Kiedy ZUS może zakwestionować podleganie ubezpieczeniom?

• Typowe sytuacje podwyższającego się ryzyka kontroli ze strony ZUS
• Jak wygląda proces kontroli i rozstrzygnięcia
• Zmiany istotne dla przedsiębiorców i nowinki prawne
• Praktyczne wskazówki i środki ochronne

Zakład Ubezpieczeń Społecznych może podważyć podleganie ubezpieczeniom społecznym (emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu, wypadkowemu) w sytuacji, gdy stwierdzi, że zgłoszony tytuł ubezpieczeniowy (np. umowa o pracę, umowa zlecenia) ma charakter pozorny, został zawarty w celu obejścia prawa lub nie odpowiada rzeczywistej treści prawnej stosunku. Nawet samo opłacanie składek nie stanowi automatycznego potwierdzenia, że dana osoba faktycznie powinna być objęta danym ubezpieczeniem.

W praktyce ZUS najczęściej podejmuje takie działania w określonych okolicznościach (opisanych dalej), a sądy i organy kontrolne zwracają uwagę na to, że w takich sytuacjach organy rentowe nie mogą całkowicie „wyrzucać” osoby z systemu ubezpieczeniowego — jeśli dane okoliczności wskazują na inny tytuł podlegania, powinny go zbadać z urzędu.

Typowe sytuacje podwyższającego się ryzyka kontroli ze strony ZUS

Na podstawie dostępnego orzecznictwa i praktyki kontrolnej można wskazać kilka kategorii przypadków, w których ZUS najczęściej kwestionuje zgłoszenia do ubezpieczeń:

Szczególnie istotne jest to, że kontrola ZUS koncentruje się często na przypadkach, gdzie świadczenie (np. zasiłek chorobowy) zostało zgłoszone w niedługim czasie po rozpoczęciu stosunku (lub zmianie umowy).

Jak wygląda proces kontroli i rozstrzygnięcia

1. Zakres kontroli
   ZUS, w ramach kontroli płatnika składek, może zbadać:
2. • prawidłowość zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego,
   • czy osoba zgłoszona do ubezpieczeń miała faktyczny tytuł,
   • czy obliczanie składek (podstawa wymiaru, potrącenia) było prawidłowe,
   • wypłacanie i rozliczanie świadczeń (np. zasiłków)
2. Decyzja organu i wyłączenie z ubezpieczeń
   Jeżeli ZUS stwierdzi, że umowa jest pozorna lub tytuł nieprawidłowy, może wydać decyzję o wyłączeniu osoby z ubezpieczeń od określonej daty. W skrajnych sytuacjach może zażądać zwrotu wypłaconych świadczeń wraz z odsetkami.
3. Obowiązek organu — rozważyć inne podstawy z urzędu
   Nawet jeżeli ZUS zakwestionuje wskazany tytuł ubezpieczeniowy, nie może osoba po prostu zostać „wyrzucona” z systemu — jeśli istnieje inny tytuł podlegania (np. inne zatrudnienie, obowiązkowe ubezpieczenie z innego źródła), organ powinien z urzędu rozważyć zastosowanie tego tytułu.
4. Odwołanie do sądu
   Osoba zainteresowana może odwołać się od decyzji ZUS. Sąd, badając sprawę, zwróci uwagę m.in. na dowody wykonywania pracy, dokumentację, zeznania świadków, czy istniał faktyczny stosunek pracy, a nie tylko formalna umowa.

Zmiany istotne dla przedsiębiorców i nowinki prawne

• Podstawa wymiaru składek deklarowana przez przedsiębiorców
  W lipcu 2024 roku Sąd Najwyższy podjął uchwałę stwierdzającą, że ZUS ma prawo weryfikować podstawę wymiaru składek zadeklarowaną przez przedsiębiorcę, jeśli istnieją przesłanki weryfikacyjne.
  To oznacza, że przedsiębiorca nie może być całkowicie pewien, że to jego zadeklarowana kwota składek będzie zawsze akceptowana — szczególnie gdy istnieją przesłanki wskazujące na możliwą rozbieżność z realną wysokością dochodów.
• Składniki wynagrodzenia w podstawie zasiłków
  ZUS coraz ścislej analizuje, które składniki wynagrodzenia mogą być uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego. Składniki, które pracownik nadal otrzymuje w okresie zasiłku lub które są wypłacane mimo niezdolności do pracy, mogą być wyłączone z podstawy.
• Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe przedsiębiorcy
  Przedsiębiorca ma prawo do zasiłku chorobowego tylko po 90 dniach nieprzerwanego podlegania dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu (tzw. okres wyczekiwania).
  Ponadto, zasiłek chorobowy przedsiębiorcy obliczany jest od podstawy, od której opłacane były składki, z odliczeniem składek na ubezpieczenia społeczne (ale nie zdrowotne).

Praktyczne wskazówki i środki ochronne

• Dokumentuj faktyczną pracę
  Warto, aby pracownik i pracodawca mieli dokumentację potwierdzającą rzeczywiste wykonywanie pracy (dzień po dniu, lista godzin, polecenia służbowe, korespondencja), zwłaszcza w przypadkach, które mogą wzbudzić zainteresowanie ZUS.
• Unikaj sytuacji zbyt „idealnych”
  Umowa podpisana tuż przed zgłoszeniem świadczenia albo zbyt korzystna „na papierze” może wzbudzić podejrzenia. Rozsądne jest, aby umowy były zawierane z wcześniejszym wprowadzeniem faktycznej pracy.
• Monitoruj wynagrodzenia i ich składniki
  Wysokie premie czy inne składniki mogą zostać zakwestionowane, jeśli ich przyznanie nastąpiło tuż przed wystąpieniem zdarzenia uprawniającego do świadczeń.
• Przy kontroli - wskazuj alternatywne tytuły
  Jeśli masz inny tytuł do ubezpieczeń, nawet jeśli z innych przyczyn pierwotny tytuł zostanie zakwestionowany, domagaj się, by organ rozważył go z urzędu (np. inne zatrudnienie, działalność gospodarcza).
• Reaguj na decyzje ZUS
  Odwołuj się, gromadź dowody, korzystaj z orzecznictwa sądowego — w wielu przypadkach sądy przyjmowały stanowisko korzystne dla ubezpieczonego. Przykład: Sąd Apelacyjny uznał pozorność umowy o pracę zawartej z kobietą w ciąży, gdy nie istniały dowody faktycznej pracy.