Urlop zaległy - do kiedy, zgoda pracownika

Urlop wypoczynkowy - termin skorzystania

Zgodnie z dyspozycją art. 161 kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. W myśl wskazanego artykułu pracownik powinien co do zasady wykorzystać urlop wypoczynkowy w tym roku, w którym nabył do niego prawo. Jednakże brak w kodeksie pracy przepisu, który nakazywałby pracodawcy udzielić pracownikowi urlopu w terminie przez niego żądanym. Potwierdza to wyrok SA w Warszawie z 23.11.2016 r., III APa 61/15, LEX nr 2256929, zgodnie z którym, „wniosek urlopowy pracownika, zarówno w przypadku urlopu wypoczynkowego bieżącego i zaległego, jak i urlopu na żądanie stanowi niewiążące pracodawcy żądanie pracownika. Pracodawca powinien taki wniosek uwzględnić, jeżeli zwolnienie urlopowe we wnioskowanym czasie nie koliduje z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. Znaczy to, że realizacja prawa pracownika do wypoczynku korygowana jest potrzebami pracodawcy i koniecznością obecności pracownika w zakładzie pracy. W tym względzie odróżnienia wymaga wynikający wprost z art. 161 k.p. w zw. z art. 171 k.p. bezwzględny obowiązek udzielenia urlopu w ogóle (urlopu jako takiego) od obowiązku udzielenie urlopu w żądanym terminie, który to jest obowiązkiem względnym dla pracodawcy. Co prawda wyłącznym dysponentem w zakresie wymiaru oraz okresu skorzystania z urlopu jest pracownik, jednakże w każdym przypadku pracodawca pozostaje decydentem co do rozpoczęcia korzystania przez pracownika z uprawnień urlopowych.”

Zgoda na urlop wypoczynkowy

Czyli w sytuacji, gdy nie ma planu urlopów, bądź jest, ale nie jest respektowany przez pracodawcę, to możliwa jest sytuacja, w której pracodawca nie udzieli pracownikowi urlopu w roku kalendarzowym w którym nabył do niego prawo, bo np. zakład miał dużą liczbę zamówień wykonywanych w zakładzie towarów. Warto zauważyć, że w myśl wyroku Sądu Najwyższego - Izby Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 5 września 1979 r. (I PRN 82/79 Monitor Prawniczy 1999/9 - dodatek - Zestawienie Tez 1999/7 - str. 2) plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest ponadto oświadczenie przez zakład pracy wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by pracownik w konkretnym okresie czasu (z reguły jest to okres przewidziany w planie) urlop wykorzystał. Praktycznie zakład pracy wyraża swoją wolę w tym przedmiocie - najczęściej - wydając pracownikowi tzw. kartę urlopową.

Urlop zaległy - do kiedy?

Zgodnie z art. 168 kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 kodeksu pracy należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca trzeciego kwartału następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167² kodeksu pracy (urlopu na żądanie). Pracodawca powinien więc udzielić do końca 3 kwartału urlopu w wymiarze 22 dni ( 26 dni – 4 dni urlopu na żądanie) bądź 16 dni (20 dni – 4 dni urlopu na żądanie) w zależności od wymiaru urlopu pracownika.

Dla przypomnienia, do 01.01.2012 r. obowiązywał zapis, art. 168 kp, który nakładał obowiązek udzielania pracownikowi urlopu do końca marca następnego roku kalendarzowego. Aktualne brzmienie art. 168 KP zostało ustalone na mocy nowelizacji przepisów KP dokonanej ustawą z 16.9.2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (Dz.U. Nr 232, poz. 1378 ze zm.). Zmiana wynikała, z tego, że jak słusznie zauważył M. Nałęcz „najczęściej występującym w praktyce problemem związanym z koniecznością wykorzystania zaległego urlopu jest niechęć pracowników do wypoczynku w miesiącach zimowych. Pracownicy z reguły nie chcą w tym okresie składać żadnych wniosków urlopowych i to niezależnie, czy to dotyczy to urlopu zaległego, czy bieżącego.”

Urlop wypoczynkowy po urlopie macierzyńskim

Jak zauważył Sąd Najwyższy - Izby Administracyjnej, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych w wyroku z dnia 20 sierpnia 2001 r., (I PKN 590/2000 OSNP 2003/14 poz. 336), pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika zawierającym propozycję terminu udzielenia mu urlopu wypoczynkowego. Jest jednak związany takim wnioskiem pochodzącym od pracownicy, która urodziła lub ma urodzić dziecko i chciałaby skorzystać z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim.

Zgodnie z art. 163 § 3 kodeksu pracy na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim; dotyczy to także pracownika-ojca wychowującego dziecko, który korzysta z urlopu macierzyńskiego.

Kiedy pracodawca musi zaakceptować wniosek o urlop wypoczynkowy?

Pracodawca ma zatem obowiązek udzielenia urlopu na wniosek pracownika w następujących sytuacjach:

1. bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego (art. 163 § 3 KP);
2. bezpośrednio po zakończeniu urlopu rodzicielskiego (art. 163 § 3 w zw. z art. 1821g KP);
3. bezpośrednio po zakończeniu urlopu ojcowskiego (art. 163 § 3 w zw. z art. 1823 § 3 KP);
4. bezpośrednio po zakończeniu urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego (art. 163 § 3 w zw. z art. 183 § 2 KP);
5. pracownikowi młodocianemu w okresie ferii szkolnych (art. 205 § 3 KP);
6. urlop na żądanie (Art. 1672 KP) - obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi urlopu nie ma charakteru bezwzględnego - wyr SN z 28.10.2009 r. (II PK 123/09, OSNP 2011, Nr 11–12, poz. 148).

Brzmienie art. 163 § 3 kodeksu pracy wskazuje, iż udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po wykorzystanym urlopie macierzyńskim jest obligatoryjne, jeśli pracownik złoży taki wniosek, i niezależne od woli pracodawcy, który nie może odmówić. A zatem pracownica, która po urodzeniu dziecka korzysta z urlopu macierzyńskiego, nie traci nabytego przez siebie prawa do urlopu wypoczynkowego, który będzie mogła wykorzystać bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego. Urlop wypoczynkowy powinien się rozpoczynać pierwszego dnia roboczego, następującego po urlopie macierzyńskim. Ponadto art. 166 kodeksu pracy przewiduje, iż w razie niewykorzystania części urlopu wypoczynkowego z przyczyn wskazanych w tym przepisie, a więc m.in. urlopu macierzyńskiego, pracodawca jest zobowiązany udzielić go w terminie późniejszym. Podobnie w przypadku niemożliwości rozpoczęcia urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy (w szczególności z powodu urlopu macierzyńskiego, art. 165 kodeksu pracy).

Warto zwrócić uwagę na stanowisko zajęte przez Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 12 sierpnia 2004 r. (III PK 32/2004 Rzeczpospolita 2004/190 str. C2 Gazeta Prawna 2004/160 str. 21), zgodnie, z którym stosunek pracy oparty jest na zasadzie równości stron, pracodawca nie może więc bez naprawdę ważnej przyczyny odmawiać pracownikom udzielenia urlopu wypoczynkowego w przewidzianych w Kodeksie terminach.

Rozpoczęcie urlopu bez zgody pracodawcy

Dlatego, zdaniem SN, przy ocenie stopnia winy w naruszeniu podstawowego obowiązku pracowniczego (art. 52 § 1 pkt 1 k.p.) pracownika rozpoczynającego przysługujący mu urlop wypoczynkowy w określonym terminie (niewynikającym z planu urlopów) bez zgody pracodawcy, należy uwzględniać okoliczności konkretnego przypadku, w tym zwłaszcza istnienie po stronie pracodawcy istotnych przyczyn uzasadniających odmowę udzielenia urlopu. Jeżeli po stronie pracodawcy takie szczególne przyczyny nie istnieją, to takie zachowanie pracownika może być ocenione, jako niestanowiące ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. W stanie faktycznym na tle, którego zapadł wyrok SN, pracownik zwrócił się o udzielenie należnego mu urlopu wypoczynkowego (zaległego, którego nie mógł wykorzystać ze względu na chorobę), a pracodawca odmówił udzielenia tego urlopu, mimo braku po jego stronie ważnych przyczyn uzasadniających taką odmowę (z niezrozumiałych powodów). - Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 sierpnia 2004 r. III PK 32/04 LEX nr 121149

Reasumując, należy podkreślić, że pracownik udając się na urlop musi zawsze uzyskać zgodę pracodawcy, choćby pracował, przez długi okres czasu, bez możliwości wykorzystania z urlopu wypoczynkowego. Samodzielne, samowolne powzięcie decyzji o rozpoczęciu urlopu, poprzedzone chociażby złożeniem wniosku o urlop i uzasadnione z punktu widzenia zasad prawa pracy i współżycia społecznego (każdy ma prawo do wypoczynku) może skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika z powodu niestawienia się do pracy. Oczywiście pracownicy radzą sobie inaczej, biorąc zwolnienie lekarskie, z powodu złego stanu zdrowia i w ten sposób udzielają sobie urlopu wypoczynkowego, bez zgody pracodawcy i wbrew obowiązującemu prawu. Oczywiście jest to zachowanie naganne, niezgodne z prawem, ale moim zdaniem można usprawiedliwić pracownika, który potrzebuje wypoczynku w celu regeneracji sił fizycznych i psychicznych, a musi pracować nawet kilka lat bez prawa do urlopu wypoczynkowego w naturze.

Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy - rozwiązanie umowy o pracę

SN podkreślał w swoim orzecznictwie, że z uwagi na charakter decyzji o udzieleniu urlopu wniosek urlopowy powinien zostać złożony przez pracownika odpowiednio wcześniej po to, by pracodawca mógł należycie przygotować się do nieobecności urlopowanego pracownika. Jednakże, złożenie tego wniosku nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia urlopu, ponieważ nie może on sam sobie udzielić urlopu. Pracownik, który nie czekając na rozpoznanie jego wniosku urlopowego, samowolnie opuszcza pracę, narusza warunki umowy o pracę, co uzasadnia jej niezwłoczne rozwiązanie przez pracodawcę. Takie zaś rozwiązanie umowy nie może stanowić przejawu naruszenia zasad współżycia społecznego (por. wyrok z 9.4.1949 r., C 262/49, PiZS Nr 3-4/1949, s. 182). Samowolne udanie się pracownika na urlop (także w okresie wypowiedzenia) może być uznane za ciężkie naruszenie przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 KP (por. wyrok z 17.12.1980 r., I PRN 136/80, niepubl.). Także rozpoczęcie przez pracownika urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów, jedynie po zawiadomieniu pracodawcy o tym, bez oczekiwania na decyzję o udzieleniu mu urlopu, stanowi przykład nieusprawiedliwionej nieobecności, która uzasadnia zastosowanie przez pracodawcę trybu rozwiązania stosunku pracy na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 KP (por. wyrok z 3.4.2001 r., I PKN 587/00, Prawo Pracy i Prawo Socjalne-Przegląd Orzecznictwa Nr 12/2002, s. 25).

Zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy. Jak zauważył Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 5 grudnia 2000 r. (I PKN 121/2000 OSNAPiUS 2002/15 poz. 353 Monitor Prawniczy 2001/15 str. 766 Prawo pracy i prawo socjalne - Przegląd orzecznictwa 2002/6 str. 12 Praca i Zabezpieczenie Społeczne 2002/6 str. 38 Monitor Prawniczy 2002/18 str. 856) naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego, nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody pracodawcy.

Urlop nieuwzględniony w planie urlopów

Skoro samowolne opuszczenie pracy z powołaniem się na konieczność wykorzystania zaległego lub wcześniej zaplanowanego urlopu daje podstawę do zastosowania art. 52 § 1 pkt 1 KP, to tym bardziej ta podstawa dotyczy sytuacji, gdy pracownik samowolnie udaje się na urlop nieprzewidziany w planie urlopów (por. wyrok z 15.3.2001 r., I PKN 306/00, OSNAPiUS Nr 24/2002, poz. 591). Prawo do urlopu i konieczność wykorzystania urlopu w danym roku kalendarzowym lub najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (art. 168 KP) nie może być bowiem realizowane w sposób dowolny, bez uzgodnienia z pracodawcą (por. wyrok z 13.5.1998 r., I PKN 99/98, OSNAPiUS Nr 10/1999, poz. 331). Korzystanie przez pracownika z prawa do urlopu w sytuacji, gdy z powodu długotrwałej nieobecności w pracy nie został objęty planem urlopów, również nie może nastąpić w dowolnym czasie, bez zgody pracodawcy (samowolnie) i jedynie po złożeniu wniosku urlopowego, a przed podjęciem decyzji przez nieobecnego chwilowo w zakładzie pracy przełożonego (por. wyrok z 10.11.1998 r., I PKN 364/98, OSNAPiUS Nr 24/1999, poz. 788).

Pracodawca "udziela" urlopu

Skoro obowiązek z art. 168 KP nie ma charakteru bezwzględnego w tym sensie, że nie stanowi nakazu uwzględniania każdego wniosku pracownika o udzielenie urlopu, złożonego w każdym czasie (co dotyczy także urlopu na żądanie; por. wyrok z 15.11.2006 r., I PK 128/06, OSNP Nr 23-24/2007, poz. 346), to pracownik nie może rozpocząć urlopu ani w terminie zaplanowanym, ani nawet uprzednio uzgodnionym z pracodawcą, jeżeli pracodawca się temu sprzeciwi. Nie może także rozpocząć urlopu w innym wskazanym przez siebie terminie, jeżeli pracodawca nie wyrazi na to zgody. Rozpoczęcie urlopu w tych wypadkach może być potraktowane jako nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy (por. wyrok z 26.1.2005 r., II PK 197/04, OSNP Nr 17/2005, poz. 271; MoPr Nr 4/2006, s. 219 z glosą B. Bury).

Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 26 czerwca 1998 r., I PKN 211/98 (OSNAPiUS 1999 nr 14, poz. 457), wyraził pogląd, że z reguły nie można przypisać znacznego stopnia winy (art. 52 § 1 pkt 1 k.p.) pracownikowi naruszającemu przepisy regulaminu pracy dotyczące zasad opuszczania miejsca pracy w czasie pracy oraz udzielenia urlopu wypoczynkowego, jeżeli jego zachowanie jest zgodne ze zwyczajem akceptowanym przez pracodawcę. Jednakże orzeczenie to zostało wydane po ustaleniu, że przełożony pracownika akceptował możliwość udania się na urlop bez wyraźnego jego udzielenia, a jeśli wniosek urlopowy nie był uwzględniany, to wówczas pracownika zawiadamiano o konieczności powrotu do pracy.

Każdy urlop wypoczynkowy, bieżący i zaległy, a także urlop na żądanie, jest "udzielany" przez pracodawcę (art. 161 k.p.). Do udzielania urlopu zaległego mają zastosowanie ogólne reguły, w tym także wynikająca z art. 163 § 1 (ewentualnie § 11) k.p., zgodnie z którą wniosek urlopowy pracownika jest brany przez pracodawcę pod uwagę, ale nie jest dla niego wiążący (poza przypadkami określonymi w art. 163 § 3 i 205 § 3 k.p.). Pracodawca może wniosek uwzględnić, jeżeli urlop we wskazanym czasie nie koliduje z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. W tym znaczeniu, realizacja prawa pracownika do wypoczynku jest korygowana potrzebami pracodawcy i koniecznością obecności pracownika w zakładzie pracy - Wyrok SN z 16.12.2008 r., I PK 88/08, OSNP 2010, nr 11-12, poz. 137.

Czy udzielenie urlopu zaległego wymaga zgody pracownika?

W judykaturze dominuje pogląd, że po upływie terminu „wymagalności” roszczenia o urlop (31 grudnia danego roku), udzielenie urlopu jest czynnością jednostronną i nie wymaga zgody pracownika. Oznacza to, że pracodawca, do 31 września następnego roku może jednostronnie wyznaczyć pracownikowi termin wykorzystania zaległego urlopu (zob. wyrok SN z 7.05.2008 r., II PK 313/07, OSNAPiUS 2009/17–18, poz. 229, s. 743; wyrok SN z 2.09.2003 r., I PK 403/02, OSNAPiUS 2004/18, poz. 310, s. 823; wyrok SN z 24.01.2006 r., I PK 124/05, OSNAPiUS 2006/23–24, poz. 354).

Jak zauważył SN w wyroku z 7.05.2008 r., II PK 313/07, OSNP 2009, nr 17-18, poz. 229, z art. 168 k.p. wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie w przepisie tym określonym, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące. Pracodawca może więc w czasie udzielonego urlopu nie dopuścić pracownika do pracy, a przejawiana przez pracownika gotowość do pracy nie może prowadzić do nabycia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy (por. także wyrok Sądu Najwyższego z dnia 2 września 2003 r., I PK 403/02, OSNP 2004 nr 18, poz. 310; wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05, OSNP 2006 nr 23-24, poz. 354). SN w uzasadnieniu wyroku wskazał, że że prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym rozmiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (por. art. 152 § 2 k.p.) i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.

Podobne stanowisko wyraził Sądu Najwyższego w wyroku z dnia 2 września 2003 r., I PK 403/02, OSNP 2004 nr 18, poz. 310, w który zauważył, że urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (obecnie: do końca trzeciego kwartału następnego roku kalendarzowego). W takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w powołanym przepisie.

Kończąc, pracownik zobowiązany jest do wykorzystania urlopu zaległego w terminie wskazanym przez pracodawcę. Do pracodawcy należy bowiem decyzja o terminie udzielenia urlopu zaległego, choć nie ma przeszkód prawnych, aby pracodawca uzgodnił/skonsultował termin wypoczynku z pracownikiem. Takie postępowanie byłoby nawet właściwsze i zgodne z zasadami współżycia społecznego.

Należy także zauważyć, że w interesie pracodawcy leży udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego pracownikowi, ponieważ nieudzielenie go do końca trzeciego kwartału następnego roku kalendarzowego następującego po roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 282 § 2 k.p.).