Od stycznia 2019 r. nowe dokumenty przekazywane do ZUS

Od 1 stycznia 2019 r. będzie łatwiej przechowywać akta pracownicze pracowników i zleceniobiorców.

Pracodawca zdecyduje, czy będzie przechowywać i archiwizować dokumentację pracowniczą w formie papierowej czy elektronicznej. Dokumenty pracowników, których zatrudni po 2018 r., będzie przechowywać tylko przez 10 lat. Będzie również mieć możliwość, żeby skrócić z 50 do 10 lat okres przechowywania dokumentacji pracowniczej osób, które zatrudnił w latach 1999–2018.

Abyś móc przechowywać przez 10 lat dokumenty pracowników, których zatrudniono w latach 1999–2018, pracodawca ma obowiązek złożyć do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. Potem w ciągu roku przekazać do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA) za każdego pracownika, którego zatrudnił w latach 1999–2018. Jeśli rozwiąże stosunek pracy z pracownikiem po 2018 r., ma obowiązek przekazać do ZUS raport informacyjny wraz z dokumentem wyrejestrowującym z ubezpieczeń.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania

Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych pracodawca może złożyć w wybranym przez siebie terminie. To, czy złoży to oświadczenie, zależy od niego. Może podjąć decyzję w dowolnym momencie.

Może także wycofać złożone oświadczenie, ale tylko zanim złoży pierwszy raport informacyjny. Jeśli wycofa oświadczenie, to automatycznie oznacza rezygnację ze skróconego okresu przechowywania akt pracowniczych. Oznacza to, że będzie przechowywać je przez 50 lat.

Jeżeli pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych i przynajmniej jeden raport informacyjny, to nie wycofa już oświadczenia. Będzie więc składać raporty informacyjne za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w latach 1999–2018.

Od stycznia 2019 r. nowe dokumenty przekazywane do ZUS

ZUS RPA – imienny raport miesięczny o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej – nowy dokument

Od stycznia 2019 r. pracodawca będzie przekazywał raport ZUS RPA. Będzie go przekazywać w komplecie rozliczeniowym, jeśli w danym miesiącu wypłaci przychód należny za inny rok kalendarzowy niż rok, którego dotyczy raport RPA (np. trzynastka wypłacona za poprzedni rok).

W raporcie tym należy podać informacje o składnikach wynagrodzenia niezbędnych do wyliczenia lub przeliczenia świadczenia. Dodatkowo w raporcie tym będzie musiał podawać okresy wykonywania pracy nauczycielskiej przez swoich pracowników.

Zmienią się dwa formularze rozliczeniowe

ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa. W dokumencie zostanie usunięty blok VI – rozliczenie części IV i V (czyli rozliczenie składek na ubezpieczenia społeczne oraz świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składak na ubezpieczenia społeczne). Dodany zostanie blok IX – zestawienie należnych składek do zwrotu lub zapłaty. W bloku tym będziesz rozliczać:

• składki na ubezpieczenia społeczne,
• składki na ubezpieczenie zdrowotne,
• składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych,
• wypłacone świadczenia, które podlegają rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne.

ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń. W tym dokumencie zostanie dodany nowy blok V, który dotyczy rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego.

Systemy kadrowo-płacowe

Jeżeli pracodawca skorzysta z programu kadrowo-płacowego, musi go uaktualnić o dane, które będzie przekazywać do ZUS zgodnie z nowymi przepisami. Jeśli zatem obsługiwany program nie zapisuje wymaganych danych, pracodawca musi go zmienić w tym zakresie.

Krótko o tym, co najważniejsze

1. Pracodawca będzie przechowywać przez 10 lat akta pracownicze osób, których zatrudni po 2018 r.
2. Pracodawca może skrócić do 10 lat okres przechowania akt tych pracowników, których zatrudnił w latach 1999–2018. W tym celu musi złożyć oświadczenie ZUS OSW, a potem w ciągu roku przekazać do ZUS raporty ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych w tym czasie.
3. Jeśli pracodawca rozwiąże stosunek pracy z pracownikiem zatrudnionym w latach 1999–2018 po 2018 r., raport informacyjny należy przekazać do ZUS wraz z dokumentem wyrejestrowującym z ubezpieczeń.
4. Akta pracowników, których zatrudnił przed 1999 r., należy przechowywać przez 50 lat.