Dokumentowanie niezdolności do pracy po 1 grudnia 2018 r.

• Dokumentowanie niezdolności do pracy
• Obowiązek posiadania profilu płatnika składek

Do końca listopada 2018 r. lekarze mogą wystawiać zwolnienia lekarskie zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Informację o wystawieniu zwolnienia elektronicznie lekarz przekazuje do ZUS, a następnie ZUS udostępnia zwolnienie w tej formie płatnikowi składek (np. pracodawcy lub zleceniodawcy). Jest to jednak możliwe tylko w przypadku posiadania przez podmiot profilu informacyjnego na PUE ZUS. W sytuacji gdy płatnik nie ma takiego profilu ubezpieczony otrzyma od lekarza zwolnienie lekarskie w tzw. trybie alternatywnym, czyli w formie papierowej, które następnie przekazuje swojemu płatnikowi składek. Tryb alternatywny wystawiania zaświadczeń lekarskich będzie funkcjonował również od 1 grudnia 2018 r., czyli od daty, kiedy lekarze będą zobowiązani wystawiać zwolnienia lekarskie wyłącznie w formie elektronicznej. Płatnicy składek nie mają bowiem bezwzględnego obowiązku posiadania profilu na PUE ZUS.

Od 1 grudnia 2018 r. nie będzie terminu na dostarczenie płatnikowi składek zwolnienia lekarskiego otrzymanego przez ubezpieczonego w wersji papierowej poprzez wydruk e-ZLA lub wystawionego na formularzu wydrukowanym z systemu teleinformatycznego. Ponadto zwolnienie lekarskie wystawione w takiej formie po 30 listopada 2018 r., dostarczone płatnikowi składek przez ubezpieczonego nawet po zakończeniu jego absencji chorobowej, nie spowoduje obniżenia przysługującego ubezpieczonemu zasiłku za czas tej nieobecności.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń – prenumerata

Dokumentowanie niezdolności do pracy

Dokumentami, które stwierdzają czasową niezdolność do pracy z powodu choroby lub konieczność sprawowania osobistej opieki nad chorym dzieckiem albo chorym innym członkiem rodziny, są:

• zaświadczenie lekarskie w formie dokumentu elektronicznego (e-ZLA),
• zaświadczenie lekarskie wystawione na formularzu wydrukowanym z systemu teleinformatycznego,
• wydruk e-ZLA, który lekarz jest zobowiązany przekazać ubezpieczonemu, jeżeli płatnik składek nie ma profilu na PUE ZUS lub na żądanie ubezpieczonego, nawet jeśli płatnik składek ma profil na PUE ZUS.

Wskazane formy dokumentowania absencji chorobowej będą obowiązywać również po zmianie przepisów wprowadzających od 1 grudnia 2018 r. wyłącznie elektroniczną formę wystawiania zwolnień lekarskich. Zatem nadal w obrocie może pojawiać się forma papierowa zwolnień, tj. wydruki e-ZLA lub zaświadczenia lekarskie wystawione na formularzu wydrukowanym z systemu teleinformatycznego.

Do końca listopada 2018 r. ubezpieczeni mogą otrzymywać zwolnienia lekarskie wystawione na formularzu ZLA. Do wystawionych w tym trybie dokumentów należy stosować dotychczasowe zasady związane z terminem ich przekazania płatnikowi składek. W tym przypadku termin doręczenia ZLA płatnikowi wynosi 7 dni od dnia jego otrzymania. Niedotrzymanie tego terminu powoduje obniżenie przysługującego zasiłku o 25% w przypadku zwolnień lekarskich wystawionych na okres co najmniej 8 dni. Obniżenia dokonuje się bowiem za okres od 8. dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zwolnienia.

Obowiązek posiadania profilu płatnika składek

Profil informacyjny płatnika składek umożliwiający odbieranie zwolnień lekarskich wystawionych w formie elektronicznej powinni utworzyć płatnicy składek zobowiązani do przekazywania dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych (dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych) oraz korekty tych dokumentów przez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego (art. 58 ust. 3 ustawy zasiłkowej).

---

Należy zauważyć, że płatnicy składek rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób mogą przekazywać dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku z oprogramowania uznanego przez ZUS (art. 47a ust. 2 ustawy systemowej w zw. z art. 58 ust. 3 ustawy zasiłkowej). Zatem nie muszą korzystać z elektronicznej formy przekazywania tych dokumentów do ZUS. Z brzmienia przepisów ustawy zasiłkowej zobowiązujących do utworzenia profilu informacyjnego płatnika składek wynika, że obowiązek ten nie dotyczy płatników rozliczających składki za nie więcej niż 5 ubezpieczonych. Jeżeli jednak takie podmioty utworzyły profil informacyjny płatnika składek, są zobowiązane do jego utrzymywania. Obowiązek utrzymywania profilu informacyjnego spoczywa też na tych płatnikach składek, w przypadku których liczba ubezpieczonych za których należało sporządzić dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe spadła, jednak nie więcej niż do 5 ubezpieczonych.

Płatnik składek, który nie ma profilu informacyjnego na PUE ZUS, informuje ubezpieczonego, w formie pisemnej, w pierwszym dniu podlegania przez tę osobę ubezpieczeniu chorobowemu, o obowiązku dostarczania mu przez ubezpieczonego zaświadczenia lekarskiego w formie wydruku lekarskiego (e-ZLA lub zaświadczenia wystawionego na formularzu wydrukowanym z systemu teleinformatycznego).

W sytuacji gdy płatnik składek nieposiadający dotychczas profilu informacyjnego utworzy go, w terminie 7 dni od tego dnia powinien poinformować ubezpieczonego, w formie pisemnej, o ustaniu obowiązku dostarczania mu przez ubezpieczonego wydruku zaświadczenia lekarskiego.

W związku z wprowadzeniem od 1 grudnia 2018 r. jako wyłącznej elektronicznej formy wystawiania zaświadczeń lekarskich brak profilu informacyjnego płatnika składek nie jest warunkiem wypłaty ubezpieczonemu świadczeń chorobowych. Ponadto za niezałożenie profilu informacyjnego płatnik składek nie może być w żaden sposób ukarany. Zatem będzie on otrzymywał zaświadczenia lekarskie w postaci papierowej bezpośrednio od ubezpieczonego. Dotyczy to również przypadku, gdy płatnik składek nie jest płatnikiem zasiłków.

Otrzymywanie przez płatników zwolnień lekarskich w formie elektronicznej na profilu informacyjnym nie powoduje obowiązku drukowania takich zwolnień. Ich przechowywanie odbywa się na profilu. Ponadto płatnik szybciej uzyskuje możliwość skontrolowania ubezpieczonego. Może też drogą elektroniczną wystąpić do ZUS z wnioskiem o kontrolę prawidłowości wystawienia takiego zwolnienia.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 1 ustawy z 10 maja 2018 r. zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2018 r. poz. 1150

• art. 23-24 ustawy z 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwaoraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2015 r. poz. 1066; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1150

• art. 47a ust. 1-2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1577

• art. 53, art. 55a, art. 58 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1368; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1544