Czy zaległy urlop na żądanie należy wykorzystać do 30 września

W 2016 r. pracownica nie korzystała z urlopu na żądanie. Pozostało jej z tego roku 10 dni (80 godzin) niewykorzystanego urlopu. Czy z całości musi skorzystać do końca września 2017 r. – pyta Czytelniczka z Łodzi.

Nie, z tych 10 dni jedynie 6 dni podlega obowiązkowi wykorzystania do końca września tego roku. Natomiast na skorzystanie z pozostałych 4 dni pracownica ma czas do 31 grudnia 2017 r.

Ustawodawca dał pracownikowi możliwość jednostronnego zadecydowania o terminie wykorzystania kilku dni urlopu. Zobowiązał bowiem pracodawcę do udzielenia na żądanie pracownika nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym, w terminie wskazanym przez pracownika (art. 167² k.p.). Nie jest to odrębny urlop od urlopu wypoczynkowego. Udzielany jest z rocznej puli urlopu przysługującego pracownikowi (20 lub 26 dni), a pracownik może wykorzystać go zarówno jednorazowo, jak i w częściach, jednak urlopu na żądanie udziela się na cały dzień pracy. Chodzi tutaj zawsze o pełny dzień nieobecności pracownika w pracy, a nie dzień "przeliczeniowy" ustalany zgodnie z art. 154² k.p., gdzie jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy (chyba że norma czasu pracy dla danego pracownika jest niższa).

Wymiar urlopu na żądanie to zatem nie 4 dni mnożone przez 8 godzin, ale 4 dni mnożone przez faktyczny wymiar czasu pracy pracownika w dniach jego wykorzystania. W konsekwencji - zwłaszcza w systemach równoważnego czasu pracy - może dojść do sytuacji, w której pomimo że pracownik nie korzystał jeszcze z urlopu na żądanie w danym roku, już nie będzie mógł domagać się jego udzielenia, gdyż nie zostanie mu wystarczająca liczba godzin urlopu na dany rok.

Pracownik ma prawo do 20 dni (160 godzin) urlopu rocznie, pracuje w systemie równoważnym najczęściej po 12 godzin dziennie. Wykorzystał urlop 2-krotnie - raz jako kolejnych 14 dni kalendarzowych (w tym przypadało 9 dni pracy po 12 godzin), raz jako kolejnych 5 dni kalendarzowych (w tym 4 dni pracy - 3 po 12 godzin i jeden 8-godzinny). Łącznie pracownik skorzystał ze 152 godzin urlopu, udzielonych na 13 dni będących dniami pracy tej osoby. Pracownik składa wniosek o udzielenie mu urlopu na żądanie w dniu, w którym ma zaplanowane 12 godzin pracy. W tej sytuacji - pomimo że nie wykorzystał jeszcze urlopu na żądanie - pracownik nie ma wystarczającej liczby godzin urlopu, aby domagać się całego dnia wolnego. Na podstawie art. 154² § 4 k.p., urlop może być udzielony na część dnia pracy, tylko gdy pozostała do wykorzystania część urlopu jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop (w tym przypadku na 8 godzin). Pracodawca powinien jednak ustalić to z pracownikiem - wniosek dotyczy pełnego dnia i należy przyjąć, że w zaistniałej sytuacji pracodawca nie powinien bez poinformowania o tym pracownika potraktować go jako wniosku o udzielenie wolnego na część dnia pracy.

Pracownikowi należy udzielić niewykorzystanego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.). Nie dotyczy to jednak części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167² k.p. (czyli urlopu na żądanie). Jeśli pracownik nie skorzysta z wolnego na żądanie, niewykorzystane z końcem roku dni tego urlopu tracą swój szczególny charakter i w kolejnym roku kalendarzowym stają się dniami zaległego "zwykłego" urlopu, jednak odmiennością jest tutaj inny termin jego wykorzystania. Oznacza to, że dni zaległego urlopu za żądanie można wykorzystywać do końca kolejnego roku, a nie do końca września. Pogląd taki wyraził Departament Prawny Państwowej Inspekcji Pracy w piśmie z 7 kwietnia 2008 r. (GPP-110-4560-170/08/PE).

Skoro zatem pracownicy pozostało 10 dni urlopu, a nie skorzystała w 2016 r. z urlopu na żądanie, to należy podzielić ten zaległy urlop na dwie części:

• 6 dni to "zwykły" urlop zaległy - który powinien być wykorzystany do końca września 2017 r.,
• 4 dni to pozostały z ubiegłego roku urlop na żądanie - który teraz jako zwykły urlop powinien być wykorzystany do końca grudnia 2017 r.

W konsekwencji takiego rozróżnienia należy pamiętać o odrębnym oznaczaniu na karcie urlopowej wykorzystywania zaległego urlopu zwykłego i pozostałego z roku ubiegłego urlopu na żądanie. Pracodawca będzie mógł w ten sposób wykazać, że nie popełnia błędu, udzielając części pozostałego z roku poprzedniego urlopu później niż do 30 września.

Polecamy książkę: Nowe emerytury. Obowiązki pracodawcy po zmianach od 1 października 2017 r.

Urlop na żądanie nie podlega kumulacji - w kolejnym roku pracownik ma prawo znowu do 4 dni udzielanych w terminie wskazanym przez pracownika.

Pracownik skorzystał w 2016 r. z 2 dni urlopu na żądanie. W 2017 r. nie będzie miał prawa do 6 dni tego urlopu (4 z bieżącego roku i 2 z zaległych), ale znowu tylko do 4 dni. Dwa dni pozostałe z 2016 r. stają się urlopem zaległym, który już nie ma charakteru urlopu na żądanie (pracownik nie może domagać się ich udzielania w potrzebnym mu terminie), jednak dni te mogą być wykorzystane do końca 2017 r.

Rozróżnienie charakteru zaległych urlopów będzie miało również odbicie w tworzonym planie urlopów i będzie miało wpływ na oznaczanie w nim poszczególnych "rodzajów" urlopu wypoczynkowego. Plan urlopów powinien obejmować całość przysługujących pracownikom urlopów o charakterze wypoczynkowym - tj. urlop należny dla danego roku, urlopy zaległe, jak również ewentualne urlopy dodatkowe (np. dla pracowników niepełnosprawnych). W planie urlopów nie wskazuje się jednak urlopu udzielanego na żądanie pracownika, przewidzianego w art. 167² k.p. Dotyczy to jednak wyłącznie urlopu na żądanie należnego w danym roku, a nie urlopu na żądanie pozostałego z roku ubiegłego.

Pracownik uprawniony do 20 dni urlopu rocznie miał z końcem 2016 r. niewykorzystane 4 dni urlopu wypoczynkowego, z czego 2 dni to urlop na żądanie. W planie urlopów tworzonym na 2017 r. powinny zostać dookreślone daty wykorzystania:
● 16 dni nabytych z początkiem 2017 r. (czyli 20 dni urlopu pomniejszone o 4 dni urlopu na żądanie dla 2017 r., których nie wykazuje się w planie urlopów),
● 2 dni urlopu zaległego (z terminem wykorzystania do końca września 2017 r.),
● 2 dni zaległego urlopu na żądanie (z terminem wykorzystania do końca 2017 r.).

Podstawa prawna:

art. 152, art. 154², art. 167², art. 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962).