni, tj. 13 dni.

Czy jeżeli pracownik zachoruje w trakcie urlopu, to czy pracodawca ma obowiązek udzielić mu niewykorzystanego urlopu w późniejszym terminie?

Choroba pracownika automatycznie skutkuje przerwaniem urlopu. Jeżeli więc po rozpoczęciu urlopu pracownik zachoruje i przedstawi pracodawcy zwolnienie lekarskie, to dni urlopu objęte zwolnieniem zostaną anulowane. W takim przypadku części urlopu, z której pracownik nie mógł skorzystać z powodu choroby, pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym, uzgodnionym z pracownikiem.

Czy jeżeli dowódca odwołuje żołnierza z jednego dnia urlopu, to czy żołnierzowi powinien przysługiwać od nowa cały urlop?

Zasady udzielania urlopów żołnierzom reguluje rozporządzenie ministra obrony narodowej z 30 marca 2010 r. w sprawie urlopów żołnierzy w czynnej służbie wojskowej (Dz.U. nr 64, poz. 397). Odwołanie żołnierza z urlopu powinno być uzasadnione i mieć wyjątkowy charakter. Żołnierz odwołany z urlopu obowiązany jest niezwłocznie stawić się w miejscu pełnienia służby. W takiej sytuacji żołnierzowi przysługuje ponownie ten urlop w pełnym wymiarze, o ile zainteresowany przebywał na nim nie dłużej niż trzy dni kalendarzowe. W pozostałych przypadkach przysługuje urlop w wymiarze niewykorzystanym.

Od początku czerwca podjąłem pierwsze w życiu zatrudnienie na umowę o pracę zawartą do końca bieżącego roku. Ile dni urlopu przysługuje mi w tym roku?

Osoba podejmująca swoją pierwszą pracę nabywa prawo do urlopu w pierwszym roku pracy z upływem każdego przepracowanego miesiąca w wymiarze 1/12 urlopu przysługującego mu w skali roku. Jeżeli zatem pracownik podjął pracę 1 czerwca, to prawo do pierwszego urlopu nabędzie 30 czerwca. Następnie 31 lipca, 31 sierpnia itd. Przy założeniu, że staż pracy tej osoby nie przekracza 10 lat (a tak też jest u większości osób podejmujących pierwszą pracę na umowę o pracę), to z każdym miesiącem uzyskuje się dodatkowo 1/12 z przysługujących 20 dni, czyli 1,66 dnia miesięcznie. ©?

Katarzyna Pietruszyńska radca prawny Głównego Inspektoratu Pracy

Not. Jakub Styczyński

Dołącz do nas na Facebooku!